O imposto sobre valor agregado (IVA) é único entre as altas receitas tributárias porque aplica o princípio da autoavaliação, ou seja, os contribuintes determinam por conta própria o valor que devem. Como é possível fornecer informações incorretas, seja ou não de forma intencional, o fisco considera necessária uma verificação do IVA. Esta é a razão para a auditoria especial do IVA. Neste artigo, explicamos o que é isso, por que acontece e o que o fisco procura. Detalhamos como funciona a auditoria especial do IVA e como preparar-se para ela.

Neste artigo:

• O que é uma auditoria especial de IVA?
  
• Quais os motivos para uma auditoria especial de IVA?
  
• Que questões são examinadas durante uma auditoria especial de IVA?
  
• Como funciona uma auditoria especial de IVA?
  
• Como a empresa pode se preparar para a auditoria especial de IVA?
  

O que é uma auditoria especial de IVA?

A auditoria especial do IVA é uma forma única de análise de negócios em que o fisco se concentra no IVA e em questões relacionadas. Como é possível fornecer informações incorretas, seja ou não de forma intencional, o fisco considera necessária uma verificação do IVA.

Geralmente a auditoria é solicitada os dados fiscais da empresa chamam a atenção ou são incongruentes. Ao contrário de uma auditoria fiscal regular, que examina todo o sistema contável, a auditoria especial do IVA normalmente se concentra em questões ou períodos específicos.

Por exemplo, o processo pode revisar os meses ou trimestres específicos para os quais uma declaração preliminar de IVA foi fornecida. Por conseguinte, o fisco pode auditar a mesma empresa várias vezes por ano. A base jurídica está na Seção 193 do Código Fiscal alemão (AO), bem como nos §§ 5 a 12, 20 a 24, 29 e 30 dos regulamentos de auditoria.

De acordo com a Seção 27B da lei alemã do IVA (UStG), a fiscalização especial do IVA não é idêntica à fiscalização do IVA. Esta última não é anunciada e é realizada pelo fisco, por exemplo, se houver indícios de evasão fiscal. O fisco também está autorizado a entrar na empresa e nas instalações durante o horário normal de trabalho. Nos termos da Seção 27b(3) da UStG, a auditoria do IVA pode ser convertida em auditoria externa nos termos da Seção 193 do AO, mas é preciso notificar a empresa por escrito.

Quais os motivos para uma auditoria especial de IVA?

Em princípio, deve ser realizada uma auditoria especial de IVA, distinguindo-se as auditorias iniciais das auditorias a pedido. A primeira geralmente é do interesse da empresa, pois o fisco quer corrigir erros contábeis em estágio inicial. De acordo com seu nome, auditorias posteriores são realizadas quando necessário e quando o fisco detecta irregularidades. Há várias razões pelas quais uma auditoria especial do IVA pode ser solicitada, sendo as mais comuns:

• Irregularidades nas declarações preliminares de IVA: a não apresentação das declarações provisórias de IVA, ou atraso nas apresentações, pode provocar uma auditoria especial por parte das autoridades fiscais. Desvios significativos nos valores relatados de impostos sobre vendas ou impostos a montante de períodos anteriores também podem levantar suspeitas.
  
• Informações implausíveis: se houver discrepâncias entre as vendas relatadas e os dados de outras declarações fiscais, como imposto de renda ou imposto corporativo, isso pode ser considerado um indício de informação incorreta. Além disso, valores anormalmente altos de impostos a montante sem vendas correspondentes podem desencadear uma auditoria especial de IVA.
  
• Correções comuns nas declarações preliminares de IVA: um grande número de correções ou alterações nas informações constantes da declaração inicial de IVA pode também levantar suspeitas e conduzir a uma auditoria especial.
  
• Faturas ausentes ou incorretas: Se as faturas estiverem ausentes ou imprecisas, uma auditoria especial é provável. Por conseguinte, as empresas devem assegurar que as suas faturas são exatas e contêm todas as informações obrigatórias exigidas pela Seção 14, § 4 da UStG, principalmente o número de identificação do IVA.
  
• Auditorias e relatórios de controle: se forem detectadas irregularidades durante uma revisão geral da empresa ou uma auditoria aos parceiros comerciais, pode ser iniciada uma auditoria especial de IVA. O mesmo se aplica às informações recebidas de outras autoridades fiscais ou de terceiros, como tribunais ou notários.
  
• Nova formação ou mudanças estruturais na empresa: no caso de novas empresas ou mudanças drásticas na estrutura do negócio, o fisco pode agendar uma auditoria especial para garantir que o imposto sobre vendas seja registrado corretamente.
  
• Riscos do setor: alguns setores, como construção, restaurantes, hotelaria e varejo, são fiscalizados com mais atenção, porque o risco de fraude ao IVA é maior.
  

Na melhor das hipóteses, as empresas não dão ao fisco qualquer razão para uma auditoria especial de IVA. O pré-requisito para isso é a contabilidade adequada e informações e cálculos corretos. Processos automatizados ajudam a reduzir erros humanos e informações incorretas. Com o Stripe Tax, você pode, por exemplo, calcular e recolher automaticamente o imposto sobre vendas de suas vendas. Isso significa que sempre é informado o valor correto do imposto e auditorias especiais de IVA se tornam menos prováveis.

Quais questões são examinadas durante uma auditoria especial de IVA?

Uma auditoria especial de IVA pode estar relacionada a muitos problemas de registro contábil da empresa, principalmente:

• Declarações preliminares de IVA: os auditores verificam se as declarações preliminares apresentadas estão corretas e se todas as vendas foram devidamente registradas.
  
• Faturas: o processo de auditoria verifica se as faturas emitidas e recebidas atendem aos requisitos formais da UStG. Isso inclui informações como endereço completo, número fiscal, número de identificação do IVA, número da fatura, descrição do serviço, horário do serviço e a alíquota aplicada.
  
• Alíquotas: normalmente, o fisco verifica se as faturas de entrada e saída de uma empresa contêm alíquotas fiscais e, geralmente, se as alíquotas de IVA corretas são exibidas. A base para isso é, entre outras coisas, a Seção 12 da UStG, que lista bens e serviços aos quais se aplica uma alíquota reduzida.
  
• Imposto a montante: o imposto a montante é sempre de interesse das autoridades fiscais durante uma auditoria especial. A questão principal é saber se a dedução do imposto a montante foi aplicada corretamente e se estão disponíveis todos os documentos necessários (ver Seção 15a da UStG). É especialmente importante que os serviços adquiridos sejam usados para fins comerciais e que os valores dos impostos a montante sejam baseados em faturas corretas.
  
• Negócios no exterior: se a empresa tem negócios no exterior, isso também é de particular interesse para as autoridades fiscais. No caso de entregas intracomunitárias, a administração fiscal verifica, por exemplo, se as declarações recapitulativas foram apresentadas de forma correta e completa. No caso de outros serviços intracomunitários, uma das verificações é se o procedimento de autoliquidação foi aplicado corretamente.
  
• Registros de saques particulares: o fisco também pode verificar se os saques de ativos da empresa que são usados de forma privada foram registrados corretamente para fins de IVA.
  

Como funciona uma auditoria especial de IVA?

Uma auditoria especial do IVA geralmente ocorre em sete etapas. Este é o processo típico:

• Anúncio da auditoria: o fisco costuma anunciar a auditoria especial do IVA por escrito com pelo menos 14 dias de antecedência. Nessa carta, o fisco informa a data agendada, o auditor responsável, o período em análise e os documentos a serem auditados. De acordo com a Seção 6 do Regulamento de Auditoria, as instalações comerciais da empresa são designadas como o local de auditoria. Se não existirem estabelecimentos comerciais adequados, pode ser utilizado o domicílio do contribuinte ou as instalações da autoridade fiscal. Outros locais de auditoria só serão considerados em casos excepcionais.
  
• Preparação da auditoria: a empresa ou seu contador precisa licalizar e preparar os documentos necessários para a auditoria.
  
• Realização da auditoria: o auditor chegará ao local acordado na data acordada para analisar os documentos e responder a quaisquer perguntas. O escopo e o detalhamento da auditoria podem variar de empresa para empresa. Normalmente, documentos analógicos e digitais, como faturas, declarações preliminares de IVA ou declarações anuais, são revisados em busca de discrepâncias, e as transações contábeis são amostradas. As consultas devem ser respondidas porque os contribuintes são obrigados a cooperar de acordo com a Seção 200 do AO.
  
• Discussão final: após a revisão, os auditores informam a empresa de suas conclusões preliminares e possíveis consequências e providências recomendadas. Isso pode ser feito imediatamente após a auditoria ou em uma reunião separada. Discrepâncias também podem ser explicadas e discutidas durante esta reunião. Os contribuintes ou seus representantes ainda têm a oportunidade de apresentar explicações ou documentos adicionais para esclarecer eventuais mal-entendidos.
  
• Criação do relatório de auditoria: após a auditoria especial, o auditor prepara um relatório escrito resumindo as conclusões e lista quaisquer objeções ou correções. Esse relatório é enviado à empresa e a outras autoridades fiscais.
  
• Implicações fiscais: o fisco decide se são necessários pagamentos ou reembolsos a partir do relatório de auditoria. Se forem encontradas informações incorretas, o fisco pode emitir cobranças de imposto sobre vendas alteradas.
  
• Recursos legais: caso não concordem com o resultado da auditoria, os contribuintes podem recorrer da alteração do imposto. Se necessário, os fatos devem ser esclarecidos em juízo.
  

Procedimento especial de auditoria do IVA

Como a empresa pode se preparar para a auditoria especial de IVA?

Ao ser notificado de uma auditoria especial de IVA, o empresário deve primeiro consultar o seu contador. Normalmente, o contador conhece o processo e sabe quais documentos o fisco deseja verificar.

O primeiro passo é encontrar todos os documentos necessários e disponibilizá-los para inspeção em formato analógico ou digital: declarações de IVA antecipadas e anuais, faturas de entrada e saída, recibos de deduções fiscais a montante, contratos e outros documentos relevantes. O Stripe Tax pode ajudar porque coleta e declara automaticamente os valores corretos de impostos para pagamentos em todo o mundo e oferece acesso centralizado a todos os documentos fiscais aplicáveis.

Ao revisar documentos, é aconselhável verificar sua integridade e precisão. Por exemplo, as faturas de entrada e saída precisam conter todas as informações obrigatórias necessárias e os valores dos impostos de entrada devem ser declarados corretamente. Também é fundamental ter um recibo para cada transação. Todos os documentos devem ser preparados de forma clara e ordenada para que os auditores possam ter uma visão geral rápida.

Se notar alguma omissão ou erro durante o processo de preparação, seja transparente: é melhor avisar o auditor logo no início da auditoria especial. Pequenos erros não resultam automaticamente em pagamentos adicionais.

Também é importante se apresentar como uma empresa confiável e cooperativa. Por outro lado, se você tentar esconder as omissões e elas forem descobertas durante a revisão especial do IVA, os auditores farão uma análise mais detalhada.