Un agent agréé est une personne ou une entité désignée officiellement pour recevoir des documents juridiques et officiels au nom d’une entreprise. Les entités commerciales telles que les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) sont tenues d’avoir un agent agrée avec une adresse physique (et non une boîte postale) dans l’État où l’entreprise est enregistrée et dans tout autre État où l’entreprise exerce ses activités. L’agent agréé doit être disponible pendant les heures normales d’ouverture de bureau pour accepter des documents tels que des avis d’imposition, des rappels de rapport annuel et des documents juridiques, qu’il transmet ensuite à l’entreprise.

Vous pouvez désigner une personne (par exemple, vous-même, un collègue ou un professionnel tiers) comme agent agréé ou faire appel à un service professionnel. Ci-dessous, nous couvrirons ce que vous devez savoir si vous souhaitez devenir un agent agréé, des qualifications requises jusqu’à la façon dont vous pouvez promouvoir vos services.

Sommaire

• Quelles sont les qualifications requises pour devenir agent agréé?
  
• Comment devenir un agent agréé pour une entreprise
  
• Pouvez-vous agir à titre d’agent agréé pour votre propre entreprise?
  
• Comment vous présenter en tant qu’agent agréé pour plusieurs entreprises
  
• Quelles sont les responsabilités et les obligations potentielles d’un agent agréé?
  
• Quels sont les revenus potentiels d’un agent agréé?
  

Quelles sont les qualifications requises pour devenir agent agréé?

Il n’y a pas d’exigences en matière de diplôme ou de certification pour devenir un agent agréé. Les exigences sont plutôt d’ordre pratique. En voici un aperçu :

• Vous devez disposer d’une adresse postale physique, plutôt que d’une boîte postale, dans l’État où vous agirez en tant qu’agent enregistré. Si vous dirigez une entreprise, cette adresse peut être celle de votre bureau.

• Vous devez être disponible à cette adresse pour recevoir les documents juridiques et fiscaux pendant les heures normales de travail (de 9 h à 17 h).

• Vous devez être âgé(e) d’au moins 18 ans.

Au-delà de ces exigences, les entreprises rechercheront une personne qui a le souci du détail et qui est fiable. Une bonne connaissance des déclarations commerciales, des formulaires fiscaux et des lois spécifiques à l’État, bien que facultative, peut également faire de vous une option plus attrayante.

Comment devenir un agent agréé pour une entreprise

Que vous deveniez l’agent enregistré de votre propre entreprise ou que vous offriez vos services à d’autres, vous devrez officialiser votre rôle auprès de l’État. Voici comment procéder.

Pour les entreprises existantes

Une entreprise existante qui embauche un nouvel agent agréé devra déposer un formulaire de changement d’agent enregistré. Ce formulaire est généralement disponible sur le site Web du bureau du secrétaire d’État concerné et nécessite le paiement de frais, qui varient selon l’État. Dans le formulaire, l’entreprise doit indiquer le nom complet et l’adresse physique de l’agent enregistré. N’oubliez pas que ces informations deviennent publiques. Une fois le formulaire rempli, l’entreprise le dépose en ligne ou en personne, ou l’envoie par la poste, en fonction de l’État.

Pour les nouvelles entreprises

Une nouvelle entreprise qui désigne son premier agent agréé doit indiquer les informations de cet agent (nom et adresse) dans ses documents de constitution d’entreprise. L’entreprise enregistrera ces documents auprès de l’État. Certains États exigent que l’agent agréé accepte formellement le rôle, ce qui implique généralement la signature d’un formulaire de « consentement à la nomination ». Il s’agit d’une simple déclaration confirmant que l’agent comprend et accepte les responsabilités.

Pouvez-vous servir d’agent enregistré pour votre propre entreprise?

Oui, vous pouvez agir en tant qu’agent enregistré de votre propre entreprise. En fait, il s’agit d’un choix courant pour les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent économiser et garder le contrôle de leur conformité. En tant qu’agent agréé de votre entreprise, vous acceptez d’être le destinataire officiel de tous les documents juridiques et gouvernementaux. Vous devrez être disponible pour recevoir des documents pendant les heures normales d’ouverture de bureau à une adresse physique dans l’État où votre entreprise est enregistrée. (Et si vous exercez vos activités dans plusieurs États, il ne vous sera pas possible d’agir en tant qu’agent agréé dans plus d’un État.)

Voici les avantages d’être votre propre agent agréé :

• Économies : L’embauche d’un agent agréé coûte généralement entre 50 $ et 300 $ par an. Agir en tant que votre propre agent permet d’économiser sur ces coûts.

• Contrôle accru : Vous êtes le premier à être informé de l’arrivée des documents et vous n’avez pas à vous coordonner avec un tiers ni à vous soucier des retards de communication.

Voici les inconvénients d’être votre propre agent agréé :

• Inquiétudes relatives à la confidentialité : L’adresse de votre agent agréé est publique. Si vous utilisez votre adresse personnelle, cela signifie que n’importe qui peut la rechercher et la trouver.

• Exigence de disponibilité : Vous devrez toujours être joignable pendant les heures normales d’ouverture de bureau, ce qui peut être difficile si vous n’êtes pas toujours au bureau. Si vous n’êtes pas disponible et que vous manquez l’arrivée des documents importants, vous risquez des pénalités, des problèmes juridiques ou même la perte de votre bonne réputation auprès de l’État.

Agir en tant que votre propre agent agréé est généralement judicieux lorsque vous débutez et que vous souhaitez réduire les coûts. Il faut toutefois que vous soyez toujours disponible à votre adresse enregistrée et que vous soyez à l’aise avec le fait que votre adresse soit publique. Mais si votre entreprise se développe, si vous opérez dans plusieurs États ou si vous ne voulez tout simplement pas de responsabilités supplémentaires, l’externalisation à un service d’agent agréé peut être une décision judicieuse.

Comment vous présenter en tant qu’agent agréé pour plusieurs entreprises

Les entreprises veulent un agent agréé sur lequel elles peuvent compter, et la première impression est importante. Présentez-vous comme un partenaire de confiance qui simplifie la conformité et protège les entreprises contre les erreurs coûteuses. Lorsque vous combinez l’expertise, un réseau intelligent et une attention particulière aux besoins de vos clients, les recommandations et les nouvelles opportunités peuvent suivre. Voici quelques conseils pour vous établir en tant qu’agent agréé.

Établissez une présence en ligne digne de confiance

Votre présence en ligne doit être professionnelle et accessible. Précisez les services que vous proposez.

• Créez un site Web convaincant : Votre site Web doit décrire qui vous êtes, ce que vous offrez et les avantages de l’utilisation de vos services (par exemple, conformité, tranquillité d’esprit, confidentialité). Incluez des informations sur la façon dont les entreprises peuvent vous contacter et une section pour répondre à des questions courantes telles que « Pourquoi ai-je besoin d’un agent agréé? » et « Qu’est-ce qui distingue vos services? ».

• Faites preuve d’expertise : Utilisez votre site et les médias sociaux pour mettre en valeur vos connaissances commerciales. Des articles de blogue, des mises à jour sur LinkedIn ou de courtes vidéos expliquant des sujets liés à la conformité peuvent vous aider à vous positionner en tant qu’expert. Les témoignages, les études de cas ou les avis des clients peuvent également renforcer votre crédibilité.

• Ayez recours au référencement naturel (SEO) : Améliorez votre site Web de façon à ce qu’il soit affiché lorsque les entreprises recherchent des agents agréés dans votre région. Incluez des expressions telles que « Services d’agent agréé [votre ville] » sur votre site.

Exploitez les réseaux locaux

Les services d’agent agréé sont liés à l’emplacement, il peut convenir de commencer près de chez vous.

• Établissez des relations au niveau local : Établissez des relations avec des comptables, des avocats et des consultants en petites entreprises de votre région, car ils sont souvent le premier point de contact pour les entreprises qui ont besoin d’un agent agréé. Proposez-leur de les recommander à vos clients afin de créer une relation mutuellement bénéfique.

• Participer à des événements locaux : Assistez à des expositions pour petites entreprises, à des réunions de la Chambre de commerce locale ou à des événements de réseautage entrepreneurial pour rencontrer des clients potentiels. Assurez-vous d’être bien préparé et d’avoir une présentation soignée.

Offrez une valeur claire aux entreprises

Votre marketing doit aller au-delà de la simple phrase « Je suis un agent agréé » et aborder directement les défis auxquels sont confrontés les propriétaires d’entreprise, notamment ceux qui suivent :

• La confidentialité : Pour les entrepreneurs qui travaillent à domicile, vous constituez un intermédiaire entre leur vie personnelle et les informations de nature publique.

• La tranquillité d’esprit : Faites-leur savoir que vous leur transmettrez immédiatement les documents importants afin qu’ils ne manquent jamais les échéances ou ne s’exposent pas à des pénalités.

• Rentabilité : Comparez vos honoraires aux coûts des dépôts de conformité manquants ou des tentatives de gestion de la conformité par les entreprises elles-mêmes.

Utilisez des campagnes par courriel et une approche directe

Une fois que vous avez identifié des clients potentiels, tels que des entreprises nouvellement enregistrées ou des entreprises en croissance, contactez-les directement.

• Courriel : Envoyez des courriels ciblés et personnalisés aux entreprises de votre région. Faites en sorte qu’ils soient courts et utiles. Décrivez les raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin d’un agent agréé et les risques liés au non-respect des délais. Expliquez-leur comment vous pouvez les aider. Incluez un objet simple tel que : « Vous avez besoin d’un agent agréé sur lequel vous pouvez compter? ».

• Publipostage : L’envoi d’une carte postale ou d’un dépliant bien conçu aux entreprises locales peut être étonnamment efficace. Incluez un appel à l’action clair : « Appelez [votre numéro] ou rendez-vous sur [votre site Web] pour démarrer. »

Distinguez vos services

En tant qu’agent agréé, il existe plusieurs façons de vous démarquer de vos concurrents. Envisagez d’offrir ce qui suit :

• Services d’abonnement : Les entreprises aiment pouvoir anticiper les coûts. Vous pouvez fournir vos services sous la forme d’un abonnement annuel avec une tarification facile à comprendre (par exemple, 125 $ par an, 10 $ par mois) avec des services complémentaires tels que le réacheminement du courrier et la conformité dans plusieurs États moyennant des frais supplémentaires.

• Portails clients : Vous pouvez fournir des tableaux de bord en ligne sécurisés où les clients peuvent accéder à des documents numérisés ou vérifier les délais.

• Notifications automatisées : Envisagez d’utiliser des rappels automatiques pour avertir les entreprises des dates limites de déclaration à venir. Cela peut vous aider, vous et vos clients, à rester organisés.

Un service de qualité est le meilleur marketing qui soit. Lorsque les entreprises savent que vous êtes fiable, réactif et compétent, elles le font savoir.

Quelles sont les responsabilités et les obligations potentielles d’un agent enregistré?

Le rôle principal d’un agent agréé est d’agir en tant que point de contact officiel d’une entreprise en ce qui a trait à la correspondance juridique et gouvernementale. Si vous le devenez, voici vos responsabilités :

• Acceptation des documents juridiques : Vous êtes responsable de la réception des documents juridiques, tels que les poursuites et les citations à comparaître, au nom de l’entreprise.

• Réception de la correspondance gouvernementale : Vous gérerez également les notifications fiscales, les rappels de rapports annuels et d’autres communications provenant du gouvernement fédéral ou de l’État.

• Transmission de documents : Vous devez transmettre rapidement tous les documents que vous recevez à l’entreprise. Les retards ou les erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour l’entreprise.

• Maintien de la disponibilité : En tant qu’agent agréé, vous devez être disponible pendant les heures normales d’ouverture de bureau à l’adresse physique indiquée dans votre nomination. Cela garantit que les documents juridiques peuvent toujours être signifiés.

• Mise à jour des coordonnées : En cas de modification de votre adresse ou de vos coordonnées, il vous incombe de les mettre à jour auprès de l’État. Si vous ne le faites pas, l’entreprise que vous représentez pourrait entacher sa réputation.

Bien que les responsabilités puissent sembler simples, il existe des risques si ces tâches ne sont pas exécutées correctement. Voici quelques conséquences potentielles si vous ne remplissez pas les fonctions d’un agent agréé :

• Si vous ne remettez pas un document juridique ou un avis à l’entreprise à temps, celle-ci risque de ne pas respecter un délai de réponse, ce qui entraînera des jugements par défaut ou d’autres sanctions juridiques. Cela pourrait entraîner des poursuites judiciaires contre vous pour négligence.

• Si vous ne transmettez pas les documents de conformité de l’État, l’entreprise risque de ne plus être en règle. Cela peut entraîner des amendes, des pénalités ou même la révocation de leur droit d’opérer dans cet État.

• Si vous divulguez de manière inappropriée ou si vous perdez des renseignements confidentiels inclus dans des documents juridiques et gouvernementaux, vous pourriez faire face à des répercussions juridiques.

• Si vous ne respectez pas vos obligations, notamment en étant disponible pendant les heures normales d’ouverture de bureau et en conservant une adresse physique, vous pourriez faire face à des amendes ou à la révocation de votre statut d’agent enregistré.

Quels sont les revenus potentiels d’un agent agréé?

Les revenus potentiels d’un agent enregistré dépendent de la manière dont vous structurez vos services et de la taille de votre entreprise. Avec un plan solide, ce poste peut devenir une source de revenus stable et rentable, surtout si vous servez plusieurs entreprises. Les agents agréés facturent généralement entre 50 et 300 dollars par année par entreprise. Le montant exact des frais est fonction des éléments suivants :

• L’État dans lequel vous exercez vos activités (certains États sont plus compétitifs que d’autres)

• L’offre de services d’agent agréé de base ou le regroupement de services supplémentaires comme le réacheminement du courrier et les rappels de conformité.

Si vous débutez, exiger entre 50 $ et 150 $ est une fourchette raisonnable pour attirer les petites entreprises pendant que vous vous établissez une clientèle. Au fur et à mesure que votre réputation se développe, vous pourrez augmenter vos tarifs ou ajouter des services premium.

L’avantage d’être un agent enregistré est la flexibilité. Vous pouvez commencer modestement, avec un petit nombre de clients pour augmenter vos revenus, et vous développer au fur et à mesure que vous gagnez en confiance et que la demande augmente. Que vous soyez à la recherche d’un emploi d’appoint ou à temps plein, le potentiel de gain est là.