Un agente autorizzato è una persona o un'entità ufficialmente incaricata di ricevere documenti legali e ufficiali per conto di un'attività. Le persone giuridiche come le società di capitali e le società a responsabilità limitata (LLC) sono tenute ad avere un agente autorizzato con un indirizzo fisico (non una casella postale) nello stato in cui è registrata l'attività e in tutti gli altri stati in cui opera l'attività. L'agente autorizzato deve essere disponibile durante il normale orario di lavoro per accettare documenti quali avvisi fiscali, promemoria delle relazioni annuali e documenti legali, che successivamente inoltra all'attività.

Puoi nominare una persona fisica, ad esempio te, un collega o un professionista esterno, come tuo agente autorizzato oppure servirti di un servizio professionale. Di seguito, indicheremo tutte le informazioni che devi sapere se desideri diventare un agente autorizzato, dalle qualifiche di cui hai bisogno a come puoi proporre i tuoi servizi sul mercato.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono le qualifiche necessarie per diventare un agente autorizzato?
  
• Come diventare un agente autorizzato per un'attività
  
• Puoi operare come agente autorizzato per la tua attività?
  
• Come presentarti in qualità di agente autorizzato per più attività
  
• Quali sono le responsabilità e le potenziali responsabilità di un agente autorizzato?
  
• Quanto puoi guadagnare come agente autorizzato?
  

Quali sono le qualifiche necessarie per diventare un agente autorizzato?

Non occorrono lauree o certificazioni per diventare agente autorizzato. Al contrario, i requisiti necessari sono pratici. Diamo un'occhiata più da vicino:

• Devi avere un indirizzo fisico, non una casella postale, nello stato in cui agirai come agente autorizzato. Se gestisci un'attività, questo indirizzo può essere il tuo ufficio.

• Devi essere disponibile a quell'indirizzo per ricevere documenti legali e fiscali durante il normale orario di lavoro (9:00-17:00).

• Devi avere almeno 18 anni.

Oltre a questi requisiti, le attività cercheranno una persona attenta ai dettagli e affidabile. Anche se facoltativo, avere dimestichezza con le dichiarazioni aziendali, i moduli fiscali e le leggi specifiche degli stati può aiutarti a risultare più interessante.

Come diventare un agente autorizzato per un'attività

Che tu stia diventando l'agente autorizzato della tua stessa attività o offrendo i tuoi servizi ad altri, dovrai ufficializzare il tuo ruolo presso lo stato. Ecco come.

Attività esistenti

Un'attività esistente che assume un nuovo agente autorizzato dovrà presentare un modulo per cambiare agente autorizzato. Questo modulo è generalmente disponibile sul sito web dell'ufficio del Segretario di Stato competente e richiede il pagamento di una tassa, che varia da stato a stato. Nel modulo, l'attività deve includere il nome completo e l'indirizzo fisico dell'agente autorizzato. Ricorda che queste informazioni diventano di dominio pubblico. Una volta compilato il modulo, l'attività lo presenta online, per posta o di persona, a seconda dello stato.

Nuove attività

Una nuova attività che nomina il suo primo agente autorizzato deve elencare le informazioni di quell'agente (nome e indirizzo) nei documenti di costituzione dell'azienda. L'attività registrerà tali documenti presso lo stato. Alcuni stati richiedono che l'agente autorizzato accetti formalmente l'incarico, il che di solito comporta la firma di un modulo di "consenso alla nomina". Si tratta di una semplice dichiarazione che conferma che l'agente comprende e accetta le sue responsabilità.

Puoi operare come agente autorizzato per la tua attività?

Sì, puoi operare come agente autorizzato della tua stessa attività. In effetti, è una scelta che molti titolari di piccole imprese fanno per risparmiare denaro e mantenere il controllo sulla conformità. In qualità di agente autorizzato della tua attività, accetti di essere il destinatario ufficiale di tutti i documenti legali e governativi. Dovrai essere disponibile a ricevere i documenti durante il normale orario di lavoro a un indirizzo fisico nello stato in cui hai effettuato la registrazione. Se operi in più stati, non potrai agire come agente autorizzato in più di uno.

Ecco i vantaggi derivanti dall'essere l'agente autorizzato di se stessi:

• Risparmio: Servirsi di un servizio di agente autorizzato costa in genere 50-300 $ all'anno. Essere l'agente di se stessi consente di risparmiare su questi costi.

• Controllo: Sarai la prima persona a sapere di tutti i documenti in arrivo e non devi coordinarti con terze parti o preoccuparti di comunicazioni ritardate.

Ecco gli svantaggi derivanti dall'essere l'agente autorizzato di se stessi:

• Problemi di privacy: L'indirizzo dell'agente autorizzato è di dominio pubblico. Se utilizzi il tuo indirizzo di residenza, significa che chiunque potrà cercarlo.

• Requisiti di disponibilità: Dovrai sempre essere raggiungibile durante l'orario di lavoro standard, il che può essere difficile se non sei sempre in ufficio. Se non sei disponibile e perdi documenti importanti, rischi sanzioni, problemi legali o addirittura potresti non essere più in regola con lo stato.

Fungere da agente autorizzato di se stessi in genere ha senso se sei agli inizi e stai cercando di mantenere bassi i costi, se sei costantemente disponibile al tuo indirizzo registrato e se ti senti a tuo agio nel rendere pubblico il tuo indirizzo. Ma se la tua attività si sta espandendo, operi in più stati o semplicemente non vuoi altre responsabilità, l'esternalizzazione a un servizio di agente autorizzato può rivelarsi una mossa intelligente.

Come presentarti in qualità di agente autorizzato per più attività

Le attività vogliono un agente autorizzato su cui poter contare e la prima impressione è importante. Proponiti come un partner di fiducia in grado di semplificare la conformità e proteggere le attività da errori costosi. Se combini esperienza, networking intelligente e attenzione alle esigenze dei tuoi clienti, possono seguire nuove opportunità anche grazie alla segnalazione da parte dei clienti esistenti. Ecco alcuni suggerimenti per affermarti come agente autorizzato.

Costruisci una presenza online affidabile

La tua presenza online deve essere professionale e accessibile. Chiarisci quali servizi offri.

• Crea un sito web accattivante: Il tuo sito web dovrebbe spiegare chi sei, cosa offri e i vantaggi derivanti dall'utilizzo dei tuoi servizi (ad esempio, conformità, tranquillità, privacy). Includi informazioni su come le attività possono contattarti e una sezione per rispondere alle domande più frequenti, come "Perché ho bisogno di un agente autorizzato?" e "Cosa contraddistingue i vostri servizi?".

• Dimostra competenza: Usa il tuo sito e i social media per dimostrare le tue conoscenze in ambito aziendale. Post in blog, aggiornamenti su LinkedIn o brevi video che spiegano i vari argomenti relativi alla conformità possono aiutarti a posizionarti in qualità di persona esperta. Testimonianze, casi di studio o recensioni dei clienti possono aumentare ulteriormente la tua credibilità.

• Utilizza l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO): Perfeziona il tuo sito web in modo che venga visualizzato quando le attività cercano gli agenti autorizzati nella tua zona. Includi espressioni come "Servizi di agente autorizzato a [tua città]" sul tuo sito.

Accedi alle reti locali

I servizi di agente autorizzato si basano principalmente sulla posizione, quindi parti dalla tua zona.

• Stabilisci contatti locali: Stringi relazioni con commercialisti, avvocati e consulenti per piccole imprese locali, che spesso rappresentano il primo punto di contatto per le attività che hanno bisogno di un agente autorizzato. Offriti di portare loro clienti in modo da creare una relazione reciprocamente vantaggiosa.

• Partecipa agli eventi locali: Partecipa alle fiere per le piccole imprese, alle riunioni della Camera di commercio locale o agli eventi di networking imprenditoriale per incontrare potenziali clienti. Prepara una presentazione efficace.

Offri un valore chiaro alle attività

Il tuo marketing deve andare oltre al semplice "Sono un agente autorizzato", devi direttamente affrontare le sfide che le attività devono affrontare, tra cui le seguenti:

• Privacy: Per gli imprenditori che lavorano da casa, rappresenti un cuscinetto tra la loro vita personale e i registri pubblici.

• Tranquillità: Fai sapere loro che trasmetterai immediatamente i documenti importanti in modo che non manchino mai le scadenze o incorrano in sanzioni.

• Economicità: Confronta le tue commissioni con il costo di mancate dichiarazioni di conformità o del tentativo di gestire la conformità in autonomia.

Usa campagne email e contatti diretti

Una volta identificati i potenziali clienti, come le attività appena registrate e quelle in crescita, contattali direttamente.

• Email: Invia email mirate e personalizzate alle attività della tua zona. Scrivi messaggi brevi e utili. Spiega perché le attività hanno bisogno di un agente autorizzato, i rischi correlati al mancato rispetto delle scadenze e che tipo di aiuto puoi offrire. Includi un oggetto chiaro come "Hai bisogno di un agente autorizzato su cui contare?"

• Direct Mailing: L'invio di una cartolina o di un volantino ben progettato alle attività locali può essere sorprendentemente efficace. Includi una chiara Call to Action: "Chiama [il tuo numero] o visita [il tuo sito web] per iniziare".

Differenzia i tuoi servizi

In qualità di agente autorizzato, ci sono alcuni modi in cui puoi distinguerti dalla concorrenza. Potresti offrire quanto segue:

• Servizi in abbonamento: Le attività amano i costi prevedibili. Puoi fornire i tuoi servizi sotto forma di abbonamento annuale con tariffe facili da capire (ad esempio, 125 $ all'anno, 10 $ al mese) con servizi aggiuntivi come l'inoltro della posta e la conformità multistato a un costo aggiuntivo.

• Portali per i clienti: Potresti fornire dashboard online sicure tramite le quali i clienti possono accedere ai documenti scansionati o controllare le scadenze.

• Notifiche automatiche: Valuta l'utilizzo di promemoria automatici per avvisare le attività delle prossime scadenze delle dichiarazioni. Questo può aiutare sia te che i tuoi clienti a organizzarvi al meglio.

Un ottimo servizio è il miglior marketing. Se le attività sanno che sei affidabile, reattivo e ben informato, spargeranno la voce.

Quali sono le responsabilità e le potenziali responsabilità di un agente autorizzato?

Il ruolo principale di un agente autorizzato è quello di fungere da punto di contatto ufficiale di un'attività per la corrispondenza legale e governativa. Se scegli di intraprendere questo percorso, queste saranno le tue responsabilità:

• Accettazione di documenti legali: Sarai responsabile della ricezione dei documenti legali, come azioni legali e citazioni in giudizio, per conto dell'attività.

• Ricezione della corrispondenza governativa: Gestirai anche le notifiche fiscali, i promemoria delle relazioni annuali e altre comunicazioni del governo statale o federale.

• Inoltro di documenti: Tutti i documenti ricevuti devono essere consegnati rapidamente all'attività. Ritardi o errori possono avere gravi conseguenze per l'azienda.

• Mantenimento della disponibilità: In qualità di agente autorizzato, devi essere disponibile durante il normale orario di lavoro all'indirizzo fisico indicato nella nomina. In questo modo si garantisce che gli atti legali possano essere sempre notificati.

• Aggiornamento delle informazioni: Se il tuo indirizzo o i tuoi dati di contatto cambiano, sei responsabile dell'aggiornamento di queste informazioni presso lo stato. Se non procedi in tal senso, l'attività che rappresenti potrebbe non essere in regola.

Anche se le responsabilità possono sembrare semplici, il mancato rispetto delle stesse comporta dei rischi. Ecco alcune potenziali conseguenze correlate al mancato adempimento dei doveri di un agente autorizzato:

• Se non consegni un documento legale o un avviso all'attività in tempo, l'azienda potrebbe non rispondere entro i tempi previsti, con conseguenti sentenze in contumacia o altre sanzioni legali. Ciò potrebbe portare a un'azione legale contro di te per negligenza.

• Se non inoltri i documenti di conformità statale, l'attività potrebbe non essere più in regola. Ciò può comportare multe, sanzioni o persino la revoca del diritto a operare in quello stato.

• Se divulghi in modo improprio o perdi informazioni riservate incluse in documenti legali e governativi, potresti dover affrontare ripercussioni legali.

• Se non rispetti obblighi quali la disponibilità durante l'orario di lavoro e il mantenimento di un indirizzo fisico, potresti incorrere in sanzioni o nella rimozione dal ruolo di agente autorizzato.

Quanto puoi guadagnare come agente autorizzato?

Il reddito potenziale di un agente autorizzato dipende da come sono strutturati i servizi e dalle dimensioni dell'attività. Con un piano solido, può diventare un flusso di entrate costante e redditizio, soprattutto se ti occupi di più attività. Gli agenti autorizzati in genere addebitano 50-300 $ all'anno per attività. La tariffa esatta dipende dai seguenti fattori:

• Lo stato in cui operi (alcuni stati sono più competitivi di altri)

• Offerta di servizi di agente autorizzato di base o pacchetti extra come l'inoltro della posta e i promemoria di conformità

Se sei agli inizi, 50-150 $ sono un range ragionevole per attirare le piccole imprese mentre costruisci una base clienti. Man mano che la tua reputazione cresce, potrai aumentare le tariffe o aggiungere servizi premium.

Il bello di essere un agente autorizzato è la flessibilità. Puoi iniziare in piccolo, con giusto qualche cliente per integrare le tue entrate, ed espanderti man mano che crei fiducia e domanda. Che tu stia cercando un lavoro secondario o a tempo pieno, il potenziale di guadagno c'è.

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Accettare pagamenti e operazioni bancarie prima dell'arrivo dell'EIN

Dopo aver costituito la tua società, Atlas richiede il tuo EIN. I fondatori con un numero di previdenza sociale statunitense, un indirizzo e un numero di cellulare sono idonei per l'elaborazione accelerata da parte dell'IRS, mentre gli altri riceveranno l'elaborazione standard, che può richiedere un po' più di tempo. Inoltre, Atlas consente i pagamenti e le operazioni bancarie pre-EIN, in modo che tu possa iniziare ad accettare pagamenti ed effettuare transazioni prima dell'arrivo del tuo EIN.

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