หนังสือมอบอํานาจสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติหรือคําสั่งหักบัญชีอัตโนมัติคือการอนุญาตให้ธุรกิจหรือผู้ให้บริการหักเงินจากบัญชีธนาคารของลูกค้าโดยอัตโนมัติ แบบฟอร์มนี้จะตรวจสอบความยินยอมของลูกค้าและระบุรายละเอียดธนาคารที่จำเป็น ธุรกิจมักจะใช้สําหรับการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น การสมัครใช้บริการรายเดือน ใบเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภค และการชําระคืนเงินกู้

การมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติช่วยให้กระบวนการชําระเงินเป็นเรื่องง่ายสําหรับทั้งสองฝ่าย ลูกค้าสามารถจัดการการชําระเงินปกติได้โดยไม่ต้องจดจําวันครบกําหนดชําระหรืออนุมัติธุรกรรมแต่ละรายการด้วยตัวเอง อีกทั้งยังช่วยให้ธุรกิจรักษากระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้พร้อมค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการที่น้อยลง หนังสือมอบอำนาจดังกล่าวทำให้ระบบการหักบัญชีโดยตรงของสหราชอาณาจักรอย่าง Bacs สามารถบันทึกธุรกรรมได้มากกว่า 572 ล้านรายการ สำหรับการสมัครใช้บริการเพียงอย่างเดียวในปี 2023

ด้านล่างเราจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจในสหราชอาณาจักรต้องทราบเกี่ยวกับการมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ต้องระบุ รวมถึงวิธีใช้งาน ตลอดจนระเบียบข้อบังคับและหลักเกณฑ์ที่ส่งผลต่อธุรกิจเหล่านั้น

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• องค์ประกอบสําคัญของแบบฟอร์มมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติ
  
• ทําไมหนังสือมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจ
  
• วิธีกําหนดให้หักบัญชีอัตโนมัติ
  
• ระเบียบข้อบังคับและหลักเกณฑ์ในสหราชอาณาจักรที่ส่งผลต่อหนังสือมอบอำนาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ
  

องค์ประกอบสําคัญของแบบฟอร์มการมอบอํานาจหักบัญชีอัตโนมัติ

แบบฟอร์มมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติคือวิธีที่ลูกค้าอนุญาตให้ธุรกิจเรียกเก็บเงินจากบัญชีธนาคารของตนเอง ต่อไปนี้คือองค์ประกอบหลักที่จะต้องระบุในแบบฟอร์มการมอบอํานาจ

• รายละเอียดบัญชีธนาคารของลูกค้า: แบบฟอร์มจะต้องระบุชื่อเจ้าของบัญชี ชื่อธนาคารหรือสหกรณ์ออมทรัพย์ หมายเลขบัญชี และรหัสประจำธนาคาร

• ข้อมูลธุรกิจ ข้อมูลนี้ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขผู้ใช้บริการของธุรกิจหรือผู้ให้บริการ (SUN) ซึ่งเป็นตัวระบุเฉพาะที่ออกโดย Bacs เพื่อประมวลผลการหักบัญชีโดยตรง

• ใบแจ้งการอนุมัติ: ใบแจ้งการอนุมัติจากลูกค้าฉบับนี้เป็นการอนุญาตให้ธุรกิจเรียกเก็บเงินจากบัญชีธนาคารของพวกเขาโดยตรง ข้อความจะต้องเป็นไปตามแนวทางของ Bacs

• คำชี้แจงการรับประกัน: คำชี้แจงนี้ระบุสิทธิ์ของผู้ชําระเงินภายใต้การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ รวมถึงสิทธิในการคืนเงินทันทีสำหรับการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ได้รับอนุญาต

• ข้อกำหนดการแจ้งล่วงหน้า: ธุรกิจจะต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า (ปกติจะใช้เวลา 10 วันทําการ) ก่อนที่ธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงจํานวนเงินที่หักบัญชีอัตโนมัติ ความถี่ หรือวันที่เรียกเก็บ

• ลายเซ็น: หนังสือมอบอํานาจแบบกระดาษต้องมีการลงนามของลูกค้าและวันที่ลงนาม สําหรับการมอบอํานาจดิจิทัล ลูกค้ายืนยันการอนุมัติวงเงินทางออนไลน์หรือทางโทรศัพท์

ทําไมหนังสือมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจ

เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การมอบอำนาจให้หักบัญชีอัตโนมัติจะให้ข้อดีหลายประการแก่ธุรกิจ ดังนี้

• การชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า: สําหรับธุรกิจที่ใช้โมเดลแบบสมัครใช้บริการ เช่น บริษัทด้านการให้บริการซอฟต์แวร์ (SaaS) และฟิตเนส หนังสือมอบอํานาจสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติจะช่วยรักษารายรับให้คงที่ การใช้การหักบัญชีอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจลดการเลิกใช้บริการโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งมักเกิดจากบัตรเครดิตหมดอายุหรือการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ และทำให้รายรับตามแบบแผนล่วงหน้า (MRR) มีเสถียรภาพ

• ยอดชําระเงินที่ไม่แน่นอน: นอกจากนี้ การมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติยังอนุญาตให้หักจำนวนเงินที่แปรผันได้ ซึ่งอาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจที่ต้องเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน (เช่น สาธารณูปโภค ผู้ให้บริการโทรคมนาคม) หนังสือมอบอํานาจเหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจสามารถจับคู่รายได้กับการบริโภค และสรุปว่าค่าธรรมเนียมจะสะท้อนถึงรูปแบบการใช้งานล่วงหน้าอย่างไร

• การสื่อสารกับลูกค้า: ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงิน ความถี่ และจำนวนเงินอาจนำไปสู่ความไม่พอใจหรือการโต้แย้งการชำระเงินได้ หนังสือมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติกําหนดให้ธุรกิจแจ้งรายละเอียดเหล่านี้อย่างชัดเจนและขอความยินยอมจากลูกค้า วิธีนี้จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นและลดความเสี่ยงของการโต้แย้งการชําระเงินหรือการยกเลิก

• การกระทบยอด: สำหรับธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูง เช่น แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ บริษัทโทรคมนาคม และสาธารณูปโภค หนังสือมอบอำนาจหักบัญชีอัตโนมัติจะทำให้การกระทบยอดบัญชีง่ายขึ้น และช่วยลดภาระงานของทีมงานการเงินได้ด้วยการลดการติดตามด้วยตนเอง

• การแก้ไขและการยกเลิก ธุรกิจต่างๆ จะต้องเข้าใจกฎเฉพาะเกี่ยวกับการแก้ไขหรือการยกเลิกคำสั่งหักบัญชีโดยตรงเพื่อป้องกันการรั่วไหลของรายได้ หรือปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าต้องการเปลี่ยนรายละเอียดธนาคารหรือยกเลิกการสมัครใช้บริการ ธุรกิจจะต้องจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงการทําธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือความไม่พึงพอใจของลูกค้า

วิธีกําหนดให้หักบัญชีอัตโนมัติ

เมื่อใช้การมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ คุณต้องทําตามขั้นตอนบางประการเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนดและช่วยให้การดําเนินการเป็นไปอย่างราบรื่น ต่อไปนี้คือคู่มือการใช้งาน

• เลือกผู้ให้บริการหักบัญชีอัตโนมัติ: เลือกผู้ให้บริการชําระเงินที่ให้บริการหักบัญชีอัตโนมัติ ผู้ให้บริการรายนี้ควรปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านการธนาคารของสหราชอาณาจักรและเหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณในแง่ของค่าใช้จ่าย การใช้งานที่สะดวก และการสนับสนุนลูกค้า ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Stripe ในการหักบัญชีอัตโนมัติ

• สร้างแบบฟอร์มการมอบอํานาจของคุณ: ออกแบบแบบฟอร์มมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติ นี่คือเอกสารที่ลูกค้าจะกรอกให้เสร็จสมบูรณ์เพื่ออนุมัติให้คุณหักการชำระเงินจากบัญชีธนาคารของลูกค้า แบบฟอร์มนี้ควรประกอบด้วยรายละเอียดธนาคารของลูกค้า (เช่น หมายเลขบัญชี ชื่อธนาคาร) และข้อกําหนดการชําระเงิน

• ขอการอนุมัติจากลูกค้า: ให้ลูกค้ากรอกและลงนามในแบบฟอร์มมอบอํานาจ สําหรับหนังสือมอบอํานาจฉบับกระดาษ จะต้องเซ็นชื่อในแบบฟอร์มที่ปริ้นออกมา สําหรับการมอบอํานาจดิจิทัล สามารถใช้กระบวนการออนไลน์ที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีการที่ปลอดภัยอื่นๆ เช่น รหัสยืนยันการส่งข้อความ (SMS)

• ส่งหนังสือมอบอํานาจให้กับผู้ให้บริการชําระเงินของคุณ: ส่งหนังสือมอบอํานาจให้กับผู้ให้บริการชําระเงินของคุณ และผู้ใหบริการจะจัดการส่งรายการธุรกรรมการชำระเงินให้ Bacs ตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ในหนังสือมอบอำนาจ

• แจ้งลูกค้าให้ทราบ: ส่งการแจ้งเตือนให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าก่อนเริ่มกระบวนการหักบัญชีอัตโนมัติ การแจ้งเตือน (ปกติคืออีเมล) จะแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับการหักบัญชีที่ใกล้ครบกําหนด คุณควรส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วันก่อนธุรกรรมรายการแรก

• เริ่มเก็บเงิน: เริ่มทำการเก็บเงินตามที่ได้รับอนุญาตหลังจากระยะเวลาแจ้งเตือน ตรวจสอบให้มั่นใจว่าระบบของคุณสามารถจัดการธุรกรรมในวันที่กําหนดและข้อยกเว้นต่างๆ เช่น การชําระเงินไม่สําเร็จและการยกเลิก

ระเบียบข้อบังคับและหลักเกณฑ์ในสหราชอาณาจักรที่ส่งผลต่อหนังสือมอบอำนาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ

การใช้งานและการจัดการการมอบอำนาจหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักรเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับและแนวทางหลายข้อ ซึ่งช่วยปกป้องลูกค้าและดูแลความถูกต้องสมบูรณ์ของระบบการชําระเงิน ต่อไปนี้คือระเบียบข้อบังคับและแนวทางที่สําคัญในสหราชอาณาจักรที่ส่งผลต่อการมอบอํานาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ

การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติ

การรับประกันการหักบัญชีอัตโนมัติเป็นส่วนสําคัญของระบบหักบัญชีอัตโนมัติในสหราชอาณาจักร ซึ่งจะปกป้องลูกค้าในกรณีที่มีข้อผิดพลาด และต้องมีรายละเอียดต่อไปนี้

• ลูกค้ามีสิทธิ์ขอเงินคืนเต็มจํานวนทันทีจากธนาคารในกรณีที่การหักบัญชีอัตโนมัติไม่ถูกต้องหรือไม่ได้รับอนุญาต

• ธุรกิจจะต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าหากวันที่ ความถี่ หรือจํานวนเงินของการหักบัญชีอัตโนมัติมีการเปลี่ยนแปลง โดยปกติ แล้วต้องส่งประกาศนี้ล่วงหน้าอย่างน้อย 10 วันทําการก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะมีผล

• ลูกค้าสามารถยกเลิกการหักบัญชีโดยตรงได้ตลอดเวลาโดยติดต่อกับธนาคาร สถาบันการเงิน หรือองค์กรที่ทำหน้าที่เรียกเก็บเงิน

ระเบียบข้อบังคับ Bacs

Bacs ซึ่งเป็นหน่วยงานที่กำกับดูแลระบบหักบัญชีโดยตรงของสหราชอาณาจักร ได้กำหนดกฎเกณฑ์เหล่านี้สำหรับองค์กรที่ใช้การหักบัญชีโดยตรง:

• หากต้องการเข้าใช้งานระบบการหักบัญชีอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้ให้บริการชำระเงินที่เป็นสมาชิก Bacs และมี SUN

• ธุรกิจต่างๆ จะต้องปฏิบัติตามกฎของ Bacs ในการจัดการกับการมอบอำนาจให้หักบัญชีอัตโนมัติ รวมไปถึงการจัดทำเอกสารที่ถูกต้อง การจัดเก็บ และการปกป้องข้อมูล

ข้อกําหนดว่าด้วยการรู้จักลูกค้าของคุณ (KYC) และการป้องกันการฟอกเงิน (AML)

ข้อบังคับทางการเงินของสหราชอาณาจักรกําหนดให้ธุรกิจต้องทําการตรวจสอบสถานะตามกฎ KYC และ AML ดังนี้

• ธุรกิจจะต้องยืนยันตัวตนของลูกค้าเมื่อจัดทําหนังสือมอบอํานาจสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและการฟอกเงิน

• ธุรกิจต้องเก็บบันทึกการยืนยันตัวตนของลูกค้าและเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้อย่างถูกต้อง

การคุ้มครองข้อมูล

หนังสือมอบอํานาจสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน ธุรกิจจะต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้ภายใต้กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหราชอาณาจักร (UK GDPR)

• ต้องเก็บรวบรวม ประมวลผล และจัดเก็บข้อมูลลูกค้าไว้อย่างปลอดภัย

• ต้องรวมขั้นตอนสำหรับการร้องขอการเข้าถึงข้อมูลและการละเมิดข้อมูล

• ต้องแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับวิธีใช้ข้อมูลของตนและขอความยินยอมเมื่อจําเป็น