Una orden de débito directo, o instrucción para débito directo, es una autorización para que una empresa o proveedor de servicios retire automáticamente pagos directamente de la cuenta bancaria del cliente. Este formulario verifica el consentimiento del cliente y proporciona los datos bancarios necesarios. Las empresas suelen utilizarlo para pagos recurrentes, como suscripciones mensuales, facturas de servicios públicos y devoluciones de préstamos.

Las órdenes de débito directo simplifican el proceso de pago para ambas partes. Permiten a los clientes gestionar pagos regulares sin tener que recordar las fechas de vencimiento ni aprobar manualmente cada transacción, y ayudan a las empresas a mantener un flujo de caja predecible con menos gastos administrativos. Estas órdenes permitieron que el sistema de compensación de débitos directos del Reino Unido, Bacs, registre más de 572 millones de transacciones solo para suscripciones en 2023.

A continuación, explicaremos lo que las empresas del Reino Unido deben saber sobre las órdenes de débito directo: qué incluyen, cómo implementarlas y qué normativas y pautas las afectan.

¿Qué contiene este artículo?

• Elementos clave de un formulario de orden de débito directo
  
• ¿Por qué las órdenes de débito directo son tan importantes para las empresas?
  
• Cómo establecer una orden de débito directo
  
• Normativa y directrices del Reino Unido que afectan a las órdenes de débito directo
  

Elementos clave de un formulario de orden de débito directo

Los formularios de órdenes de débito directo son la forma en que los clientes autorizan a las empresas a cobrar pagos de sus cuentas bancarias. Estos son los elementos clave que deben incluirse en un formulario de orden:

• Datos de la cuenta bancaria del cliente: el formulario debe incluir el nombre del titular de la cuenta y el nombre de su banco o sociedad de crédito hipotecario, el número de cuenta y el código Sort.

• Información de la empresa: esto incluye el nombre, la dirección y el número de usuario del servicio (SUN) de la empresa o del proveedor de servicios, un identificador único emitido por Bacs para procesar débitos directos.

• Declaración de autorización: esta declaración del cliente autoriza a la empresa a cobrar los pagos directamente de su cuenta bancaria. El texto deberá seguir las pautas Bacs.

• Declaración de garantía: esta declaración describe los derechos del pagador conforme a la garantía de débito directo, incluido el derecho a un reembolso inmediato por cualquier pago incorrecto o no autorizado.

• Cláusula de aviso previo: esto requiere que las empresas notifiquen con anticipación (generalmente 10 días hábiles) antes de realizar cualquier cambio en el monto, la frecuencia o la fecha de cobro del débito directo.

• Firma: los mandatos en papel requieren la firma del cliente y la fecha de firma. En el caso de las órdenes digitales, el cliente confirma la autorización en línea o por teléfono.

¿Por qué las órdenes de débito directo son tan importantes para las empresas?

Cuando se hacen correctamente, las órdenes de débito directo ofrecen varias ventajas para las empresas, entre las que se incluyen las siguientes:

• Pagos recurrentes: para las empresas que dependen de modelos basados en suscripciones, como las empresas de software como servicio (SaaS) y los gimnasios, las órdenes de débito directo ayudan a mantener unos ingresos constantes. Al establecer los débitos directos, las empresas pueden reducir la pérdida involuntaria de clientes, a menudo causada por tarjetas de crédito vencidas o pagos fallidos, y estabilizar los ingresos recurrentes mensuales (MRR).

• Pagos variables: las órdenes de débito directo también permiten importes de pago variables, lo que puede ser una herramienta poderosa para las empresas que necesitan cobrar según el consumo (por ejemplo, servicios públicos, proveedores de telecomunicaciones). Estas órdenes permiten a las empresas hacer coincidir los ingresos con el consumo y describen cómo las comisiones reflejarán los patrones de consumo por adelantado.

• Comunicación con el cliente: los malentendidos sobre las condiciones, la frecuencia y los importes de pago pueden provocar la insatisfacción o disputas del cliente. Las órdenes de débito directo requieren que las empresas comuniquen claramente estos datos con anticipación y obtengan el consentimiento explícito del cliente. Esto puede ayudar a generar confianza y reducir el riesgo de disputas o cancelaciones.

• Conciliación: para las empresas con grandes volúmenes de transacciones, como las plataformas de ecommerce, las empresas de telecomunicaciones y las empresas de servicios públicos, las órdenes de débito directo simplifican la conciliación de cuentas y pueden aliviar la carga de trabajo de los equipos financieros al reducir el seguimiento manual.

• Modificaciones y cancelaciones: las empresas deben comprender las normativas específicas relativas a la modificación o cancelación de órdenes de débito directo para evitar la fuga de ingresos o problemas de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, cuando un cliente quiere cambiar sus datos bancarios o cancelar una suscripción, la empresa debe gestionar estos cambios con prontitud para evitar transacciones no autorizadas o la insatisfacción del cliente.

Cómo establecer una orden de débito directo

Al establecer una orden de débito directo, debes seguir ciertos pasos para cumplir con la normativa y garantizar operaciones sin problemas. Aquí hay una guía para la implementación:

• Elige un proveedor de débito directo: selecciona un proveedor de servicios de pago que ofrezca servicios de débito directo. Este proveedor debe cumplir con las regulaciones bancarias del Reino Unido y adaptarse a las necesidades de tu negocio en términos de costo, facilidad de uso y soporte al cliente. Obtén más información sobre el uso de Stripe con débitos directos.

• Crea tu formulario de orden: diseña un formulario de orden de débito directo. Este es el documento que los clientes completarán para autorizarte a recibir pagos de sus cuentas bancarias. Este formulario debe incluir los datos bancarios del cliente (por ejemplo, número de cuenta, nombre del banco) y las condiciones de pago.

• Obtén la autorización del cliente: pide a tus clientes que completen y firmen el formulario de orden. En el caso de las órdenes en papel, deben firmar físicamente un formulario impreso. En el caso de las órdenes digitales, pueden utilizar un proceso en línea que incluya firmas electrónicas u otros métodos seguros, como códigos de confirmación por mensaje de texto (SMS).

• Envía la orden a tu proveedor de servicios de pago: envía la orden a tu proveedor de servicios de pago. Se encargará de enviar las transacciones de pago a Bacs de acuerdo con el cronograma establecido en la orden.

• Notifica al cliente: envía un aviso previo al cliente antes de iniciar el proceso de débito directo. La notificación (generalmente un correo electrónico) informa al cliente de los próximos débitos. Debes enviarlo al menos dos días antes de la primera transacción.

• Empieza a cobrar pagos: comienza a cobrar los pagos según lo autorizado después del período de notificación. Asegúrate de que tus sistemas puedan gestionar las transacciones en las fechas acordadas y cualquier excepción, como fallas de pago y cancelaciones.

Normativa y directrices del Reino Unido que afectan a las órdenes de débito directo

La implementación y gestión de órdenes de débito directo en el Reino Unido implica el cumplimiento de varias normativas y pautas que protegen a los clientes y mantienen la integridad del sistema de pagos. Estas son las principales normativas y directrices del Reino Unido que afectan a las órdenes de débito directo.

Garantía de débito directo

La garantía de débito directo es una parte fundamental del sistema de débito directo del Reino Unido. Protege a los clientes en caso de errores y requiere lo siguiente:

• Los clientes tienen derecho a un reembolso completo e inmediato de su banco en caso de débito directo incorrecto o no autorizado.

• La empresa debe notificar al cliente con anticipación si cambia la fecha, la frecuencia o el monto del débito directo. Por lo general, debe enviar este aviso al menos 10 días hábiles antes de que el cambio entre en vigencia.

• Los clientes pueden cancelar un débito directo en cualquier momento poniéndose en contacto con sus bancos, sociedades de crédito hipotecario u organizaciones de cobro de pagos.

Normativa de Bacs

Bacs, que supervisa el sistema de débito directo del Reino Unido, estableció las siguientes normativas para las organizaciones que utilizan débito directo:

• Para acceder al sistema de débito directo, las empresas deben contar con el patrocinio de un proveedor de servicios de pago que sea miembro de Bacs y tenga un SUN.

• Las empresas deben seguir las normativas de Bacs para la gestión de órdenes de débito directo, incluida la documentación, el almacenamiento y la protección de datos adecuados.

Requisitos para conocer a tus clientes (KYC) y prevención de lavado de dinero (AML)

La normativa financiera del Reino Unido exige a las empresas que actúen con la diligencia debida en virtud de las normativas de KYC y AML:

• Las empresas deben verificar las identidades de sus clientes al establecer órdenes de débito directo para prevenir el fraude y el blanqueo de capitales.

• Las empresas deben mantener registros precisos de la verificación de la identidad del cliente y cualquier documento relevante.

Protección de datos

Las órdenes de débito directo implican el manejo de información confidencial del cliente. Las empresas deben cumplir con las siguientes normativas del Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD del Reino Unido):

• Deben recopilar, procesar y almacenar los datos de los clientes de forma segura.

• Deben incorporar procedimientos para las solicitudes de acceso a los datos y las filtraciones de datos.

• Deben informar a los clientes sobre cómo se utilizarán sus datos y obtener el consentimiento cuando sea necesario.