Als je een bedrijf hebt dat in Delaware is geregistreerd, heb je misschien gehoord dat je een geregistreerde agent nodig hebt. Wat betekent dat voor je bedrijf? Of je nu nieuw bent bij vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) en vennootschappen (corporations) of meerdere entiteiten beheert, een in Delaware geregistreerde agent is een belangrijk onderdeel van de compliance en de bescherming van je bedrijf.

Hieronder leggen we uit wat een geregistreerde agent doet, hoe je er een kiest, wat hun verantwoordelijkheden zijn en hoe deze van invloed zijn op je activiteiten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een geregistreerde agent en wat doet deze?
  
• Hoe verschilt een in Delaware geregistreerde agent?
  
• De juiste in Delaware geregistreerde agent kiezen voor een bedrijf
  
• Een in Delaware geregistreerde agent aanwijzen of wijzigen
  
• Wat zijn de wettelijke verantwoordelijkheden van een in Delaware geregistreerde agent?
  
• Wat gebeurt er als een in Delaware geregistreerde agent zijn taken niet nakomt?
  

Wat is een geregistreerde agent en wat doet deze?

Een geregistreerde agent is het aangewezen contactpunt van een bedrijf voor het ontvangen van juridische documenten en officiële correspondentie. Deze moet tijdens normale kantooruren beschikbaar zijn om leveringen in ontvangst te nemen en moeten een fysiek adres hebben in de staat waar het bedrijf is geregistreerd. Het adres mag geen postbus zijn.

Geregistreerde agenten verzamelen post, inclusief betekeningen (zoals rechtszaken, juridische kennisgevingen) en overheidscommunicatie (zoals complianceformulieren, belastingmeldingen) en geven deze documenten tijdig door aan het bedrijf. Het ontbreken van een juridische kennisgeving of belangrijke aangifte kan leiden tot boetes, sancties of opheffing van het bedrijf.

Hoe verschilt een in Delaware geregistreerde agent?

Delaware is voor veel bedrijven (vooral grote bedrijven) een 'go-to-staat' vanwege de gunstige belastingstructuur en het goed ontwikkelde juridische kader voor bedrijven. Veel bedrijven zijn opgericht in Delaware, waaronder bijna 68% van de Fortune 500-bedrijven. Zelfs als ze daar geen fysieke aanwezigheid hebben, moeten deze bedrijven een geregistreerde agent hebben met een adres in de staat.

Als gevolg hiervan bedienen veel in Delaware geregistreerde agenten een groot aantal bedrijven buiten de staat, vaak grotere entiteiten of bedrijven met complexere structuren. Agenten moeten vaak meer gespecialiseerde rollen op zich nemen om deze bedrijven goed van dienst te zijn. Ze moeten ook goed bekend zijn met de specifieke bedrijfswet- en -regelgeving van Delaware om ervoor te zorgen dat bedrijven buiten de staat de compliance van de staatsregels handhaven.

De juiste in Delaware geregistreerde agent kiezen voor een bedrijf

Probeer bij het kiezen van een in Delaware geregistreerde agent de juiste keuze voor je bedrijf te vinden. Bekijk beoordelingen, vraag rond en kijk wat andere bedrijven, vooral die in je branche, vinden van de beschikbare opties. Je wilt een agent met een solide reputatie op het gebied van betrouwbaarheid en dienstverlening, vooral als er voor je bedrijf veel op het spel staat.

Hier moet je rekening mee houden:

• Ervaring en expertise: Zoek een agent die goed bekend is met de vennootschapswetgeving van Delaware. Dit geldt vooral als je bedrijf een grotere of complexere bedrijfsstructuur heeft.

• Betrouwbaarheid. Zoek een agent met een staat van dienst op het gebied van beschikbaarheid tijdens kantooruren en het halen van belangrijke deadlines met betrekking tot de documenten die deze ontvangt.

• Dienstopties: Sommige agenten doen meer dan alleen documenten accepteren en doorsturen. Als je uitgebreidere ondersteuning nodig hebt, zoek dan een agent die je ook kan helpen met complianceaangiften of andere juridische zaken.

• Online tools: Veel geregistreerde agenten bieden nu online platforms aan waar je direct toegang hebt tot je documenten. Zoek een agent met deze optie als je buiten Delaware actief bent en snel toegang nodig hebt tot je aangiften.

• Kosten: Vergelijk tarieven en zorg ervoor dat je niet betaalt voor onnodige extra's. Sommige agenten bundelen aanvullende diensten die al dan niet relevant zijn voor je bedrijf.

Een in Delaware geregistreerde agent aanwijzen of wijzigen

Het aanwijzen of wijzigen van een in Delaware geregistreerde agent is vrij eenvoudig. Hier lees je hoe je dit doet en hoe je eventuele wijzigingen kunt verwerken:

Een geregistreerde agent aanwijzen

Wanneer je voor het eerst je bedrijf opricht in Delaware, vermeld dan de naam en het fysieke adres van je geregistreerde agent in het papierwerk dat je bij de staat indient (d.w.z. de statuten).

Je geregistreerde agent wijzigen

Als je later besluit over te stappen naar een nieuwe geregistreerde agent, dien je een certificaat van verandering in bij de Delaware Division of Corporations. Op dit formulier worden de gegevens van je nieuwe agent vermeld. Je kunt het per post, fax of persoonlijk indienen. Je u moet de bijbehorende kosten van $ 50 betalen wanneer je het indient.

Bewaar daarna een kopie van de indiening of de bevestiging van de staat, zodat je weet wie je nieuwe agent is en het bewijs dat je wijziging is ingediend. Werk vervolgens je bedrijfsgegevens bij en stel alle betrokken partijen op de hoogte, zoals je oude geregistreerde agent, advocaat en accountant.

Wat zijn de wettelijke verantwoordelijkheden van een in Delaware geregistreerde agent?

Het is de taak van een geregistreerde agent om ervoor te zorgen dat je bedrijf nooit belangrijke juridische of staatscommunicatie mist die kan leiden tot boetes of juridische problemen. Dit is wat deze doet:

• Een fysiek adres aanhouden: De geregistreerde agent moet een echt, fysiek adres in Delaware hebben. Dit is vooral belangrijk als je bedrijf geen fysieke locatie in Delaware heeft.

• Documenten ontvangen: De geregistreerde agent ontvangt alle juridische documenten, inclusief rechtszaken en dagvaardingen. Daarnaast ontvangt deze ook alle compliancekennisgevingen, zoals jaarverslagen en belastingaangiften. De agent moet tijdens normale kantooruren beschikbaar zijn om deze documenten in ontvangst te nemen.

• Documenten doorsturen: De agent is verantwoordelijk voor het snel doorsturen van belangrijke documenten naar de juiste persoon of afdeling. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf kan handelen in alle juridische zaken die vereist zijn en de komende compliancedeadlines kan halen.

• Gegevens bijhouden: Veel agenten houden ook gegevens bij over wat ze ontvangen en doorsturen. Het is handig voor bedrijven om een papieren spoor te hebben, vooral als er ooit een geschil is over het ontvangen van een kennisgeving.

Wat gebeurt er als een in Delaware geregistreerde agent zijn taken niet nakomt?

Als een in Delaware geregistreerde agent zijn taken niet nakomt, kan dit ernstige problemen opleveren voor een bedrijf, zowel juridisch als financieel. Dit is wat er kan gebeuren:

• Juridische gevolgen: Als een geregistreerde agent een juridische kennisgeving niet tijdig ontvangt of doorstuurt, kan het bedrijf een deadline missen om te reageren. Dit kan leiden tot verstekvonnissen in de rechtbank of andere juridische gevolgen.

• Boetes en sancties: Als de agent kennisgevingen van de staat niet onmiddellijk ontvangt of doorstuurt, kan het bedrijf de deadlines voor het indienen van jaarverslagen of franchisebelastingen missen. Dit kan leiden tot boetes, boetes voor te late betaling bij non-compliance of intrekking van de goede reputatie van het bedrijf. Het bedrijf kan te maken krijgen met operationele problemen en problemen met het openen van nieuwe bankrekeningen, het verkrijgen van leningen of het ondertekenen van contracten.

• Administratieve ontbinding: Als de agent zijn rol niet vervult, kan de staat het bedrijf administratief ontbinden, wat betekent dat het bedrijf niet langer bestaat. Het bedrijf moet dan een herstelproces doorlopen en krijgt met soortgelijke problemen te maken als met een verlies van goede reputatie totdat het bedrijf is hersteld.

• Verlies van privacy: Als de geregistreerde agent niet beschikbaar is wanneer juridische documenten moeten worden betekend, kunnen de rechtbanken deze rechtstreeks aan het bedrijf of de eigenaren ervan overhandigen. Dit kan hun privacy in gevaar brengen.