Si vous avez une entreprise enregistrée dans le Delaware, vous avez peut-être entendu parler de la nécessité de faire appel à un agent enregistré. Qu'est-ce que cela signifie pour votre entreprise? Que vous débutiez dans le domaine des sociétés à responsabilité limitée (LLC) et des sociétés par actions ou que vous gériez plusieurs entités, le recours à un agent enregistré dans le Delaware est un élément important pour assurer la conformité et protéger votre entreprise.

Ci-dessous, nous expliquons ce que fait un agent enregistré, comment en choisir un, quelles sont ses responsabilités et quel est son impact sur vos opérations.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un agent enregistré et que fait-il?
  
• Qu'est-ce qui distingue un agent enregistré dans le Delaware?
  
• Comment choisir le bon agent enregistré dans le Delaware pour une entreprise?
  
• Comment désigner un agent enregistré dans le Delaware ou en changer?
  
• Quelles sont les responsabilités juridiques d'un agent enregistré dans le Delaware?
  
• Que se passe-t-il si un agent enregistré dans le Delaware ne remplit pas ses obligations?
  

Qu'est-ce qu'un agent enregistré et que fait-il?

Un agent enregistré est le point de contact désigné d'une entreprise pour la réception des documents juridiques et de la correspondance officielle. Il doit être disponible pendant les heures normales de bureau pour accepter les livraisons et doit conserver une adresse physique dans l'État où l'entreprise est enregistrée. L'adresse ne peut pas être une boîte postale.

Les agents enregistrés collectent le courrier, y compris la signification des actes de procédure (par exemple, les poursuites, les avis juridiques) et les communications de l'État (par exemple, les formulaires de conformité, les avis fiscaux) et transmettent ces documents à l'entreprise en temps opportun. L'absence d'un avis juridique ou d'une déclaration importante peut entraîner des amendes, des pénalités ou la dissolution de l'entreprise.

Qu'est-ce qui distingue un agent enregistré dans le Delaware?

Le Delaware est un État de prédilection pour de nombreuses entreprises (en particulier les grandes entreprises) en raison de sa structure fiscale favorable et de son cadre juridique bien développé. De nombreuses entreprises sont constituées dans le Delaware, dont près de 68 % des entreprises du classement Fortune 500. Même si elles n'y ont pas de présence physique, ces entreprises doivent disposer d'un agent enregistré avec une adresse dans l'État.

Par conséquent, de nombreux agents enregistrés dans le Delaware servent un grand nombre d'entreprises situées à l'extérieur de l'État, souvent des entités plus importantes ou des entreprises aux structures plus complexes. Les agents doivent souvent assumer des rôles plus spécialisés pour bien servir ces entreprises. Ils doivent également connaître les lois et réglementations spécifiques au Delaware en matière d'entreprise afin de s'assurer que les entreprises situées dans un autre État respectent les règles de l'État.

Comment choisir le bon agent enregistré dans le Delaware pour une entreprise?

Lorsque vous choisissez un agent enregistré dans le Delaware, concentrez-vous sur la recherche de la bonne solution pour votre entreprise. Consultez les avis, renseignez-vous et voyez ce que les autres entreprises, en particulier celles de votre secteur, pensent des options disponibles. Vous voulez un agent avec une solide réputation de fiabilité et de service, surtout si les enjeux pour votre entreprise sont importants.

Vous trouverez ci-dessous les éléments à prendre en compte.

• Expérience et expertise : choisissez un agent qui connaît très bien les lois sur les sociétés du Delaware, en particulier si votre entreprise a une structure d'entreprise plus importante ou plus complexe.

• Fiabilité : choisissez un agent qui a fait ses preuves en matière de disponibilité pendant les heures de bureau et de respect des délais importants liés aux documents qu'il reçoit.

• Options de service : certains agents ne se contentent pas d'accepter et de transmettre des documents. Si vous avez besoin d'une assistance plus complète, choisissez un agent qui peut également vous aider avec les déclarations de conformité ou d'autres questions juridiques.

• Outils en ligne : de nombreux agents enregistrés proposent désormais des plateformes en ligne où vous pouvez accéder immédiatement à vos documents. Choisissez un agent proposant cette fonctionnalité si vous opérez en dehors du Delaware et que vous avez besoin d'un accès rapide à vos déclarations.

• Coût : comparez les tarifs et assurez-vous de ne pas payer pour des services inutiles. Certains agents regroupent des services supplémentaires qui peuvent ou non être pertinents pour votre entreprise.

Comment désigner un agent enregistré dans le Delaware ou en changer?

La désignation ou le changement d'un agent enregistré dans le Delaware est assez simple. Voici la marche à suivre et le traitement des changements :

Désigner un agent enregistré

Lorsque vous constituez votre entreprise dans le Delaware, indiquez le nom et l'adresse physique de votre agent enregistré dans les documents que vous déposez auprès de l'État (c'est-à-dire les statuts constitutifs).

Changer d'agent enregistré

Si vous décidez de changer d'agent par la suite, vous devrez déposer un certificat de changement auprès de la Delaware Division of Corporations. Ce formulaire répertorie les renseignements de votre nouvel agent. Vous pouvez le déposer par la poste, par télécopieur ou en personne, et vous devez payer les frais de 50 USD au moment de le faire.

Ensuite, enregistrez une copie de la déclaration ou de la confirmation de l'État afin d'avoir une trace de l'identité de votre nouvel agent et de prouver que votre changement a été enregistré. Puis, mettez à jour les registres de votre entreprise et informez toutes les parties concernées, telles que votre ancien agent enregistré, votre avocat et votre comptable.

Quelles sont les responsabilités juridiques d'un agent enregistré dans le Delaware?

Le travail d'un agent enregistré est de s'assurer que votre entreprise ne manque jamais une communication juridique ou étatique importante qui pourrait entraîner des amendes ou des problèmes juridiques. Voici ce qu'il fait :

• Conserver une adresse physique : l'agent enregistré doit avoir une adresse physique réelle dans le Delaware. Ceci est particulièrement important si votre entreprise n'a pas d'emplacement physique dans le Delaware.

• Recevoir les documents : l'agent enregistré reçoit tous les documents juridiques, y compris les poursuites et les assignations à comparaître. Il reçoit également tous les avis de conformité, tels que les rapports annuels et les déclarations fiscales. L'agent doit être disponible pendant les heures normales de bureau pour accepter ces documents.

• Transmettre les documents : l'agent est tenu de transmettre rapidement les documents importants à la bonne personne ou au bon service. Cela permet à l'entreprise d'agir sur toutes les questions juridiques requises et de respecter les échéances de conformité à venir.

• Tenir des registres : de nombreux agents tiennent également un registre de ce qu'ils reçoivent et transmettent. Il est utile pour les entreprises d'avoir une trace écrite, surtout en cas de litige concernant la réception d'un avis.

Que se passe-t-il si un agent enregistré dans le Delaware ne remplit pas ses obligations?

Si un agent enregistré dans le Delaware ne remplit pas ses obligations, cela peut créer de graves problèmes pour une entreprise, tant sur le plan juridique que financier. Voici ce qui peut arriver :

• Conséquences juridiques : si un agent enregistré ne reçoit pas ou ne transmet pas un avis juridique en temps opportun, l'entreprise risque de ne pas respecter la date limite de réponse. Cela pourrait entraîner des jugements par défaut devant les tribunaux ou d'autres conséquences juridiques.

• Amendes et pénalités : si l'agent ne reçoit pas ou ne transmet pas rapidement les avis de l'État, l'entreprise risque de ne pas respecter les dates limites de déclaration des rapports annuels ou des taxes de franchise. Cela peut entraîner des amendes, des frais de retard pour non-conformité ou la perte de la bonne réputation de l'entreprise. L'entreprise peut rencontrer des problèmes opérationnels et des difficultés à ouvrir de nouveaux comptes bancaires, à obtenir des prêts ou à conclure des contrats.

• Dissolution administrative : si l'agent ne remplit pas son rôle, l'État pourrait dissoudre administrativement l'entreprise, ce qui signifie que l'entreprise n'existerait plus. L'entreprise devra alors passer par un processus de rétablissement et être confrontée à des problèmes similaires à ceux causés par une perte de bonne réputation jusqu'à ce que l'entreprise soit rétablie.

• Perte de confidentialité : si l'agent enregistré n'est pas disponible au moment de la signification des documents juridiques, les tribunaux pourraient les remettre directement à l'entreprise ou à ses propriétaires. Cela pourrait compromettre leur confidentialité.