催款是企业用来与客户就收取应收账款进行沟通的过程。应收账款是客户对企业已交付或使用的商品或服务所欠的款项。催款流程 涉及通过电子邮件、电话、信件或其他渠道向发票 逾期的客户发送付款提醒，目的是减少客户流失。这个目标对所有企业都很重要：2020 年，付款失败 给全球经济造成的损失将超过 1180 亿美元，而在每天都有大量付款失败的企业中，有 80% 的企业表示在这一问题上失去了客户。
在本文中，我们将介绍您应该了解的有关催款管理系统的知识：它们是什么，如何工作，以及可用于实施和维护一个适合您企业的系统的最佳实践。
目录
- 什么是催款管理？
- 为什么催款管理对企业如此重要
- 哪些类型的企业需要催款管理？
- 催款管理系统如何运作？
- 催款管理的最佳实践
- 如何选择催款管理软件解决方案
- Stripe 能提供什么帮助
什么是催款管理？
催款管理是与客户沟通以收取应收账款的过程，通常是针对逾期付款。它是企业应收账款管理策略的关键部分。有效的催款管理涉及以下策略：
沟通策略：制定清晰的沟通计划，概述如何以及何时就逾期付款与客户联系。这种策略通常包括一系列不断升级的信息，从礼貌的提醒开始，如果账户仍未支付，信息就会变得更加紧急和直接。
自动化和软件工具：许多企业使用专门的催款管理软件来实现流程自动化。该软件可以发送提醒、跟踪客户响应、管理后续沟通以及与公司更广泛的财务系统集成。
定制和个性化：这需要根据不同类型的客户的付款记录、账户规模或业务关系的性质来定制沟通方式。个性化消息可以更有效地确保付款安全。
合规性和灵敏度：确保所有沟通均符合相关当地法律法规，例如美国的公平债务催收实践法。保持尊重和专业的语气，以维护客户关系。
数据分析和报告：通过数据分析和报告来监控催款工作的有效性。这涉及跟踪关键指标，例如收款的平均时间、对催款消息的响应率以及对现金流的整体影响。
持续改进：根据结果和不断变化的客户行为定期审查和调整策略。这可能包括优化沟通时间、测试不同的消息格式或以不同的方式细分客户。
为什么催款管理对企业如此重要
催款管理会对企业产生巨大影响。催款管理会影响以下方面：
现金流优化：催款管理直接影响公司的现金流。通过确保及时支付发票，它有助于保持稳定的现金流入，使企业能够支付运营成本并投资于增长机会。
减少坏账：有效的催款可以显著降低应收账款变成坏账的风险，这对企业的财务状况具有重要意义。坏账代价高昂，会对公司的底线产生负面影响。
客户关系：适当的催款管理可以在收款需求与客户关系的重要性之间取得平衡。通过以尊重和理解的方式进行沟通，企业可以鼓励及时付款，同时保持良好的客户关系。
应收账款效率：自动化和优化催款流程可以提高应收账款运营效率，从而减少追查逾期付款所花费的时间和资源，并使员工能够专注于其他项目。
以数据为依据的见解：催款管理提供了有关客户付款行为的宝贵见解。分析催款数据有助于企业识别趋势、评估信用风险，并就信用政策和条款做出明智的决策。
法律合规性和声誉：在收债方面遵守法律标准是关键。在催款管理中，所有沟通都必须符合适用法律，保护公司免受法律风险并维护其声誉。
可扩展性：随着业务的增长，应收账款的数量通常会增加。一个结构合理的催款流程可以随着企业的发展而扩展，确保数量的增加不会导致未收回债务的增加。
哪些类型的企业需要催款管理？
任何处理经常性付款 的企业都应关注催款管理。这一点特别重要的企业和行业包括：
催款管理系统如何运作？
不同的催款管理系统以不同的方式运作，具体取决于企业的支付系统和独特需求。以下是催款管理系统工作原理的一般概述：
自动提醒
系统会自动通过电子邮件、短信或应用内通知发送逾期付款提醒。企业可以根据付款历史和逾期金额自定义具有不同紧急程度和频率的提醒。通常情况下，最初的催款通知会比较温和，并提供相关信息，而之后的催款通知可能会更加强硬，并包括明确的截止日期和潜在后果。付款重试尝试
如果初始尝试失败，系统会自动重试 档案中存储的不同支付方式，例如不同的信用卡、借记卡或银行账户 信息。自动化减少了人工干预，增加了成功完成付款的机会。升级流程
如果自动尝试失败，账户将上报给收款代理，该代理将直接与客户联系。收款代理经过培训，能够以专业和尊重客户的方式协商付款安排并解决未决问题。灵活的沟通渠道
催款系统使用多种沟通渠道来接触客户，这有助于根据客户的偏好进行个性化沟通，并增加客户做出回应的可能性。细分和定位
催款系统根据客户的付款记录、行为和受众特征数据对客户进行细分。这样就能采取更有效的针对性催款策略。例如，低风险客户可能会收到更多自动提醒，而高价值客户可能会收到更加个性化的干预措施。报告与分析
催款系统提供全面的报告和分析，跟踪催收工作的进度并确定趋势。这些数据可帮助企业衡量其催款策略的有效性，并做出数据驱动的改进决策。集成
催款系统通常与其他业务软件（例如计费系统、会计软件和客户关系管理 (CRM) 系统）集成。这简化了数据流，并确保所有相关信息都可用于有效的催款管理。
催款管理最佳实践
虽然每个催款管理系统都应该响应使用它的企业的独特需求，但催款管理有一些通用的最佳实践。这些包括：
清晰简洁的沟通：确保您围绕逾期付款的沟通清晰、简洁和专业。避免使用技术术语或过于激进的语言，因为这会使客户感到困惑和疏远。
早期干预：付款逾期后立即开始催款流程。及时采取行动可以防微杜渐。
消息的个性化：针对个别客户量身定制沟通方式。与通用消息相比，客户更有可能阅读个性化消息并采取行动。
灵活的支付选项：为客户提供一系列支付方式。考虑分期付款方案，或为在财务上陷入困境的客户支付部分款项。
善解人意的语气：了解客户可能面临真正的财务困难。表现出同理心将有助于维持良好的客户关系，并能促成更成功的付款谈判。
持续的随访：定期跟进逾期付款情况，以表明您对收债的认真态度。但是，要确保您对客户有同理心，避免咄咄逼人的语言。
使用自动化：利用自动化系统发送提醒和跟踪通信。自动化可以节省时间并减少错误，但要确保在必要时与个人情感保持平衡。
数据驱动策略：使用数据和分析来了解支付模式并识别长期违约的客户。这可以帮助您针对不同的客户群定制策略。
法律合规：所有催款实践都必须符合 当地相关法律法规，包括有关隐私和公平收债的法律法规。
持续改进：根据客户反馈和收款的成功率，定期审查和完善您的催款流程。这可能涉及更新通信模板、调整提醒时间或更改升级流程。
对员工的培训和支持：为参与催款过程的员工提供培训，使他们了解如何有效地使用系统，以及如何以尊重和有效的方式与客户沟通。
争议解决机制：制定明确的发票 争议解决程序。快速、公平地解决争议可以避免付款延误，维护客户的商誉。
如何选择催款管理软件方案
选择正确的催款管理软件解决方案会对您企业的财务状况和客户关系产生重大影响。以下是帮助您完成选择过程的快速指南：
定义您的需求和目标
确定您的主要挑战：您是否正在为高流失 率、逾期付款或低效的收款流程而苦恼？
概述您期望的结果：您是否希望改善现金流、减少客户摩擦或深入了解客户行为？
定义您的预算和资源：您愿意在催款管理解决方案上投资多少？您是否具备实施和管理系统的技术专长？
评估特性和功能
自动提醒和重试：系统是否允许通过各种通信渠道定制自动提醒？能否自动重试不同付款方式的失败付款？
上报流程和沟通：系统是否为处理未结账款提供了直接的升级流程？它是否提供灵活的沟通选项来有效地接触客户？
细分和定位：系统能否根据客户的行为、受众特征和付款记录对客户进行细分？它是否允许您为不同的客户群量身定制催款策略？
报告与分析：系统是否为您的催款工作提供全面的报告和见解？您能否跟踪成功率、趋势和沟通效率等关键指标？
安全与合规：系统是否通过加密、访问控制和遵守数据隐私法规来优先保证数据安全？
研究和比较解决方案：根据您的需求和预算确定潜在的催款管理软件解决方案。仔细检查每个解决方案，阅读评论，比较功能并分析定价方案。筛选出几个备选方案，并要求演示或免费试用，以亲身体验平台。
供应商的专业知识和支持：考虑供应商在扣款管理行业的经验和声誉。评估客户支持和技术支持的质量和可用性。选择能提供持续培训、资源和更新的供应商。
用户友好性和可扩展性：优先选择具有用户友好界面的解决方案，以便于您的团队学习和使用。确认平台具有可扩展性，以适应未来的发展和不断变化的需求。
谈判并签订协议：协商定价方案和合同，确保其符合您的预算和期望。明确定义服务级别协议 (SLA)，以获得及时的支持和性能保证。
实施和优化：与供应商合作实施催款管理解决方案，并培训您的团队使用该平台。监控系统的性能，并根据需要调整催款策略以优化结果。持续评估您的催款工作，并做出数据驱动的决策以进一步改进。
Stripe 能提供什么帮助
一些 Stripe 支付解决方案涉及催款管理。以下是 Stripe 帮助企业积极主动、精确地进行催款管理工作的几种方式：
自动提醒和付款重试
个性化电子邮件提醒：Stripe 的系统允许企业自动发送针对逾期付款的个性化电子邮件提醒，这可以根据每个客户的具体情况进行定制。
智能付款重试：系统可以使用存储的不同支付方式自动重试 失败的付款。这增加了在不需要人工干预的情况下成功收款的可能性。
可定制的提醒设置：企业可以灵活地调整付款提醒的时间、频率和语气。这确保了沟通适合客户的具体情况和付款记录。
轻松上报，灵活沟通
轻松上报给收款：当自动尝试不成功时，Stripe 可以将案例顺利地移交给收款代理，以便采取进一步行动。
多种沟通渠道：企业可以从各种沟通渠道（例如电子邮件、短信或电话）中进行选择，具体取决于哪种渠道对触达客户最有效。
个性化沟通模板：Stripe 提供了各种可自定义的电子邮件模板，以及供企业创建自己的选项，从而在沟通中实现更加个性化的接触。
细分和定位
高级客户细分：Stripe 提供了根据支付行为、受众特征和其他相关因素对客户进行细分的工具。
有针对性的催款策略：Stripe 可以对不同的细分市场应用不同的策略。例如，高接触、个性化的干预措施可能更适合高价值客户，而自动提醒可能更适合风险较低的客户。
针对每个细分市场的优化方法：这种量身定制的策略提高了效率，并更大限度地减少了对客户关系的潜在负面影响。
全面的报告和分析
实时数据和见解：访问 Stripe 中的详细报告和分析管理平台，实时监控催款工作的有效性。
关键绩效指标跟踪：衡量和分析重要指标，例如追讨率、支付成功率以及不同沟通渠道的有效性。
数据驱动的策略优化：利用数据洞察持续完善和优化催款策略。
简化的集成
自动数据同步：这种同步消除了手动数据输入的需要，节省了时间并减少了出错的可能性。
整体客户视图：客户数据的整合视图有助于企业做出明智的决策，并提高催款流程的有效性。
安全与合规
强大的数据安全性：Stripe 通过加密和访问控制来保持高标准的数据安全性。
遵守法规：Stripe 的系统遵守适用的数据隐私法规，帮助企业在催款流程中保持合规。
全球覆盖和可扩展性
全球催款管理：Stripe 的全球平台 支持跨不同市场和货币的催款管理。
可扩展的解决方案：随着业务的扩张，Stripe 的系统可以相应地扩展，适应增长而不受技术限制。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。