Un agent agréé est une personne ou une entité officiellement habilitée à recevoir des documents juridiques et officiels au nom d’une entreprise. Les entités commerciales telles que les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) sont tenues de disposer d’un agent agréé avec une adresse physique (et non une simple boîte postale) dans l’État où l’entreprise est immatriculée et dans tout autre État où elle exerce ses activités. L’agent agréé doit être disponible pendant les heures de bureau pour recevoir les documents – avis d'imposition, rappels de dépôt des rapports annuels, documents juridiques, etc. – destinés à l’entreprise, qu'il lui faire suivre après réception.
Vous pouvez désigner une personne (par exemple, vous-même, un collègue ou un professionnel tiers) comme agent agréé ou faire appel à un service professionnel. Cet article fait le tour de ce que vous devez savoir pour devenir agent agréé, depuis les qualifications dont vous devez disposer jusqu’à la façon dont vous pouvez commercialiser vos services.
Sommaire de cet article
- Qualifications requises pour devenir agent agréé
- Devenir agent agréé pour une entreprise
- Peut-on exercer la responsabilité d’agent agréé pour le compte de sa propre entreprise ?
- Comment positionner son activité d’agent agréé externe auprès des entreprises
- Responsabilités d'un agent agréé et conséquences potentielles d’un manquement à ses obligations
- Quels revenus espérer d’une activité d’agent agréé ?
Qualifications requises pour devenir agent agréé
Aucun diplôme ni aucune certification spécifiques ne sont exigés pour devenir agent agréé. Les exigences sont plutôt d'ordre pratique. En voici un aperçu :
Vous devez disposer d’une adresse physique, et non d’une simple boîte postale, dans l’État où vous opérerez en tant qu’agent agréé. Si vous dirigez une entreprise, cette adresse peut être celle de vos locaux.
Vous devez être disponible à cette adresse pour recevoir les documents juridiques et fiscaux adressés à l’entreprise pendant les heures normales de travail (de 9h00 à 17h00).
Vous devez être âgé d’au moins 18 ans.
Au-delà de ces exigences, les entreprises rechercheront quelqu’un de fiable, ayant le souci du détail. Bien qu’elle soit facultative, une bonne connaissance des déclarations exigées des entreprises, des formulaires fiscaux et des lois spécifiques de l’État pourra également faire de vous une option plus attrayante.
Devenir agent agréé pour une entreprise
Qu’il s’agisse pour vous d’opérer pour votre propre entreprise ou de proposer vos services sur le marché, vous devez officialiser votre rôle auprès de l’État. Voici comment.
Pour les entreprises existantes
Une entreprise existante qui engage un nouvel agent agréé doit remplir un formulaire de changement d’agent agréé. Ce formulaire est généralement disponible sur le site Web du bureau du secrétaire d’État concerné et implique le paiement de frais, qui varient selon l’État. Sur le formulaire, l’entreprise doit renseigner le nom complet et l’adresse physique de son agent agréé. N’oubliez pas que ces informations deviennent publiques. Une fois le formulaire rempli, l’entreprise le dépose en ligne, par courrier ou en personne, selon l’État.
Pour les nouvelles entreprises
Une nouvelle entreprise qui désigne initialement son agent agréé doit le déclarer (nom et adresse) dans ses documents de constitution en société. L’entreprise enregistrera ces documents auprès de l’État. Certains États exigent que l’agent agréé accepte formellement le rôle, ce qui implique généralement la signature d’un formulaire de « consentement à la nomination ». Il s’agit là en l'occurrence d’une simple déclaration confirmant que l’agent comprend et accepte les responsabilités qui lui sont confiées.
Peut-on exercer la responsabilité d’agent agréé pour le compte de sa propre entreprise ?
Oui, vous pouvez exercer la responsabilité d’agent agréé pour le compte de votre propre entreprise. C’est souvent le choix que font les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent économiser de l’argent et conserver le contrôle de leur conformité. En tant qu’agent agréé de votre entreprise, vous acceptez le rôle de destinataire officiel de tous les documents juridiques et administratifs. Vous devez être disponible pour les recevoir sur les heures normales de bureau à une adresse physique dans l’État où vous êtes immatriculé. (Et si vous exercez vos activités dans plusieurs États, il ne vous sera pas possible d’exercer les fonctions d’agent agréé dans plus d’un État.)
Être son propre agent agréé présente les avantages suivants :
Économies : faire appel à un agent agréé coûte généralement entre 50 USD et 300 USD par an. Assumer vous-même cette responsabilité vous permet d’économiser sur ces coûts.
Contrôle : vous avez immédiatement connaissance des documents que vous recevez et vous n’avez pas à vous coordonner avec un tiers ni à vous soucier d’éventuels retards de communication.
Être son propre agent agréé présente également quelques inconvénients :
Protection de la vie privée : votre adresse d’agent agréé est publique. S’il s’agit de votre adresse personnelle, cela signifie que n’importe qui pourra la trouver.
Exigence de disponibilité : vous devez être joignable à tout moment pendant les heures de bureau normales, ce qui peut être difficile si vous n’êtes pas toujours présent à votre adresse. Si vous n’êtes pas disponible et que vous manquez des documents importants, vous risquerez des pénalités, des problèmes juridiques ou même la perte de votre réputation d’honorabilité auprès de l’État.
Se déclarer comme son propre agent agréé peut faire sens lorsque l’on débute, que l’on cherche à réduire les coûts, que l’on est en permanence présent à son adresse enregistrée et que l’on ne voit pas d’inconvénient à ce que celle-ci soit publique. Mais dès lors que l’entreprise se développe, si vous opérez dans plusieurs États ou si vous ne voulez tout simplement pas de cette responsabilité supplémentaire, l’externalisation à un agent agréé tiers peut être une décision judicieuse.
Comment positionner son activité d’agent agréé externe auprès des entreprises
Lorsqu’elles choisissent de faire appel à un agent agréé externe, les entreprises recherchent un partenaire sur lequel elles puissent compter, et la première impression est importante. Positionnez-vous comme un partenaire de confiance qui simplifie la conformité et protège les entreprises contre les erreurs coûteuses. Combinez expertise, réseautage intelligent et attention portée aux besoins de vos clients pour développer vos recommandations client et mettre toutes les chances de votre côté d’attirer les opportunités. Voici quelques conseils utiles pour vous établir en tant qu’agent agréé.
Construisez une présence en ligne qui inspire confiance
Votre présence en ligne doit être professionnelle et accessible. Détaillez les services que vous proposez.
Créez un site web convaincant : votre site Web doit expliquer qui vous êtes, ce que vous proposez et les avantages associés à l’utilisation de vos services (par exemple, conformité, tranquillité d’esprit, confidentialité). Indiquez aux entreprises comment elles peuvent vous contacter et incluez une section répondant aux questions courantes qu’elles peuvent se poser : « Pourquoi ai-je besoin d’un agent agréé ? » ; « Qu’est-ce qui distingue vos services ? », etc.
Positionnez-vous comme expert : utilisez votre site et les médias sociaux pour mettre en valeur votre expertise métier. Des articles de blog, des posts LinkedIn ou de courtes vidéos abordant des sujets liés à la conformité pourront vous aider à vous positionner en tant qu’expert. Des témoignages, des études de cas ou des avis clients renforceront encore votre crédibilité.
Utilisez l’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) : optimisez votre site Web pour qu’il apparaisse dans les résultats des moteurs lorsque les entreprises rechercheront des agents agréés dans votre région. Faites figurer sur votre site des mentions telles que « Services d’agent agréé [Votre ville] ».
Exploitez les réseaux locaux
Les services d'agent agréé sont liés à une localisation, alors commencez près de chez vous.
Établissez des contacts locaux : tissez des liens avec les comptables, les avocats et les consultants petites entreprises locaux, car ils sont souvent le premier point de contact pour les entreprises qui ont besoin d’un agent agréé. Proposez-leur de leur renvoyer des clients afin de nouer une relation mutuellement profitable.
Participez aux événements locaux : assistez aux manifestations dédiées aux petites entreprises, aux réunions de la Chambre de commerce locale et aux événements de réseautage entrepreneurial pour rencontrer de potentiels clients. Veillez à vous préparer avec un argumentaire bien ficelé.
Proposez une valeur claire aux entreprises
Votre marketing doit dépasser le simple « Je vous propose mes services d’agent agréé » et aborder concrètement les problématiques auxquelles sont confrontés les propriétaires d’entreprise, dont les suivants :
Respect de la vie privée : pour les entrepreneurs qui travaillent à domicile, vous constituez un tampon entre leur vie privée et la sphère publique.
Tranquillité d’esprit : faites-leur savoir que vous leur transmettrez sans délai la correspondance importante de sorte qu’ils ne manquent jamais aucune échéance et qu’ils évitent toute pénalité.
Rentabilité : comparez vos honoraires au coût des non-conformités ou d'une tentative de gestion de la conformité par l'entrepreneur lui-même.
Utilisez des campagnes par e-mail et une approche directe
Une fois que vous avez identifié des clients potentiels (entreprises nouvellement constituées, entreprises en croissance, notamment), contactez-les directement.
E-mail : envoyez des courriels ciblés et personnalisés aux entreprises de votre région. Faites en sorte qu’ils soient brefs et utiles. Expliquez pourquoi les services d’un agent agréé sont importants, quels sont les risques associés au non-respect des délais et comment vous pouvez les aider. Utilisez un objet simple tel que : « Vous avez besoin d’un agent agréé digne de confiance ? »
Publipostage : l’envoi d’une carte postale ou d’un dépliant bien conçu aux entreprises locales peut être étonnamment efficace. Incluez un appel à l’action clair : « Appelez [votre numéro] ou rendez-vous sur [votre site Web] pour prendre contact. »
Différenciez vos services
En tant qu’agent agréé, vous avez plusieurs façons de vous démarquer de vos concurrents. Envisagez de proposer ce qui suit :
Services d’abonnement : les entreprises aiment les coûts prévisibles. Vous pouvez proposer vos services sous la forme d’un abonnement annuel avec une tarification simple à comprendre (par exemple, 125 USD par an, 10 USD par mois) et des prestations complémentaires telles que le réacheminement du courrier et la conformité multi-États moyennant des frais supplémentaires.
Portails clients : vous pouvez mettre à la disposition de vos clients des tableaux de bord en ligne sécurisés où ils pourront accéder à leurs documents numérisés, vérifier les échéances de leurs déclarations, etc.
Notifications automatisées : envisagez d’utiliser des notifications automatiques pour rappeler à vos clients leurs dates limites de déclaration. Ceci les aidera, de même que vous, à rester organisés.
Un service irréprochable sera votre meilleure publicité. Convaincus de votre fiabilité, de votre réactivité et de votre compétence, vos clients passeront le mot.
Responsabilités d'un agent agréé et conséquences potentielles d’un manquement à ses obligations
Le rôle principal d’un agent agréé est d’opérer en qualité de point de contact officiel d’une entreprise pour sa correspondance juridique et administrative. Les responsabilités d’un agent agréé sont les suivantes :
Acceptation des documents juridiques : vous êtes responsable de la réception des documents juridiques – poursuites, citations à comparaître, etc. – destinés à l’entreprise.
Réception de la correspondance administrative : vous gérez également les notifications fiscales, les rappels de dépôt des rapports annuels et autres communications émanant de l'État ou du gouvernement fédéral.
Transmission des documents : vous devez transférer rapidement tous les documents que vous recevez à l’entreprise. Les retards ou les erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour l’entreprise.
Disponibilité continue : en tant qu’agent agréé, vous devez être disponible pendant les heures normales de bureau à l'adresse physique indiquée dans votre acte de désignation, de sorte que les documents juridiques puissent toujours être signifiés.
Tenue à jour des informations vous concernant : en cas de modification de votre adresse ou de vos coordonnées, il vous incombe de les mettre à jour auprès des services de l’État. À défaut, l’entreprise que vous représentez pourrait perdre sa réputation d'honorabilité.
Si ces responsabilités peuvent sembler simples, il importe qu’elles soient exercées dans les règles de l’art, sous peine de conséquences potentielles. Les conséquences potentielles d'un manquement aux obligations qui incombent à un agent agréé sont les suivantes :
Si vous ne remettez pas à temps à votre client un document ou avis juridique qui lui est communiqué, le risque est que le délai de réponse imparti ne soit pas respecté par l’entreprise, avec pour conséquences potentielles un jugement rendu par défaut ou d’autres sanctions légales. Des poursuites judiciaires pourront dès lors être engagées contre vous pour négligence.
Si vous ne transmettez pas les documents de conformité exigés par l’État, l’entreprise pourra perdre sa réputation d’honorabilité. Il pourra s’ensuivre pour elle des amendes, des pénalités ou même une décision de révocation de son droit d’opérer dans l’État.
Si vous divulguez de manière inappropriée ou si vous perdez des informations confidentielles incluses dans un document juridique ou administratif, des répercussions juridiques pourront s’ensuivre pour vous.
Si vous ne respectez pas vos obligations, notamment celle d’une présence pendant les heures de bureau et celle de conserver une adresse physique, des amendes pourront vous être infligées ou votre droit d’exercer pourra vous être retiré.
Quels revenus espérer d’une activité d’agent agréé ?
Le potentiel de revenu d’un agent agréé dépend de la façon dont ses services sont structurés et de l’envergure de son activité. Avec un plan solide, cette activité peut devenir une source de revenus stable et rentable, surtout si vous servez plusieurs entreprises. Les agents agréés facturent généralement entre 50 et 300 USD par an par entreprise. Le montant exact des honoraires dépend des éléments suivants :
L’État dans lequel vous exercez vos activités (certains États sont plus concurrentiels que d’autres)
Les services d’agent agréé que vous proposez, selon que vous vous en teniez à des services de base ou que vous les complétiez par des prestations supplémentaires, telles que le réacheminement du courrier ou les rappels de conformité, par exemple.
Pour débuter, facturer entre 50 USD et 150 USD pourra vous positionner de manière attractive auprès des petites entreprises le temps de vous constituer une clientèle. À mesure que votre réputation se développera, vous pourrez relever vos tarifs ou ajouter des services premium.
Un agent agréé a l’avantage de la flexibilité. Vous pouvez commencer petit, avec seulement une poignée de clients pour compléter vos revenus, puis monter en puissance progressivement à mesure que s’établit la confiance et que se développe la demande. Que vous soyez à la recherche d’un emploi d’appoint ou d’une activité à temps plein, le potentiel de gains est bien là.
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.