Automatische incasso – met name de Single Euro Payments Area (SEPA) automatische incasso procedure – is een van de meest voorkomende betaalmethoden voor bedrijven in Duitsland. In dit artikel leggen we automatische incasso uit, inclusief de voor- en nadelen. We leggen ook uit hoe bedrijven in Duitsland automatische incasso kunnen gebruiken en waarin dit verschilt van Standard Incasso.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is automatische incasso, en waarvoor wordt het gebruikt?
  
• Verschillende soorten automatische incasso in Duitsland
  
• Wat zijn de voordelen van automatische incasso?
  
• Wat zijn de nadelen van automatische incasso?
  
• Hoe kunnen bedrijven in Duitsland automatische incasso gebruiken?
  
• Wat is het verschil tussen incasso en automatische incasso?
  

Wat is automatische incasso, en waarvoor wordt het gebruikt?

Automatische incasso is de procedure waarbij geld van een bankrekening wordt afgehaald als onderdeel van een automatische incasso procedure. Van de account van de klant wordt een bepaald bedrag afgeschreven en dat bedrag wordt als krediet naar de account van de onderneming overgemaakt. Deze betaling wordt voornamelijk gebruikt voor terugkerende betalingen, zoals huur, Subscriptions of Installment Payments. Daarnaast gebruikt meer dan de helft van de Duitse klanten automatische incasso bij het online winkelen.

Automatische incasso kenmerkt zich door de volgende kenmerken:

• Eenmalige autorisatie: Een klant moet de automatische incasso Autoriseren. Door het invullen van een automatische incasso machtiging geven zij de onderneming bijvoorbeeld toestemming om geld van hun account af te schrijven.

• Pull-principe: De automatische incasso procedure werkt volgens het pull-principe, wat betekent dat bedrijven bepalen wanneer betalingen geïnd moeten worden. Een pushbetaling—zoals een bankoverschrijving—vereist daarentegen dat de klant de betaling initieert.

• Directe overschrijving tussen banken: Het geld wordt rechtstreeks van de bank van de klant naar de bank van de onderneming overgemaakt zonder tussenkomst van creditcardnetwerken, zoals Visa of Mastercard.

• Vaste of variabele bedragen: Betalingen kunnen zowel vaste als variabele bedragen omvatten en kunnen met regelmatige of onregelmatige tussenpozen worden gedebiteerd.

Verschillende soorten automatische incasso in Duitsland

Sinds 2014 is SEPA-incasso de enige geldige automatische incasso in Duitsland en in het SEPA-gebied. Er is een belangrijk onderscheid tussen SEPA Core automatische incasso en SEPA B2B automatische incasso.

SEPA Core automatische incasso is voor transacties met particuliere klanten (dat wil zeggen B2C), terwijl SEPA B2B automatische incasso is voor transacties tussen bedrijven (dat wil zeggen B2B). Hier is nog een belangrijk verschil: met SEPA Core automatische incasso is het mogelijk om geautoriseerde Payments binnen acht weken terugboeken. Er is echter geen recht van bezwaar voor SEPA B2B automatische incasso. Daarnaast kan een incasso die niet is toegestaan, binnen 13 maanden worden teruggeboekt via een van beide methoden.

Vóór de invoering van SEPA bestonden er in Duitsland twee nationale soorten automatische incasso: automatische incasso-opdracht en automatische incasso bestelling. De eerste kwam grotendeels overeen met de huidige SEPA Core automatische incasso maar was beperkt tot binnenlandse Duitse transacties. De automatische incasso bestelling werd direct ingediend bij de bank van de klant, die vervolgens automatische incasso’s van derden kon toestaan.

Wat zijn de voordelen van automatische incasso?

Automatische incasso is belangrijk in Duitsland vanwege de voordelen die het zowel klanten als bedrijven biedt.Hier een overzicht van de belangrijkste voordelen:

Voordelen voor klanten

• Tijdsbesparing
  Automatische incasso biedt klanten een hoge mate van gemak. Klanten nemen geen actieve rol in de transactie en hoeven slechts één keer toestemming te geven. Dit elimineert de noodzaak om handmatig overschrijvingen uit te voeren, wat tijd en moeite bespaart, vooral bij terugkerende betalingen.

• Zorgeloze betalingstermijnen
  Bij betaling op factuur moeten klanten zich aan de betalingstermijn houden. Het niet betalen kan leiden tot kosten voor te late betaling of een negatieve vermelding bij de General Credit Protection Agency (SCHUFA). Wanneer klanten echter automatische incasso gebruiken, hoeven ze zich geen zorgen meer te maken over ontbrekende deadlines. De automatisering van de procedure zorgt voor een stressvrije verwerking met tijdige Payments en geen verdere actie van de klant.

• Transparantie en veiligheid
  Bij automatische incasso is elke transactie gekoppeld aan een unieke machtiging. Dit maakt de precieze identificatie en traceerbaarheid van elke betaling mogelijk en zorgt voor transparante documentatie. Het vermindert ook het risico op ongeautoriseerde incasso’s aanzienlijk.

• Chargeback
  Een groot voordeel van automatische incasso voor klanten is de mogelijkheid tot chargeback. Ongeautoriseerde of onjuiste incasso’s kunnen binnen een bepaalde periode zonder opgaaf van reden worden teruggedraaid. De chargeback optie zorgt ervoor dat klanten de mogelijkheid hebben om hun geld terug te krijgen in geval van fouten of pogingen tot fraude.

Voordelen voor ondernemingen

• Voorspelbare inkomende betalingen
  Automatische incasso is vooral belangrijk voor bedrijven omdat het inkomende betalingen voorspelbaar maakt. Omdat het geld op een vaste datum wordt geïncasseerd, kunnen bedrijven nauwkeurig voorspellen wanneer ze de betaling zullen ontvangen. Deze betrouwbaarheid maakt een stabiele financiële planning mogelijk en kan het cashflowbeheer verbeteren.

• Hoge betalingsbeveiliging
  Automatische incasso biedt bedrijven een hoge mate van betalingszekerheid, omdat het verschuldigde bedrag direct van de account van de klant wordt afgeschreven. Bedrijven zijn niet afhankelijk van klanten die hun openstaande facturen via bankoverschrijving betalen. In zeldzame gevallen kunnen automatische incasso's worden teruggeboekt (bijvoorbeeld onvoldoende geld, onjuiste bankgegevens, actief ingetrokken incasso's). Bedrijven hebben echter de mogelijkheid om opnieuw betaling aan te vragen of alternatieve maatregelen te nemen om de schuld te berekenen.

• Transparantie en veiligheid
  Bedrijven profiteren ook van de hoge mate van transparantie en veiligheid van automatische incasso. Het verwerken zorgt voor een open traceerbaarheid van transacties, waardoor potentiële discrepanties of betalingsachterstanden snel kunnen worden geïdentificeerd. De duidelijke toewijzing van elke transactie aan een machtigingskenmerk minimaliseert ook het risico op fraude. Bovendien profiteren bedrijven van aanvullende juridische bescherming, waaronder annulerings- en chargebackregelgeving.

• Efficiënte betalingsverwerking
  Automatische incasso kent een hoge mate van automatisering. Dit vermindert de administratieve lasten voor bedrijven aanzienlijk. Omdat Payments rechtstreeks van het account van de klant worden afgeschreven, hoeven bedrijven facturen, inkomende Payments of herinneringen niet handmatig te verwerken. Dit bespaart tijd en personeel en zorgt voor een soepele en efficiënte verwerking van betalingen. Automatische incasso is met name belangrijk voor terugkerende betalingen, zoals Subscriptions, lidmaatschapsgelden of termijnbetalingen.

Wat zijn de nadelen van automatische incasso?

Naast vele voordelen heeft betalen via automatische incasso ook enkele nadelen.

Nadelen voor klanten

• Verstrekken van persoonlijke bankgegevens
  Wanneer klanten automatische incasso gebruiken voor online aankopen, moeten ze bankgegevens opgeven tijdens de bestel procedure. Sommige klanten kunnen hier terughoudend in zijn—vooral bij onbekende websites of online shops. Potentiële risico’s zijn onder meer het misbruik van gevoelige gegevens door onbevoegde derden of frauduleuze bedrijven die onrechtmatige afschrijvingen doen.

• Beperkte controle over de timing van betaling
  De automatische incasso procedure verloopt automatisch op de aangegeven datum. Dit biedt gemak, maar beperkt de financiële flexibiliteit van de klant. Klanten kunnen betalingen niet zelf uitstellen of aanpassen. Dit kan vooral een uitdaging zijn voor klanten met fluctuerende inkomens (bijvoorbeeld als de rekening niet voldoende saldo heeft op het moment van de afschrijving). In dergelijke gevallen bestaat het risico van terugboekingen, wat kan resulteren in extra kosten.

• Mogelijke vertragingen in terugbetalingen
  Als een klant een bestelling annuleert of een product retourneert, moet het reeds geïncasseerde bedrag worden terugbetaald. Onder bepaalde omstandigheden kunnen vertragingen optreden. De interne verwerkingsprocedures en verwerkingstijden van de bank variëren afhankelijk van de betaaldienst. Hoewel automatische incasso betalingen binnen enkele seconden worden geïnd, kunnen terugboekingen enkele werkdagen duren.

• Risico op ongewenste of onjuiste afschrijvingen
  Automatische incasso's kunnen leiden tot ongewenste of onjuiste afschrijvingen. Mogelijke redenen zijn technische storingen, boekhoudfouten en pogingen tot fraude. Als dergelijke afschrijvingen onopgemerkt blijven, kunnen ze leiden tot onverwachte financiële lasten. Om risico's te minimaliseren, moeten klanten regelmatig hun account afschriften controleren en verdachte afschrijvingen onmiddellijk melden.

Nadelen voor bedrijven

• Vereiste toestemming van de klant
  Voor automatische incasso hebben bedrijven de expliciete toestemming van hun klanten nodig. Dit gebeurt meestal in de vorm van een automatische incasso machtiging. Het verkrijgen en beheren van de machtiging brengt voor bedrijven extra administratieve stappen met zich mee.

• Risico op chargeback
  Bedrijven dragen het risico van terugboekingen bij het gebruik van automatische incasso’s. Deze kunnen optreden wanneer bijvoorbeeld een transactie niet succesvol kan worden uitgevoerd of vervolgens door de klant wordt betwist. In dergelijke gevallen moet de transactie opnieuw worden aangevraagd. Dit kan leiden tot hogere administratiekosten, extra kosten en geldtekorten.

• Geen mogelijkheid om teruggeboekte automatische incasso's te betwisten
  Als een automatische incasso wordt teruggedraaid, kan een onderneming het bedrag niet direct betwisten of automatisch terugvorderen. In plaats daarvan moet de onderneming het bedrag opnieuw berekenen of op zoek gaan naar een alternatieve vereffening. Dit betekent extra administratief werk en vertraging bij het ontvangen van betalingen. In sommige gevallen kan het nodig zijn om direct contact op te nemen met de klant om de situatie te verduidelijken. Als er geen overeenstemming kan worden bereikt, kan als laatste stap een incassoactiviteiten of incassobureau worden ingeschakeld. Hieraan zijn echter kosten verbonden.

• Afhankelijkheid van bankprocessen
  De ontvangst van betalingen hangt af van de verwerkte processen van de bank. Dit betekent dat externe factoren – zoals vakanties, technische storingen en systeemgerelateerde vertragingen bij financiële instellingen – kunnen leiden tot een vertraagde incasso. In deze gevallen hebben bedrijven weinig invloed op het proces en moeten ze vertrouwen op de juiste en tijdige uitvoering van bankprocessen.

Hoe kunnen bedrijven in Duitsland automatische incasso gebruiken?

Om SEPA-incasso te gebruiken, moeten bedrijven in Duitsland samenwerken met een bank of een betaaldienst. Ze moeten een zakelijke rekening openen bij een bank en een contract ondertekenen dat ontvangst van betalingen toestaat. De bank is verantwoordelijk voor het innen van betalingen en het beheren van mandaten.

Als alternatief bieden betaaldiensten zoals Stripe een nog eenvoudigere oplossing. Stripe kan de gehele betaling procedure, automatische incasso machtiging beheer en chargeback verwerking voor jou afhandelen. Een directe verbinding met de bank is niet nodig. Daarnaast kunnen bedrijven met Stripe Payments wereldwijd betalingen ontvangen en hun klanten lokaal voorkeur betaalmethoden aanbieden. Automatische incasso is slechts een van de meer dan honderd mogelijke betaalmethoden.

Ongeacht of banken of dienstverleners de Payments procedures, zijn bedrijven verplicht om ontvangen automatische incasso machtigingen te bewaren voor een periode van 14 maanden na de laatste automatische incasso. Daarnaast moeten ze voldoen aan de eisen van de herziene Payment Services Directive (PSD2) en de Duitse wet ter uitvoering van de tweede Payment Services Directive (ZDUG). Deze regelen de rechten en plichten van klanten en bedrijven, met inbegrip van machtigingsbeheer, retourtermijnen en autorisatie vereisten.

Wat is het verschil tussen incasso en automatische incasso?

Het verschil tussen een reguliere incasso en automatische incasso is de manier waarop de betaling wordt geïnitieerd. Bij een standaard afschrijving geeft een bank een opdracht om een bedrag af te schrijven van de rekening van een klant. Dit kan bijvoorbeeld een doorlopende bestelling zijn die onafhankelijk van de debiteur wordt geïnitieerd. De term 'incasso' wordt echter vaak gebruikt als een generieke term voor alle rekeningskosten - ongeacht wie de betaling initieert.

Automatische incasso daarentegen is gebaseerd op een automatische incasso machtiging. Een bank initieert de bijbehorende overschrijving niet direct, de onderneming doet dat. Bij een automatische incasso moet de onderneming de aanvraag tot betaling indienen en de bank voert de afschrijving uit.