Eine registrierte Vertretung ist eine natürliche oder juristische Person, die offiziell dazu bestimmt ist, rechtliche und offizielle Dokumente im Namen eines Unternehmens entgegenzunehmen. Unternehmen wie Kapitalgesellschaften und Limited Liability Companies (LLCs) benötigen eine registrierte Vertretung mit einer physischen Adresse (kein Postfach) in dem Bundesstaat, in dem das Unternehmen registriert ist, und in allen anderen Bundesstaaten, in denen das Unternehmen tätig ist. Die registrierte Vertretung muss während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein, um Dokumente wie Steuerbescheide, Erinnerungen an den Jahresbericht und rechtliche Dokumente entgegenzunehmen und diese dann an das Unternehmen weiterzuleiten.

Sie können eine Einzelperson (z. B. sich selbst, eine/n Kolleg/in oder eine Drittperson) als Ihre registrierte Vertretung ernennen oder einen professionellen Dienstleister beauftragen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie wissen müssen, wenn Sie eine registrierte Vertretung werden möchten – von den erforderlichen Qualifikationen bis hin zur Vermarktung Ihrer Dienstleistungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Qualifikationen benötigen Sie, um eine registrierte Vertretung zu werden?
  
• So werden Sie eine registrierte Vertretung für ein Unternehmen
  
• Können Sie als registrierte Vertretung für Ihr eigenes Unternehmen fungieren?
  
• Wie Sie sich registrierte Vertretung für mehrere Unternehmen auf dem Markt positionieren können
  
• Was sind die Verantwortlichkeiten und möglichen Haftungen einer registrierten Vertretung?
  
• Wie viel können Sie als registrierte Vertretung verdienen?
  

Welche Qualifikationen benötigen Sie, um eine registrierte Vertretung zu werden?

Es gibt keine akademischen oder Zertifizierungsanforderungen, um eine registrierte Vertretung zu werden. Stattdessen sind die Anforderungen praktischer Natur. Hier ein genauerer Blick:

• Sie müssen eine physische Anschrift anstelle eines Postfachs in dem Bundesstaat haben, in dem Sie als registrierte Vertretung auftreten werden. Wenn Sie ein Unternehmen führen, kann diese Adresse Ihr Büro sein.

• Sie müssen während der regulären Arbeitszeit (9 bis 17 Uhr) unter dieser Adresse erreichbar sein, um Rechts- und Steuerdokumente zu erhalten.

• Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein.

Über diese Anforderungen hinaus suchen Unternehmen nach einer Person, die detailorientiert und zuverlässig ist. Obwohl dies optional ist, können Sie sich durch Kenntnisse in den Bereichen Unternehmensanmeldungen, Steuerformulare und landespezifische Gesetze als noch attraktivere Option empfehlen.

So werden Sie registrierte Vertretung eines Unternehmens

Unabhängig davon, ob Sie die registrierte Vertretung Ihres eigenen Unternehmens werden oder Ihre Dienste anderen anbieten, benötigen Sie eine offizielle Bestätigung Ihrer Rolle durch den Bundesstaat. So sollten Sie vorgehen.

Für bestehende Unternehmen

Ein bestehendes Unternehmen, das eine neue registrierte Vertretung einstellt, muss ein Formular zum Wechsel der registrierten Vertretung einreichen. Dieses Formular ist in der Regel auf der Website des zuständigen Außenministers verfügbar und erfordert die Zahlung einer Gebühr, die je nach Bundesstaat variiert. Das Formular des Unternehmens muss den vollständigen Namen und die physische Adresse der registrierten Vertretung enthalten. Denken Sie daran, dass diese Informationen öffentlich bekannt werden. Wenn das Formular ausgefüllt ist, reicht das Unternehmen es je nach Bundesstaat online, per Post oder persönlich ein.

Für neue Unternehmen

Ein neues Unternehmen, das seine erste registrierte Vertretung benennt, muss die Informationen dieser Vertretung (Name und Adresse) in seinen Gründungsunterlagen aufführen. Das Unternehmen registriert diese Dokumente beim Bundesstaat. In einigen Bundesstaaten muss die registrierte Vertretung der Rolle formell zustimmen, was in der Regel die Unterzeichnung eines „Consent to Appointment“-Formulars (Zustimmung zur Ernennung) umfasst. Es ist eine einfache Erklärung, die bestätigt, dass die Vertretung die Verantwortlichkeiten versteht und akzeptiert.

Können Sie als eingetragene Vertretung für Ihr eigenes Unternehmen fungieren?

Ja, Sie können als registrierte Vertretung Ihres eigenen Unternehmens fungieren. In der Tat ist es eine häufige Wahl für Kleinunternehmer, die Geld sparen und die Kontrolle über ihre Compliance behalten möchten. Als registrierte Vertretung Ihres Unternehmens stimmen Sie zu, der/die offizielle Empfänger/in aller rechtlichen und behördlichen Dokumente zu sein. Sie müssen während der üblichen Geschäftszeiten an einer physischen Adresse in dem Bundesstaat, in dem Sie registriert sind, verfügbar sein, um Dokumente entgegenzunehmen. (Und wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, können Sie nicht in mehr als einem Bundesstaat als registrierte Vertretung auftreten.)

Dies sind die Vorteile, wenn Sie Ihre eigene registrierte Vertretung sind:

• Einsparungen: Die Beauftragung einer registrierten Vertretung kostet in der Regel 50 bis 300 US-Dollar pro Jahr. Wenn Sie als Ihre eigene Vertretung agieren, sparen Sie diese Kosten.

• Kontrolle: Sie sind die erste Person, die über eingehende Dokumente informiert wird, und müssen sich nicht mit Dritten abstimmen oder sich über verzögerte Kommunikation Gedanken machen.

Dies sind die Nachteile, wenn Sie Ihr eigene registrierte Vertretung sind:

• Datenschutzbedenken: Die Adresse Ihrer registrierten Vertretung ist öffentlich eingetragen. Wenn Sie Ihre Privatadresse verwenden, bedeutet dies, dass jeder sie nachschlagen kann.

• Verfügbarkeitsanforderung: Sie müssen immer während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein, was schwierig sein kann, wenn Sie nicht immer in Ihrem Büro sind. Wenn Sie nicht erreichbar sind und wichtige Dokumente verpassen, riskieren Sie Strafen, rechtliche Probleme oder sogar den Verlust Ihres guten Rufs beim Bundesstaat.

Es ist im Allgemeinen sinnvoll, als Ihr eigene registrierte Vertretung zu fungieren, wenn Sie gerade erst anfangen und versuchen, die Kosten niedrig zu halten, wenn Sie an Ihrer registrierten Adresse ständig erreichbar sind und wenn Sie sich damit wohlfühlen, dass Ihre Adresse öffentlich ist. Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert, Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder einfach nicht die zusätzliche Verantwortung übernehmen möchten, kann das Outsourcing an eine registrierte Vertretung eine kluge Wahl sein.

Wie Sie sich registrierte Vertretung für mehrere Unternehmen auf dem Markt positionieren können

Unternehmen wünschen sich eine registrierte Vertretung, auf die sie sich verlassen können: Der erste Eindruck zählt. Vermarkten Sie sich als vertrauenswürdiger Partner, der die Compliance vereinfacht und Unternehmen vor kostspieligen Fehlern schützt. Wenn Sie Fachwissen, intelligentes Networking und einen Fokus auf die Bedürfnisse Ihrer Kundinnen und Kunden kombinieren, können Empfehlungen und neue Möglichkeiten folgen. Hier sind einige Tipps, wie Sie sich als registrierte Vertretung etablieren können.

Bauen Sie eine vertrauenswürdige Online-Präsenz auf

Ihr Online-Auftritt sollte professionell und zugänglich sein. Erklären Sie, welche Dienstleistungen Sie anbieten.

• Erstellen Sie eine überzeugende Website: Ihre Website sollte erklären, wer Sie sind, was Sie anbieten und welche Vorteile Sie durch die Nutzung Ihrer Dienste haben (z. B. Konformität, Verlässlichkeit, Datenschutz). Fügen Sie Informationen darüber hinzu, wie Unternehmen Sie kontaktieren können, und beantworten Sie in einem Abschnitt häufig gestellte Fragen wie „Warum brauche ich eine registrierte Vertretung?“ und „Was zeichnet Ihre Dienstleistungen aus?“

• Demonstrieren Sie Fachwissen: Nutzen Sie Ihre Website und soziale Medien, um Ihr Geschäftswissen zu präsentieren. Blogbeiträge, LinkedIn-Updates oder kurze Videos zu Compliance-Themen können Ihnen helfen, sich als Experte/Expertin zu positionieren. Erfahrungsberichte, Fallstudien oder Kundenrezensionen können Ihre Glaubwürdigkeit weiter steigern.

• Nutzen Sie Suchmaschinenoptimierung (SEO): Verfeinern Sie Ihre Website, damit sie angezeigt wird, wenn Unternehmen nach registrierten Vertretungen in Ihrer Region suchen. Fügen Sie auf Ihrer Website Formulierungen wie „[Ihr Ort] Dienstleistungen für registrierte Vertretung“ ein.

Lokale Netzwerke nutzen

Bei den Dienstleistungen einer registrierten Vertretung dreht sich alles um den Standort, also beginnen Sie in der Nähe Ihres Zuhauses.

• Knüpfen Sie Kontakte vor Ort: Bauen Sie Beziehungen zu lokalen Buchhaltern/Buchhalterinnen, Anwälten/Anwältinnen und Beratern/Beraterinnen für Kleinunternehmen auf – sie sind oft die erste Anlaufstelle für Unternehmen, die eine registrierte Vertretung benötigen. Bieten Sie Kundinnen und Kunden an, sie an sie zurückzuverweisen, um eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung aufzubauen.

• Nehmen Sie an lokalen Veranstaltungen teil: Nehmen Sie an Messen für kleine Unternehmen, lokalen Treffen der Handelskammern oder Networking-Veranstaltungen für Unternehmen teil, um potenzielle Kundinnen und Kunden zu treffen. Bereiten Sie sich auf jeden Fall mit einem ausgefeilten Konzept vor.

Bieten Sie Unternehmen einen klaren Mehrwert

Ihr Marketing muss über die Aussage „Ich bin eine eingetragene Vertretung“ hinausgehen und direkt auf die Herausforderungen eingehen, mit denen Unternehmer konfrontiert sind, darunter die folgenden:

• Datenschutz: Für Unternehmer/innen, die von zu Hause aus arbeiten, bieten Sie einen Puffer zwischen ihrem Privatleben und öffentlichen Aufzeichnungen.

• Verlässlichkeit: Lassen Sie sie wissen, dass Sie wichtige Dokumente sofort weiterleiten werden, damit sie keine Fristen verpassen oder mit Strafen rechnen müssen.

• Wirtschaftlichkeit: Vergleichen Sie Ihre Gebühren mit den Kosten, die entstehen, wenn Sie versuchen, sich selbst um die Einhaltung von Vorschriften zu kümmern.

Nutzen Sie E-Mail-Kampagnen und direkte Kontaktaufnahme

Sobald Sie potenzielle Kundinnen und Kunden identifiziert haben, z. B. neu registrierte Unternehmen und wachsende Unternehmen, sollten Sie diese direkt kontaktieren.

• E-Mail: Senden Sie gezielte, personalisierte E-Mails an Unternehmen in Ihrer Nähe. Formulieren Sie sie kurz und prägnant. Erklären Sie, warum Unternehmen eine offizielle Vertretung benötigen, welche Risiken durch verpasste Fristen entstehen und wie Sie dabei helfen können. Fügen Sie eine klare Betreffzeile hinzu, z. B. „Benötigen Sie eine registrierte Vertretung, auf die Sie sich verlassen können?“

• Direktmarketing: Das Versenden einer gut gestalteten Postkarte oder eines Flyers an lokale Unternehmen kann überraschend effektiv sein. Fügen Sie einen klare Handlungsaufforderung ein: „Rufen Sie [Ihre Nummer] an oder besuchen Sie [Ihre Website], um loszulegen.“

Heben Sie Ihre Dienstleistungen von anderen ab

Als registrierte Vertretung gibt es einige Möglichkeiten, wie Sie sich von der Konkurrenz abheben können. Erwägen Sie, Folgendes anzubieten:

• Abonnementdienste: Unternehmen bevorzugen kalkulierbare Kosten. Sie können Ihre Dienste als Jahresabonnement mit leicht verständlichen Preisen (z. B. 125 $ pro Jahr, 10 $ pro Monat) und Zusatzdiensten wie Postweiterleitung und Einhaltung von Vorschriften in mehreren Bundesstaaten gegen eine zusätzliche Gebühr anbieten.

• Kundenportale: Sie können sichere Online-Dashboards bereitstellen, in denen Kundinnen und Kunden auf gescannte Dokumente zugreifen oder Fristen überprüfen können.

• Automatische Benachrichtigungen: Erwägen Sie den Einsatz automatischer Erinnerungen, um Unternehmen über bevorstehende Einreichungsfristen zu informieren. Dies kann sowohl Ihnen als auch Ihren Kundinnen und Kunden helfen, die Übersicht zu behalten.

Guter Service ist das beste Marketing. Wenn Unternehmen wissen, dass Sie zuverlässig, reaktionsschnell und sachkundig sind, werden sie Sie weiterempfehlen.

Welche Verantwortlichkeiten und potenziellen Haftungsmöglichkeiten hat eine registrierte Vertretung?

Die Hauptaufgabe einer registrierten Vertretung besteht darin, als offizieller Ansprechpartner für rechtliche und behördliche Korrespondenz zu fungieren. Eine registrierte Vertretung ist für Folgendes verantwortlich:

• Annahme von Rechtsdokumenten: Sie sind für den Erhalt von Rechtsdokumenten wie Klagen und Vorladungen im Namen des Unternehmens verantwortlich.

• Empfang von behördlicher Korrespondenz: Sie bearbeiten auch Steuerbenachrichtigungen, Erinnerungen an Jahresberichte und andere Mitteilungen von der Landes- oder Bundesregierung.

• Weiterleitung von Dokumenten: Sie müssen alle Dokumente, die Sie erhalten, schnell an das Unternehmen übermitteln. Verzögerungen oder Fehler können schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben.

• Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit: Als registrierte Vertretung müssen Sie während der regulären Geschäftszeiten an der in Ihrem Termin angegebenen physischen Adresse erreichbar sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechtsdokumente immer zugestellt werden können.

• Informationen auf dem neuesten Stand halten: Wenn sich Ihre Adress- oder Kontaktdaten ändern, sind Sie dafür verantwortlich, diese Informationen mit dem Bundesstaat zu aktualisieren. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies dazu führen, dass das von Ihnen vertretene Unternehmen seinen Ruf verliert.

Auch wenn die Verantwortlichkeiten einfach erscheinen mögen, gibt es Risiken, wenn diese Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Hier sind einige mögliche Konsequenzen, wenn Sie die Pflichten einer registrierten Vertretung nicht erfüllen:

• Wenn Sie dem Unternehmen ein Rechtsdokument oder eine Mitteilung nicht rechtzeitig zukommen lassen, verpasst das Unternehmen möglicherweise eine Frist für eine Antwort, was zu Versäumnisurteilen oder anderen rechtlichen Sanktionen führt. Dies kann zu rechtlichen Schritten gegen Sie wegen Fahrlässigkeit führen.

• Wenn Sie es versäumen, staatliche Compliance-Dokumente weiterzuleiten, könnte das Unternehmen seinen guten Ruf verlieren. Dies kann zu Geldbußen, Strafen oder sogar zum Aberkennen ihrer Berechtigung führen, in diesem Bundesstaat tätig zu sein.

• Wenn Sie vertrauliche Informationen, die in rechtlichen und behördlichen Dokumenten enthalten sind, unsachgemäß offenlegen oder verlieren, können Sie mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

• Wenn Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, wie z. B. während der Geschäftszeiten erreichbar zu sein und eine physische Adresse beizubehalten, müssen Sie mit Geldstrafen oder der Aberkennung Ihrer Berechtigung als registrierte Vertretung rechnen.

Wie viel können Sie als registrierte Vertretung verdienen?

Das Einkommenspotenzial für eine registrierte Vertretung hängt davon ab, wie Sie Ihre Dienstleistungen strukturieren und wie groß Ihr Unternehmen ist. Mit einem soliden Plan kann es zu einem stetigen, profitablen Einkommensstrom werden – vor allem, wenn Sie für mehrere Unternehmen arbeiten. Registrierte Vertretungen berechnen in der Regel 50 bis 300 US-Dollar pro Jahr und Unternehmen. Die genaue Gebühr hängt von Folgendem ab:

• Bundesstaat, in dem Sie tätig sind (einige Bundesstaaten sind wettbewerbsfähiger als andere)

• Ob Sie grundlegende Dienstleistungen einer registrierten Vertretung anbieten oder Extras wie Postweiterleitung und Compliance-Erinnerungen bündeln

Wenn Sie gerade erst anfangen, ist ein Preis von 50 bis 150 US-Dollar eine angemessene Spanne, um kleine Unternehmen auf sich aufmerksam zu machen, während Sie sich einen Kundenstamm aufbauen. Wenn Sie sich einen Namen gemacht haben, können Sie die Preise erhöhen oder Premium-Dienstleistungen hinzufügen.

Das Schöne daran, ein registrierte Vertretung zu sein, ist die Flexibilität. Sie können klein anfangen – mit nur einer Handvoll Kundinnen und Kunden, um Ihr Einkommen aufzubessern – und sich vergrößern, wenn Sie Vertrauen und Nachfrage aufbauen. Ob Sie nun einen Nebenjob oder eine Vollzeitbeschäftigung suchen, das Verdienstpotenzial ist vorhanden.