Ett registrerat ombud är en person eller enhet som är officiellt utsedd att ta emot juridiska och officiella dokument på uppdrag av ett företag. Amerikanska företag med bolagsformerna LLC eller Corp måste ha ett registrerat ombud med en fysisk adress (inte en postbox) i den delstat där företaget är registrerat och i alla andra delstater där företaget är verksamt. Det registrerade ombudet måste vara tillgängligt under ordinarie kontorstid för att ta emot dokument som skattebesked, påminnelser om årsredovisningar och juridiska dokument – som de sedan vidarebefordrar till företaget.

Du kan utse en person, till exempel dig själv, en kollega eller en utomstående person som ditt registrerade ombud, eller så kan du anlita en utomstående tjänsteleverantör. Nedan tar vi upp vad du behöver veta om du är intresserad av att bli ett registrerat ombud, från de kvalifikationer du behöver till hur du kan marknadsföra dina tjänster.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka kvalifikationer behöver man för att bli ett registrerat ombud?
  
• Hur man blir ett registrerat ombud för ett företag
  
• Kan man fungera som registrerat ombud för sitt eget företag?
  
• Hur man marknadsför sig som registrerat ombud för flera företag
  
• Vilka ansvar har ett registrerat ombud?
  
• Hur mycket kan man tjäna som registrerat ombud?
  

Vilka kvalifikationer behöver man för att bli ett registrerat ombud?

Det finns inga examens- eller certifieringskrav för att bli ett registrerat ombud. Kraven är i stället praktiska. Här följer en närmare titt:

• Du måste ha en fysisk gatuadress (inte en postbox) i den delstat där du ska agera som registrerat ombud. Om du driver ett företag kan den här adressen vara ditt kontor.

• Du måste vara tillgänglig på den adressen för att ta emot juridiska handlingar och skattedokument under ordinarie arbetstid (kl. 9–17).

• Du måste vara minst 18 år.

Utöver dessa krav kommer företag att leta efter en person som har ett öga för detaljer och är pålitlig. Även om det är valfritt kan kunskap om företagsdeklarationer, skatteformulär och delstatsspecifika lagar också göra dig till ett mer attraktivt alternativ.

Hur man blir ett registrerat ombud för ett företag

Oavsett om du blir ditt eget företags registrerade ombud, eller erbjuder dina tjänster till andra, måste du göra din roll officiell i den berörda delstaten. Så här gör du.

För befintliga företag

Ett befintligt företag som anställer ett nytt registrerat ombud måste lämna in ett formulär för att ändra sitt registrerade ombud. Detta formulär är vanligtvis tillgängligt på webbplatsen för den relevanta delstatssekreterarens kontor och kräver att en avgift betalas (beloppet varierar beroende på delstat). På formuläret måste företaget ange det registrerade ombudets fullständiga namn och fysiska adress. Kom ihåg att dessa uppgifter blir allmänna handlingar. När formuläret är ifyllt skickar företaget in det online, via post eller personligen, beroende på delstat.

För nya företag

Ett nytt företag som utser sitt första registrerade ombud måste ange ombudets information (namn och adress) i sina företagsregistreringsdokument. Företaget registrerar dessa dokument hos delstaten. Vissa delstater kräver att det registrerade ombudet formellt godkänner rollen, vilket vanligtvis innebär att hen undertecknar ett samtyckesformulär. Detta är ett enkelt tillkännagivande som bekräftar att ombudet förstår och accepterar ansvaret.

Kan man fungera som registrerat ombud för sitt eget företag?

Ja, du kan fungera som registrerat ombud för ditt eget företag. Det är ett vanligt val för småföretagare som vill spara pengar och behålla kontrollen över sin efterlevnad. Som registrerat ombud för ditt företag samtycker du till att vara den officiella mottagaren av alla juridiska dokument och myndighetsdokument. Du måste vara tillgänglig för att ta emot dokument under ordinarie kontorstid på en fysisk adress i den delstat där du är registrerad. (Om du är verksam i flera delstater är det inte möjligt för dig att agera som registrerat ombud i mer än en.)

Fördelar med att vara ditt eget registrerade ombud:

• Besparingar: Att anlita en registrerad ombudstjänst kostar vanligtvis 50–300 USD per år. Genom att agera som ditt eget ombud sparar du pengar.

• Kontroll: Du får inkommande dokument direkt i handen och behöver inte samordna med en tredje part eller oroa dig för försenad kommunikation.

Nackdelar med att vara ditt eget registrerade ombud:

• Sekretess: Adressen till det registrerade ombudet är en allmän handling. Om du använder din hemadress betyder det att vem som helst kan slå upp den.

• Krav på tillgänglighet: Du måste alltid kunna nås under vanlig kontorstid, vilket kan vara svårt om du inte alltid är på kontoret. Om du inte är tillgänglig och missar viktiga dokument riskerar du straffavgifter, juridiska påföljder och försämrat anseende hos delstaten.

Att fungera som ditt eget registrerade ombud är i allmänhet lämpligt om du 1) precis har startat eget och försöker hålla kostnaderna nere, 2) du är konsekvent tillgänglig på din registrerade adress och 3) du är bekväm med att din adress är offentlig. Men om ditt företag expanderar, du bedriver verksamhet i flera delstater eller om du helt enkelt inte behöver det extra ansvaret, kan outsourcing till ett registrerat ombud vara ett smart drag.

Hur man marknadsför sig som registrerat ombud för flera företag

Företag vill ha ett registrerat ombud som de kan lita på, och det första intrycket är viktigt. Marknadsför dig själv som en pålitlig partner som förenklar efterlevnaden och skyddar företag från kostsamma misstag. När du kombinerar expertis, nätverkande och fokus på dina kunders behov följer ofta rekommendationer och nya möjligheter. Här följer några tips på hur man etablerar sig som registrerat ombud.

Bygg upp ett trovärdigt varumärke online

Se till att du framstår som professionell och tillgänglig på internet. Förtydliga vilka tjänster du erbjuder.

• Skapa en övertygande webbplats: Din webbplats bör förklara vem du är, vad du erbjuder och fördelarna med att använda dina tjänster (t.ex. efterlevnad, lugn och ro, integritet). Inkludera information om hur företag kan kontakta dig och ett avsnitt med svar på vanliga frågor som "Varför behöver jag ett registrerat ombud?" och "Vad är det som utmärker dina tjänster?".

• Visa upp affärskunskaper: Använd din webbplats och sociala medier för att visa upp dina affärskunskaper. Blogginlägg, LinkedIn-uppdateringar eller korta videor som förklarar efterlevnadsämnen kan positionera dig som expert. Kundberättelser, fallstudier och recensioner kan öka din trovärdighet ytterligare.

• Använd sökmotoroptimering (SEO): Anpassa webbplatsen så att den visas när företag söker efter registrerade ombud i ditt område. Inkludera fraser som "Registrerat ombud i [din stad och delstat]" på din webbplats.

Utnyttja lokala nätverk

Registrerade ombudstjänster handlar till stor del om plats, så börja där du bor.

• Skapa lokala kontakter: Bygg relationer med lokala revisorer, advokater och småföretagskonsulter – de är ofta den första kontaktpunkten för företag som behöver ett registrerat ombud. Erbjud dig att hänvisa kunder tillbaka till dem för att skapa en ömsesidigt fördelaktig relation.

• Delta i lokala evenemang: Delta i evenemang för småföretag, lokala handelskammarmöten eller nätverksevenemang för entreprenörer för att träffa potentiella kunder. Se till att komma förberedd med en polerad pitch.

Erbjud tydligt mervärde för företag

Din marknadsföring måste gå längre än "Jag är ett registrerat ombud" och tala direkt till de utmaningar som företagare står inför, inklusive följande:

• Integritet: För företagare som arbetar hemifrån skapar du en buffert mellan deras privatliv och offentliga register.

• Lugn och ro: Förklara att du omedelbart kommer att skicka vidare viktiga dokument så att de aldrig missar deadlines eller drabbas av juridiska påföljder.

• Kostnadseffektivitet: Jämför dina avgifter med kostnaden för att inte lämna in uppgifter eller för att hantera efterlevnaden på egen hand.

Använd e-postkampanjer och direktkontakt

När du har identifierat potentiella kunder – som nyregistrerade företag och växande företag – ska du kontakta dem direkt.

• E-post: Skicka riktade, personliga e-postmeddelanden till företag i ditt område. Se till att meddelandena är korta och fokuserar på det praktiska. Förklara varför företag behöver ett registrerat ombud, riskerna med att missa deadlines och hur du kan hjälpa dem. Inkludera en enkel ämnesrad som "Behöver du ett registrerat ombud som du kan lita på?"

• Direktreklam: Att skicka ett väldesignat kort eller flygblad till lokala företag kan vara förvånansvärt effektivt. Inkludera en tydlig uppmaning till handling: "Ring [ditt nummer] eller besök [din webbplats] för att komma igång."

Stå ut från mängden

Som registrerat ombud finns det några sätt du kan stå ut från mängden. Överväg att erbjuda följande:

• Prenumerationstjänster: Företag älskar förutsägbara kostnader. Du kan tillhandahålla dina tjänster som en årlig prenumeration med lättförståeliga priser (t.ex. 125 USD per år, 10 USD per månad) med tilläggstjänster som vidarebefordran av post och efterlevnad i flera delstater mot en extra avgift.

• Kundportaler: Du kan tillhandahålla säkra portaler online där kunder kan komma åt skannade dokument eller kontrollera deadlines.

• Automatiserade meddelanden: Överväg att använda automatiska påminnelser för att uppmärksamma företag på kommande deadlines. Detta kan hjälpa både dig och dina kunder att hålla koll på viktiga datum.

Bra service är den bästa marknadsföringen. När företag vet att du är pålitlig, lyhörd och kunnig kommer de att rekommendera dig till andra.

Vilka ansvar har ett registrerat ombud?

Den primära rollen för ett registrerat ombud är att fungera som ett företags officiella kontaktpunkt för juridisk korrespondens och kommunikation från myndigheter. Ett registrerat ombud är ansvarigt för följande:

• Ta emot juridiska dokument: Du ansvarar för att ta emot juridiska dokument, till exempel stämningar och kallelser, för företagets räkning.

• Ta emot myndighetskorrespondens: Du kommer också att hantera skatteaviseringar, påminnelser om årsredovisningar och annan kommunikation från delstatliga eller federala myndigheter.

• Vidarebefordra dokument: Du måste snabbt leverera alla dokument du får till kunderna. Förseningar eller fel kan få allvarliga konsekvenser för dina kunder.

• Upprätthålla tillgänglighet: Som registrerat ombud måste du vara tillgänglig under ordinarie kontorstid på den fysiska adress som anges i din registrering. På så sätt kan juridiska handlingar alltid levereras.

• Hålla information uppdaterad: Om din adress eller dina kontaktuppgifter ändras ansvarar du för att uppdatera denna information hos delstaten. Om du inte gör det kan det leda till att det företag du representerar förlorar sin goda ställning.

Även om ansvarsområdena kan verka enkla finns det risker om dessa uppgifter inte uppfylls på rätt sätt. Här följer potentiella konsekvenser för registrerade ombud som inte uppfyller sina skyldigheter:

• Om du inte levererar ett juridiskt dokument eller meddelande till en kund i tid kan företaget missa en deadline, vilket kan leda till tredskodom eller andra rättsliga påföljder. Detta kan även leda till rättsliga åtgärder mot dig för oaktsamhet.

• Om du inte vidarebefordrar delstatliga efterlevnadsdokument kan företaget förlora sin goda ställning. Detta kan leda till straffavgifter, andra juridiska påföljder och till och med återkallande av företagets rätt att verka i delstaten.

• Om du på ett otillbörligt sätt avslöjar eller förlorar konfidentiell information som ingår i juridiska dokument och myndighetsdokument kan du drabbas av rättsliga konsekvenser.

• Om du inte uppfyller dina skyldigheter, t.ex. att vara tillgänglig under kontorstid och ha en fysisk adress, kan du få böter eller avlägsnas som registrerat ombud.

Hur mycket kan man tjäna som registrerat ombud?

Inkomstpotentialen för ett registrerat ombud beror på hur du strukturerar dina tjänster och omfattningen av din verksamhet. Med en solid plan kan det bli en stadig, lönsam inkomstkälla – särskilt om du arbetar med flera företag. Registrerade ombud tar vanligtvis en avgift på 50–300 USD per år och företag. Den exakta avgiften beror på:

• Den delstat du är verksam i (vissa delstater är mer konkurrensutsatta än andra)

• Huruvida du erbjuder grundläggande tjänster eller paketerar extrafunktioner som vidarebefordran av post och påminnelser om viktiga datum

Om du precis har börjat är 50–150 USD en rimlig taxa för att locka småföretag medan du bygger upp en kundbas. I takt med att ditt rykte växer kan du höja priserna eller lägga till premiumtjänster.

Det fina med att vara registrerat ombud är flexibiliteten. Du kan börja i liten skala – med bara en handfull kunder för att få en extrainkomst – och skala upp i takt med att du bygger upp förtroende och efterfrågan. Oavsett om du letar efter en extrainkomst eller vill skapa ett heltidsjobb finns det stor intäktspotential.