Défi

Clipboard a été fondée en 2017 à Sydney, en Australie, par deux entraîneurs sportifs qui ont identifié un problème de taille pour les établissements scolaires : les activités extrascolaires entraînaient une charge administrative et des coûts importants. Ils ont créé cette entreprise pour aider les établissements à gérer ces activités et l’ont développée pour en faire une plateforme complète proposant des fonctionnalités telles que l’automatisation des feuilles de présence, le suivi des présences, la planification, le suivi des incidents et les notifications. Aujourd’hui, Clipboard aide plus de 350 établissements scolaires en Australie et à l’étranger à accroître la participation aux programmes extrascolaires.

Au fil du temps, l’équipe de Clipboard s’est rendu compte que les paiements constituaient un domaine clé à révolutionner. La collecte des frais liés aux activités prenait souvent beaucoup de temps et était source d’erreurs, tandis que le rapprochement comptable était fastidieux : dans de nombreux établissements, les équipes financières passaient des heures chaque semaine à faire correspondre manuellement les paiements aux comptes des élèves.

Les établissements scolaires dont les systèmes de paiement présentaient des dysfonctionnements ont dû faire face à davantage de lourdeurs administratives et de plaintes de la part des parents, ce qui a également eu des répercussions négatives sur les élèves qui rencontraient des difficultés à s’inscrire et à participer aux activités. « Nous avons pris conscience que les difficultés liées au paiement empêchaient les élèves d’accéder aux enseignements et aux opportunités que procurent les activités extrascolaires », a déclaré Sam Clarke, cofondateur et directeur des ventes et du marketing chez Clipboard.

Pour mieux servir sa clientèle et de consolider son avantage concurrentiel, Clipboard s’est attelé en mai 2022 à résoudre le problème des paiements. Son équipe souhaitait trouver un prestataire capable de faciliter les paiements entre les parents et les écoles tout en garantissant la bonne gestion des flux financiers et le respect des exigences réglementaires, telles que les mesures de lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) et les déclarations fiscales. Ses objectifs comprenaient notamment la suppression des obstacles dans la procédure de paiement susceptibles d’empêcher les élèves de participer à des activités, ainsi que la possibilité pour les écoles de proposer davantage d’activités grâce à la réduction des frais administratifs.

Solution

En 2022, Clipboard a choisi Stripe Connect, car cette solution répondait aux principaux défis de la plateforme en matière de paiement. Elle a permis aux établissements scolaires de recevoir les paiements directement des parents tout en garantissant la conformité et la transparence, et a offert à Clipboard la flexibilité nécessaire pour créer une expérience utilisateur parfaitement adaptée aux besoins particuliers des établissements.

Les établissements scolaires utilisant la plateforme Clipboard qui perçoivent des frais d’activités peuvent choisir d’intégrer ou non la fonctionnalité de paiement intégrée. Ceux qui optent pour cette solution suivent la procédure d’intégration de Stripe pour la vérification de leur compte et la mise en conformité, pour s’assurer qu’ils respectent les exigences réglementaires, notamment les lois sur la sécurité des données et les règles des réseaux de cartes bancaires. La flexibilité de Connect a permis à Clipboard de créer des flux personnalisés pour son intégration à Stripe, pour répondre aux exigences particulières au secteur de l’éducation, telles que la configuration des activités, les barèmes tarifaires et l’intégration avec les systèmes scolaires existants.

Grâce à l’intégration étroite de Connect avec Stripe Payments, Clipboard est en mesure de faire correspondre et de vérifier automatiquement les frais d’activités pour les attribuer à l’établissement, à l’activité et à l’élève concernés. Cette procédure simplifiée permet à davantage d’élèves de participer à des activités extrascolaires sans retards administratifs, tandis que les établissements gagnent du temps sur le traitement et le rapprochement des données, qu’ils peuvent ainsi consacrer à d’autres priorités. Les établissements peuvent également suivre plus facilement les finances de leurs activités grâce à leur Dashboard Stripe, où ils peuvent exporter des rapports de paiement qui s’intègrent directement à leurs systèmes comptables. À ce jour, Clipboard a ajouté les cartes de crédit et Apple Pay comme modes de paiement, ainsi que Link, un portefeuille numérique de Stripe qui permet aux utilisateurs de régler leurs achats en un seul clic.

Résultats

La solution de paiement intégrée renforce la proposition de valeur de Clipboard

L’équipe commerciale de Clipboard considère que l’intégration avec Stripe est un atout pour démontrer la valeur de la plateforme aux établissements scolaires. « Une procédure de paiement fluide est essentielle pour la démonstration », a déclaré M. Clarke. « Nous pouvons montrer aux établissements scolaires comment la suppression des obstacles au paiement profite réellement aux familles et favorise une plus grande participation des élèves aux activités. »

Les établissements scolaires apprécient le fait que l’intégration de Stripe soit facultative : ils peuvent choisir d’intégrer les paiements par le biais de Clipboard dès le départ ou de les ajouter ultérieurement si cela répond aux besoins de leur communauté.

95 % des clients de Clipboard qui ont commencé à percevoir des paiements en ligne continuent de le faire

Les retours des établissements scolaires qui utilisent le système de paiement de Clipboard sont extrêmement positifs. En effet, 95 % des établissements qui ont choisi de percevoir les frais d’activités par le biais de Clipboard continuent d’utiliser la plateforme. « Les établissements nous indiquent régulièrement que ce système de paiement intégré leur permet de gagner du temps, de réduire les risques, d’améliorer la communication avec leur communauté et d’offrir de meilleurs résultats aux élèves », a déclaré M. Clarke.

La simplicité de mise en œuvre et la gestion de la conformité offertes par Connect permettent à Clipboard de se concentrer sur l’expérience utilisateur

L’équipe de Clipboard reconnaît que la documentation de Stripe a permis à ses développeurs de comprendre rapidement les flux de paiement complexes, ce qui a simplifié l’intégration avec Connect. « Stripe nous a donné la liberté de nous concentrer pleinement sur l’expérience utilisateur », a déclaré M. Clarke. « Nous sommes ainsi en mesure d’assurer que les parents puissent régler plusieurs activités en toute fluidité, que les écoles puissent suivre facilement les paiements et que les administrateurs puissent tout rapprocher automatiquement. »

Le recours à une intégration en amont pour confier les tâches liées à la réglementation et à la conformité à Stripe a également permis à Clipboard de se concentrer sur les défis propres au secteur de l’éducation.

La simplification du rapprochement et de la production de rapports permet aux administrateurs scolaires de gagner du temps

En supprimant les opérations de rapprochement manuelles et en fournissant des rapports détaillés par le biais de Stripe, Clipboard a considérablement réduit le temps que les établissements scolaires consacrent aux tâches administratives. L’équipe financière de l’école privée Knox Grammar, à Sydney, par exemple, gagne désormais plusieurs jours de travail chaque mois grâce à Stripe sur Clipboard, qui a remplacé les procédures manuelles de collecte des frais et de rapprochement.

« Avant Stripe, le rapprochement comptable était un véritable cauchemar pour les responsables administratifs des établissements scolaires », a déclaré M. Clarke. « Aujourd’hui, nous faisons gagner plusieurs heures de travail manuel par semaine aux équipes financières des établissements. »