Uma instrução de débito automático é uma autorização para uma empresa ou provedor de serviços realizar a cobrança automática de pagamentos diretamente da conta bancária do cliente. Esse formulário confirma o consentimento do cliente e fornece os dados bancários necessários. As empresas costumam usá-lo para pagamentos recorrentes, como assinaturas mensais, contas de serviços públicos e pagamentos de empréstimos.

As instruções de débito automático simplificam o processo de pagamento para ambas as partes. Elas permitem que os clientes gerenciem pagamentos regulares sem precisar se lembrar de datas de vencimento ou aprovar manualmente cada transação, ajudando as empresas a manter um fluxo de caixa previsível com menos sobrecarga administrativa. Com essas instruções, o sistema de compensação de débito automático do Reino Unido, o Bacs, registrou mais de 572 milhões de transações somente de assinaturas em 2023.

Abaixo, explicamos o que as empresas do Reino Unido precisam saber sobre instruções de débito automático: o que elas incluem, como são implementadas e quais regulamentos e diretrizes as afetam.

O que há neste artigo?

• Principais elementos de um formulário de instrução de débito automático
  
• Por que as instruções de débito automático são tão importantes para as empresas
  
• Como estabelecer uma instrução de débito automático
  
• Regulamentos e diretrizes do Reino Unido que afetam instruções de débito automático
  

Principais elementos de um formulário de instrução de débito automático

Os formulários de instrução de débito automático são usados pelos clientes para autorizar empresas a realizar cobranças de pagamentos diretamente das contas bancárias dos próprios clientes. Veja a seguir os principais elementos que devem ser incluídos em um formulário de instrução:

• Dados da conta bancária do cliente: o formulário deve incluir o nome do titular da conta e o nome do banco ou da cooperativa de crédito, o número da conta e o sort code.

• Dados comerciais: nome, endereço e Número de Usuário de Serviço (SUN) da empresa ou do provedor de serviços, um identificador exclusivo emitido pelo Bacs para processar débitos automáticos.

• Declaração de autorização: essa declaração do cliente autoriza a empresa a coletar pagamentos diretamente da conta bancária do próprio cliente. O texto deve seguir as diretrizes do Bacs.

• Declaração de garantia: essa declaração descreve os direitos do pagador nos termos da Garantia de Débito Automático, incluindo o direito a um reembolso imediato por qualquer pagamento incorreto ou não autorizado.

• Cláusula de notificação antecipada: ela exige que as empresas notifiquem com antecedência (normalmente, 10 dias úteis) antes de fazer qualquer alteração no valor, frequência ou data de cobrança do débito automático.

• Assinatura: instruções em papel exigem a assinatura do cliente e a data de assinatura. Para instruções digitais, o cliente confirma a autorização online ou por telefone.

Por que as instruções de débito automático são tão importantes para as empresas

Quando realizadas corretamente, as instruções de débito automático oferecem várias vantagens para as empresas, como:

• Pagamentos recorrentes: para empresas que dependem de modelos baseados em assinatura, como empresas de software como serviço (SaaS) e academias, as instruções de débito automático ajudam a manter receitas consistentes. Ao estabelecer débitos automáticos, as empresas podem reduzir a perda involuntária de clientes, geralmente causada por cartões de crédito vencidos ou pagamentos malsucedidos, e estabilizar a receita mensal recorrente (MRR).

• Pagamentos variáveis: as instruções de débito automático também permitem pagamentos variáveis, que podem ser uma ferramenta poderosa para empresas que precisam cobrar com base no uso (por exemplo, serviços públicos e provedores de telecomunicações). Essas instruções de débito permitem que as empresas associem a receita ao consumo e definam previamente como as tarifas refletirão os padrões de uso.

• Comunicação com o cliente: mal-entendidos sobre prazos, frequência e valores de pagamento podem causar insatisfação ou contestações dos clientes. As instruções de débito automático exigem que as empresas comuniquem esses detalhes com clareza e obtenham o consentimento explícito do cliente. Isso pode ajudar a criar confiança e reduzir o risco de contestações ou cancelamentos.

• Reconciliação: para empresas com grandes volumes de transações, como plataformas de e-commerce, telecomunicações e serviços públicos, as instruções de débito automático simplificam a reconciliação de contas e podem aliviar a carga de trabalho das equipes financeiras com a redução do rastreamento manual.

• Alterações e cancelamentos: as empresas precisam entender as regras específicas sobre alteração ou cancelamento de instruções de débito automático para evitar perda de receitas ou problemas de conformidade. Por exemplo, quando um cliente quer alterar os dados bancários ou cancelar uma assinatura, a empresa deve gerenciar essas alterações imediatamente para evitar transações não autorizadas ou insatisfação do cliente.

Como estabelecer uma instrução de débito automático

Ao estabelecer uma instrução de débito automático, você deve seguir determinadas etapas para manter a conformidade e garantir operações sem problemas. Veja a seguir um guia para a implementação:

• Escolha um provedor de débito automático: selecione um provedor de serviços de pagamento que ofereça serviços de débito automático. Esse provedor deve cumprir a regulamentação bancária do Reino Unido e ser adequado para suas necessidades de negócio em termos de custo, facilidade de uso e suporte ao cliente. Saiba mais sobre como usar a Stripe para débitos automáticos.

• Crie seu formulário de instrução: projete um formulário de instrução para débito automático. Esse é o documento que os clientes preencherão para autorizar você a receber pagamentos diretamente das contas bancárias deles. Esse formulário deve incluir os dados bancários do cliente (por exemplo, número da conta, nome do banco) e as condições de pagamento.

• Obtenha a autorização do cliente: peça para os clientes preencherem e assinarem o formulário de instrução. Para instruções de débito em papel, eles devem assinar fisicamente um formulário impresso. Para instruções de débito digitais, eles podem usar um processo online com assinaturas eletrônicas ou outros métodos seguros, como códigos de confirmação por mensagens de texto (SMS).

• Envie a instrução ao seu provedor de serviços de pagamento: ele processará o envio das transações de pagamento para o Bacs de acordo com o cronograma definido na instrução.

• Notifique o cliente: avise o cliente com antecedência antes de iniciar o processo de débito automático. A notificação (geralmente um e-mail) informa o cliente sobre os próximos débitos. Você deve enviá-la pelo menos dois dias antes da primeira transação.

• Comece a receber pagamentos: comece a receber pagamentos da forma autorizada após o período de notificação. Verifique se seus sistemas podem processar transações nas datas acordadas e eventuais exceções, como falhas de pagamento e cancelamentos.

Regulamentos e diretrizes do Reino Unido que afetam instruções de débito automático

A implementação e o gerenciamento de instruções de débito automático no Reino Unido envolvem o cumprimento de vários regulamentos e diretrizes que protegem os clientes e mantêm a integridade do sistema de pagamentos. Veja a seguir os principais regulamentos e diretrizes do Reino Unido que afetam instruções de débito automático.

Garantia de débito automático

A garantia de débito automático é uma parte fundamental do sistema de débito automático do Reino Unido. Ela protege os clientes em caso de erros e tem os seguintes requisitos:

• O cliente tem direito a um reembolso total e imediato do banco caso ocorra um débito automático incorreto ou não autorizado.

• A empresa deve notificar o cliente com antecedência se houver mudança de data, frequência ou valor do débito automático. Normalmente, essa notificação deve ser enviada pelo menos 10 dias úteis antes da mudança entrar em vigor.

• Os clientes podem cancelar um débito automático quando quiserem, entrando em contato com bancos, cooperativas de crédito ou organizações de cobrança de pagamentos.

Regulamentos do Bacs

O Bacs, que supervisiona o sistema de débito automático do Reino Unido, estabeleceu estas regras para organizações que usam débito automático:

• Para acessar o sistema de débito automático, as empresas precisam ter o patrocínio de um provedor de serviços de pagamento que seja membro do Bacs e tenha um SUN.

• As empresas devem seguir as regras do Bacs para lidar com instruções de débito automático, incluindo documentação, armazenamento e proteção de dados de forma adequada.

Requisitos de conheça seu cliente (KYC) e combate à lavagem de dinheiro (PLD)

Os regulamentos financeiros do Reino Unido exigem que as empresas realizem due diligences de acordo com as regras de KYC e PLD:

• As empresas devem verificar a identidade dos clientes ao estabelecer instruções de débito automático para evitar fraude e lavagem de dinheiro.

• As empresas devem manter registros precisos de verificação de identidade do cliente e todos os documentos relevantes.

Proteção de dados

As instruções de débito automático envolvem o gerenciamento de dados sigilosos do cliente. As empresas devem cumprir as seguintes regras do Regulamento Geral de Proteção de Dados do Reino Unido (UK GDPR):

• Elas devem coletar, processar e armazenar dados do cliente com segurança.

• Elas devem incorporar procedimentos para pedidos de acesso a dados e violações de dados.

• Elas devem informar os clientes sobre como seus dados serão usados e obter consentimento quando necessário.