催款消息是企业发送给客户的通信，以提醒他们逾期付款或通知他们交易失败。这些消息是应收账款管理的重要组成部分，也是具有经常性计费模式，例如订阅等企业的常用工具。催款消息有助于防止客户流失 — 尤其是非自愿流失。
如果经过深思熟虑和战略性地执行，催款消息可以提供积极的客户体验、简化催款管理，并创造持久的品牌亲和力。下面，我们将看看如何做到这一点。
目录
- 什么时候需要发送催款消息？
- 为什么催款消息很重要
- 如何编写催款消息：分步指南
- 催款消息编写的最佳实践
- Stripe 能提供什么帮助
什么时候需要发送催款消息？
在许多情况下，企业可能需要向客户发送催款消息，包括：
付款逾期时：这是发送催款消息最常见的原因。如果客户未在到期日之前支付账单，则提醒可以提示他们付款。
对于定期订阅服务：在订阅模式中，企业可以向经常性付款方式失败的客户发送催款消息。这些消息可以提醒他们更新付款信息，以保持其帐户处于活动状态。
暂停服务前：在不付款可能导致服务暂停的情况下，事先发送催款消息可以提醒客户即将采取的行动，并让他们有机会纠正这种情况。
交易被拒绝后：由于资金不足或信用卡过期等各种原因，支付交易可能会被拒绝。在付款被拒后发送催款消息，告知客户问题所在，并让他们有机会申请其他付款方式。
对于不完整的付款设置：客户可能会启动付款流程，但未完成付款。催款消息可以提醒他们完成付款方式的设置。
定期帐户更新：催款消息可以提醒客户更新其帐户详细信息，这在存档的付款方式即将过期时尤其有用。
执行更新后的条款：催款消息可用于通知客户付款条款或政策的更改，尤其是在影响付款方式或时间的情况下。
尽管催款消息的内容会因情况而异，但每条催款消息都应包含某些关键组成部分：
明确识别发件人：确保邮件中包含发件人姓名，可以是企业名称，也可以是账单部门。这有助于与客户建立信任。
客户信息：包括客户的姓名和任何相关的帐户信息。这样可以个性化信息，让客户知道这是为他们准备的。
问题的具体细节：说明催款消息的原因，是付款逾期、信用卡被拒，还是需要更新付款信息。提供具体详细信息，例如发票编号、日期和应付金额。
明确的行动号召：明确告诉客户下一步该做什么，是付款、更新付款详情，还是联系客户服务部门了解更多信息。
解决期限：指定客户必须采取行动的截止时间。这会产生一种紧迫感，并有助于更快地解决问题。
不作为的后果：告知客户如果不采取必要行动会有什么后果。这可能包括滞纳金、暂停服务或进一步催收。
联系信息：如果客户有疑问或需要帮助，请为他们提供与您取得联系的方式，例如客户服务电话号码或电子邮件地址。
礼貌和尊重的语气：保持礼貌和善解人意的语气。这有助于保持积极的客户关系，即使面对付款问题也是如此也是如此。
隐私和安全提醒：提醒客户不要通过电子邮件发送信用卡号等敏感信息，并引导他们使用安全的通信或付款方式。
为什么催款消息很重要
在研究如何发展卓越的客户体验和培养品牌忠诚度时，企业很容易忽视交易沟通，如催款消息。但是，随着时间的推移，这些小细节会累积起来，形成客户对企业的印象。以下是催款消息很重要的原因：
维持现金流：及时付款是任何企业财务健康的关键。催款消息有助于确保及时收回应收账款。
减少坏账：通过催款消息积极追讨逾期付款，企业可以减少产生的坏账金额。这对于维持健康的资产负债表非常重要。
改善客户沟通：催款消息提供了与客户定期沟通的机会。如果做得正确，这些沟通可以加强关系，即使在催收的背景下也是如此。
促进客户责任：定期催款消息提醒客户他们的付款义务，并鼓励及时付款的文化，这对企业和客户都有好处。
识别和解决问题：有时，不付款源于误解或错误。催款消息开启沟通，以识别并快速解决这些问题，从而提高整体客户满意度。
强化付款条件：这些信息重申了商定的支付条款和条件，并确认客户了解并遵守这些条款。
展示专业精神：精心设计的催款消息反映了您企业的专业性。它们表明您认真对待您的财务流程和客户关系。
鼓励客户保留：通过向客户展示您在处理潜在的负面情况（如逾期付款）时的机智和专业，催款消息可以在留住客户方面发挥重要作用。
提供法律保护：如果发生有关付款的法律纠纷，催款消息记录可以作为您的企业采取必要措施追讨债务的证据。
提升客户体验：尽管这似乎有悖常理，但有效的催款消息可以通过为客户提供有用的信息和解决付款问题的选项来改善整体客户体验。
如何撰写催款消息：分步指南
通常，催款消息不会很长，但仍需要计划。以下是撰写有影响力的催款消息的指南：
第 1 步：准备基础材料
识别客户：确保您拥有正确的客户详细信息，包括姓名和联系信息。
查看帐户详细信息：确认逾期金额的具体信息，包括发票编号、到期总金额和到期日。
第 2 步：选择语气
专业和礼貌：确保您的信息语气谦卑有礼。
逐步升级：如果需要进一步提醒，语气要逐渐变得强硬，但始终保持尊重。
第 3 步：构建消息
主题行： 主题行应直接明了，便于客户快速找到信息 — 例如，“提醒：发票 #12345 逾期未付。”
问候语：使用礼貌和个性化的问候语，例如“亲爱的[客户姓名]”。
第一段 — 说明目的：简要提及电子邮件的目的。例如，“我写信提醒您注意发票号 12345 的未付款项”。
第二段 — 提供详细信息：包括发票编号、应付总金额、到期日和滞纳金（如果适用）等细节。
第三段 — 提供帮助：如果对付款有任何问题或误解，表明您愿意提供帮助。
结尾：最后呼吁采取行动，例如在指定日期前要求付款，并感谢客户的时间和关注。
签名：在签名中包含您的联系信息。
第 4 步：请考虑交付方式
电子邮件：电子邮件是发送催款消息的最常用方法。
实物邮件：如果客户不回复电子邮件，则可以使用实物邮件作为跟进。
电话：在某些情况下，电话呼叫可能比电子邮件更有效，并且可以更快地采取行动。
第 5 步：定时和频率
初始提醒：在付款逾期后不久发送初始提醒。
后续提醒：根据响应，定期发送其他提醒，例如每周或每两周发送一次。
第 6 步：保留记录
- 文件通信：保留所有通信记录以供参考。
第 7 步：法律考量
- 了解法律：了解您所在地区有关债务催收的法律法规，以证明合规。
第 8 步：提供支付解决方案
- 灵活的选项：如果可能，请为在财务上陷入困境的客户提供付款计划或其他解决方案。
第 9 步：最后通知
如有必要，发出最后通知，说明不付款的潜在后果，如采取法律行动或向信用机构报告。
第 10 步：评估和调整
- 反馈和改进：分析消息的响应和有效性，并根据需要调整策略。
催款消息编写的最佳实践
如何以及何时传递催款消息与消息内容同样重要。以下是编写催款消息的一些最佳实践：
清晰透明
__ 明确说明问题：__ 识别逾期付款，包括发票编号、应付金额和原始到期日。
介绍背景：简要说明发票的来源（如近期的购买、续订），以唤起客户的记忆。
避免歧义：使用简明扼要的语言来避免混淆。
中性和富于同理心的语气
保持专业精神：使用中立、尊重的语气。避免使用指责或严厉的语言。
承认现实：认识到不付款可能不是故意的，可能是客户财务状况变化或技术故障的结果。
表示理解：使用“我们理解”或“我们是来提供帮助的”等短语来建立信任并鼓励合作。
提供选项和支持
接受多种支付方式：通过在线门户、电话支付和亲临现场等方式满足各种偏好。
提供灵活的解决方案：考虑接受部分付款、延长期限或寻找替代安排来满足客户的需求。
提供可访问的说明：通过每种方法的简单步骤简化付款流程。
创建支持渠道：让客户可以轻松地提出问题或疑虑。
坚决而客气
强调付款的重要性：使用尊重但直接的语言提醒客户履行义务。
关注事实和后果：避免情绪化的诉求或隐晦的威胁。告知客户潜在的滞纳金或未收到付款的进一步后果。
保持礼貌的语气：尊重客户，即使面对逾期付款也是如此。
以数据为导向的优化
跟踪客户响应：监控客户对不同格式、语气和选项的反应。分析数据以确定最有效的方法。
优化您的方法：使用以数据为依据的见解来改进消息。在成功互动的基础上，调整内容和语气。
持续改进：根据新数据和客户反馈，定期审查和修改您的催款策略。
个性化提示
称呼客户姓名。
参考他们的付款记录或购买详情。
使用友好、礼貌的语气来反映您的品牌声音。
其他最佳实践
在升级语气之前，先进行友好的提醒。
使用准确描述邮件内容的主题行。
保持消息简明扼要。
提供多种联系方式，方便客户。
考虑在复杂情况下使用专业的催款服务。
Stripe 能提供什么帮助
Stripe 使企业能够获得灵活的催款管理的支持，可增强企业自身周密的策略。下面简要介绍 Stripe 如何帮助进行催款管理：
先进的付款恢复工具：Stripe 的催款管理包括复杂的算法，可根据行业数据和个人客户付款模式分析尝试付款重试的最佳时机。这种方法提高了付款追讨失败的成功率。
可定制的电子邮件模板：Stripe 提供一系列专为扣款通信设计的可定制电子邮件模板。这些模板可以量身定制，以符合您的品牌基调和语言，并提供一致的客户体验。它们还包括客户姓名、到期金额和付款截止日期等内容的占位符，使每次通信都具有个性化和相关性。
为客户提供灵活的付款方式：为了减少支付摩擦，Stripe 提供了多种支付方式和货币。这种灵活性可让客户选择自己喜欢的付款方式，从而提高交易成功的可能性。Stripe 还可以与各种计费系统集成，从而轻松更新客户付款信息。
实时警报和通知：Stripe 的管理平台提供支付失败和成功恢复的实时警报。这种即时反馈有助于企业快速解决问题并跟踪催款工作。
深入分析和报告：Stripe 提供有关付款尝试、成功率和客户对催款通信的反应的详细分析。企业可以利用这些见解进一步完善催款策略，识别导致付款失败的常见问题，并更好地了解客户行为。
应用程序接口 (API) 与集成定制解决方案集成：Stripe 提供全面的 API，使企业能够将催款管理流程集成到自定义系统或第三方应用程序中。这种灵活性对于需要更量身定制的付款追讨和客户沟通策略的企业特别有利。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。