Si tienes una empresa registrada en Delaware, es posible que hayas oído hablar de la necesidad de un agente registrado. ¿Qué significa esto para tu empresa? Tanto si eres nuevo en el mundo de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas como si gestionas varias entidades, contar con un agente registrado en Delaware es una parte importante para cumplir con la normativa y proteger tu empresa.

A continuación, explicamos qué hace un agente registrado, cómo elegir uno, cuáles son sus responsabilidades y cómo afectan a sus operaciones.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un agente registrado y qué hace?
  
• ¿En qué se diferencia un agente registrado en Delaware?
  
• Cómo elegir el agente registrado en Delaware adecuado para una empresa
  
• Cómo designar o cambiar un agente registrado en Delaware
  
• ¿Cuáles son las responsabilidades legales de un agente registrado en Delaware?
  
• ¿Qué sucede si un agente registrado en Delaware no cumple con sus obligaciones?
  

¿Qué es un agente registrado y para qué sirve?

Un agente registrado es el punto de contacto designado por una empresa para recibir documentos legales y correspondencia oficial. Deben estar disponibles durante el horario comercial habitual para aceptar entregas y deben mantener una dirección física en el estado donde está registrada la empresa. La dirección no puede ser un apartado de correos.

Los agentes registrados reciben correspondencia, incluida la notificación de procesos legales (por ejemplo, demandas, avisos legales) y comunicaciones estatales (como formularios de cumplimiento y notificaciones fiscales), y se encargan de entregar estos documentos a la empresa de manera oportuna. Omitir un aviso legal o una presentación importante puede dar lugar a multas, sanciones o a la disolución de la empresa.

¿En qué se diferencia un agente registrado en Delaware?

Delaware es un estado al que acuden muchas empresas (especialmente grandes corporaciones) debido a su estructura fiscal favorable y a su bien desarrollado marco jurídico corporativo. Muchas empresas están constituidas en Delaware, incluido casi el 68 % de las empresas de la lista Fortune 500. Aunque no tengan presencia física allí, estas empresas deben tener un agente registrado con una dirección en el estado.

Como resultado, muchos agentes registrados en Delaware atienden a un gran número de empresas fuera del estado, a menudo entidades más grandes o empresas con estructuras más complejas. Los agentes a menudo tienen que asumir funciones más especializadas para servir adecuadamente a estas empresas. También deben estar muy familiarizados con las leyes y regulaciones corporativas específicas de Delaware para garantizar que las empresas de otros estados cumplan con las reglas estatales.

Cómo elegir al agente registrado en Delaware adecuado para una empresa

Al elegir un agente registrado en Delaware, céntrate en encontrar el que mejor se adapte a tu empresa. Comprueba las reseñas, pregunta y mira qué opinan otras empresas, especialmente las de tu sector, de las opciones disponibles. Quieres un agente con una sólida reputación de fiabilidad y servicio, sobre todo si tu empresa tiene más en juego.

Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Experiencia y conocimientos: Busca un agente que esté muy familiarizado con las leyes corporativas de Delaware, especialmente si tu empresa tiene una estructura comercial más grande o más compleja.

• Fiabilidad: Busca un agente con un historial comprobado de mantener disponibilidad durante el horario laboral y de cumplir puntualmente con los plazos importantes relacionados con los documentos que recibe.

• Opciones de servicio: Algunos agentes hacen algo más que aceptar y reenviar documentos. Si necesitas asistencia más completa, busca un agente que también pueda ayudarte con las presentaciones de cumplimiento de la normativa u otros asuntos legales.

• Herramientas en Internet: Muchos agentes registrados ofrecen ahora plataformas en Internet en las que puedes acceder a tus documentos de forma inmediata. Elige un agente con esta capacidad si operas fuera de Delaware y necesitas acceso rápido a tus documentos presentados.

• Coste: Compara tarifas y asegúrate de no pagar por servicios adicionales innecesarios. Algunos agentes agrupan servicios adicionales que pueden o no ser relevantes para tu negocio.

Cómo designar o cambiar un agente registrado en Delaware

Designar o cambiar un agente registrado en Delaware es bastante simple. A continuación, te explicamos cómo hacerlo y cómo procesar los cambios:

Designación de un agente registrado

Cuando constituyes tu empresa en Delaware por primera vez, incluye el nombre y la dirección física de tu agente registrado en la documentación que presentes ante el estado (es decir, los estatutos).

Cambio de agente registrado

Si más adelante decides cambiar a un nuevo agente registrado, deberás presentar un certificado de cambio ante la División de Sociedades de Delaware. Este formulario incluirá la información de tu nuevo agente. Puedes presentarlo por correo, fax o en persona, y debes pagar la tarifa asociada de 50 USD cuando lo presentes.

Después, guarda una copia del archivo o de la confirmación del estado para que tengas constancia de quién es tu nuevo agente y una prueba de que se presentó el cambio. Después, actualiza los registros de tu empresa y avisa a todas las partes afectadas, como tu antiguo agente registrado, tu abogado y tu contable.

¿Cuáles son las responsabilidades legales de un agente registrado en Delaware?

La función de un agente registrado es garantizar que tu empresa nunca pierda una comunicación legal o estatal importante que pueda derivar en multas o problemas legales. Esto es lo que hacen:

• Mantener una dirección física: El agente registrado debe tener una dirección física real en Delaware. Esto es especialmente importante si tu empresa no tiene una sede física en Delaware.

• Recibir documentos: El agente registrado recibe todos los documentos legales, incluyendo demandas y citaciones. También recibe todos los avisos de cumplimiento, como informes anuales y presentaciones fiscales. El agente debe estar disponible durante el horario comercial habitual para aceptar estos documentos.

• Reenvío de documentos: El agente es responsable de enviar rápidamente los documentos importantes a la persona o departamento adecuado. Esto garantiza que la empresa pueda actuar en cualquier asunto legal según sea necesario y cumplir con los próximos plazos de cumplimiento.

• Mantener registros: Muchos agentes también mantienen un registro de lo que reciben y reenvían. Es útil para las empresas contar con un registro documental, especialmente si surge una disputa sobre la recepción de un aviso.

¿Qué sucede si un agente registrado en Delaware no cumple con sus obligaciones?

Si un agente registrado en Delaware no cumple con sus deberes, esto puede crear serios problemas para una empresa, tanto legal como financieramente. Esto es lo que puede suceder:

• Consecuencias jurídicas: Si un agente registrado no recibe o envía un aviso legal de manera oportuna, la empresa podría no cumplir con la fecha límite para responder. Esto podría dar lugar a sentencias por incumplimiento en los tribunales u otras consecuencias legales.

• Multas y sanciones: Si el agente no recibe o reenvía los avisos estatales con prontitud, es posible que la empresa no cumpla con los plazos de presentación de los informes anuales o los impuestos sobre franquicias. Esto podría dar lugar a multas, recargos por incumplimiento o la revocación de la buena reputación de la empresa. La empresa puede experimentar problemas operativos y dificultades para abrir nuevas cuentas bancarias, obtener préstamos o firmar contratos.

• Disolución administrativa: Si el agente no cumple con su función, el estado podría disolver administrativamente el negocio, lo que significa que el negocio ya no existiría. La empresa tendría que pasar por un proceso de restablecimiento y se enfrentaría a problemas similares a los de la pérdida de buena reputación hasta que se restablezca la empresa.

• Pérdida de privacidad: Si el agente registrado no está disponible cuando se deben entregar los documentos legales, los tribunales pueden entregarlos directamente a la empresa o a sus propietarios. Esto podría comprometer su privacidad.