Défi

Clipboard a été fondée en 2017 à Sydney, en Australie, par deux entraîneurs sportifs qui ont identifié un problème décourageant pour les écoles : les activités extrascolaires nécessitaient un travail administratif et un coût importants. Ils ont créé l’entreprise pour aider les écoles à gérer les activités et l’ont développée en une plateforme complète avec des fonctionnalités telles que l’automatisation des feuilles de temps, le suivi des présences, la planification, le suivi des incidents et les notifications. Aujourd’hui, Clipboard aide plus de 350 écoles en Australie et à l’étranger à accroître la participation aux programmes extrascolaires.

Au fil du temps, l’équipe de Clipboard a appris que les paiements constituaient un domaine clé de perturbation. La collecte des droits d’inscription aux activités prenait souvent beaucoup de temps et était sujette à des erreurs, et le rapprochement était fastidieux : dans de nombreuses écoles, les équipes financières passaient des heures chaque semaine à faire correspondre manuellement les paiements avec les comptes des élèves.

Les écoles dotées de systèmes de paiement défectueux se sont retrouvées avec davantage de tracas administratifs et de plaintes de la part des parents, sans compter l’impact négatif sur les élèves qui avaient du mal à s’inscrire et à participer aux activités. « Nous avons réalisé que les problèmes de paiement empêchaient les élèves d’accéder aux leçons de vie et aux opportunités offertes par les activités extrascolaires », a déclaré Sam Clarke, cofondateur et responsable des ventes et du marketing chez Clipboard.

Afin de mieux servir sa clientèle et de renforcer son avantage concurrentiel, Clipboard a entrepris, en mai 2022, de résoudre le problème des paiements. Son équipe souhaitait trouver un fournisseur capable de faciliter les paiements entre les parents et les écoles tout en maintenant des flux de fonds appropriés et en se conformant aux exigences réglementaires, telles que les mesures de lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et les déclarations fiscales. L’objectif était d’éliminer les frictions dans le processus de paiement qui pourraient empêcher les élèves de participer aux activités et de permettre aux écoles d’offrir plus d’activités en réduisant les frais administratifs.

Solution

Clipboard a choisi Stripe Connect en 2022 parce qu’il a permis de résoudre les principaux problèmes de paiement de la plateforme. Il a permis aux écoles de recevoir des paiements directement des parents tout en maintenant la conformité et la transparence, et a donné à Clipboard la flexibilité de créer une expérience utilisateur qui fonctionne bien pour les besoins uniques des écoles.

Les écoles qui perçoivent des frais d’activité sur la plateforme Clipboard peuvent choisir d’intégrer ou non la fonctionnalité de paiement intégrée. Ceux qui le font passent par l’onboarding intégré de Stripe pour la vérification du compte et la conformité afin de s’assurer qu’ils respectent les exigences réglementaires, y compris la conformité avec les lois sur la sécurité des données et les règles des réseaux de cartes. La flexibilité de Connect a permis à Clipboard de créer des flux personnalisés pour son intégration à Stripe afin de gérer les exigences spécifiques à l’éducation, telles que la configuration de l’activité, les structures de frais et l’intégration avec les systèmes scolaires existants.

Grâce à l’intégration étroite de Connect avec Stripe Payments, Clipboard est en mesure de faire correspondre et de vérifier automatiquement les frais d’activité avec l’école, l’activité et l’élève appropriés. Ce processus simplifié permet à un plus grand nombre d’élèves de participer à des activités extrascolaires sans retards administratifs, et aux écoles de gagner du temps sur le traitement et le rapprochement, qu’elles peuvent consacrer à d’autres priorités. Les écoles peuvent également suivre plus facilement le financement de leurs activités grâce à leur tableau de bord Stripe, où elles peuvent exporter des rapports de paiement qui s’intègrent directement à leurs systèmes comptables. Jusqu’à présent, Clipboard a ajouté les cartes de crédit et Apple Pay comme moyens de paiement, ainsi que Link, un portefeuille numérique de Stripe qui permet aux utilisateurs de payer en un seul clic.

Résultats

La solution de paiement intégrée améliore la proposition de valeur de Clipboard

L’équipe de vente de Clipboard a trouvé que l’intégration avec Stripe était un atout pour démontrer la valeur de la plateforme aux écoles. « Un processus de paiement transparent est un élément clé de la démonstration », a déclaré M. Clarke. « Nous pouvons montrer aux écoles comment le fait d’éliminer les frictions liées au paiement sert réellement les familles et conduit à une plus grande participation des élèves aux activités. »

Les écoles apprécient le fait que l’intégration de Stripe soit facultative : elles peuvent choisir d’inclure les paiements sur Clipboard dès le départ ou de les ajouter plus tard si cela convient à leur communauté.

95 % des clients de Clipboard qui ont commencé à percevoir des redevances en ligne continuent à le faire

Les réactions des écoles qui utilisent le traitement des paiements par le biais de Clipboard sont extrêmement positives. En fait, 95 % des écoles qui ont choisi de percevoir les frais d’activités sur Clipboard utilisent toujours la plateforme. « Les écoles nous disent constamment que le traitement intégré des paiements leur permet de gagner du temps, de réduire les risques, d’améliorer la communication avec leur communauté et d’offrir de meilleurs résultats aux élèves », a déclaré M. Clarke.

La facilité de mise en œuvre et la gestion de la conformité de Connect permettent à Clipboard de se concentrer sur l’expérience utilisateur

L’équipe de Clipboard reconnaît que la documentation de Stripe a permis à ses développeurs de comprendre rapidement les flux de paiement complexes, ce qui a rendu l’intégration avec Connect très simple. « Stripe nous a donné la liberté de nous concentrer sur la couche d’expérience utilisateur », a déclaré Clarke. « Nous sommes en mesure de nous assurer que les parents peuvent payer pour plusieurs activités de manière transparente, que les écoles peuvent suivre les paiements facilement et que les administrateurs peuvent tout réconcilier automatiquement. »

L’adoption de l’onboarding intégré pour confier les tâches de réglementation et de conformité à Stripe a également permis à Clipboard de donner la priorité aux défis spécifiques à l’éducation.

La simplification du rapprochement et des rapports fait gagner du temps aux administrateurs d’écoles.

En supprimant les rapprochements manuels et en fournissant des rapports détaillés par l’intermédiaire de Stripe, Clipboard a considérablement réduit le temps que les écoles consacrent aux tâches administratives. L’équipe financière de l’école indépendante Knox Grammar de Sydney, par exemple, économise désormais plusieurs jours de travail chaque mois grâce à Stripe on Clipboard, qui a remplacé les processus manuels de recouvrement et de rapprochement des frais.

« Avant Stripe, le rapprochement était un cauchemar pour les directeurs d’établissements scolaires », a déclaré M. Clarke. « Aujourd’hui, nous épargnons aux équipes financières des écoles des heures de travail manuel chaque semaine. »