Un mandato de adeudo directo, o una instrucción de adeudo directo, es una autorización para que una empresa o un proveedor de servicios retire pagos de forma automática directamente de la cuenta bancaria del cliente. Este formulario verifica el consentimiento del cliente y proporciona los datos bancarios necesarios. Las empresas suelen utilizarlo para pagos recurrentes como suscripciones mensuales, facturas de servicios públicos y devoluciones de préstamos.

Los mandatos de adeudo directo simplifican el proceso de pago para ambas partes. Permiten a los clientes gestionar pagos periódicos sin tener que recordar las fechas de vencimiento ni aprobar manualmente cada transacción, y ayudan a las empresas a mantener un flujo de caja predecible con menos gastos administrativos. Estos mandatos han permitido que el sistema de compensación de adeudos directos del Reino Unido, Bacs, registre más de 572 millones de transacciones solo por suscripciones en 2023.

A continuación, explicamos lo que las empresas del Reino Unido deben saber sobre los mandatos de adeudo directo: qué incluyen, cómo aplicarlos y qué normativas y directrices les afectan.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• Elementos clave de un formulario de mandato de adeudo directo
  
• Por qué los mandatos de adeudo directo son tan importantes para las empresas
  
• Cómo establecer un mandato de adeudo directo
  
• Normativas y directrices del Reino Unido que afectan a los mandatos de adeudo directo
  

Elementos clave de un formulario de mandato de adeudo directo

Los formularios de mandato de adeudo directo son la forma en que los clientes autorizan a las empresas a cobrar pagos de sus cuentas bancarias. Estos son los elementos clave que deben incluirse en un formulario de mandato:

• Datos de la cuenta bancaria del cliente: El formulario debe incluir el nombre del titular de la cuenta y el nombre de su banco o sociedad de crédito hipotecaria, el número de cuenta y el código Sort.

• Información de la empresa: Esto incluye el nombre, la dirección y el número de usuario del servicio (SUN) de la empresa o del proveedor de servicios, que es un identificador único emitido por Bacs para procesar adeudos directos.

• Declaración de autorización: Esta declaración del cliente autoriza a la empresa a cobrar pagos directamente de su cuenta bancaria. La redacción debe seguir las normas de Bacs.

• Declaración de garantía: Esta declaración detalla los derechos del pagador en virtud de la Garantía de adeudo directo, incluido el derecho a un reembolso inmediato de cualquier pago incorrecto o no autorizado.

• Cláusula de preaviso: Esto requiere que las empresas avisen con antelación (normalmente 10 días hábiles) antes de realizar cualquier cambio en el importe, la frecuencia o la fecha de cobro del adeudo directo.

• Firma: Los mandatos en papel requieren la firma del cliente y la fecha de firma. En el caso de los mandatos digitales, el cliente confirma la autorización por Internet o por teléfono.

Por qué son tan importantes para las empresas los mandatos de adeudo directo

Cuando se hacen correctamente, los mandatos de adeudo directo ofrecen varias ventajas para las empresas, entre ellas las siguientes:

• Pagos recurrentes: Para las empresas que dependen de modelos por suscripción, como las empresas de software como servicio (SaaS) y los gimnasios, los mandatos de adeudo directo ayudan a mantener ingresos constantes. Al establecer adeudos directos, las empresas pueden reducir el abandono involuntario de clientes, a menudo causado por tarjetas de crédito vencidas o pagos fallidos, y estabilizar los ingresos recurrentes mensuales (MRR).

• Pagos variables: Las instrucciones de adeudo directo también permiten importes de pago variables, lo que puede constituir una herramienta muy eficaz para las empresas que necesitan cobrar en función del consumo (p. ej., empresas de servicios públicos, proveedores de telecomunicaciones). Estas instrucciones permiten a las empresas hacer coincidir los ingresos con el consumo e indican la forma en que las comisiones reflejarán los patrones de uso por adelantado.

• Comunicación con el cliente: Los malentendidos sobre las condiciones, la frecuencia y los importes de los pagos pueden generar insatisfacción o disputas entre los clientes. Los mandatos de adeudo directo requieren que las empresas comuniquen estos datos con claridad y antelación, además de obtener el consentimiento explícito del cliente. Esto puede ayudar a generar confianza y reducir el riesgo de disputas o cancelaciones.

• Conciliación: Para las empresas con grandes volúmenes de transacciones, como las plataformas de comercio digital, las empresas de telecomunicaciones y las de servicios públicos, los mandatos de adeudo directo simplifican la conciliación de cuentas y pueden aliviar la carga de trabajo de los equipos financieros al reducir el seguimiento manual.

• Modificaciones y cancelaciones: Las empresas deben conocer las normas específicas relacionadas con la modificación o la cancelación de mandatos de adeudo directo para evitar la fuga de ingresos o problemas de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, cuando un cliente quiere cambiar sus datos bancarios o cancelar una suscripción, la empresa debe gestionar estos cambios cuanto antes para evitar transacciones no autorizadas o que los clientes estén insatisfechos.

Cómo establecer un mandato de adeudo directo

A la hora de establecer un mandato de adeudo directo, debes seguir ciertos pasos para cumplir con la normativa y garantizar que las operaciones se desarrollen sin problemas. Esta es una guía para la implementación:

• Escoge un proveedor de adeudo directo: Elige un proveedor de servicios de pago que ofrezca servicios de adeudo directo. Este proveedor debe cumplir con las regulaciones bancarias del Reino Unido y adaptarse a las necesidades de tu empresa en términos de coste, facilidad de uso y atención al cliente. Más información sobre el uso de Stripe con adeudos directos.

• Crea tu formulario de mandato: Diseña un formulario de mandato de adeudo directo. Este es el documento que los clientes completarán para autorizarte a aceptar pagos de sus cuentas bancarias. Este formulario debe incluir los datos bancarios del cliente (por ejemplo, el número de cuenta y el nombre del banco) y las condiciones de pago.

• Obtén la autorización del cliente: Haz que tus clientes completen y firmen el formulario de mandato. En el caso de los mandatos en papel, deben firmar físicamente un formulario impreso. En el caso de los mandatos digitales, pueden utilizar un proceso en línea que incluya firmas electrónicas u otros métodos seguros, como códigos de confirmación por mensaje de texto (SMS).

• Envía el mandato a tu proveedor de servicios de pago: Envía el mandato a tu proveedor de servicios de pago. Se encargará del envío de las transacciones de pago a Bacs de acuerdo con el cronograma establecido en el mandato.

• Notifica al cliente: Envía un aviso previo al cliente antes de iniciar el proceso de adeudo directo. La notificación (generalmente un correo electrónico) informa al cliente sobre los próximos adeudos. Debes enviarlo al menos dos días antes de la primera transacción.

• Empieza a cobrar pagos: Empieza a cobrar pagos según lo autorizado después del período de notificación. Asegúrate de que tus sistemas puedan gestionar las transacciones en las fechas acordadas y las excepciones, como los errores y las cancelaciones de pagos.

Normativas y directrices del Reino Unido que afectan a los mandatos de adeudo directo

La implementación y gestión de mandatos de adeudo directo en el Reino Unido implica el cumplimiento de varias normativas y directrices que protegen a los clientes y mantienen la integridad del sistema de pago. Estas son las normativas y las directrices clave del Reino Unido que afectan a las instrucciones de adeudo directo.

Garantía de adeudo directo

La garantía de adeudo directo es una parte fundamental del sistema de adeudo directo del Reino Unido. Protege a los clientes en caso de errores y requiere lo siguiente:

• Los clientes tienen derecho a un reembolso completo e inmediato de su banco en caso de adeudo directo incorrecto o no autorizado.

• La empresa debe avisar con antelación al cliente si cambia la fecha, la frecuencia o el monto del adeudo directo. Por lo general, este aviso debe enviarse al menos 10 días hábiles antes de que el cambio entre en vigencia.

• Los clientes pueden cancelar un adeudo directo en cualquier momento contactando con sus bancos, sociedades de crédito hipotecario u organizaciones de cobro de pagos.

Normativas de Bacs

Bacs, que supervisa el sistema de adeudo directo del Reino Unido, ha establecido estas reglas para las organizaciones que utilizan adeudo directo:

• Para acceder al sistema de adeudo directo, las empresas deben contar con el patrocinio de un proveedor de servicios de pago que sea miembro de Bacs y tenga un SUN.

• Las empresas deben seguir las reglas de Bacs para gestionar los mandatos de adeudo directo, incluida la documentación, el almacenamiento y la protección de datos adecuados.

Requisitos de conocimiento del cliente (KYC) y prevención del blanqueo de capitales (AML)

La normativa financiera del Reino Unido exige que las empresas realicen su diligencia debida conforme a las reglas de KYC y AML:

• Las empresas deben verificar la identidad de sus clientes al establecer mandatos de adeudo directo para evitar el fraude y el blanqueo de capitales.

• Las empresas deben mantener registros precisos de la verificación de la identidad de los clientes y cualquier documento correspondiente.

Protección de datos

Los mandatos de adeudo directo implican la gestión de información confidencial del cliente. Las empresas deben cumplir las siguientes normas del Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD del Reino Unido):

• Deben recolectar, procesar y almacenar los datos de los clientes de forma segura.

• Deben incorporar procedimientos para las solicitudes de acceso a los datos y las filtraciones de datos.

• Deben informar a los clientes cómo se utilizarán sus datos y obtener su consentimiento cuando sea necesario.