การหักบัญชีอัตโนมัติ โดยเฉพาะขั้นตอนการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ Single Euro Payments Area (SEPA) เป็นหนึ่งในวิธีการชำระเงินที่พบบ่อยที่สุดสำหรับธุรกิจในเยอรมนี ในบทความนี้ เราจะอธิบายการหักบัญชีอัตโนมัติ รวมถึงข้อดีและข้อเสีย นอกจากนี้ เรายังอธิบายว่าธุรกิจในเยอรมนีจะใช้การหักบัญชีอัตโนมัติได้อย่างไรบ้าง และการหักบัญชีอัตโนมัติแตกต่างจากการหักบัญชีแบบมาตรฐานอย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การหักบัญชีอัตโนมัติคืออะไร และใช้ทำอะไรบ้าง
  
• การหักบัญชีอัตโนมัติประเภทต่างๆ ในเยอรมนี
  
• การหักบัญชีอัตโนมัติมีข้อดีอย่างไรบ้าง
  
• การหักบัญชีอัตโนมัติมีข้อเสียอย่างไรบ้าง
  
• ธุรกิจในเยอรมนีจะใช้การหักบัญชีอัตโนมัติได้อย่างไรบ้าง
  
• การหักบัญชีกับการหักบัญชีอัตโนมัติต่างกันอย่างไร
  

การหักบัญชีอัตโนมัติคืออะไร และใช้ทำอะไรบ้าง

การหักบัญชีอัตโนมัติ คือ ขั้นตอนการถอนเงินจากบัญชีธนาคารในกระบวนการหักบัญชีอัตโนมัติ ระบบจะหักเงินจำนวนหนึ่งจากบัญชีของลูกค้า และโอนเงินจำนวนนั้นไปยังบัญชีของธุรกิจในรูปแบบเครดิต วิธีการชำระเงินนี้ส่วนใหญ่จะใช้กับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น ค่าเช่า การชำระเงินตามรอบบิล หรือการผ่อนชำระ นอกจากนี้ ลูกค้าชาวเยอรมันมากกว่าครึ่งใช้การหักบัญชีอัตโนมัติเมื่อช้อปปิ้งออนไลน์

การหักบัญชีอัตโนมัติมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• การอนุมัติแบบครั้งเดียว: ลูกค้าต้องอนุมัติการหักบัญชีอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมื่อกรอกหนังสือมอบอำนาจในการหักบัญชีอัตโนมัติ แสดงว่าลูกค้าอนุญาตให้ธุรกิจหักเงินจากบัญชีของตนได้

• หลักการแบบธุรกิจเป็นฝ่ายทำรายการ (Pull): ขั้นตอนการหักบัญชีอัตโนมัติจะทำงานตามหลักการแบบธุรกิจเป็นฝ่ายทำรายการ (Pull) ซึ่งหมายความว่าธุรกิจจะกำหนดเวลาที่จะเรียกเก็บเงิน ส่วนการชำระเงินด้วยตนเอง (Push) (เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร) กำหนดให้ลูกค้าต้องเริ่มการชำระเงิน

• การโอนเงินโดยตรงระหว่างธนาคาร: ระบบจะโอนเงินโดยตรงจากธนาคารของลูกค้าไปยังธนาคารของธุรกิจโดยไม่มีเครือข่ายบัตรเครดิต เช่น Visa หรือ Mastercard เข้ามาเกี่ยวข้อง

• จำนวนแบบคงที่หรือแปรผัน: การชำระเงินอาจมีได้ทั้งจำนวนเงินแบบคงที่และแบบแปรผัน และจะหักบัญชีตามช่วงเวลาแบบสม่ำเสมอหรือไม่สม่ำเสมอก็ได้

การหักบัญชีอัตโนมัติประเภทต่างๆ ในเยอรมนี

ตั้งแต่ปี 2014 การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA เป็นขั้นตอนการหักบัญชีอัตโนมัติที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียวในเยอรมนีและทั่วทั้งพื้นที่ SEPA ทั้งนี้ การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA รูปแบบหลักกับการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA สำหรับ B2B มีข้อแตกต่างที่สำคัญอยู่

การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA รูปแบบหลักมีไว้สำหรับธุรกรรมกับลูกค้าส่วนบุคคล (กล่าวคือ B2C) ในขณะที่การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA สำหรับ B2B มีไว้สำหรับธุรกรรมระหว่างธุรกิจ (กล่าวคือ B2B) ข้อแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ เมื่อใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA รูปแบบหลัก คุณสามารถปรับคืนการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติไปแล้วได้ภายใน 8 สัปดาห์ แต่คุณจะไม่มีสิทธิ์ดังกล่าวในการคัดค้านการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA สำหรับ B2B นอกจากนี้ หากการหักบัญชีไม่ได้รับอนุมัติ คุณสามารถปรับคืนการหักบัญชีได้ภายใน 13 เดือนโดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่ง

ก่อนจะมีการนำ SEPA เข้ามาใช้ เดิมทีประเทศเยอรมนีมีการหักบัญชีอัตโนมัติระดับประเทศอยู่ 2 ประเภท ได้แก่ วิธีการหักบัญชีอัตโนมัติ (Direct Debit Instruction) และคำสั่งให้หักบัญชีอัตโนมัติ (Direct Debit Order) แบบแรกสอดคล้องกับการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA รูปแบบหลักในปัจจุบันเป็นส่วนใหญ่ แต่จำกัดเฉพาะธุรกรรมในประเทศเยอรมนี ส่วนคำสั่งให้หักบัญชีอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังธนาคารของลูกค้าโดยตรง ซึ่งช่วยให้มีการหักบัญชีอัตโนมัติจากบุคคลที่สามได้

การหักบัญชีอัตโนมัติมีข้อดีอย่างไรบ้าง

การหักบัญชีอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญในประเทศเยอรมนี เนื่องจากเป็นประโยชน์ต่อทั้งลูกค้าและธุรกิจ ต่อไปนี้คือภาพรวมเกี่ยวกับข้อดีที่สำคัญที่สุด

ประโยชน์สำหรับลูกค้า

• การประหยัดเวลา
  การหักบัญชีอัตโนมัติช่วยให้ลูกค้าสะดวกสบายเป็นอย่างมาก ลูกค้าไม่ต้องคอยดำเนินการต่างๆ ในการทำธุรกรรม สิ่งที่ต้องทำมีแค่การให้ความยินยอมเพียงครั้งเดียวเท่านั้น การทำเช่นนี้ช่วยให้ลูกค้าไม่จำเป็นต้องโอนเงินด้วยตนเอง ช่วยประหยัดเวลาและการดำเนินงาน โดยเฉพาะกับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า

• วันครบกำหนดการชำระเงินที่ไร้กังวล
  เมื่อมีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจะต้องชำระเงินให้ตรงตามวันครบกำหนด หากไม่ได้ชำระเงิน ก็อาจส่งผลให้ต้องเสียค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าหรือมีรายการติดลบอยู่กับ General Credit Protection Agency (SCHUFA) แต่เมื่อใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ ลูกค้าก็ไม่ต้องกังวลว่าจะเลยกำหนดเวลาอีกต่อไป ระบบอัตโนมัติของขั้นตอนนี้จะรับรองถึงการประมวลผลแบบไร้กังวลพร้อมการชำระเงินที่ทันท่วงที โดยที่ลูกค้าไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม

• ความโปร่งใสและความปลอดภัย
  เมื่อใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ ระบบจะเชื่อมโยงธุรกรรมแต่ละรายการกับหนังสือมอบอำนาจที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งช่วยให้สามารถระบุและตรวจสอบย้อนกลับกับการชำระเงินแต่ละครั้งได้อย่างแม่นยำ ทั้งยังรับรองการจัดทำเอกสารที่โปร่งใส นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดการหักเงินโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างมาก

• การดึงเงินคืน
  ข้อดีที่สำคัญของการหักบัญชีอัตโนมัติสำหรับลูกค้าก็คือเรื่องโอกาสที่จะเกิดการดึงเงินคืน เมื่อมีการหักบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ถูกต้อง คุณสามารถปรับคืนได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยไม่จำเป็นต้องระบุเหตุผล ตัวเลือกการดึงเงินคืนช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้ามีโอกาสที่จะได้รับเงินคืนในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นหรือมีคนพยายามฉ้อโกง

ประโยชน์สำหรับธุรกิจ

• การชำระเงินที่คาดการณ์ได้
  การหักบัญชีอัตโนมัติมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ เนื่องจากช่วยให้สามารถคาดการณ์การชำระเงินขาเข้าได้ เนื่องจากมีการเก็บเงินในวันที่กำหนด ธุรกิจจึงคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำว่าจะได้รับชำระเงินเมื่อใด ความน่าเชื่อถือนี้ช่วยให้สามารถวางแผนทางการเงินได้อย่างมั่นคงและปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสดได้

• ความปลอดภัยสูงในการชำระเงิน
  การหักบัญชีอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจมีความปลอดภัยในการชำระเงินเป็นอย่างมาก เนื่องจากระบบจะหักเงินตามจำนวนที่ครบกำหนดชำระจากบัญชีของลูกค้าโดยตรง ธุรกิจไม่ต้องให้ลูกค้าคอยชำระใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร ทั้งนี้ ในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อย ระบบอาจส่งคืนเงินที่มีการหักบัญชีอัตโนมัติได้ (เช่น เงินไม่เพียงพอ รายละเอียดธนาคารไม่ถูกต้อง การตั้งใจเพิกถอนการหักบัญชี) แต่ธุรกิจสามารถเลือกขอรับการชำระเงินอีกครั้งหรือใช้มาตรการอื่นในการเรียกเก็บหนี้ได้

• ความโปร่งใสและความปลอดภัย
  ธุรกิจยังได้รับประโยชน์จากความโปร่งใสและความปลอดภัยระดับสูงของการหักบัญชีอัตโนมัติด้วย ขั้นตอนนี้ทำให้ธุรกรรมรองรับการตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างเปิดเผย ช่วยให้พบความคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นหรือหนี้ค้างชำระได้อย่างรวดเร็ว การกำหนดแต่ละธุรกรรมเข้ากับข้อมูลอ้างอิงของหนังสือมอบอำนาจไว้อย่างชัดเจนยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดการฉ้อโกงด้วย นอกจากนี้ ธุรกิจยังได้รับประโยชน์จากการคุ้มครองทางกฎหมายเพิ่มเติม รวมถึงระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการยกเลิกและการดึงเงินคืน

• การประมวลผลการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพ
  การหักบัญชีอัตโนมัติมาพร้อมระบบอัตโนมัติระดับสูง ระบบนี้ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารจัดการให้กับธุรกิจได้อย่างมาก เนื่องจากระบบจะหักเงินที่ต้องชำระออกจากบัญชีของลูกค้าโดยตรง ธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้ การชำระเงินขาเข้า หรือการแจ้งเตือนต่างๆ ด้วยตนเอง จึงช่วยประหยัดเวลาและกำลังคน ทั้งยังรับรองด้วยว่าการประมวลผลการชำระเงินจะเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ การหักบัญชีอัตโนมัติมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า เช่น การชำระเงินตามรอบบิล ค่าธรรมเนียมสมาชิก หรือการผ่อนชำระ

การหักบัญชีอัตโนมัติมีข้อเสียอย่างไรบ้าง

แม้จะมีข้อดีหลายประการ แต่การชำระเงินด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติก็มีข้อเสียอยู่บ้างเช่นกัน

ข้อเสียสำหรับลูกค้า

• การระบุรายละเอียดธนาคารส่วนบุคคล
  เมื่อลูกค้าใช้การหักบัญชีอัตโนมัติในการซื้อสินค้าออนไลน์ ลูกค้าจะต้องระบุรายละเอียดธนาคารในระหว่างขั้นตอนการสั่งซื้อ ลูกค้าบางรายอาจไม่สะดวกใจที่จะทำเช่นนั้น โดยเฉพาะกับเว็บไซต์หรือร้านค้าออนไลน์ที่ดูไม่คุ้นเคย ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ การใช้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในทางที่ผิดโดยบุคคลที่สามที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือธุรกิจที่ฉ้อโกงซึ่งหักบัญชีในลักษณะที่ไม่ชอบด้วยกฎหมาย

• การควบคุมช่วงเวลาในการชำระเงินได้อย่างจำกัด
  การหักบัญชีอัตโนมัติจะดำเนินโดยอัตโนมัติในวันที่กำหนดไว้ แม้ว่าขั้นตอนนี้จะให้ความสะดวกสบาย แต่ก็จำกัดความยืดหยุ่นทางการเงินของลูกค้า ลูกค้าไม่สามารถชะลอหรือปรับการชำระเงินได้ด้วยตนเอง ซึ่งอาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งสำหรับลูกค้าที่มีรายได้ไม่แน่นอน (เช่น หากบัญชีมีเงินไม่เพียงพอเมื่อถึงเวลาที่ต้องหักเงิน) ในกรณีเช่นนี้ ก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดการดึงเงินคืน ซึ่งอาจส่งผลให้มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

• การคืนเงินอาจล่าช้าได้
  หากลูกค้ายกเลิกคำสั่งซื้อหรือส่งคืนสินค้า ธุรกิจจะต้องคืนเงินตามจำนวนที่เก็บไปแล้ว ความล่าช้าอาจเกิดขึ้นได้ในบางสถานการณ์ ขั้นตอนการประมวลผลภายในของผู้ค้าปลีกและเวลาดำเนินการของธนาคารจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการชำระเงิน แม้ว่าการหักบัญชีอัตโนมัติจะมีการเรียกเก็บเงินภายในไม่กี่วินาที แต่การดึงเงินคืนอาจใช้เวลาหลายวันทำการ

• ความเสี่ยงที่จะมีการหักบัญชีที่ไม่พึงประสงค์หรือไม่ถูกต้อง
  การหักบัญชีอัตโนมัติอาจส่งผลให้เกิดการหักบัญชีที่ไม่พึงประสงค์หรือไม่ถูกต้อง สาเหตุที่เป็นไปได้ ได้แก่ การทำงานผิดปกติทางเทคนิค ข้อผิดพลาดทางบัญชี และการพยายามฉ้อโกง หากการหักบัญชีดังกล่าวเล็ดลอดไปได้ ก็อาจนำไปสู่ภาระทางการเงินที่คาดไม่ถึง ทั้งนี้ เพื่อลดความเสี่ยง ลูกค้าควรตรวจสอบรายการเดินบัญชีของตนอย่างสม่ำเสมอและรายงานทันทีเมื่อมีการหักบัญชีที่น่าสงสัย

ข้อเสียสำหรับธุรกิจ

• จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากลูกค้า
  หากธุรกิจต้องการใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ ธุรกิจต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติจะอยู่ในรูปแบบของหนังสือมอบอำนาจในการหักบัญชีอัตโนมัติ การขอรับและจัดการหนังสือมอบอำนาจส่งผลให้ธุรกิจมีขั้นตอนด้านการบริหารจัดการที่ต้องทำเพิ่มเติม

• ความเสี่ยงที่จะเกิดการดึงเงินคืน
  ธุรกิจต้องแบกรับความเสี่ยงที่จะเกิดการดึงเงินคืนเมื่อใช้การหักบัญชีอัตโนมัติ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เมื่อไม่สามารถทำธุรกรรมให้สำเร็จได้หรือลูกค้าโต้แย้งการทำธุรกรรมในภายหลัง เป็นต้น ในกรณีเช่นนี้ จะต้องขอทำธุรกรรมอีกครั้ง จึงอาจส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเพิ่มขึ้น ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม และการขาดแคลนเงินสด

• ไม่มีตัวเลือกให้คัดค้านจำนวนเงินที่ส่งคืนในการหักบัญชีอัตโนมัติ
  หากการหักบัญชีอัตโนมัติได้รับการปรับคืน ธุรกิจจะไม่สามารถคัดค้านโดยตรงหรือคืนสถานะโดยอัตโนมัติได้ แต่ธุรกิจจะต้องเก็บเงินตามจำนวนดังกล่าวอีกครั้งหรือหาวิธีอื่นในการชำระเงิน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจจะมีภาระงานด้านการบริหารจัดการเพิ่มเติมและการรับการชำระเงินเป็นไปอย่างล่าช้า ในบางกรณี ธุรกิจอาจจำเป็นต้องติดต่อลูกค้าโดยตรงเพื่อชี้แจงสถานการณ์ หากไม่สามารถบรรลุข้อตกลงได้ ก็อาจต้องใช้ขั้นตอนการติดตามหนี้หรือหน่วยงานทวงถามหนี้เป็นขั้นตอนสุดท้าย แต่แนวทางเหล่านี้ย่อมมีค่าใช้จ่าย

• การพึ่งพาขั้นตอนของธนาคาร
  การเรียกเก็บเงินจะอาศัยขั้นตอนของธนาคาร ซึ่งหมายความว่าปัจจัยภายนอก เช่น วันหยุด ข้อบกพร่องทางเทคนิค และความล่าช้าที่เกี่ยวข้องกับระบบของสถาบันการเงินต่างๆ อาจส่งผลให้มีการหักบัญชีล่าช้าได้ ในกรณีเหล่านี้ ธุรกิจมีผลต่อขั้นตอนดังกล่าวเพียงเล็กน้อยเท่านั้น และต้องให้ขั้นตอนของธนาคารดำเนินไปอย่างถูกต้องและทันท่วงที

ธุรกิจในเยอรมนีจะใช้การหักบัญชีอัตโนมัติได้อย่างไรบ้าง

หากต้องการใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ธุรกิจในเยอรมนีต้องทำงานร่วมกับธนาคารหรือผู้ให้บริการชำระเงิน ธุรกิจจะต้องเปิดบัญชีธุรกิจกับธนาคารและลงนามในสัญญาที่อนุญาตให้มีการเรียกเก็บเงินได้ ทั้งนี้ ธนาคารมีหน้าที่รับผิดชอบในการเรียกเก็บเงินและจัดการการมอบอำนาจ

อีกวิธีหนึ่งก็คือ ผู้ให้บริการชำระเงิน เช่น Stripe จะนำเสนอโซลูชันที่เรียบง่ายยิ่งกว่า โดย Stripe จะจัดการขั้นตอนการชำระเงินตลอดกระบวนการ การจัดการหนังสือมอบอำนาจในการหักบัญชีอัตโนมัติ และการดำเนินการดึงเงินคืนให้กับคุณได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดต่อกับธนาคารโดยตรง นอกจากนี้ เมื่อใช้ Stripe Payments ธุรกิจสามารถรับชำระเงินได้ทั่วโลกและนำเสนอวิธีการชำระเงินซึ่งเป็นที่นิยมในพื้นที่ให้กับลูกค้าได้ การหักบัญชีอัตโนมัติเป็นเพียงหนึ่งในวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธีที่ใช้ได้เท่านั้น

ไม่ว่าจะมีธนาคารหรือผู้ให้บริการเป็นผู้ประมวลผลการชำระเงิน ธุรกิจก็จำเป็นต้องเก็บหนังสือมอบอำนาจในการหักบัญชีอัตโนมัติที่ได้รับเอาไว้เป็นเวลา 14 เดือน หลังจากการหักบัญชีอัตโนมัติครั้งล่าสุด นอกจากนี้ ธุรกิจจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Payment Services Directive (PSD2) ฉบับปรับปรุงและกฎหมายของเยอรมันที่บังคับใช้ Payment Services Directive ฉบับที่สอง (ZDUG) กฎระเบียบเหล่านี้กำกับดูแลสิทธิ์และภาระหน้าที่ของลูกค้าและธุรกิจ ซึ่งรวมถึงการจัดการหนังสือมอบอำนาจ กำหนดเวลาการคืนสินค้า และข้อกำหนดการอนุมัติ

การหักบัญชีกับการหักบัญชีอัตโนมัติต่างกันอย่างไร

การหักบัญชีตามปกติกับการหักบัญชีอัตโนมัติต่างกันตรงวิธีเริ่มต้นการชำระเงิน ในกรณีของการหักบัญชีแบบมาตรฐาน ธนาคารจะออกคำสั่งเพื่อหักเงินจากบัญชีของลูกค้า ตัวอย่างเช่น คำสั่งนี้อาจเป็นคำสั่งประจำที่ลูกหนี้เริ่มต้นขึ้นโดยอิสระ อย่างไรก็ตาม คำว่า "การหักบัญชี" มักใช้เป็นคำทั่วไปสำหรับการเรียกเก็บเงินในบัญชีทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงบุคคลที่เริ่มการชำระเงิน

ในทางตรงกันข้าม การหักบัญชีอัตโนมัติจะอิงตามหนังสือมอบอำนาจในการหักบัญชีอัตโนมัติ ธนาคารไม่ได้เริ่มการโอนเงินที่เกี่ยวข้องโดยตรง หากแต่เริ่มต้นโดยธุรกิจ ในกรณีของการหักบัญชีอัตโนมัติ ธุรกิจจะต้องส่งคำขอชำระเงินและธนาคารจะดำเนินการหักบัญชีให้