催款 电子邮件是企业向客户发送的提醒逾期付款或通知交易失败的邮件，特别是在基于订阅 或持续计费 场景中。这些电子邮件在应收账款管理中发挥着重要作用。

催款电子邮件是一种直接通知客户必须对账单采取行动的方式，但这些邮件的撰写、发送和管理方式各不相同。下面，我们将介绍企业需要了解的有关催款电子邮件的知识：邮件应包括哪些内容、如何发送、何时发送，以及如何提高成功付款 结果的机会。

目录

• 什么时候需要发送催款电子邮件？
  
• 为什么催款电子邮件很重要
  
• 如何撰写催款电子邮件：分步指南
  
• 催款电子邮件最佳实践
  
• Stripe 能提供什么帮助
  

什么时候需要发送催款电子邮件？

以下是企业发送催款电子邮件的一些原因：

• 失败的付款交易：催款电子邮件最常见的触发因素之一是付款交易失败。交易失败的原因有很多，如客户账户资金不足、信用卡 过期或银行拒绝。

• 过期的信用卡信息：有时，客户忘记更新他们的信用卡 信息。当旧卡过期时，使用该卡设置的任何经常性付款都将失败，并导致催款电子邮件，要求提供更新的付款信息。

• 银行拒付或授权问题：有时，银行 会因涉嫌欺诈、资金不足或客户达到信用额度而拒绝交易。此类拒绝需要与客户沟通才能解决问题。

• 支付方式 错误：支付方式详细信息中的错误（例如账号或银行卡验证码 (CVV) 代码不正确）可能会导致交易失败。在这种情况下，催款电子邮件会要求客户验证并更正其付款信息。

• 续订： 采用订阅模式的企业通常会发送催款电子邮件，以提醒即将到来的续订，尤其是在他们需要确认付款详细信息或通知客户订阅费用的任何变化时。

• 支付处理的技术问题：当企业或支付处理商出现技术故障时，可能会导致交易失败，需要与客户沟通，重新尝试支付。

• 付款条款或政策的变更：如果企业更新其付款条款或政策，它可能会发送催款电子邮件以通知客户这些更改。如果更改要求客户采取措施（例如接受新条款或更新账单信息），这一点尤为重要。

为什么催款电子邮件很重要

催款电子邮件乍一看似乎并不重要，但它们是企业成功的关键。原因如下：

• 他们可以挽回收入损失：当付款失败时，潜在的收入就会丢失。如果这种情况发生得太频繁，可能会严重损害您的底线。实施有效的催款活动可以收回大部分逾期付款。

• 它们可以防止非自愿流失：错过付款通常会导致服务中断或账户暂停，从而导致客户不满，并流失。催款电子邮件能温和地提醒客户未付余额，并提供解决问题的便捷说明。例如，Chargebee 的智能催款电子邮件策略 在 2021 年为其客户挽回了超过 7500 万美元的收入。这些类型的通信为企业节省了获取新客户的成本，同时维护了宝贵的现有关系。

• 它们改善了客户体验：精心制作的催款电子邮件可以改善客户体验。通过提供简单支付选项的及时和信息丰富的消息，企业可以避免不必要的障碍并保持积极的客户互动。

• 自动收款流程：通过自动发送扣款电子邮件，企业可以腾出宝贵的员工时间来完成其他任务。设置一系列紧迫性不断增加的电子邮件，可让企业有效处理大量逾期账户，而无需对每个案例进行人工干预。

• 它们为人为错误提供了安全网：有时，错过付款只是一个简单的疏忽。催款电子邮件是一种温和的提醒，会提示客户在情况升级之前纠正情况。这对于拥有复杂计费系统的企业或采用经常性付款 方案的企业尤其有用。

如何撰写催款电子邮件：分步指南

以下是您需要了解的有关撰写催款电子邮件的知识：

预写

• 识别和细分：查明逾期账户，并根据金额、拖欠持续时间和付款历史等因素对其进行分类。这有助于定制消息和升级时间表。

• 收集信息：调出客户详细信息，例如联系信息、发票 详情、以前的付款尝试以及与逾期金额相关的任何先前通信。

• 选择时间和频率：确定发送第一封电子邮件的最佳时间（例如，清晨、工作日）。根据细分以递增的间隔（例如，3 天、7 天、14 天）安排后续电子邮件。

编写电子邮件

• 主题行公式：编写催款电子邮件的一个简单而有效的公式遵循以下模式：“[需要采取行动] - [发票/付款问题] - [公司名称]”（例如，“需要采取行动：更新 [发票编号] - [企业名称]”的付款。

• 问候语和上下文：按姓名称呼客户，并简要提醒一下他们与您的企业的关系。

• 说明问题：解释逾期付款，并包括发票编号、金额和到期日。注重事实，避免指责性语言。

• 紧迫性和后果：强调未付款的潜在影响（滞纳金、服务暂停、账户限制等）。使用“避免服务中断”或“更新您的账户以确保继续访问”等短语。

• 号召性用语 (CTA)：使客户能够轻松解决问题。添加一个可见的按钮或链接到他们的线上付款门户，或提供替代支付选项。

• 提供支持和资源：表现出同理心和乐于助人的意愿。提供额外的支持渠道（如电话或实时聊天）以及相关资源，如常见问题解答或付款指南。

• 积极的结束语：重申您的价值主张，并表达您希望维持这种关系的愿望。使用诸如“我们感谢您的业务”或“我们期待尽快解决这个问题”之类的短语。

写作后

• 跟踪和分析：监控电子邮件打开率和点击率、付款解决方案以及任何客户反馈，以完善您的催款策略和消息传递。

• 升级协议：针对最后一封电子邮件后仍然拖欠的账户，确定升级步骤。这可能涉及电话、信件或法律诉讼。

催款电子邮件最佳实践

一封成功的催款电子邮件会让您的客户注意到并采取行动。您需要传递关键信息 —“这是问题所在，这是我们需要您采取的行动”— 同时选择正确的方式和时间组合。以下是一些可以提供帮助的最佳做法：

电子邮件本身

主题行

• 简洁明了：说明需要采取的行动和公司名称（例如，“需要采取行动：更新 [发票编号] 的付款”）。

• 使用紧迫性：突出逾期状态，但不要咄咄逼人（例如，“最后通知：避免服务中断”）。

• 尽可能个性化：包含客户名称或发票编号。

问候语

• 友好而专业：称呼客户的姓名，并确认其业务。

• 避免通用开场白：选择“您好，[客户姓名]”，而不使用“尊敬的客户”。

正文

• 说明问题：解释逾期付款，包括金额和到期日。

• 强调后果：简要说明潜在影响，例如滞纳金或服务中断。

• 提供多种解决方案：提供直接简便的支付方式（例如，在线门户、电话）。

• 个性化消息：根据拖欠持续时间和客户历史记录定制语气和内容。

• 使用要点或简短的段落：保持可扫描性，以免读者不知所措。

号召性用语

• 醒目清晰：包含一个醒目的 CTA 按钮或指向支付门户的链接。

• 使用行动动词：鼓励立即采取行动（例如，“立即付款”或“更新付款”)。

结束语

• 积极向上，面向未来：对他们的业务表示感谢，并希望尽快解决。

• 敞开沟通的大门：如有需要，请提供进一步的帮助。

一般提示

• 细分受众：根据拖欠持续时间和付款历史记录策划不同的消息和升级时间表。

• 跟踪和分析：监控电子邮件性能、支付解决方案和客户反馈，以便对策略进行微调。

• 尽可能实现自动化：使用电子邮件调度和客户关系管理 (CRM) 整合来提高效率。

• 测试和优化：尝试不同的主题行、CTA 和消息传递，以找到最有效的方法。

• 保持专业的语气：避免使用指责性语言或攻击性策略。

• 注重直接沟通：使用简单明了的语言，以避免混淆。

以下是有关更全面地管理催款电子邮件的一些最佳实践：

邮件前优化

• 尽早检测：实施自动化系统，快速识别逾期账户，以便在大规模拖欠发生之前及时进行干预。

• 数据丰富：维护准确和最新的客户数据，包括首选的沟通渠道和支付行为。这有助于您个性化和有针对性地开展外联活动。

• 细分拖欠：根据金额、持续时间和未付款原因等因素对逾期账户进行分类。

邮件优化

• 个性化：根据客户历史记录和偏好（而不仅仅是姓名）个性化电子邮件内容。为发票详细信息、付款选项和个性化问候语使用动态标签。

• 自动化和调度：根据拖欠里程碑自动触发电子邮件序列。根据客户位置和时区，安排电子邮件的最佳递送时间和天数。

• A/B 测试：持续测试不同的主题行、CTA 和内容变体，以确定对受众最有效的信息传递。

• 多通道通信：使用电子邮件以外的各种通信渠道，例如短信或应用内通知。根据 Adobe 的 2022 年数字趋势报告，有 41% 的客户每天或每周使用手机购物，他们更有可能在手机上看到通知。根据不同的人群，电话或明信片等其他沟通方式也可能有助于挽回收入。

邮件后

• 付款跟踪和报告：监控电子邮件打开率、点击率和付款分辨率，以衡量活动效果并确定需要改进的领域。

• 升级协议：针对最后一封电子邮件后仍然拖欠的账户，确定升级步骤。这可能涉及电话、信件或法律诉讼，具体取决于案件的严重程度和客户沟通记录。

• 合规与法规：确保您的催款流程遵守相关法规和行业最佳实践，尤其是在债务催收和客户沟通方面。

关系管理

• 关注客户体验：在所有沟通中保持善解人意的态度，最终目标是在保持积极的客户关系的同时收款。

• 提供支持和资源：提供资源和支持渠道，帮助客户快速解决支付问题。

• 解决后：付款成功后发送感谢信息，并为今后及时付款提供奖励，以鼓励积极的付款行为。

Stripe 能提供什么帮助

催款电子邮件只是您可以使用的一种工具。通过与 Stripe 合作支持付款 和计费，企业可获得有价值的客户付款数据，从而为更精确的催款策略提供信息。Stripe 还提供内置功能，可以减轻您自己团队在催款管理方面的工作量。以下是 Stripe 可以提供的帮助：

以数据为依据的见解：

• 精细的支付数据：Stripe 提供对客户付款历史记录的详细见解，包括失败的尝试、首选的支付方式和过去的拖欠模式。这些数据使您能够按风险对客户进行细分，并相应地定制催款策略。

• 自动报告：未付款项的实时更新可帮助您跟踪进度并确定需要立即关注的账户。这种数据驱动的方法允许主动干预，避免不必要的升级。

简化的工作流程

• 智能重试和催款自动化：Stripe 会根据智能算法自动重试失败的付款，从而最大限度地提高成功率，而不会给您的团队带来过重的负担。您还可以配置由特定拖欠里程碑触发的自动电子邮件序列，从而节省宝贵的时间和资源。

• 轻松的付款更新：Stripe 简化了客户更新支付信息的流程。客户可以在平台内执行此操作，而无需联系您的团队，从而减少支持工作量并加快付款解决速度。

可定制的控件

• 灵活的电子邮件模板：根据您的品牌声音和客户群设计和个性化催款电子邮件。Stripe 的平台为主题行、内容和 CTA 提供预构建的模板和自定义选项。

• 可配置的升级路径：针对持续拖欠定义您自己的升级协议。Stripe 允许您为电话、信件或外部收债公司设置特定的触发器，确保根据情况采取适当的行动。

除这些功能外，Stripe 安全、可扩展的基础设施还能可靠地发送催款信件，并与您的账单系统顺利集成。这样，您就可以：

• 专注于核心业务运营：通过自动执行日常任务并使用数据洞察，您可以将团队解放出来，专注于高价值活动。

• 保持积极的客户关系：精确定位和及时的催款沟通可最大限度地减少摩擦，维护客户信任。

• 最大限度地挽回收入：有效的工作流程和数据驱动的策略可以提高收款率并增加现金流。