Un mandato di addebito diretto, o istruzione di addebito diretto, è un'autorizzazione che consente a un'attività o a un fornitore di servizi di prelevare automaticamente i pagamenti direttamente dal conto bancario del cliente. Il modulo verifica il consenso del cliente e fornisce i dati bancari necessari. Le attività lo utilizzano spesso per i pagamenti ricorrenti come abbonamenti mensili, bollette e rimborsi di prestiti.

I mandati di addebito diretto semplificano la procedura di pagamento per entrambe le parti. Consentono ai clienti di gestire i pagamenti regolari senza dover ricordare le date di scadenza o approvare manualmente ogni singola transazione e aiutano le attività a mantenere un flusso di cassa prevedibile con minori oneri amministrativi. Questi mandati hanno consentito a Bacs, il sistema di compensazione degli addebiti diretti del Regno Unito, di registrare oltre 572 milioni di transazioni solo per gli abbonamenti nel 2023.

Di seguito viene illustrato tutto quello che devono sapere le attività del Regno Unito sui mandati di addebito diretto: cosa includono, come implementarli, oltre che regolamenti e linee guida di riferimento.

Di cosa tratta questo articolo?

• Elementi chiave di un modulo di mandato di addebito diretto
  
• Ragioni dell'importanza dei mandati di addebito diretto per le attività
  
• Come creare un mandato di addebito diretto
  
• Normative e linee guida del Regno Unito che interessano i mandati di addebito diretto
  

Elementi chiave di un modulo di mandato di addebito diretto

Con i moduli di mandato di addebito diretto, i clienti autorizzano le attività a riscuotere pagamenti dai relativi conti bancari. Ecco gli elementi chiave che devono essere inclusi in un modulo di mandato:

• Dati del conto bancario del cliente: il modulo deve includere il nome del titolare del conto e il nome della banca o dell'ente creditizio, il numero di conto e il sort code.

• Informazioni sull'attività: il nome, l'indirizzo e il numero SUN (Service User Number) dell'attività o del fornitore di servizi, ovvero l'identificativo univoco emesso da Bacs per l'elaborazione degli addebiti diretti.

• Dichiarazione di autorizzazione: questa dichiarazione del cliente autorizza l'attività a riscuotere i pagamenti direttamente dal conto bancario dell'interessato. La formulazione deve rispettare le linee guida Bacs.

• Dichiarazione di garanzia: illustra i diritti del pagatore ai sensi della Garanzia di addebito diretto, incluso il diritto al rimborso immediato per eventuali pagamenti errati o non autorizzati.

• Clausola di preavviso: impone alle attività di fornire un preavviso (in genere 10 giorni lavorativi) prima di apportare qualsiasi modifica all'importo, alla frequenza o alla data di riscossione dell'addebito diretto.

• Firma: i mandati cartacei richiedono la firma del cliente e la data della firma. Per i mandati digitali, il cliente conferma l'autorizzazione online o al telefono.

Ragioni dell'importanza dei mandati di addebito diretto per le attività

Se eseguiti correttamente, i mandati di addebito diretto offrono diversi vantaggi alle attività, tra cui:

• Pagamenti ricorrenti: per le attività che si affidano a modelli basati su abbonamento, come le palestre e le aziende SaaS, i mandati di addebito diretto aiutano a mantenere costanti i ricavi. Creando addebiti diretti, le attività possono ridurre gli abbandoni involontari, spesso causati dalla scadenza delle carte di credito o da pagamenti non andati a buon fine, e usufruire di ricavi mensili ricorrenti stabili.

• Pagamenti variabili: i mandati di addebito diretto consentono anche importi di pagamento variabili, che possono essere uno strumento potente per le attività che devono addebitare i costi in base all'utilizzo (ad esempio, fornitori di servizi pubblici, servizi di telecomunicazioni). Questi mandati consentono alle attività di associare i ricavi ai consumi e delineano in anticipo le modalità in cui le commissioni corrisponderanno ai modelli di utilizzo.

• Comunicazione con il cliente: eventuali incomprensioni sui termini, sulla frequenza e sugli importi dei pagamenti possono causare insoddisfazione o contestazioni da parte dei clienti. I mandati di addebito diretto impongono alle attività di comunicare chiaramente questi dettagli in anticipo e di chiedere il consenso esplicito del cliente. In questo modo puoi favorire un clima di fiducia e ridurre il rischio di contestazioni o disdette.

• Riconciliazione: per le attività con volumi elevati di transazioni, come piattaforme di e-commerce, società di telecomunicazioni e servizi di pubblica utilità, i mandati di addebito diretto semplificano la riconciliazione dei conti e possono alleggerire il carico di lavoro dei team finanziari riducendo il monitoraggio manuale.

• Modifiche e revoche: le attività devono comprendere le regole specifiche relative alla modifica o alla revoca dei mandati di addebito diretto per prevenire perdite di ricavi o problemi di conformità. Ad esempio, quando un cliente vuole modificare i propri dati bancari o disdire un abbonamento, l'attività deve gestire tempestivamente queste modifiche per evitare transazioni non autorizzate o l'insoddisfazione del cliente.

Come creare un mandato di addebito diretto

Quando crei un mandato di addebito diretto, devi attenerti a determinati passaggi per assicurare la conformità e procedure operative senza intoppi. Ecco una guida all'implementazione:

• Scegli un fornitore per l'addebito diretto: seleziona un fornitore di servizi di pagamento che offra servizi di addebito diretto. Questo fornitore deve essere conforme alle normative bancarie del Regno Unito e soddisfare le esigenze della tua attività in termini di costi, facilità d'uso e assistenza clienti. Ulteriori informazioni sull'utilizzo di Stripe con addebiti diretti.

• Crea il modulo del mandato: predisponi un modulo per il mandato di addebito diretto. Si tratta del documento che i clienti compileranno per autorizzarti a prelevare fondi dai relativi conti bancari. Questo modulo deve includere le coordinate bancarie del cliente (ad esempio numero di conto, nome della banca) e i termini di pagamento.

• Chiedi l'autorizzazione al cliente: chiedi ai clienti di compilare e firmare il modulo di mandato. Per i mandati cartacei, i clienti devono firmare fisicamente un modulo stampato. Per i mandati digitali, possono utilizzare una procedura online che prevede firme elettroniche o altri metodi sicuri come i codici di conferma tramite SMS.

• Invia il mandato al fornitore di servizi di pagamento: invia il mandato al tuo fornitore di servizi di pagamento che gestirà l'invio delle transazioni di pagamento a Bacs secondo la pianificazione stabilita nel mandato.

• Avvisa il cliente: invia un preavviso al cliente prima di avviare la procedura di addebito diretto. La notifica (solitamente un'email) informa il cliente degli addebiti imminenti. Invialo almeno due giorni prima della prima transazione.

• Inizia a riscuotere i pagamenti: inizia a riscuotere i pagamenti secondo quanto autorizzato dopo il periodo di notifica. Assicurati che i tuoi sistemi siano in grado di gestire le transazioni nelle date concordate ed eventuali eccezioni come errori e cancellazioni di pagamenti.

Normative e linee guida del Regno Unito che interessano i mandati di addebito diretto

L'implementazione e la gestione dei mandati di addebito diretto nel Regno Unito implicano il rispetto di numerose normative e linee guida che tutelano i clienti e preservano l'integrità del sistema di pagamento. Ecco le principali normative e linee guida del Regno Unito che riguardano i mandati di addebito diretto.

Garanzia di addebito diretto

La Garanzia di addebito diretto è una parte fondamentale del sistema di addebito diretto del Regno Unito. Protegge i clienti in caso di errori e prevede quanto segue:

• I clienti hanno diritto a un rimborso completo e immediato dalla propria banca in caso di addebito diretto errato o non autorizzato.

• L'attività deve avvisare in anticipo il cliente se la data, la frequenza o l'importo dell'addebito diretto cambiano. In genere, è necessario inviare questo avviso almeno dieci giorni lavorativi prima che la modifica entri in vigore.

• I clienti possono revocare un addebito diretto in qualsiasi momento contattando la propria banca, gli enti creditizi o le organizzazioni di riscossione dei pagamenti.

Normative Bacs

Bacs, che supervisiona il sistema di addebito diretto del Regno Unito, ha stabilito le seguenti regole per le aziende che utilizzano l'addebito diretto:

• Per accedere al sistema di addebito diretto, le attività devono avere il sostegno di un fornitore di servizi di pagamento membro Bacs e dotato di SUN.

• Le attività devono attenersi alle regole Bacs per la gestione dei mandati di addebito diretto, cui documentazione, archiviazione e protezione dei dati adeguati.

Requisiti di adeguata verifica della clientela e antiriciclaggio

Le normative finanziarie del Regno Unito impongono alle aziende di esercitare la dovuta diligenza nel rispetto delle norme di adeguata verifica della clientela e antiriciclaggio:

• Le attività sono tenute a verificare l'identità dei propri clienti quando creano mandati di addebito diretto per evitare frodi e riciclaggio di denaro.

• Le attività sono tenute a conservare registri accurati della verifica dell'identità dei clienti e tutti i documenti pertinenti.

Protezione dei dati

I mandati di addebito diretto comportano la gestione di informazioni sensibili dei clienti. Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito, le attività devono rispettare le seguenti regole:

• Devono raccogliere, trattare e archiviare i dati dei clienti in modo sicuro.

• Devono integrare adeguate procedure per le richieste di accesso ai dati e le violazioni dei dati.

• Devono informare i clienti su come verranno utilizzati i loro dati e richiederne il consenso quando necessario.