Ein Lastschriftmandat bzw. eine Einzugsermächtigung berechtigt ein Unternehmen oder einen Dienstleister bzw. eine Dienstleisterin, automatisch Zahlungen direkt von einem Bankkonto einzuziehen. Es enthält die Einwilligung des Kunden oder der Kundin und die erforderlichen Bankdaten. Unternehmen verwenden sie häufig für wiederkehrende Zahlungen etwa für monatliche Abonnements, Stromrechnungen und Darlehensrückzahlungen.

Lastschriftmandate vereinfachen den Zahlungsprozess für beide Seiten. Sie ermöglichen es Kundinnen und Kunden, regelmäßige Zahlungen zu verwalten, ohne sich Fälligkeitstermine merken oder jede Transaktion manuell genehmigen zu müssen, und sie helfen Unternehmen dabei, einen vorhersehbaren Cashflow bei geringerem Verwaltungsaufwand aufrechtzuerhalten. Dank dieser Mandate konnte das britische Lastschrift-Clearing-System Bacs im Jahr 2023 allein bei Abonnements mehr als 572 Millionen Transaktionen verzeichnen.

Im Folgenden erläutern wir, was Unternehmen im Vereinigten Königreich über Lastschriftmandate wissen müssen: Was sie beinhalten, wie sie umgesetzt werden und welche Vorschriften und Richtlinien für sie gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wesentliche Bestandteile eines Lastschriftmandatsformulars
  
• Bedeutung von Lastschriftmandaten für Unternehmen
  
• So richten Sie ein Lastschriftmandat ein
  
• Vorschriften und Richtlinien zu Lastschriftmandaten im Vereinigten Königreich
  

Wesentliche Bestandteile eines Lastschriftmandatsformulars

Mit Lastschriftmandatsformularen ermächtigen Kundinnen und Kunden Unternehmen, Zahlungen von ihren Bankkonten einzuziehen. Nachfolgend sind die wesentlichen Bestandteile aufgeführt, die in einem Mandatsformular enthalten sein müssen:

• Kontodaten des Kunden bzw. der Kundin:Das Formular muss den Namen des Kontoinhabers bzw. der Kontoinhaberin und den Namen seiner/ihrer Bank oder Bausparkasse, die Kontonummer sowie die Bankleitzahl enthalten.

• Unternehmensinformationen: Dazu gehören der Name, die Adresse und die Service User Number (SUN) des Unternehmens oder des Dienstleisters bzw. der Dienstleisterin – eine eindeutige Kennung, die von BACS zur Verarbeitung von Lastschriften vergeben wird.

• Autorisierungserklärung: Diese Erklärung ermächtigt das Unternehmen, Zahlungen direkt vom Bankkonto einzuziehen. Ihre Formulierung muss den BACS-Richtlinien entsprechen.

• Garantieerklärung: Eine vorgeschriebene Erklärung, in der die Rechte der zahlenden Person im Rahmen der Lastschriftgarantie dargelegt werden, einschließlich des Rechts auf sofortige Rückerstattung für nicht autorisierte oder nicht autorisierte Zahlungen.

• Ankündigungsklausel: Sie sieht vor, dass Unternehmen Änderungen an Lastschriftbetrag, Häufigkeit oder Einzugsdatum (in der Regel 10 Werktage) im Voraus ankündigen.

• Unterschrift: Papiermandate erfordern die Kundenunterschrift und das Unterzeichnungsdatum. Bei digitalen Mandaten wird die Autorisierung online oder telefonisch erteilt.

Bedeutung von Lastschriftmandaten für Unternehmen

Wenn Lastschriftmandate richtig gehandhabt werden, bieten sie Unternehmen etliche Vorteile:

• Wiederkehrende Zahlungen: Abonnementanbietern etwa im Bereich Software-as-a-Service (SaaS) oder auch Fitnessstudios verhelfen Lastschriftmandate zu konstanten Einnahmen. Mit Lastschriftverfahren können Unternehmen auch die unfreiwillige Abwanderung reduzieren – oft verursacht durch abgelaufene Kreditkarten oder fehlgeschlagene Zahlungen. Und sie können den monatlich wiederkehrenden Umsatz (MRR) stabilisieren.

• Variable Zahlungen: Lastschriftmandate ermöglichen auch variable Zahlungsbeträge, was bei einer nutzungsabhängigen Abrechnung (etwa bei Versorgungsunternehmen oder Telekommunikationsanbietern) hilfreich sein kann. Die Mandate ermöglichen Unternehmen, verbrauchsabhängige Einnahmen zu erzielen und im Voraus klarzustellen, wie Gebühren und Nutzungsverhalten miteinander zusammenhängen.

• Kundenkommunikation: Missverständnisse rund um Zahlungsbedingungen, Zahlungshäufigkeit und Beträge können zu Unzufriedenheit und Anfechtungen führen. Lastschriftmandate verlangen von Unternehmen, diese Angaben im Voraus klar mitzuteilen und eine ausdrückliche Zustimmung dazu einzuholen. Das kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und Zahlungsanfechtungen und Stornierungen zu verhindern.

• Kontenabstimmung: Bei Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen wie E-Commerce-Plattformen, Telekommunikationsanbietern und Versorgungsunternehmen vereinfachen Lastschriftmandate den Kontenabgleich und entlasten die Finanzabteilung durch den geringeren manuellen Aufwand.

• Änderung und Stornierung: Unternehmen müssen die spezifischen Vorschriften zur Änderung oder Stornierung von Lastschriftmandaten kennen, um Umsatzverluste oder Compliance-Probleme zu vermeiden. Wenn ein Kunde bzw. eine Kundin beispielsweise seine/ihre Bankdaten ändern oder ein Abonnement kündigen möchte, muss das Unternehmen diese Änderungen umgehend bearbeiten, um unbefugte Transaktionen oder Unzufriedenheit bei den Kundinnen und Kunden zu vermeiden.

So richten Sie ein Lastschriftmandat ein

Bei der Einrichtung eines Lastschriftmandats müssen Sie bestimmte Schritte befolgen, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. So gehen Sie vor:

• Lastschriftanbieter auswählen: Wählen Sie einen Zahlungsdienstleister, der Lastschriftdienste anbietet. Dieser Anbieter sollte die britischen Bankvorschriften einhalten und Ihren geschäftlichen Anforderungen hinsichtlich Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport entsprechen. Erfahren Sie mehr über die Nutzung von Stripe für Lastschriften.

• Mandatsformular erstellen: Entwerfen Sie ein Formular für das Lastschriftmandat. Dies ist das Dokument, das Ihre Kundinnen und Kunden ausfüllen, um Sie zu ermächtigen, Zahlungen von ihren Bankkonten einzuziehen. Dieses Formular sollte die Bankdaten des Kunden bzw. der Kundin (z. B. Kontonummer, Name der Bank) sowie die Zahlungsbedingungen enthalten.

• Kundenautorisierung einholen: Lassen Sie Ihre Kundinnen und Kunden das Mandatsformular ausfüllen und unterzeichnen. Bei papiergebundenen Mandaten müssen sie ein ausgedrucktes Formular eigenhändig unterzeichnen. Bei digitalen Mandaten können sie ein Online-Verfahren nutzen, das elektronische Signaturen oder andere sichere Methoden wie Bestätigungscodes per SMS umfasst.

• Lastschriftmandat an den Zahlungsdienstleister übermitteln: Reichen Sie das Mandat bei Ihrem Zahlungsdienstleister ein. Dieser übernimmt die Übermittlung der Zahlungstransaktionen an Bacs gemäß dem im Mandat festgelegten Zeitplan.

• Kundinnen und Kunden benachrichtigen: Kündigen Sie das Lastschriftverfahren im Voraus an. So sind alle über die bevorstehenden Abbuchungen (meist per E-Mail) informiert. Die Ankündigung sollte mindestens zwei Tage vor der ersten Transaktion versendet werden.

• Zahlungen einziehen: Beginnen Sie nach Ablauf der Benachrichtigungsfrist mit dem Einzug der Zahlungen gemäß der erteilten Autorisierung. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihre Systeme die Transaktionen zu den vereinbarten Terminen sowie etwaige Ausnahmen wie Zahlungsausfälle und Stornierungen verarbeiten können.

Vorschriften und Richtlinien zu Lastschriftmandaten im Vereinigten Königreich

Die Umsetzung und Verwaltung von Lastschriftmandaten im Vereinigten Königreich erfordert die Einhaltung verschiedener Vorschriften und Richtlinien, die den Schutz der Kundinnen und Kunden gewährleisten und die Integrität des Zahlungssystems wahren. Nachfolgend sind die wichtigsten britischen Vorschriften und Richtlinien aufgeführt, die Lastschriftmandate betreffen.

Lastschriftgarantie (Direct Debit Guarantee)

Die Lastschriftgarantie ist ein wichtiger Bestandteil des britischen Lastschriftsystems. Sie schützt Kundinnen und Kunden vor Fehlern und beinhaltet:

• einen Anspruch auf unverzügliche Rückerstattung des Lastschriftbetrags durch die Bank bei fehlerhaften und unautorisierten Lastschriften.

• eine Vorankündigung durch das Unternehmen, wenn sich das Datum, die Häufigkeit oder die Höhe der Lastschrift ändern. In der Regel muss diese Mitteilung mindestens 10 Werktage vor Inkrafttreten der Änderung versendet werden.

• die Möglichkeit, eine Lastschrift jederzeit zu widerrufen, indem Kundinnen und Kunden sich an ihre Bank, ihre Bausparkasse oder die für den Einzug zuständige Stelle wenden.

BACS-Bestimmungen

BACS ist für das Lastschriftverfahren im Vereinigten Königreich zuständig und hat folgende Regeln für Unternehmen festgelegt, die Lastschriften verwenden:

• Um Zugang zum Lastschriftverfahren zu erhalten, müssen Unternehmen von einem Zahlungsdienstleister betreut werden, der Mitglied bei Bacs ist und über eine SUN-Nummer verfügt.

• Unternehmen müssen die BACS-Regeln für Lastschriftmandate insbesondere zu Dokumentation, Speicherung und Datenschutz befolgen.

KYC- und AML-Vorgaben (Kundenprüfung/Geldwäschebekämpfung)

Die britischen Finanzvorschriften verpflichten Unternehmen dazu, im Rahmen der KYC- und AML-Vorschriften eine Due Diligence durchzuführen:

• Zur Verhinderung von Betrug und Geldwäsche müssen Unternehmen bei der Einrichtung von Lastschriftmandaten die Kundenidentität überprüfen.

• Unternehmen müssen genaue Nachweise über die Überprüfung der Kundenidentität und andere relevante Dokumente führen.

Datenschutz

Lastschriftmandate beinhalten den Umgang mit sensiblen Kundendaten. Unternehmen müssen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung des Vereinigten Königreichs (UK DSGVO) die folgenden Regeln einhalten:

• Sie müssen Kundendaten auf sichere Weise sammeln, verarbeiten und speichern.

• Sie müssen Verfahren für Datenzugriffsanfragen und Datenschutzverletzungen aufstellen.

• Sie müssen die Kundinnen und Kunden über die Verwendung ihrer Daten informieren und ggf. eine entsprechende Einwilligung einholen.