Un mandat de prélèvement automatique, ou instruction de prélèvement automatique, est une autorisation donnée à une entreprise ou à un prestataire de services afin qu’ils prélèvent automatiquement des paiements dans le compte bancaire du client. Ce formulaire permet de vérifier le consentement du client et de fournir les coordonnées bancaires nécessaires. Les entreprises l’utilisent souvent pour les paiements récurrents tels que les abonnements mensuels, les factures de services publics et les remboursements de prêts.

Les mandats de prélèvement automatique simplifient le processus de paiement pour les deux parties. Ils permettent aux clients de gérer des paiements réguliers sans avoir à se souvenir des dates d’échéance ou à approuver manuellement chaque transaction, et ils aident les entreprises à maintenir un flux de trésorerie prévisible avec moins de frais administratifs. Ces mandats ont permis au système de compensation des prélèvements automatiques du Royaume-Uni (Bacs) d’enregistrer plus de 572 millions rien que pour les abonnements en 2023.

Vous trouverez ci-dessous ce que les entreprises britanniques doivent savoir sur les mandats de prélèvement automatique : ce qu’ils contiennent, comment les mettre en œuvre et quelles réglementations et directives les concernent.

Sommaire

• Éléments clés d’un formulaire de mandat de prélèvement automatique
  
• Pourquoi les mandats de prélèvement automatique sont si importants pour les entreprises
  
• Comment établir un mandat de prélèvement automatique
  
• Réglementations et directives du Royaume-Uni concernant les mandats de prélèvement automatique
  

Éléments clés d’un formulaire de mandat de prélèvement automatique

Les formulaires de mandat de prélèvement automatique permettent aux clients d’autoriser les entreprises à prélever des paiements sur leurs comptes bancaires. Voici les éléments clés qui doivent figurer dans un formulaire de mandat :

• Coordonnées bancaires du client : Le formulaire doit comporter le nom du titulaire du compte et le nom de son institution financière ou de sa société de crédit immobilier, le numéro de compte et le code guichet.

• Informations sur l’entreprise : Il s’agit notamment du nom, de l’adresse et du numéro d’utilisateur du service (SUN) de l’entreprise ou du prestataire de services, un identifiant unique émis par Bacs pour traiter les prélèvements automatiques.

• Déclaration d’autorisation : Cette déclaration du client autorise l’entreprise à prélever des paiements directement dans son compte bancaire. Le libellé doit être conforme aux directives du Bacs.

• Déclaration de garantie : Cette déclaration décrit les droits du payeur dans le cadre de la garantie de prélèvement automatique, y compris le droit à un remboursement immédiat pour tout paiement incorrect ou non autorisé.

• Clause de préavis : Les entreprises doivent ainsi donner un préavis (généralement 10 jours ouvrables) avant de modifier le montant, la fréquence ou la date d’encaissement des prélèvements automatiques.

• Signature : Les mandats papier nécessitent la signature du client et la date de signature. Pour les mandats numériques, le client confirme l’autorisation en ligne ou par téléphone.

Pourquoi les mandats de prélèvement automatique sont si importants pour les entreprises

Lorsqu’ils sont effectués correctement, les mandats de prélèvement automatique offrent plusieurs avantages aux entreprises, notamment ceux qui suivent :

• Paiements récurrents : Pour les entreprises qui s’appuient sur des modèles par abonnement, comme les entreprises de logiciels-services et les centres d’entraînement physique, les mandats de prélèvement automatique permettent d’assurer la régularité des revenus. En mettant en place les prélèvements automatiques, les entreprises peuvent réduire l’attrition involontaire, souvent causée par des cartes de crédit expirées ou des échecs de paiement, et stabiliser leur revenu récurrent mensuel (RRM).

• Paiements variables : Les mandats de prélèvement automatique permettent également de varier les montants des paiements, ce qui peut s’avérer être un outil puissant pour les entreprises qui doivent facturer en fonction de l’utilisation (par exemple, les services publics, les fournisseurs de télécommunications). Ces mandats permettent aux entreprises de faire correspondre les revenus à la consommation et d’indiquer d’emblée comment les frais refléteront les habitudes d’utilisation.

• Communication avec le client : Des malentendus sur les modalités, la fréquence et les montants des paiements peuvent entraîner l’insatisfaction des clients ou des litiges. Les mandats de prélèvement automatique exigent des entreprises qu’elles communiquent clairement ces informations à l’avance et obtiennent le consentement explicite du client. Cela peut contribuer à instaurer la confiance et à réduire le risque de litiges ou d’annulations.

• Rapprochement : Pour les entreprises qui ont un volume de transactions élevé, telles que les plateformes de commerce en ligne, les entreprises de télécommunications et les services publics, les mandats de prélèvement automatique simplifient le rapprochement des comptes et peuvent alléger la charge de travail des équipes financières en réduisant le suivi manuel.

• Modifications et annulations : Les entreprises doivent comprendre les règles spécifiques relatives à la modification ou à l’annulation des mandats de prélèvement automatique afin d’éviter les fuites de revenus ou les problèmes de conformité. Par exemple, lorsqu’un client souhaite modifier ses coordonnées bancaires ou annuler un abonnement, l’entreprise doit gérer ces modifications rapidement pour éviter les transactions non autorisées ou l’insatisfaction des clients.

Comment établir un mandat de prélèvement automatique

Lors de l’établissement d’un mandat de prélèvement automatique, vous devez suivre certaines étapes pour être en conformité et assurer le bon déroulement des opérations. Voici un guide de mise en œuvre :

• Choisir un prestataire de services de prélèvement automatique : Sélectionnez un prestataire de services de paiement qui propose des services de prélèvement automatique. Ce fournisseur doit être conforme aux réglementations bancaires du Royaume-Uni et répondre aux besoins de votre entreprise en termes de coût, de facilité d’utilisation et d’assistance à la clientèle. En savoir plus sur l’utilisation de Stripe pour les prélèvements automatiques.

• Créer votre formulaire de mandat : Concevez un formulaire de mandat de prélèvement automatique. Il s’agit du document que les clients doivent remplir pour vous autoriser à prélever des paiements dans leurs comptes bancaires. Ce formulaire doit inclure les coordonnées bancaires du client (par exemple, le numéro de compte, le nom de l’institution financière) et les conditions de paiement.

• Obtenir l’autorisation du client : Demandez à vos clients de remplir et de signer le formulaire de mandat. Pour les mandats papier, ils doivent signer physiquement un formulaire imprimé. Pour les mandats numériques, ils peuvent utiliser un processus en ligne qui comporte des signatures électroniques ou d’autres méthodes sécurisées telles que des codes de confirmation par message texte (SMS).

• Soumettre le mandat à votre prestataire de services de paiement : Soumettez le mandat à votre prestataire de services de paiement. Il se chargera de l’envoi des transactions de paiement à Bacs selon le calendrier fixé dans le mandat.

• Informer le client : Informez le client à l’avance avant de commencer le processus de prélèvement automatique. La notification (généralement un courriel) informe le client des prélèvements à venir. Vous devez l’envoyer au moins deux jours avant la première transaction.

• Commencer à encaisser les paiements : Commencez à encaisser les paiements autorisés après la période de notification. Assurez-vous que vos systèmes peuvent traiter les transactions aux dates convenues, ainsi que toutes les exceptions telles que les échecs de paiement et les annulations.

Réglementations et directives du Royaume-Uni concernant les mandats de prélèvement automatique

La mise en œuvre et la gestion des mandats de prélèvement au Royaume-Uni supposent le respect de plusieurs réglementations et lignes directrices qui protègent les clients et préservent l’intégrité du système de paiement. Voici les principales réglementations et directives du Royaume-Uni concernant les mandats de prélèvement automatique.

Garantie de prélèvement automatique

La garantie de prélèvement automatique est un élément clé du système de prélèvement automatique du Royaume-Uni. Il protège les clients en cas d’erreurs et exige ce qui suit :

• Les clients ont droit à un remboursement intégral et immédiat de la part de leur institution financière en cas de prélèvement automatique incorrect ou non autorisé.

• L’entreprise doit prévenir le client si la date, la fréquence ou le montant du prélèvement automatique change. En règle générale, il doit envoyer cet avis au moins 10 jours ouvrables avant l’entrée en vigueur de la modification.

• Les clients peuvent à tout moment annuler un prélèvement automatique en contactant leur institution financière, leur société de crédit immobilier ou leur organisme de collecte des paiements.

Réglementation Bacs

Bacs, qui supervise le système de prélèvement automatique du Royaume-Uni, a établi les règles suivantes pour les organisations qui utilisent le prélèvement automatique :

• Pour accéder au système de prélèvement automatique, les entreprises doivent être parrainées par un prestataire de services de paiement qui est membre de Bacs et dispose d’un SUN.

• Les entreprises doivent respecter les règles de Bacs en matière de gestion des mandats de prélèvement, notamment en ce qui concerne la documentation, le stockage et la protection des données.

Exigences en matière de connaissance du client et de lutte contre le blanchiment de capitaux

La réglementation financière britannique exige des entreprises qu’elles effectuent une vérification préalable en vertu des règles relatives à la connaissance du client et à la lutte contre le blanchiment de capitaux :

• Les entreprises doivent vérifier l’identité de leurs clients lorsqu’elles établissent des mandats de prélèvement automatique afin de prévenir la fraude et le blanchiment de capitaux.

• Les entreprises doivent tenir des registres précis de la vérification de l’identité des clients et de tout document pertinent.

Protection des données

Les mandats de prélèvement automatique requièrent le traitement d’informations sensibles sur les clients. Les entreprises doivent se conformer aux règles suivantes en vertu du Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD du Royaume-Uni) :

• Elles doivent collecter, traiter et stocker les données des clients en toute sécurité.

• Elles doivent intégrer des procédures pour les demandes d’accès aux données et les violations de données.

• Elles doivent informer les clients de la manière dont leurs données seront utilisées et obtenir leur consentement si nécessaire.