Een machtiging voor automatische incasso of een automatische incasso-opdracht is een autorisatie voor een onderneming of dienstverlener om betalingen automatisch rechtstreeks van de bankrekening van de klant af te schrijven. Met dit formulier wordt de instemming van de klant geverifieerd en worden de vereiste bankgegevens verstrekt. Ondernemingen gebruiken automatische incasso's vaak voor terugkerende betalingen, zoals maandabonnementen, energierekeningen en aflossingen van leningen.

Machtigingen voor automatische incasso vereenvoudigen het betaalproces voor beide partijen. Klanten zijn hiermee in staat periodieke betalingen te beheren zonder dat ze hoeven te denken aan de vervaldatum of zonder elke transactie handmatig goed te keuren. Voordeel voor ondernemingen is dat ze kunnen rekenen op een voorspelbare cashflow met minder administratieve overhead. Dankzij deze machtigingen zijn er via BACS, het Britse clearingsysteem voor automatische incasso's, alleen al in 2023 voor meer dan 572 miljoen aan transacties voor abonnementen verwerkt.

Hieronder leggen we uit wat ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk moeten weten over machtigingen voor automatische incasso. Je leest wat deze machtigingen inhouden, hoe je ze moet implementeren en welke voorschriften en richtlijnen hierop van invloed zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Belangrijke elementen van een machtigingsformulier voor automatische incasso
  
• Belang van machtigingen voor automatische incasso voor ondernemingen
  
• Een machtiging voor automatische incasso instellen
  
• Voorschriften en richtlijnen in het Verenigd Koninkrijk die van invloed zijn op machtigingen voor automatische incasso
  

Belangrijke elementen van een machtigingsformulier voor automatische incasso

Met machtigingsformulieren voor automatische incasso geven klanten ondernemingen autorisatie om betalingen van hun bankrekening af te schrijven. In een machtigingsformulier moeten de volgende belangrijke elementen worden opgenomen:

• Bankrekeninggegevens van de klant. Het formulier moet de naam van de rekeninghouder en de naam van de bank of financiële dienstverlener, het rekeningnummer en de sort code bevatten.

• Gegevens van de onderneming. De naam, het adres en het Service User Number (SUN) van de onderneming of de dienstverlener. Het SUN is een unieke identificatiecode die wordt verstrekt door BACS om automatische incasso's te verwerken.

• Autorisatieverklaring. Met deze verklaring van de klant wordt de onderneming geautoriseerd om betalingen rechtstreeks van zijn bankrekening af te schrijven. De formulering moet in overeenstemming zijn met de BACS-richtlijnen.

• Garantieverklaring. Een verklaring waarin de rechten van de betaler onder de garantie voor automatische incasso worden beschreven, waaronder het recht op onmiddellijke terugbetaling van onjuiste of niet-geautoriseerde betalingen.

• Clausule van voorafgaande kennisgeving. Een clausule waarin wordt aangegeven dat de onderneming de klant vooraf (meestal 10 werkdagen van tevoren) moet informeren over wijzigingen in het bedrag, de frequentie of de afschrijvingsdatum van de automatische incasso.

• Handtekening. Voor een machtiging op papier zijn de handtekening van de klant en de datum van ondertekening vereist. Bij digitale machtigingen bevestigt de klant de autorisatie online of telefonisch.

Belang van machtigingen voor automatische incasso voor ondernemingen

Bij correcte uitvoering bieden machtigingen voor automatische incasso verschillende voordelen voor ondernemingen, zoals:

• Terugkerende betalingen. Voor ondernemingen die werken met een abonnementsmodel, zoals SaaS-bedrijven (Software-as-a-Service) en sportscholen, helpen machtigingen voor automatische incasso om inkomsten op een consistent niveau te houden. Met automatische incasso kunnen ondernemingen ongewenst klantverloop, vaak veroorzaakt door verlopen creditcards of mislukte betalingen, verminderen en maandelijks terugkerende inkomsten (MRR) stabiliseren.

• Variabele betalingen. Machtigingen voor automatische incasso maken ook betaling van variabele bedragen mogelijk. Dat kan een krachtig hulpmiddel zijn voor ondernemingen die bedragen in rekening moeten brengen op basis van gebruik, zoals nutsbedrijven en telecommunicatieproviders. Met deze machtigingen kunnen ondernemingen inkomsten en verbruik op elkaar afstemmen en vooraf aangeven hoe vergoedingen een afspiegeling vormen van gebruikspatronen.

• Communicatie met de klant. Misverstanden over betaaltermijnen, frequentie en bedragen kunnen leiden tot ontevredenheid bij de klant of tot chargebacks. Bij machtigingen voor automatische incasso zijn ondernemingen verplicht om vooraf duidelijk over deze gegevens te communiceren en expliciete toestemming van de klant krijgen. Dit helpt vertrouwen op te bouwen en het risico op chargebacks of annuleringen te verkleinen.

• Reconciliatie. Voor ondernemingen met grote transactievolumes, zoals e-commerceplatforms, telecombedrijven en nutsbedrijven, wordt door machtigingen voor automatische incasso het reconciliëren van rekeningen vereenvoudigd. Ook scheelt het financiële teams veel werk omdat handmatige tracering tot een minimum wordt beperkt.

• Wijzigingen en annuleringen. Ondernemingen moeten op de hoogte zijn van de specifieke regels omtrent het wijzigen of annuleren van machtigingen voor automatische incasso om omzetlekkage of complianceproblemen te voorkomen. Wanneer een klant bijvoorbeeld zijn bankgegevens wil wijzigen of een abonnement wil opzeggen, moet de onderneming deze wijzigingen direct verwerken om ongeautoriseerde transacties of ontevredenheid van klanten te voorkomen.

Een machtiging voor automatische incasso instellen

Bij het instellen van een machtiging voor automatische incasso moet je op een bepaalde manier te werk gaan om aan de regels te voldoen en een vlotte verwerking te garanderen. Voer deze volgende stappen uit:

• Kies een aanbieder van automatische incasso. Selecteer een betaaldienstverlener die diensten voor automatische incasso aanbiedt. Deze aanbieder moet voldoen aan de Britse bankvoorschriften en voorzien in de eisen die je onderneming stelt voor wat betreft kosten, gebruiksgemak en support. Hier vind je meer informatie over het uitvoeren van automatische incasso's met Stripe.

• Maak een machtigingsformulier. Ontwerp een machtigingsformulier voor automatische incasso. Dit document moeten klanten invullen om je te autoriseren om betalingen van hun bankrekening af te schrijven. Neem de bankgegevens van de klant (zoals rekeningnummer, naam van de bank) en de betalingsvoorwaarden in het formulier op.

• Vraag de klant om autorisatie. Laat je klanten het machtigingsformulier invullen en ondertekenen. Voor een machtiging op papier moeten ze het formulier afdrukken en ondertekenen. Digitale machtigingen kunnen ze online geven met een elektronische handtekening of een andere veilige methode, zoals bevestigingscodes via sms.

• Dien de machtiging in bij je betaaldienstverlener. Dien de machtiging in bij je betaaldienstverlener. De dienstverlener verzendt de betalingstransacties naar BACS volgens de frequentie die in de machtiging is opgegeven.

• Breng de klant op de hoogte. Stuur een kennisgeving naar de klant voordat je begint met het proces voor automatische incasso. Met de kennisgeving (meestal een e-mail) informeer je de klant over de aanstaande incasso. Je moet de kennisgeving ten minste twee dagen vóór de eerste transactie versturen.

• Begin met de afschrijving van betalingen. Begin na de kennisgevingsperiode met de afschrijving van betalingen waarvoor je bent gemachtigd. Zorg ervoor dat je systemen transacties op de afgesproken datums kunnen verwerken en ook uitzonderingen zoals mislukte betalingen en annuleringen kunnen afhandelen.

Voorschriften en richtlijnen in het Verenigd Koninkrijk die van invloed zijn op machtigingen voor automatische incasso

Bij de implementatie en het beheer van machtigingen voor automatische incasso in het Verenigd Koninkrijk moet je je houden aan verschillende voorschriften en richtlijnen die klanten beschermen en de integriteit van het betalingssysteem garanderen. Hieronder zetten we de belangrijkste voorschriften en richtlijnen in het Verenigd Koninkrijk op een rijtje die van invloed zijn op machtigingen voor automatische incasso.

Garantie automatische incasso

De garantie automatische incasso is een belangrijk onderdeel van het Britse systeem voor automatische incasso's. Deze garantie beschermt klanten in geval van fouten en omvat de volgende vereisten:

• Klanten hebben recht op volledige, onmiddellijke terugbetaling van hun bank bij een onjuiste of niet-geautoriseerde automatische incasso.

• De onderneming moet de klant vooraf op de hoogte stellen bij wijzigingen van de datum, frequentie of het bedrag van de automatische incasso. Doorgaans moet de onderneming deze ten minste 10 werkdagen voordat de wijziging van kracht wordt, verzenden.

• Klanten kunnen een automatische incasso altijd annuleren door contact op te nemen met hun bank, financiële dienstverlener of organisatie die betalingen afschrijft.

BACS-regelgeving

BACS, dat toezicht houdt op het Britse systeem voor automatische incasso, heeft de volgende regels opgesteld voor organisaties die automatische incasso gebruiken:

• Om toegang te krijgen tot het systeem voor automatische incasso moeten ondernemingen worden gesponsord door een betaaldienstverlener die lid is van BACS en een SUN heeft.

• Ondernemingen moeten zich houden aan de regels van BACS voor het afhandelen van machtigingen voor automatische incasso, zoals regels voor adequate documentatie, opslag en gegevensbescherming.

Vereisten inzake ken-je-klant (KYC) en witwasbestrijding (AML)

De Britse financiële regelgeving verplicht ondernemingen om due diligence uit te voeren onder de KYC- en AML-regels:

• Ondernemingen moeten de identiteit van hun klanten verifiëren bij het opstellen van machtigingen voor automatische incasso om fraude en witwassen te voorkomen.

• Ondernemingen moeten een nauwkeurige administratie bijhouden van de identiteitsverificatie van klanten en alle relevante documenten.

Gegevensbescherming

Bij machtigingen voor automatische incasso worden gevoelige klantgegevens verwerkt. Ondernemingen moeten zich houden aan de volgende regels van de Britse General Data Protection Regulation (UK GDPR):

• Ze moeten klantgegevens op een veilige manier verzamelen, verwerken en opslaan.

• Ze moeten procedures aanbieden voor verzoeken om toegang tot gegevens en voor datalekken.

• Ze moeten klanten informeren over de manier waarop ze hun gegevens gebruiken en indien nodig toestemming vragen.