Si tienes una empresa registrada en Delaware, es posible que hayas oído hablar de la necesidad de contar con un agente registrado. ¿Qué significa esto para tu empresa? Ya sea que seas nuevo en sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y sociedades anónimas o que administres varias entidades, un agente registrado en Delaware es una parte importante para cumplir con las normas y proteger tu empresa.

A continuación, explicamos qué hace un agente registrado, cómo elegir uno, cuáles son sus responsabilidades y cómo afectan a tus operaciones.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un agente registrado y qué hace?
  
• ¿En qué se diferencia un agente registrado en Delaware?
  
• Cómo elegir al agente registrado en Delaware adecuado para una empresa
  
• Cómo designar o cambiar a un agente registrado en Delaware
  
• ¿Cuáles son las responsabilidades legales de un agente registrado en Delaware?
  
• ¿Qué sucede si un agente registrado en Delaware no cumple con sus deberes?
  

¿Qué es un agente registrado y qué hace?

Un agente registrado es el punto de contacto designado por una empresa para recibir documentos legales y correspondencia oficial. Debe estar disponible durante el horario comercial habitual para aceptar entregas y debe mantener una dirección física en el estado donde está registrada la empresa. La dirección no puede ser una casilla de correo.

Los agentes registrados recolectan el correo, incluidas las notificaciones de procesos (p. ej., demandas, avisos legales) y las comunicaciones estatales (p. ej., formularios de cumplimiento, notificaciones de impuestos), y reenvían estos documentos a la empresa de manera oportuna. Omitir un aviso legal o una presentación importante puede dar lugar a multas, sanciones o la disolución de la empresa.

¿En qué se diferencia un agente registrado en Delaware?

Delaware es un estado de referencia para muchas empresas (especialmente las grandes sociedades) debido a su estructura fiscal favorable y su marco legal societario bien desarrollado. Muchas empresas están constituidas en Delaware, incluido casi el 68 % de las empresas de la lista Fortune 500. Incluso si no tienen presencia física allí, estas empresas deben tener un agente registrado con una dirección en el estado.

Como resultado, muchos agentes registrados en Delaware prestan servicios a una gran cantidad de empresas fuera del estado, a menudo entidades más grandes o empresas con estructuras más complejas. A menudo, los agentes deben asumir funciones más especializadas para prestar servicio de forma adecuada a estas empresas. También deben estar muy familiarizados con las leyes y las normativas societarias específicas de Delaware para garantizar que las empresas fuera del estado cumplan con las normas estatales.

Cómo elegir al agente registrado en Delaware adecuado para una empresa

Al elegir a un agente registrado en Delaware, concéntrate en encontrar al adecuado para tu empresa. Revisa las reseñas, pregunta y ve lo que otras empresas, especialmente las de tu sector, piensan acerca de las opciones disponibles. Deseas contar con un agente que tenga una sólida reputación de fiabilidad y servicio, especialmente si tu empresa tiene más en juego.

Esto es lo que hay que tener en cuenta:

• Experiencia y conocimientos: busca a un agente que esté muy familiarizado con las leyes societarias de Delaware, especialmente si tu empresa tiene una estructura empresarial más grande o más compleja.

• Fiabilidad: busca a un agente con un historial de mantenimiento confiable de la disponibilidad durante el horario comercial y cumplimiento de plazos importantes relacionados con los documentos que recibe.

• Opciones de servicio: algunos agentes hacen algo más que aceptar y reenviar documentos. Si necesitas un soporte más integral, busca a un agente que también pueda ayudarte con las presentaciones de cumplimiento u otros asuntos legales.

• Herramientas en línea: muchos agentes registrados ahora ofrecen plataformas en línea donde puedes acceder a tus documentos de inmediato. Busca a un agente con esta capacidad si estás operando fuera de Delaware y necesitas acceso rápido a tus presentaciones.

• Costo: compara tarifas y asegúrate de no pagar por servicios adicionales innecesarios. Algunos agentes agrupan servicios adicionales que pueden o no ser relevantes para tu empresa.

Cómo designar o cambiar a un agente registrado en Delaware

Designar o cambiar a un agente registrado en Delaware es bastante simple. A continuación, te explicamos cómo hacerlo y cómo procesar los cambios:

Designar a un agente registrado

La primera vez que constituyas tu empresa en Delaware, indica el nombre y la dirección física de tu agente registrado en la documentación que presentes ante el estado (es decir, el acta constitutiva).

Cambiar a tu agente registrado

Si más adelante decides cambiar a un nuevo agente registrado, deberás presentar un certificado de cambio ante la División de Sociedades de Delaware. Este formulario incluirá la información de tu nuevo agente. Puedes presentarlo por correo, por fax o en persona y debes pagar la tarifa asociada de USD 50 cuando lo presentes.

Después, guarda una copia de la presentación o la confirmación del estado para que tengas un registro de quién es tu nuevo agente y una prueba de que se presentó tu cambio. Luego, actualiza los registros de tu empresa y notifica a todas las partes afectadas, como tu antiguo agente registrado, abogado y contador.

¿Cuáles son las responsabilidades legales de un agente registrado en Delaware?

El trabajo de un agente registrado es asegurarse de que tu empresa nunca se pierda una comunicación legal o estatal importante que pueda dar lugar a multas o problemas legales. Esto es lo que hace:

• Mantiene una dirección física: El agente registrado debe tener una dirección física real en Delaware. Esto es especialmente importante si tu empresa no tiene una ubicación física en Delaware.

• Recibe documentos: El agente registrado recibe todos los documentos legales, incluidas las demandas y citaciones. También recibe todos los avisos de cumplimiento, como los informes anuales y las presentaciones de impuestos. El agente debe estar disponible durante el horario comercial habitual para aceptar estos documentos.

• Reenvía documentos: El agente es responsable de reenviar rápidamente los documentos importantes a la persona o al departamento que corresponda. Esto garantiza que la empresa pueda actuar en cualquier asunto legal según sea necesario y cumplir con los próximos plazos de cumplimiento.

• Lleva registros: Muchos agentes también llevan un registro de lo que reciben y reenvían. Es útil que las empresas tengan un documento de soporte, especialmente si alguna vez hay una disputa sobre la recepción de un aviso.

¿Qué sucede si un agente registrado en Delaware no cumple con sus deberes?

Si un agente registrado en Delaware no cumple con sus deberes, esto puede crear serios problemas para una empresa, tanto de manera legal como financiera. Esto es lo que puede suceder:

• Consecuencias legales: Si un agente registrado no recibe o no reenvía un aviso legal de manera oportuna, la empresa podría no cumplir con el plazo para responder. Esto podría dar lugar a sentencias en rebeldía en los tribunales u otras consecuencias legales.

• Multas y sanciones: Si el agente no recibe o no reenvía los avisos estatales con prontitud, es posible que la empresa no cumpla con los plazos de presentación de los informes anuales o los impuestos de franquicia. Esto podría dar lugar a multas, recargos por incumplimiento o la revocación de la buena reputación de la empresa. La empresa puede experimentar problemas operativos y dificultades para abrir nuevas cuentas bancarias, obtener préstamos o firmar contratos.

• Disolución administrativa: Si el agente no cumple con su función, el estado podría disolver la empresa de forma administrativa, lo que significa que la empresa ya no existiría. Luego, la empresa tendría que pasar por un proceso de restablecimiento y enfrentaría problemas similares a los de una pérdida de buena reputación hasta que se vuelva a constituir.

• Pérdida de privacidad: Si el agente registrado no está disponible cuando es necesario notificar los documentos legales, los tribunales pueden entregarlos directamente a la empresa o a sus titulares. Esto podría comprometer su privacidad.