Utmaning

Clipboard grundades 2017 i Sydney, Australien, av två idrottstränare som identifierade ett avskräckande problem för skolor: fritidsaktiviteter krävde betydande administrativt arbete och kostnader. De startade företaget för att hjälpa skolor att hantera aktiviteter och utvecklade det till en heltäckande plattform med funktioner som automatisering av tidrapporter, närvarospårning, schemaläggning, incidentspårning och notiser. Idag hjälper Clipboard mer än 350 skolor i Australien och utomlands att öka deltagandet i fritidsaktiviteter.

Med tiden lärde sig Clipboard-teamet att betalningar var ett nyckelområde för störningar. Att samla in avgifter för aktiviteter var ofta tidskrävande och felbenäget, och avstämningen var betungande: på många skolor tillbringade ekonomiavdelningar timmar varje vecka med att manuellt matcha betalningar till studentkonton.

Skolor med bristfälliga betalningssystem fick mer administrativa problem och klagomål från föräldrar, samt påverkade elever negativt som hade svårt att anmäla sig till och delta i aktiviteter. "Vi insåg att betalningsfriktionen hindrade eleverna från att få tillgång till de lärdomar och möjligheter som fritidsaktiviteter ger," sade Sam Clarke, medgrundare och chef för försäljning och marknadsföring på Clipboard.

För att bättre betjäna sin kundbas och stärka sin konkurrensfördel satte Clipboard i maj 2022 igång med att lösa betalningsproblemet. Deras team ville hitta en leverantör som kunde underlätta betalningar mellan föräldrar och skolor samtidigt som man upprätthöll korrekta kassaflöden och efterlevnad av regulatoriska krav, såsom åtgärder mot penningtvätt och skatterapportering. Deras mål inkluderade att ta bort friktion i betalningsprocessen som kunde hindra elever från att delta i aktiviteter och att möjliggöra för skolor att erbjuda fler aktiviteter genom att minska administrativa kostnader.

Lösning

Clipboard valde Stripe Connect år 2022 eftersom det löste plattformens grundläggande betalningsrelaterade utmaningar. Det gjorde det möjligt för skolor att ta emot betalningar direkt från föräldrar samtidigt som efterlevnad och transparens upprätthölls, och gav Clipboard flexibilitet att skapa en användarupplevelse som passar skolornas unika behov.

Skolor på Clipboards plattform som samlar in aktivitetsavgifter kan välja om de vill integrera den inbyggda betalningsfunktionen. De som gör det går igenom Stripes inbyggda onboarding för kontoverifiering och efterlevnad för att säkerställa att de uppfyller regulatoriska krav, inklusive efterlevnad av datasäkerhetslagar och kortnätverksregler. Connects flexibilitet gjorde det möjligt för Clipboard att bygga anpassade flöden för sin Stripe-onboarding för att hantera utbildningsspecifika krav som aktivitetskonfigurering, avgiftsstrukturer och integration med befintliga skolsystem.

Tack vare Connects nära integration med Stripe Payments kan Clipboard automatiskt matcha och verifiera aktivitetsavgifter till rätt skola, aktivitet och elev. Denna förenklade process innebär att fler elever kan delta i fritidsaktiviteter utan administrativa förseningar, och skolorna sparar tid på handläggning och avstämning som de kan ägna åt andra prioriteringar. Skolor kan också enklare följa sina aktivitetsfinanser via sin Stripe Dashboard, där de kan exportera betalningsrapporter som integreras direkt med deras redovisningssystem. Hittills har Clipboard lagt till kreditkort och Apple Pay som betalningsmetoder, samt Link, en e-plånbok från Stripe som låter användare betala med ett klick.

Resultat

Integrerad betalningslösning förbättrar Clipboards värdeerbjudande

Clipboards försäljningsteam har funnit integrationen med Stripe vara en tillgång för att visa plattformens värde för skolor. "En smidig betalningsprocess är nyckeln till demonstrationen," sa Clarke. "Vi kan visa skolor hur borttagande av betalningsfriktion verkligen gynnar familjer och leder till ökat elevdeltagande i aktiviteter."

Skolor uppskattar att Stripe-integrationen är frivillig – de kan välja att inkludera betalningar i Clipboard från början, eller lägga till dem senare om det gynnar deras gemenskap.

95 % av Clipboard-kunder som började samla in avgifter online gör det fortfarande

Feedbacken från skolor som använder betalningsbehandling via Clipboard har varit överväldigande positiv. Faktum är att 95 % av skolorna som valt att ta ut aktivitetsavgifter via Clipboard fortfarande använder plattformen. "Skolor berättar konsekvent för oss att integrerad betalningshantering hjälper dem att spara tid, minska risker, förbättra kommunikationen med sin gemenskap och leverera bättre resultat för eleverna," sade Clarke.

Connects enkla implementering och efterlevnadshantering gör att Clipboard kan fokusera på användarupplevelsen

Clipboard-teamet ger Stripes dokumentation äran för att ha gjort det möjligt för utvecklarna att snabbt förstå komplexa betalningsflöden, vilket gör integrationen med Connect enkel. "Stripe gav oss friheten att fokusera tungt på lagret för användarupplevelsen," sa Clarke. "Vi kan säkerställa att föräldrar kan betala för flera aktiviteter smidigt, skolor kan enkelt spåra betalningar och administratörer kan stämma av allt automatiskt."

Att införa inbäddad onboarding för att överlämna regulatoriska uppgifter och efterlevnadsuppgifter till Stripe gjorde också att Clipboard kunde prioritera utbildningsspecifika utmaningar.

Förenklad avstämning och rapportering sparar tid för skoladministratörer

Genom att eliminera manuell avstämning och tillhandahålla detaljerad rapportering via Stripe har Clipboard avsevärt minskat den tid skolor lägger på administrativt arbete. Ekonomiteamet på Sydney fristående skola Knox Grammar sparar till exempel nu flera dagars arbete varje månad med Stripe på Clipboard, som ersatte processer för manuell avgiftsinsamling och avstämning.

"Före Stripe var avstämning en mardröm för skolans affärschefer," sade Clarke. "Nu besparar vi skolans ekonomiteam timmar av manuellt arbete varje vecka."