Ein Lastschriftmandat bzw. eine Einzugsermächtigung berechtigt ein Unternehmen bzw. einen Dienstleister, automatisch Zahlungen direkt von einem Bankkonto einzuziehen. Es enthält die Einwilligung des Kunden und die erforderlichen Bankdaten. Unternehmen verwenden sie häufig für regelmäßige Zahlungen etwa für monatliche Abonnements, Stromrechnungen und Darlehensrückzahlungen.

Lastschriftmandate vereinfachen den Zahlungsprozess für beide Seiten. Sie ermöglichen auf Kundenseite regelmäßige Zahlungen ohne ständige Erinnerungen an Fälligkeitstermine und manuelle Freigaben und verschaffen Unternehmen bei geringem Verwaltungsaufwand einen vorhersehbaren Cashflow. So verzeichnete das britische Lastschrift-Clearingsystem BACS allein im Jahr 2023 mehr als 572 Mio. Abonnementzahlungen.

Hier wird erläutert, was Unternehmen über Einzugsermächtigungen im Vereinigten Königreich wissen sollten: was sie beinhalten, wie sie verwendet werden und welche Vorschriften und Richtlinien dabei gelten.

Inhalt

• Bestandteile von Lastschriftmandaten
  
• Bedeutung von Lastschriftmandaten für Unternehmen
  
• Einrichtung von Lastschriftmandaten
  
• Vorschriften und Richtlinien zu Lastschriftmandaten im Vereinigten Königreich
  

Bestandteile von Lastschriftmandaten

Mit einem Lastschriftmandat kann man Unternehmen ermächtigen, Zahlungen vom eigenen Bankkonto einzuziehen. Diese Angaben enthalten sie:

• Kontoverbindung: Das Mandat muss den Namen des Kontoinhabers, den Namen des Geldinstituts, die Kontonummer und die Bankleitzahl enthalten.

• Unternehmensinformationen: Dazu gehören der Name, die Adresse und die Service User Number (SUN) des Unternehmens bzw. Dienstleisters – eine eindeutige Kennung, die von BACS zur Verarbeitung von Lastschriften vergeben wird.

• Einzugsermächtigung: Diese Erklärung ermächtigt das Unternehmen, Zahlungen direkt vom Bankkonto einzuziehen. Ihre Formulierung muss den BACS-Richtlinien entsprechen.

• Garantieerklärung: Sie enthält die Rechte der Zahler im Rahmen der Lastschriftgarantie wie das Recht auf sofortige Rückerstattung nicht ordnungsgemäßer und nicht genehmigter Zahlungen.

• Ankündigungsklausel: Sie sieht vor, dass Unternehmen Änderungen an Lastschriftbetrag, Häufigkeit oder Einzugsdatum (in der Regel 10 Werktage) im Voraus ankündigen.

• Unterschrift: Papiermandate erfordern die Kundenunterschrift und das Unterzeichnungsdatum. Bei digitalen Mandaten wird die Autorisierung online oder telefonisch erteilt.

Bedeutung von Lastschriftmandaten für Unternehmen

Wenn Lastschriftmandate richtig gehandhabt werden, bieten sie Unternehmen etliche Vorteile:

• Regelmäßige Zahlungen: Abonnementanbietern etwa im Bereich Software-as-a-Service (SaaS) oder auch Fitnessstudios verhelfen Lastschriftmandate zu konstanten Einnahmen. Mit Lastschriftverfahren können Unternehmen auch die ungewollte Abwanderung reduzieren – oft verursacht durch abgelaufene Kreditkarten oder fehlgeschlagene Zahlungen. Und sie können den monatlich wiederkehrenden Umsatz (MRR stabilisieren.

• Variable Zahlungen: Lastschriftmandate ermöglichen auch variable Zahlungsbeträge, was bei einer nutzungsabhängigen Abrechnung (etwa bei Versorgungsunternehmen oder Telekommunikationsanbietern) hilfreich sein kann. Die Mandate ermöglichen Unternehmen, verbrauchsabhängige Einnahmen zu erzielen und im Voraus klarzustellen, wie Gebühren und Nutzungsverhalten miteinander zusammenhängen.

• Kundenkommunikation: Missverständnisse rund um Zahlungsbedingungen, Zahlungshäufigkeit und Beträge können zu Unzufriedenheit und Anfechtungen führen. Lastschriftmandate verlangen von Unternehmen, diese Angaben im Voraus klar mitzuteilen und eine ausdrückliche Zustimmung dazu einzuholen. Das kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und Zahlungsanfechtungen und Stornierungen zu verhindern.

• Kontenabstimmung: Bei Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen wie E-Commerce-Plattformen, Telekommunikationsanbietern und Versorgungsunternehmen vereinfachen Lastschriftmandate die Kontenabstimmung und entlasten die Finanzabteilung durch den geringeren manuellen Aufwand.

• Änderung und Stornierung: Unternehmen müssen die Regeln für die Änderung und Aufhebung von Lastschriftmandaten kennen, um Umsatzeinbußen und Verstöße zu vermeiden. Möchte jemand beispielsweise seine Bankverbindung ändern oder ein Abonnement kündigen, muss das Unternehmen diese Änderungen umgehend vornehmen, um unautorisierte Transaktionen und Kundenfrust zu vermeiden.

Einrichtung von Lastschriftmandaten

Wenn Sie ein Lastschriftmandat einholen möchten, müssen Sie bestimmte Schritte befolgen, um geltendes Recht einzuhalten und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. So gehen Sie vor:

• Lastschriftanbieter auswählen: Wählen Sie einen Zahlungsdienstleister, der Lastschriften anbietet. Er sollte die britischen Bankenvorschriften einhalten und Ihren Anforderungen in Bezug auf Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport entsprechen. Hier finden Sie weitere Informationen über Lastschriften bei Stripe.

• Lastschriftmandat erstellen: Erstellen Sie ein Lastschriftmandat. Das ist das Formular, das Ihre Kunden ausfüllen müssen, um Sie zu ermächtigen, Zahlungen von ihrem Bankkonto einzuziehen. Es sollte die Kunden-Bankverbindung (Kontonummer, Name des Geldinstituts) und die Zahlungsbedingungen enthalten.

• Zustimmung einholen: Lassen Sie die Einzugsermächtigung ausfüllen und unterschreiben. Bei Papiermandaten muss ein gedrucktes Formular von Hand unterzeichnet werden. Bei digitalen Mandaten können sie eine elektronische Unterschrift oder eine andere sichere Methode wie einen SMS-Bestätigungscode verwenden.

• Lastschriftmandat an den Zahlungsdienstleister übermitteln: Übermitteln Sie die Einzugsermächtigung an Ihren Zahlungsdienstleister. Dieser übermittelt die Transaktionen dann gemäß dem im Mandat enthaltenen Zeitplan an BACS.

• Kunden benachrichtigen: Kündigen Sie das Lastschriftverfahren im Voraus an. So sind alle über die bevorstehenden Abbuchungen (meist per E-Mail) informiert. Die Ankündigung sollte mindestens zwei Tage vor der ersten Abbuchung versendet werden.

• Zahlungen einziehen: Ziehen Sie nach Ablauf der Ankündigungsfrist Zahlungen gemäß Einzugsermächtigung ein. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihre Systeme die Transaktionen zu den vereinbarten Terminen und Sonderfälle wie fehlgeschlagene Zahlungen und Stornierungen verarbeiten können.

Vorschriften und Richtlinien zu Lastschriftmandaten im Vereinigten Königreich

Die Einrichtung und Durchführung von Lastschriftmandaten im Vereinigten Königreich beinhaltet die Einhaltung diverser Vorschriften und Richtlinien zum Verbraucherschutz und zum Schutz des Zahlungssystems. Hier die wichtigsten:

Lastschriftgarantie (Direct Debit Guarantee)

Die Direct Debit Guarantee ist ein wichtiger Bestandteil des britischen Lastschriftsystems. Sie schützt Kunden vor Fehlern und beinhaltet:

• einen Anspruch auf unverzügliche Rückerstattung des Lastschriftbetrags durch die Bank bei fehlerhaften und unautorisierten Lastschriften

• eine Vorankündigung durch das Unternehmen, wenn sich das Datum, die Häufigkeit oder die Höhe der Lastschrift ändern. In der Regel muss diese Mitteilung mindestens 10 Werktage vor Inkrafttreten der Änderung versendet werden.

• die Möglichkeit, Lastschriftzahlungen jederzeit gegenüber der Bank, Bausparkasse oder Inkassoorganisation zu widerrufen

BACS-Bestimmungen

BACS ist für das Lastschriftverfahren im Vereinigten Königreich zuständig und hat folgende Regeln für Unternehmen festgelegt, die Lastschriften verwenden:

• Um Zugang zum Lastschriftverfahren zu erhalten, brauchen Unternehmen Unterstützung von einem Zahlungsdienstleister, der bereits BACS-Mitglied ist und eine SUN besitzt.

• Unternehmen müssen die BACS-Regeln für Lastschriftmandate insbesondere zu Dokumentation, Speicherung und Datenschutz befolgen.

KYC- und AML-Vorgaben (Kundenprüfung/Geldwäschebekämpfung)

Die Finanzvorschriften des Vereinigten Königreichs erlegen Unternehmen bestimmte Sorgfaltspflichten in Bezug auf Legitimationsprüfungen und Geldwäschebekämpfung auf:

• Zur Verhinderung von Betrug und Geldwäsche müssen Unternehmen bei der Einrichtung von Lastschriftmandaten die Kundenidentität überprüfen.

• Unternehmen müssen genaue Nachweise über die Überprüfung der Kundenidentität und andere relevante Dokumente führen.

Datenschutz

Lastschriftmandate beinhalten den Umgang mit sensiblen Kundendaten. Unternehmen müssen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung des Vereinigten Königreichs (UK DSGVO) die folgenden Regeln einhalten:

• Sie müssen Kundendaten auf sichere Weise sammeln, verarbeiten und speichern.

• Sie müssen Verfahren für Datenzugriffsanfragen und Datenschutzverletzungen aufstellen.

• Sie müssen die Kunden über die Verwendung ihrer Daten informieren und ggf. eine entsprechende Einwilligung einholen.