ตัวแทนที่จดทะเบียนคือบุคคลหรือองค์กรที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการให้รับเอกสารทางกฎหมายและทางการในนามของธุรกิจ นิติบุคคลทางธุรกิจ เช่น บริษัทและบริษัทจำกัดความรับผิด (LLC) จะต้องมีตัวแทนที่จดทะเบียนที่มีที่อยู่ทางกายภาพ (ไม่ใช่ตู้ ปณ.) ในรัฐที่จดทะเบียนธุรกิจและในรัฐอื่นๆ ที่ธุรกิจดำเนินการ ตัวแทนที่จดทะเบียนจะต้องพร้อมให้บริการในระหว่างเวลาทำการปกติเพื่อรับเอกสารต่างๆ เช่น หนังสือแจ้งภาษี หนังสือเตือนรายงานประจำปี และเอกสารทางกฎหมายต่างๆ ซึ่งจากนั้นจะต้องส่งต่อให้กับธุรกิจ

คุณอาจแต่งตั้งบุคคลทั่วไป เช่น ตัวคุณเอง เพื่อนร่วมงาน หรือผู้เชี่ยวชาญบุคคลที่สาม ให้เป็นตัวแทนที่จดทะเบียนของคุณ หรือใช้บริการเฉพาะทาง ด้านล่างนี้ เราจะกล่าวถึงสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทราบหากคุณสนใจที่จะเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน ตั้งแต่คุณสมบัติที่คุณต้องมีไปจนถึงวิธีการทำตลาดบริการของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• คุณต้องใช้คุณสมบัติใดบ้างในการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน
  
• วิธีสมัครเป็นตัวแทนจดทะเบียนสําหรับธุรกิจ
  
• คุณสามารถเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนสําหรับธุรกิจของคุณเองได้หรือไม่
  
• วิธีทําการตลาดตัวคุณในฐานะตัวแทนที่จดทะเบียนสําหรับธุรกิจหลายแห่ง
  
• ความรับผิดชอบและความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นของตัวแทนที่จดทะเบียนมีอะไรบ้าง
  
• คุณสามารถสร้างรายได้เท่าใดจากการเป็นตัวแทนจดทะเบียน
  

คุณต้องใช้คุณสมบัติใดบ้างในการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน

ไม่มีข้อกำหนดด้านระดับการศึกษาหรือใบรับรองสำหรับการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน แต่ข้อกำหนดนั้นเกี่ยวข้องกับเรื่องในทางปฏิบัติ รายละเอียดมีดังนี้

• คุณต้องมีที่อยู่ทางกายภาพในรัฐที่คุณจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนที่จดทะเบียน และต้องไม่ใช่ตู้ ปณ. หากคุณดำเนินธุรกิจ ที่อยู่แห่งนี้ก็อาจเป็นที่อยู่ของสำนักงานของคุณได้

• คุณจะต้องพร้อมที่จะรับเอกสารทางกฎหมายและภาษี ณ ที่อยู่นั้นในระหว่างเวลาทำการปกติ (9.00 น. ถึง 17.00 น.)

• คุณต้องมีอายุอย่างน้อย 18 ปี

นอกเหนือจากข้อกำหนดเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จะมองหาคนที่ใส่ใจในรายละเอียดและเชื่อถือได้ อย่างไรก็ดี ความคุ้นเคยกับการยื่นเอกสารสำหรับธุรกิจ แบบฟอร์มภาษี และกฎหมายเฉพาะรัฐก็สามารถทําให้คุณเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจยิ่งขึ้นได้เช่นกัน

วิธีสมัครเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนของธุรกิจ

ไม่ว่าคุณจะสมัครเป็นตัวแทนจดทะเบียนธุรกิจของคุณเองหรือเสนอบริการให้กับผู้อื่น คุณจะต้องทำให้บทบาทของคุณเป็นทางการกับรัฐ วิธีการมีดังนี้

สําหรับธุรกิจปัจจุบัน

ธุรกิจปัจจุบันที่จ้างตัวแทนที่จดทะเบียนรายใหม่จะต้องยื่นแบบฟอร์มเปลี่ยนตัวแทนที่จดทะเบียน โดยทั่วไปแบบฟอร์มนี้จะอยู่ในเว็บไซต์ของสำนักงานเลขานุการรัฐที่เกี่ยวข้องและต้องชำระค่าธรรมเนียมซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ ในแบบฟอร์ม ธุรกิจจะต้องระบุชื่อ-นามสกุลและที่อยู่จริงของตัวแทนที่จดทะเบียน โปรดจําไว้ว่าข้อมูลนี้จะเป็นบันทึกสาธารณะ เมื่อกรอกแบบฟอร์มเสร็จสมบูรณ์ ธุรกิจจะยื่นแบบฟอร์มออนไลน์ ทางไปรษณีย์ หรือด้วยตนเอง ขึ้นอยู่กับรัฐ

สําหรับธุรกิจใหม่

ธุรกิจใหม่ที่กำหนดตัวแทนที่จดทะเบียนครั้งแรกจะต้องระบุข้อมูลของตัวแทนนั้น (ชื่อและที่อยู่) ไว้ในเอกสารการจัดตั้งบริษัท ธุรกิจจะจดทะเบียนเอกสารเหล่านี้กับรัฐ บางรัฐกำหนดให้ตัวแทนที่ลงทะเบียนต้องตกลงอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับบทบาท ซึ่งโดยปกติต้องลงนามในแบบฟอร์ม “ความยินยอมในการแต่งตั้ง” เป็นคำประกาศง่ายๆ เพื่อยืนยันว่าตัวแทนเข้าใจและยอมรับความรับผิดชอบ

คุณสามารถเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนสําหรับธุรกิจของคุณเองได้หรือไม่

ได้ คุณสามารถเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนของธุรกิจของคุณเองได้ ในความเป็นจริงแล้ว ตัวเลือกนี้เป็นทางเลือกทั่วไปสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการประหยัดเงินและรักษาการควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของตน ในฐานะตัวแทนที่จดทะเบียนของธุรกิจ คุณยินยอมที่จะเป็นผู้รับเอกสารทางกฎหมายและเอกสารทั้งหมดที่รัฐบาลออกให้อย่างเป็นทางการ คุณจะต้องพร้อมรับเอกสารระหว่างเวลาทําการปกติ ณ ที่อยู่จริงในรัฐที่คุณจดทะเบียน (และหากคุณดำเนินธุรกิจในหลายรัฐ คุณไม่สามารถดำเนินการในฐานะตัวแทนที่จดทะเบียนได้มากกว่าหนึ่งแห่ง)

ต่อไปนี้คือประโยชน์ของการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนของคุณเอง

• การประหยัด: โดยปกติแล้ว การจ้างตัวแทนที่จดทะเบียนจะมีค่าใช้จ่าย 50–300 ดอลลาร์ต่อปี การทําหน้าที่เป็นตัวแทนเองจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้

• การควบคุม: คุณเป็นคนแรกที่จะทราบเกี่ยวกับเอกสารที่ส่งถึงบริษัท และไม่จำเป็นต้องประสานงานกับบุคคลที่สามหรือกังวลเรื่องการสื่อสารที่ล่าช้า

นี่คือข้อเสียของการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนของคุณเอง:

• ข้อกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว: ที่อยู่ตัวแทนที่จดทะเบียนของคุณคือบันทึกสาธารณะ หากคุณกําลังใช้ที่อยู่บ้านของคุณ นั่นหมายความว่าทุกคนสามารถค้นหาได้

• ข้อกําหนดเกี่ยวกับความพร้อมให้บริการ: คุณจะต้องสามารถติดต่อได้เสมอในช่วงเวลาทำการปกติ ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากหากคุณไม่อยู่ที่สำนักงานตลอดเวลา หากคุณไม่สามารถดำเนินการได้และขาดเอกสารสำคัญ คุณอาจเสี่ยงต่อการลงโทษ ปัญหาทางกฎหมาย หรืออาจถึงขั้นสูญเสียสถานะที่ดีกับทางรัฐได้

การทำหน้าที่เป็นตัวแทนที่จดทะเบียนของตนเองนั้น โดยทั่วไปจะสมเหตุสมผลหากคุณเพิ่งเริ่มต้นและพยายามรักษาระดับต้นทุนให้ต่ำ โดยสามารถติดต่อคุณได้ที่อยู่ที่จดทะเบียนไว้เสมอ และคุณรู้สึกสบายใจที่จะให้ที่อยู่ของคุณเปิดเผยต่อสาธารณะ แต่หากธุรกิจของคุณกำลังขยายตัว คุณดำเนินการในหลายๆ รัฐ หรือคุณเพียงแค่ไม่อยากรับผิดชอบเพิ่มขึ้น การจ้างบริการตัวแทนที่จดทะเบียนแล้วอาจเป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด

วิธีทําการตลาดตัวคุณในฐานะตัวแทนที่จดทะเบียนสําหรับธุรกิจหลายแห่ง

ธุรกิจต่างๆ ต้องการตัวแทนที่จดทะเบียนที่พวกเขาสามารถพึ่งพาได้ และความประทับใจแรกนั้นสำคัญ ทำการตลาดตัวเองในฐานะพันธมิตรที่เชื่อถือได้ ซึ่งจะทำให้การปฏิบัติตามกฎเป็นเรื่องง่ายขึ้นและปกป้องธุรกิจจากข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เมื่อคุณผสมผสานความเชี่ยวชาญ การสร้างเครือข่ายอย่างชาญฉลาด และการมุ่งเน้นไปที่ความต้องการของลูกค้า การแนะนำต่อและโอกาสใหม่ๆ ก็อาจตามมาได้ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการสร้างตัวเองเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน

สร้างตัวตนบนโลกออนไลน์ที่น่าเชื่อถือ

การแสดงตนออนไลน์ของคุณควรมีความเป็นมืออาชีพและเข้าถึงได้ ระบุบริการที่คุณนําเสนอให้ชัดเจน

• สร้างเว็บไซต์ที่น่าสนใจ: เว็บไซต์ของคุณควรอธิบายว่าคุณเป็นใคร สิ่งที่เสนอ และประโยชน์ของการใช้บริการของคุณ (เช่น การปฏิบัติตามข้อกําหนด ความอุ่นใจ ความเป็นส่วนตัว) ระบุข้อมูลเกี่ยวกับช่องทางที่ธุรกิจใช้ติดต่อคุณและส่วนต่างๆ เพื่อตอบคําถามทั่วไป เช่น "เหตุใดฉันจึงต้องมีตัวแทนที่จดทะเบียน" และ "บริการของคุณคืออะไร"

• แสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญ: ใช้เว็บไซต์และโซเชียลมีเดียของคุณเพื่อแสดงความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณ บล็อกโพสต์ การอัปเดต LinkedIn หรือวิดีโอสั้นๆ ที่อธิบายหัวข้อการปฏิบัติตามข้อกําหนดสามารถช่วยกําหนดจุดยืนให้คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญได้ คํารับรอง กรณีศึกษา หรือการตรวจสอบลูกค้าจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณได้มากขึ้น

• ใช้การเพิ่มประสิทธิภาพเครื่องมือค้นหา (SEO): ปรับแต่งเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้ปรากฏขึ้นเมื่อธุรกิจต่างๆ ค้นหาตัวแทนที่จดทะเบียนในพื้นที่ของคุณ ใส่วลีเช่น "บริการตัวแทนที่จดทะเบียนใน[เมืองของคุณ]" บนเว็บไซต์ของคุณ

เข้าสู่เครือข่ายท้องถิ่น

การบริการตัวแทนที่จดทะเบียนนั้นขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้ง ดังนั้นให้เริ่มต้นที่ใกล้บ้าน

• ทำความรู้จักกับบุคคลในพื้นที่: สร้างความสัมพันธ์กับนักบัญชี นักกฎหมาย และที่ปรึกษาธุรกิจขนาดเล็กในท้องถิ่น ซึ่งมักจะเป็นช่องทางการติดต่อแรกสำหรับธุรกิจที่ต้องการตัวแทนที่จดทะเบียน เสนอที่จะแนะนำลูกค้ากลับมาให้พวกเขาเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

• เข้าร่วมกิจกรรมในท้องถิ่น: เข้าร่วมงานแสดงสินค้าสําหรับธุรกิจขนาดเล็ก การประชุมของสภาหอการค้าท้องถิ่น หรืองานกิจกรรมสร้างเครือข่ายผู้ประกอบการเพื่อตอบโจทย์ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเสนอขาย

นําเสนอมูลค่าที่ชัดเจนสําหรับธุรกิจ

การตลาดของคุณต้องมากกว่า "ฉันเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน" และพูดคุยเกี่ยวกับความท้าทายที่เจ้าของธุรกิจต้องเผชิญโดยตรง รวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• ความเป็นส่วนตัว: สำหรับผู้ประกอบการที่ทำงานจากที่บ้าน คุณจะทำหน้าที่เป็นตัวกันชนระหว่างชีวิตส่วนตัวและบันทึกสาธารณะของพวกเขา

• ความอุ่นใจ: แจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณจะส่งเอกสารสำคัญทันที เพื่อที่พวกเขาจะไม่พลาดกำหนดส่งหรือเผชิญกับบทลงโทษต่างๆ

• ประหยัดค่าใช้จ่าย: เปรียบเทียบค่าธรรมเนียมของคุณกับต้นทุนของการขาดไม่ได้ยื่นเอกสารตามที่กำหนด หรือการพยายามจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยตนเอง

ใช้แคมเปญอีเมลและการติดต่อโดยตรง

เมื่อคุณพบผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เช่น ธุรกิจที่เพิ่งจดทะเบียนและบริษัทที่เติบโตใหม่ ให้ติดต่อลูกค้าโดยตรง

• อีเมล: ส่งอีเมลแบบกำหนดเป้าหมายและปรับแต่งเฉพาะบุคคลไปยังธุรกิจในพื้นที่ของคุณ ส่งอีเมลที่สั้นและเป็นประโยชน์. อธิบายว่าเพราะเหตุใดธุรกิจจึงต้องมีตัวแทนที่จดทะเบียน ความเสี่ยงของการเลยวันครบกำหนด และวิธีที่คุณจะช่วยได้ ระบุบรรทัดหัวเรื่องที่ตรงไปตรงมา เช่น "ต้องการตัวแทนที่จดทะเบียนที่คุณไว้ใจได้หรือไม่"

• จดหมายโดยตรง: การส่งโปสการ์ดหรือใบปลิวที่ออกแบบมาอย่างดีให้กับธุรกิจในท้องถิ่นอาจมีประสิทธิภาพสูง เพิ่มคํากระตุ้นให้ดําเนินการที่ชัดเจน: "โทรหา [หมายเลขของคุณ] หรือไปที่ [เว็บไซต์ของคุณ] เพื่อเริ่มใช้งาน"

สร้างความแตกต่างให้บริการของคุณ

ในฐานะตัวแทนที่จดทะเบียน คุณสามารถทำให้ตัวเองแตกต่างจากคู่แข่งได้หลายวิธี ลองเสนอสิ่งต่อไปนี้

• บริการสมัครสมาชิก: ธุรกิจต่างก็ชอบต้นทุนที่คาดการณ์ได้ คุณสามารถให้บริการของคุณในรูปแบบการสมัครใช้บริการรายปี พร้อมค่าบริการที่เข้าใจง่าย (เช่น 125 ดอลลาร์ต่อปี 10 ดอลลาร์ต่อเดือน) พร้อมบริการเสริม เช่น การส่งต่อจดหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนดหลายรัฐโดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

• พอร์ทัลลูกค้า: คุณสามารถนำเสนอแดชบอร์ดออนไลน์ที่ปลอดภัยเพื่อให้ลูกค้าเข้าถึงเอกสารที่สแกนหรือตรวจสอบวันครบกําหนด

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: ควรใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อแจ้งเตือนธุรกิจเกี่ยวกับวันครบกําหนดยื่นเอกสารที่กําลังจะถึงกําหนด วิธีนี้จะช่วยให้ทั้งคุณและลูกค้าเป็นระเบียบอยู่เสมอ

บริการที่ดีเป็นการตลาดที่ดีที่สุด เมื่อธุรกิจรู้ว่าคุณน่าเชื่อถือ ตอบสนองได้ดี และมีความรู้ พวกเขาก็จะช่วยบอกต่อเกี่ยวกับธุรกิจคุณ

ความรับผิดชอบและความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นของตัวแทนที่จดทะเบียนมีอะไรบ้าง

บทบาทหลักของตัวแทนที่จดทะเบียนคือเพื่อทําหน้าที่เป็นช่องทางติดต่ออย่างเป็นทางการของธุรกิจสําหรับการโต้ตอบทางกฎหมายและการติดต่อของรัฐบาล หากคุณเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน ความรับผิดชอบของคุณมีดังนี้

• การรับเอกสารทางกฎหมาย: คุณต้องรับผิดชอบในการรับเอกสารทางกฎหมาย เช่น การฟ้องร้องและหมายเรียกในนามของธุรกิจ

• การรับจดหมายติดต่อราชการ: นอกจากนี้ คุณจะต้องจัดการการแจ้งเตือนเรื่องภาษี การแจ้งเตือนรายงานประจำปี และการสื่อสารอื่นๆ จากรัฐหรือรัฐบาลกลางด้วย

• การส่งต่อเอกสาร: คุณต้องส่งเอกสารที่คุณได้รับไปยังธุรกิจอย่างรวดเร็ว ความล่าช้าหรือข้อผิดพลาดอาจส่งผลร้ายแรงต่อบริษัท

• การพร้อมให้บริการอยู่เสมอ: ในฐานะตัวแทนที่จดทะเบียน คุณต้องพร้อมให้บริการในระหว่างเวลาทำการปกติ ณ ที่อยู่ทางกายภาพที่ระบุไว้ในการแต่งตั้งของคุณ วิธีนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทางกฎหมายจะได้รับการส่งมอบเสมอ

• การปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ: หากที่อยู่หรือรายละเอียดการติดต่อมีการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการอัปเดตข้อมูลนี้กับรัฐ หากไม่ทําเช่นนั้น ธุรกิจที่คุณเป็นตัวแทนจะสูญเสียสถานะที่ดี

แม้หน้าที่ความรับผิดชอบจะดูตรงไปตรงมา แต่จะมีความเสี่ยงหากไม่สามารถทําตามหน้าที่เหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง ต่อไปนี้คือผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นหากไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ของตัวแทนที่จดทะเบียน

• หากคุณไม่ได้ส่งเอกสารทางกฎหมายหรือแจ้งให้ธุรกิจทราบภายในเวลาที่กําหนด บริษัทอาจพลาดกำหนดเวลาในการตอบกลับ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการตัดสินผิดสัญญาหรือการลงโทษทางกฎหมายอื่นๆ ซึ่งอาจทําให้คุณถูกดําเนินการทางกฎหมายฐานประมาทเลินเล่อ

• หากคุณไม่ส่งต่อเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐ ธุรกิจก็อาจอยู่ในสถานะที่ไม่ดีได้ การทําเช่นนี้อาจส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับ บทลงโทษ หรือกระทั่งถูกเพิกถอนสิทธิในการดำเนินงานในรัฐนั้นๆ ก็ได้

• หากคุณเปิดเผยหรือสูญเสียข้อมูลลับที่ระบุในเอกสารทางกฎหมายและทางราชการโดยไม่เหมาะสม คุณอาจต้องเผชิญกับผลทางกฎหมาย

• หากไม่ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ เช่น ไม่สามารถให้บริการได้ระหว่างเวลาทำการ และไม่สามารถรักษาที่อยู่ทางกายภาพไว้ได้ คุณอาจต้องเผชิญกับค่าปรับ หรือถูกถอดถอนจากการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียน

คุณสามารถสร้างรายได้เท่าใดจากการเป็นตัวแทนจดทะเบียน

รายได้ที่มีโอกาสได้รับจากตัวแทนที่จดทะเบียนนั้นจะขึ้นอยู่กับวิธีการจัดโครงสร้างบริการและขอบเขตของธุรกิจคุณ หากมีแผนที่ดีเยี่ยม คุณสามารถสร้างรายได้ที่มั่นคงและทำกำไรได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณให้บริการธุรกิจหลายแห่ง โดยปกติตัวแทนที่จดทะเบียนจะเรียกเก็บเงิน 50–300 ดอลลาร์ต่อปีต่อธุรกิจ ค่าธรรมเนียมที่แน่นอนขึ้นอยู่กับสิ่งต่อไปนี้

• รัฐที่คุณดําเนินธุรกิจ (บางรัฐมีการแข่งขันมากกว่ารัฐอื่นๆ)

• ขึ้นอยู่กับการที่คุณจะเสนอบริการพื้นฐานสําหรับตัวแทนจดทะเบียนหรือรวมชุดผลิตภัณฑ์พิเศษ เช่น การส่งต่อจดหมายและการแจ้งเตือนการปฏิบัติตามข้อกําหนด

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นให้บริการ การเรียกเก็บเงินจํานวน 50–150 ดอลลาร์ถือเป็นช่วงราคาที่เหมาะสมสําหรับการดึงดูดธุรกิจขนาดเล็กไปพร้อมๆ กับการสร้างฐานลูกค้า เมื่อชื่อเสียงของคุณเติบโตขึ้น คุณสามารถเพิ่มอัตราหรือเพิ่มบริการพรีเมียมได้

ข้อดีของการเป็นตัวแทนที่จดทะเบียนคือความยืดหยุ่น คุณสามารถเริ่มธุรกิจขนาดเล็กได้ด้วยลูกค้าเพียงไม่กี่คนเพื่อเสริมรายได้และขยายธุรกิจไปพร้อมกับการสร้างความมั่นใจและความต้องการ ไม่ว่าคุณกำลังมองหางานเสริมหรือการทำงานเต็มเวลา ศักยภาพในการสร้างรายได้ก็รอคุณอยู่