Belasting over de toegevoegde waarde (btw) is uniek onder de hoge belastinginkomsten omdat het zelfbeoordelingsprincipe van toepassing is, dat wil zeggen dat belastingbetalers zelf het bedrag bepalen dat ze verschuldigd zijn. Aangezien onjuiste informatie opzettelijk of onbedoeld kan worden verstrekt, ziet de Belastingdienst een verhoogde behoefte aan verificatie als het gaat om de btw. Dit is de reden voor de bijzondere btw-controle. In dit artikel leer je wat dat is, waarom het plaatsvindt en waar de belastingdienst op let. Ook leggen we stap voor stap uit hoe een bijzondere btw-controle in zijn werk gaat en hoe bedrijven zich daarop kunnen voorbereiden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een bijzondere btw-controle?
  
• Wat zijn de redenen voor een bijzondere btw-controle?
  
• Welke zaken worden onderzocht tijdens een bijzondere btw-controle?
  
• Hoe gaat een bijzondere btw-controle in zijn werk?
  
• Hoe kunnen ondernemingen zich voorbereiden op de bijzondere btw-controle?
  

Wat is een bijzondere btw-controle?

Een bijzondere btw-controle is een unieke vorm van bedrijfsbeoordeling waarbij de belastingdienst zich richt op btw en aanverwante zaken. Omdat onjuiste informatie opzettelijk of onbedoeld kan worden verstrekt, zien zij een verhoogde behoefte aan verificatie als het gaat om btw.

Het wordt meestal besteld wanneer de belastinginformatie van een bedrijf opvallend of inconsistent is. In tegenstelling tot een reguliere belastingcontrole die het hele boekhoudsysteem onderzoekt, richt een bijzondere btw-controle zich doorgaans op specifieke kwesties of tijdsperioden.

In het proces kan bijvoorbeeld worden gekeken naar welke maanden of kwartalen een voorlopige btw-aangifte is verstrekt. Daarom kan de belastingdienst binnen een jaar verschillende bijzondere btw-controles uitvoeren bij een bedrijf. De rechtsgrondslag is te vinden in § 193 van het Duitse belastingwetboek (AO) en in de §§ 5 tot en met 12, 20 tot en met 24, 29 en 30 van het controlereglement.

Volgens § 27b van de Duitse btw-wet (UStG) is de bijzondere btw-controle niet hetzelfde als de btw-controle. Dit laatste gebeurt onaangekondigd en wordt uitgevoerd door de fiscale opsporingsdiensten, bijvoorbeeld als er aanwijzingen zijn van belastingontduiking. Ze zijn ook bevoegd om het bedrijf en de gebouwen te betreden tijdens de normale werkuren. Op grond van § 27b, lid 3, UStG kan de btw-controle worden omgezet in een externe controle op grond van § 193 AO, maar dit moet schriftelijk aan de betrokken ondernemingen worden meegedeeld.

Wat zijn de redenen voor een bijzondere btw-controle?

In principe moet een bijzondere btw-controle worden uitgevoerd, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen initiële controles en controles op aanvraag. Het eerste is meestal in het belang van de onderneming, omdat de fiscus boekhoudkundige fouten in een vroeg stadium wil corrigeren. Volgens hun naam worden vervolgaudits uitgevoerd wanneer dat nodig is en wanneer de belastingdienst onregelmatigheden vaststelt. Er zijn verschillende redenen waarom ze een bijzondere btw-controle bestellen. De meest voorkomende zijn:

• Onregelmatigheden in de voorlopige btw-aangiften: Het niet of niet tijdig indienen van voorlopige btw-aangiften kan leiden tot een bijzondere controle door de fiscus. Significante afwijkingen in de gerapporteerde bedragen van de omzet- of voorbelasting ten opzichte van eerdere perioden kunnen ook argwaan wekken.
  
• Ongeloofwaardige informatie: Als er discrepanties zijn tussen de gerapporteerde verkopen en de informatie in andere belastingaangiften, zoals inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, kan dit worden beschouwd als een indicatie van onjuiste informatie. Bovendien kunnen ongewoon hoge voorbelastingbedragen zonder overeenkomstige verkopen aanleiding geven tot een bijzondere btw-controle.
  
• Gemeenschappelijke correcties op voorlopige btw-aangiften: Een onevenredig aantal correcties of wijzigingen in de informatie in de initiële btw-aangifte kan ook argwaan wekken bij de fiscus en leiden tot een bijzondere controle.
  
• Ontbrekende of onjuiste facturen: Als facturen ontbreken of onjuist zijn, is een speciale audit waarschijnlijk. Daarom moeten ondernemingen ervoor zorgen dat hun facturen correct zijn en alle verplichte informatie bevatten die vereist is op grond van § 14, § 4 (UStG), met name het btw-identificatienummer.
  
• Audits en controlerapporten: Als er onregelmatigheden worden ontdekt tijdens een algemene bedrijfscontrole of een audit van zakenpartners, kan dit leiden tot een bijzondere btw-controle. Hetzelfde geldt voor informatie die wordt ontvangen van andere belastingautoriteiten of derden zoals rechtbanken of notarissen.
  
• Nieuwe bedrijfsoprichting of structurele veranderingen: In het geval van nieuwe bedrijven of drastische wijzigingen in de bedrijfsstructuur kan de belastingdienst een speciale audit plannen om ervoor te zorgen dat de omzetbelasting correct wordt geregistreerd.
  
• Risico's voor de sector: Bepaalde sectoren zoals de bouw, horeca, hotels en detailhandel staan onder speciale observatie omdat het risico op btw-fraude hier groter is.
  

In het beste geval geven bedrijven de belastingdienst geen aanleiding voor een bijzondere btw-controle. Voorwaarde hiervoor is een goede boekhouding en correcte informatie en berekeningen. Geautomatiseerde processen helpen om menselijke fouten en onjuiste informatie te verminderen. Met Stripe Tax kun je bijvoorbeeld automatisch de omzetbelasting van je verkopen berekenen en innen. Hierdoor wordt altijd het juiste belastingbedrag bepaald en worden bijzondere btw-controles minder waarschijnlijk.

Welke aspecten worden onderzocht tijdens een bijzondere btw-controle?

Een bijzondere btw-controle kan betrekking hebben op veel problemen met de boekhouding van een bedrijf. Dit omvat met name:

• Voorlopige btw-aangiften: De auditors controleren of de ingediende voorlopige aangiften correct zijn en of alle verkopen goed zijn geregistreerd.
  
• Facturen: Het auditproces controleert of uitgegeven en ontvangen facturen voldoen aan de formele vereisten van het UStG. Dit omvat informatie zoals een volledig adres, belastingnummer, btw-identificatienummer, factuurnummer, beschrijving van de dienst, tijdstip van de dienst en het toegepaste belastingtarief.
  
• Belastingtarieven: De belastingdienst controleert meestal of de inkomende en uitgaande facturen van een bedrijf belastingtarieven bevatten en in het algemeen of de juiste btw-tarieven worden weergegeven. De basis hiervoor is onder meer § 12 UStG, waarin goederen en diensten worden opgesomd waarvoor een verlaagd belastingtarief geldt.
  
• Voorbelasting: Voorbelasting is altijd van belang voor de fiscus tijdens een speciale controle. De belangrijkste vraag is of de aftrek van voorbelasting correct is toegepast en of alle benodigde documenten beschikbaar zijn (zie § 15a UStG). Het is met name van belang dat de ingekochte diensten voor zakelijke doeleinden worden gebruikt en dat de bedragen van de voorbelasting gebaseerd zijn op correcte facturen.
  
• Buitenlandse zaken: Als bedrijven zaken doen in het buitenland, is dit ook van bijzonder belang voor de fiscus. In het geval van intracommunautaire leveringen controleert de belastingdienst bijvoorbeeld of de lijsten correct en volledig zijn ingediend. In het geval van andere intracommunautaire diensten is een van de controles of de verleggingsregeling correct is toegepast.
  
• Records van particuliere opnames: Ook kan de belastingdienst controleren of onttrekkingen aan bedrijfsmiddelen die privé worden gebruikt correct zijn geregistreerd voor btw-doeleinden.
  

Hoe gaat een bijzondere btw-controle in zijn werk?

Een bijzondere btw-controle verloopt meestal in zeven stappen. Dit is het typische proces:

• Aankondiging van de audit: De belastingdienst kondigt de bijzondere btw-controle gewoonlijk ten minste 14 dagen van tevoren schriftelijk aan. In deze brief informeert de belastingdienst je over de geplande datum, de verantwoordelijke accountant, de verslagperiode en de te controleren documenten. Volgens artikel 6 van het auditreglement, worden de bedrijfsruimten van de onderneming aangewezen als de plaats van controle. Als er geen geschikt bedrijfspand is, kan de woning van de belastingplichtige of het pand van de Belastingdienst worden gebruikt. Andere controlelocaties worden slechts in uitzonderlijke gevallen in aanmerking genomen.
  
• Voorbereiding van de audit: Het bedrijf of de belastingadviseur moet de documenten vinden en voorbereiden die nodig zijn voor de audit.
  
• Uitvoeren van de audit: De auditor arriveert op de afgesproken datum op de afgesproken locatie om de documenten te beoordelen en eventuele vragen te beantwoorden. De omvang en diepgang van de audit kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Doorgaans worden analoge en digitale documenten zoals facturen, voorlopige btw-aangiften of jaarlijkse aangiften gecontroleerd op verschillen en wordt een steekproef van boekhoudkundige transacties genomen. Vragen moeten worden beantwoord omdat belastingplichtigen op grond van artikel 200 van de AO verplicht zijn mee te werken.
  
• Laatste bespreking: Na de beoordeling zullen de auditors de onderneming op de hoogte brengen van hun voorlopige bevindingen en mogelijke gevolgen en aanbevelingen voor actie. Dit kan direct na de audit of tijdens een apart gesprek. Eventuele discrepanties kunnen ook tijdens deze bijeenkomst worden toegelicht en besproken. Belastingplichtigen of hun vertegenwoordigers hebben nog steeds de mogelijkheid om uitleg of aanvullende documenten in te dienen om eventuele misverstanden op te helderen.
  
• Opstellen van het auditrapport: Na afronding van de bijzondere audit stelt de auditor een schriftelijk verslag op met een samenvatting van de bevindingen en een opsomming van eventuele bezwaren of correcties. Dit rapport wordt naar het bedrijf en andere belastingautoriteiten gestuurd.
  
• Gevolgen voor de belasting: De belastingdienst beslist op basis van het auditrapport over eventuele aanvullende betalingen of terugbetalingen. Als er onjuiste informatie wordt gevonden, kan de belastingdienst aangepaste omzetbelastingaanslagen uitvaardigen.
  
• Rechtsmiddelen: Als belastingplichtigen het niet eens zijn met de uitkomst van de controle, kunnen zij in beroep gaan tegen de gewijzigde belastingaanslag. Indien nodig moeten de feiten voor de rechtbank worden opgehelderd.
  

Bijzondere btw-controleprocedure

Hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op de bijzondere btw-controle?

Ondernemers die op de hoogte zijn gesteld van een bijzondere btw-controle, moeten eerst hun belastingadviseur raadplegen. Zij zijn meestal bekend met het proces en weten welke documenten de fiscus wil controleren.

De eerste stap moet zijn om alle benodigde documenten te vinden en ze in analoge of digitale vorm ter inzage te leggen. Het gaat onder meer om voorschotten op btw en jaaraangiften, inkomende en uitgaande facturen, kwitanties voor aftrek van voorbelasting, contracten en andere relevante documenten. Stripe Tax kan helpen omdat het automatisch de juiste belastingbedragen voor wereldwijde betalingen int en rapporteert en je centrale toegang geeft tot alle toepasselijke belastingdocumenten.

Bij het beoordelen van documenten is het raadzaam om deze te controleren op volledigheid en juistheid. Zo moeten inkomende en uitgaande facturen alle vereiste verplichte informatie bevatten en moeten de bedragen van de voorbelasting correct worden vermeld. Het is ook belangrijk om voor elke transactie een ontvangstbewijs te hebben. Alle documenten moeten duidelijk en overzichtelijk worden opgesteld, zodat de auditors snel een overzicht kunnen krijgen.

Als je tijdens het voorbereidingsproces omissies of fouten opmerkt, wees dan transparant: je kunt dit het beste meteen aan het begin van de speciale audit aan de auditor vertellen. Kleine fouten leiden niet automatisch tot extra betalingen.

Het is ook belangrijk om over te komen als een betrouwbaar en coöperatief bedrijf. Aan de andere kant, als je omissies probeert te verbergen en deze worden ontdekt tijdens de bijzondere btw-controle, zullen de controleurs er dieper naar kijken.