Wenn Sie ein in Delaware registriertes Unternehmen haben, haben Sie vielleicht schon davon gehört, dass Sie eine registrierte Vertretung benötigen. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Ganz gleich, ob Limited Liability Companies (LLCs) und Corporations neu für Sie sind oder ob Sie mehrere Unternehmen führen, eine registrierte Vertretung in Delaware ist eine wichtige Komponente bei der Einhaltung von Vorschriften und dem Schutz Ihres Unternehmens.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was eine registrierte Vertretung tut, wie Sie diese auswählen, welche Aufgaben sie hat und wie sie sich auf Ihr operatives Geschäft auswirkt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine registrierte Vertretung und was macht sie?
  
• Was ist der Unterschied bei einer registrierten Vertretung in Delaware?
  
• So wählen Sie die richtige registrierte Vertretung in Delaware für ein Unternehmen aus
  
• So ernennen oder ändern Sie eine registrierte Vertretung in Delaware
  
• Was sind die rechtlichen Pflichten einer registrierten Vertretung in Delaware?
  
• Was geschieht, wenn eine registrierte Vertretung in Delaware ihren Pflichten nicht nachkommt?
  

Was ist eine registrierte Vertretung und was macht sie?

Eine eingetragene Vertretung ist die benannte Anlaufstelle eines Unternehmens für den Empfang von Rechtsdokumenten und offizieller Korrespondenz. Sie muss zu den üblichen Geschäftszeiten verfügbar sein, um Lieferungen entgegenzunehmen, und muss eine physische Adresse in dem Bundesstaat haben, in dem das Unternehmen registriert ist. Die Adresse darf kein Postfach sein.

Registrierte Vertretungen nehmen Post an, einschließlich Zustellung von Klagen (z. B. Gerichtsverfahren, rechtliche Hinweise) und staatliche Mitteilungen (z. B. Compliance-Formulare, Steuerbenachrichtigungen) und leiten diese Dokumente zeitnah an das Unternehmen weiter. Das Versäumnis eines rechtlichen Hinweises oder einer wichtigen Anmeldung kann zu Bußgeldern, Strafen oder zur Auflösung des Unternehmens führen.

Was ist der Unterschied bei einer registrierten Vertretung in Delaware?

Delaware ist aufgrund seiner günstigen Steuerstruktur und des gut entwickelten rechtlichen Rahmens für Unternehmen für viele Unternehmen (insbesondere Großkonzerne) ein beliebter Bundesstaat. Viele Unternehmen haben ihren Sitz in Delaware, darunter fast 68 % der Fortune-500-Unternehmen. Selbst wenn sie dort keine physische Präsenz haben, benötigen diese Unternehmen eine registrierte Vertretung mit einer Adresse im Bundesstaat.

Infolgedessen betreuen viele registrierte Vertretungen in Delaware eine große Anzahl von Unternehmen außerhalb des Bundesstaates, oft größere Unternehmen oder Unternehmen mit komplexeren Strukturen. Vertretungen müssen oft spezialisiertere Rollen übernehmen, um diese Unternehmen richtig unterstützen zu können. Sie sollten auch mit den spezifischen Unternehmensgesetzen und -vorschriften von Delaware bestens vertraut sein, um sicherzustellen, dass Unternehmen außerhalb des Bundesstaates die staatlichen Vorschriften einhalten.

So wählen Sie die richtige registrierte Vertretung in Delaware für ein Unternehmen aus

Achten Sie bei der Auswahl einer registrierten Vertretung in Delaware darauf, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Lesen Sie Bewertungen, fragen Sie herum und informieren Sie sich darüber, was andere Unternehmen – insbesondere diejenigen in Ihrer Branche – von den verfügbaren Optionen halten. Sie möchten eine Vertretung mit einem soliden Ruf Zuverlässigkeit und Serviceleistungen betreffend, insbesondere wenn für Ihr Unternehmen mehr auf dem Spiel steht.

Das sollten Sie beachten:

• Erfahrung und Expertise: Suchen Sie nach einer Vertretung, die mit dem Unternehmensrecht in Delaware bestens vertraut ist, insbesondere wenn Ihr Unternehmen eine größere oder komplexere Unternehmensstruktur hat.

• Zuverlässigkeit: Suchen Sie eine Vertretung, die nachweislich während der Geschäftszeiten zuverlässig verfügbar ist und wichtige Fristen im Zusammenhang mit den erhaltenen Dokumenten einhält.

• Service-Optionen: Einige Vertretungen erledigen mehr als nur das Annehmen und Weiterleiten von Dokumenten. Wenn Sie umfassendere Unterstützung benötigen, finden Sie eine Vertretung, die Ihnen auch bei der Einhaltung der Vorschriften bei der Einreichung von Unterlagen oder bei anderen rechtlichen Angelegenheiten behilflich sein kann.

• Online-Tools: Viele registrierte Vertretungen bieten mittlerweile Online-Plattformen an, auf denen Sie sofort auf Ihre Dokumente zugreifen können. Suchen Sie nach einer Vertretung, die diese Möglichkeit bietet, wenn Sie außerhalb von Delaware tätig sind und schnellen Zugriff auf Ihre eingereichten Unterlagen benötigen.

• Kosten: Vergleichen Sie die Preise und stellen Sie sicher, dass Sie nicht für unnötige Extras bezahlen. Einige Vertretungen bündeln zusätzliche Dienstleistungen, die für Ihr Unternehmen relevant sein können oder auch nicht.

So ernennen oder ändern Sie eine registrierte Vertretung in Delaware

Die Benennung oder Änderung einer registrierten Vertretung in Delaware ist ziemlich einfach. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie dabei vorgehen und wie Sie etwaige Änderungen verarbeiten:

Benennung einer registrierten Vertretung

Wenn Sie erstmalig Ihr Unternehmen in Delaware gründen, geben Sie den Namen und die physische Adresse Ihrer registrierten Vertretung in den Unterlagen an, die Sie beim Bundesstaat einreichen (d. h. in der Gründungsurkunde).

Änderung der registrierten Vertretung

Wenn Sie sich entscheiden, zu einem späteren Zeitpunkt zu einer neuen registrierten Vertretung zu wechseln, reichen Sie ein Certificate of Change bei der Delaware Division of Corporations ein. In diesem Formular sind die Angaben Ihrer neuen Vertretung aufgeführt. Sie können die Einreichung der Unterlagen per Post, Fax oder persönlich vornehmen und die dafür anfallenden Gebühren in Höhe von 50 USD bezahlen.

Speichern Sie anschließend eine Kopie der Anmeldung oder der Bestätigung des Bundesstaates, damit Sie einen Überblick darüber, wer Ihre neue Vertretung ist, und einen Nachweis darüber, dass Ihre Änderung eingereicht wurde, haben. Aktualisieren Sie dann Ihre Geschäftsunterlagen und benachrichtigen Sie alle betroffenen Parteien, z. B. Ihre vorherige registrierte Vertretung, Ihren Anwalt/Ihre Anwälting und Ihre/n Buchhalter/in.

Welche rechtlichen Pflichten hat eine registrierte Vertretung in Delaware?

Die Aufgabe einer registrierten Vertreterung ist es, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen niemals eine wichtige rechtliche oder staatliche Mitteilung verpasst, die zu Geldstrafen oder rechtlichen Schwierigkeiten führen könnte. Das ist ihre Aufgabe:

• Bereitstellung einer physischen Adresse: Die registrierte Vertretung muss eine echte, physische Adresse in Delaware haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen keinen physischen Standort in Delaware hat.

• Entgegennahme von Dokumenten: Die registrierte Vertretung erhält alle rechtlichen Dokumente, einschließlich Klagen und Vorladungen. Sie erhält auch alle Compliance-Mitteilungen, wie Jahresberichte und Steuererklärungen. Die Vertretung muss während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein, um diese Dokumente entgegenzunehmen.

• Weiterleitung von Dokumenten: Die Vertretung ist dafür verantwortlich, wichtige Dokumente zeitnah an die richtige Person oder Abteilung weiterzuleiten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen in allen rechtlichen Angelegenheiten wie erforderlich handeln und bevorstehende Compliance-Fristen einhalten kann.

• Alles gut dokumentieren: Viele Vertretungen führen auch Aufzeichnungen darüber, was sie erhalten und weiterleiten. Für Unternehmen ist es hilfreich, eine schriftliche Dokumentation zu haben, insbesondere falls es einmal zu Streitigkeiten über den Erhalt einer Benachrichtigung kommt.

Was geschieht, wenn eine registrierte Vertretung in Delaware ihren Pflichten nicht nachkommt?

Wenn eine in Delaware registrierte Vertretung ihren Pflichten nicht nachkommt, kann dies zu ernsthaften Problemen für ein Unternehmen führen, sowohl rechtlich als auch finanziell. Das kann passieren:

• Rechtliche Konsequenzen: Wenn eine registrierte Vertretung eine rechtliche Mitteilung nicht rechtzeitig erhält oder weiterleitet, verpasst das Unternehmen möglicherweise eine Frist für die Antwort. Dies könnte zu gerichtlichen Versäumnisurteilen oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen.

• Bußgelder und Strafen: Wenn die Vertretung Mitteilungen auf Bundesstaatenebene nicht umgehend erhält oder weiterleitet, verpasst das Unternehmen möglicherweise die Einreichungsfristen für Jahresberichte oder Franchise-Steuern. Dies kann zu Geldstrafen, Säumniszuschlägen oder der Aberkennung des guten Rufs des Unternehmens führen. Das Unternehmen könnte operative Probleme und Schwierigkeiten haben, neue Bankkonten zu eröffnen, Kredite abzusichern oder Verträge abzuschließen.

• Administrative Auflösung: Wenn die Vertretung ihre Rolle nicht erfüllt, kann der Bundesstaat das Unternehmen administrativ auflösen, was bedeutet, dass das Unternehmen nicht mehr existieren würde. Das Unternehmen müsste dann ein Wiederaufnahmeverfahren durchlaufen und stünde vor ähnlichen Problemen wie bei einem Verlust des guten Rufs, bis das Unternehmen wieder aufgenommen wird.

• Verlust der Privatsphäre: Wenn die eingetragene Vertretung nicht verfügbar ist, wenn rechtliche Dokumente zugestellt werden müssen, können die Gerichte diese direkt an das Unternehmen oder seine Eigentümer/innen liefern. Dies könnte ihre Privatsphäre gefährden.