Desafio

A Clipboard foi fundada em 2017, em Sydney, na Austrália, por dois treinadores esportivos que identificaram um grande problema para as escolas: atividades extracurriculares exigiam muito trabalho administrativo e geravam custos. Eles criaram a empresa para ajudar escolas a gerenciar essas atividades e a transformaram em uma plataforma completa, com recursos como automação de folha de ponto, controle de presença, agendamento, registro de incidentes e notificações. Hoje, a Clipboard ajuda mais de 350 escolas na Austrália e no exterior a aumentar a participação em programas extracurriculares.

Com o tempo, a equipe da Clipboard percebeu que pagamentos eram uma área-chave para inovação. A cobrança de tarifas pelas atividades costumava ser demorada e sujeita a erros, e a reconciliação era trabalhosa: em muitas escolas, as equipes financeiras gastavam horas todas as semanas conciliando manualmente pagamentos com contas de alunos.

Escolas com sistemas de pagamento falhos acabavam enfrentando mais problemas administrativos e reclamações de pais, além de prejudicar estudantes que tinham dificuldade para se registrar e participar das atividades. “Percebemos que o problema nos pagamentos estava impedindo estudantes de acessar os aprendizados e oportunidades que as atividades extracurriculares proporcionam”, disse Sam Clarke, cofundador e chefe de vendas e marketing da Clipboard.

Para atender melhor sua base de clientes e fortalecer sua vantagem competitiva, em maio de 2022 a Clipboard decidiu resolver o problema dos pagamentos. A equipe queria encontrar um provedor que facilitasse pagamentos entre pais e escolas, mantendo fluxos de fundos adequados e conformidade com exigências regulatórias, como medidas de PLD e declarações de imposto. Os objetivos incluíam eliminar atritos no processo de pagamento que pudessem impedir estudantes de participar das atividades e permitir que escolas oferecessem mais atividades ao reduzir a carga administrativa.

Solução

A Clipboard escolheu o Stripe Connect em 2022 porque ele resolvia os principais desafios relacionados a pagamentos da plataforma. O Connect permitiu que escolas recebessem pagamentos diretamente dos pais com conformidade e transparência, além de oferecer à Clipboard a flexibilidade necessária para criar uma experiência do usuário adequada às necessidades específicas das escolas.

As escolas na plataforma da Clipboard que cobram tarifas de atividades podem escolher se desejam integrar a funcionalidade de pagamento incorporada. As que optam por isso passam pelo onboarding incorporado da Stripe para verificação de conta e conformidade, garantindo que atendam às exigências regulatórias, incluindo conformidade com leis de segurança de dados e regras das bandeiras de cartão. A flexibilidade do Connect permitiu que a Clipboard criasse fluxos personalizados para seu cadastro na Stripe, atendendo a requisitos específicos do setor educacional, como configuração de atividades, estruturas de tarifas e integração com sistemas escolares existentes.

Graças à integração estreita do Connect com o Stripe Payments, a Clipboard consegue associar e verificar automaticamente as tarifas das atividades à escola, atividade e aluno correspondentes. Esse processo simplificado permite que mais estudantes participem de atividades extracurriculares sem atrasos administrativos, e as escolas economizam tempo no processamento e na reconciliação, podendo dedicar esses recursos a outras prioridades. As escolas também conseguem acompanhar mais facilmente suas finanças relacionadas às atividades pelo Stripe Dashboard, onde podem exportar relatórios de pagamentos que se integram diretamente aos seus sistemas contábeis. Até agora, a Clipboard adicionou cartões de crédito e Apple Pay como formas de pagamento, além do Link, uma carteira digital da Stripe que permite checkout com um clique.

Resultados

Solução de pagamento integrada reforça a proposta de valor da Clipboard

A equipe de vendas da Clipboard descobriu que a integração com a Stripe é um diferencial ao demonstrar o valor da plataforma para as escolas. “Um processo de pagamento tranquilo é essencial na demonstração”, opina Clarke. “Podemos mostrar às escolas como remover o atrito nos pagamentos realmente beneficia as famílias e aumenta a participação dos estudantes nas atividades."

As escolas valorizam o fato de que a integração com a Stripe seja opcional, elas podem incluir pagamentos na Clipboard desde o início ou adicioná-los depois, se fizer sentido para sua comunidade.

95% dos clientes da Clipboard que começaram a cobrar tarifas online continuam fazendo isso

O feedback das escolas que utilizam o processamento de pagamentos pela Clipboard tem sido extremamente positivo. Na verdade, 95% das escolas que optaram por cobrar tarifas de atividades pela Clipboard continuam usando a plataforma. “As escolas nos dizem consistentemente que o processamento de pagamentos integrado ajuda a economizar tempo, reduzir riscos, melhorar a comunicação com a comunidade e oferecer melhores resultados aos estudantes”, comemora Clarke.

A facilidade de implementação do Connect e a gestão de conformidade permitem que a Clipboard se concentre na experiência do usuário

A equipe da Clipboard credita à documentação da Stripe a capacidade de seus desenvolvedores entenderem rapidamente fluxos de pagamento complexos, tornando a integração com o Connect simples. “A Stripe nos deu liberdade para focar fortemente na camada de experiência do usuário”, revela Clarke. “Conseguimos garantir que pais paguem por várias atividades sem atrito, escolas acompanhem pagamentos com facilidade e administradores reconciliem tudo automaticamente."

Adotar o onboarding incorporado para delegar tarefas regulatórias e de conformidade à Stripe também permitiu que a Clipboard priorizasse desafios específicos da educação.

Reconciliação e relatórios simplificados economizam tempo para administradores escolares

Ao eliminar a reconciliação manual e fornecer relatórios detalhados por meio da Stripe, a Clipboard reduziu significativamente o tempo que as escolas gastam com trabalho administrativo. A equipe financeira da escola independente Knox Grammar, em Sydney, por exemplo, agora economiza dias de trabalho todos os meses com o uso da Stripe na Clipboard, que substituiu processos manuais de cobrança de tarifa e reconciliação.

"Antes da Stripe, a reconciliação era um pesadelo para gestores financeiros escolares”, disse Clarke. “Agora, estamos economizando horas de trabalho manual das equipes financeiras todas as semanas."