In de business-to-consumer (B2C) sector zijn automatische incasso's al lang een vast onderdeel van het dagelijks leven, of het nu gaat om streamingabonnementen, mobiele telefoonrekeningen of ETF-spaarplannen. Maar ook tussen bedrijven kan het automatisch innen van betalingen handig zijn. In dit artikel lees je wat een SEPA B2B-automatische incasso is, hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en hoe het verschilt van een SEPA Core-automatische incasso.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een SEPA B2B-incasso?
  
• Hoe werkt een SEPA B2B-incasso?
  
• Wat is het verschil tussen een SEPA B2B-incasso en een SEPA Core-incasso?
  
• Wat zijn de voordelen van een SEPA B2B-incasso?
  
• Wat zijn de nadelen van een SEPA B2B-incasso?
  

Wat is een SEPA B2B-incasso?

Een SEPA B2B-incasso (de SEPA-incasso die speciaal is ontworpen voor transacties tussen bedrijven) is een soort incasso binnen het SEPA-gebied. Het equivalent voor betalingen tussen particulieren en bedrijven is de SEPA Core-incasso, de op één na meest voorkomende SEPA-incasso.

SEPA B2B-incasso's bieden bedrijven een simpele en efficiënte manier om zowel eenmalige als terugkerende betalingen te ontvangen (bijvoorbeeld voor abonnementen, lidmaatschappen of terugkerende diensten). Het enige wat nodig is, is dat de zakelijke klant toestemming heeft gegeven. Hierdoor kunnen bedrijven geld innen van bankrekeningen in SEPA-landen zonder dat ze aparte afspraken hoeven te maken met de betreffende banken.

Wat is SEPA?

SEPA staat voor Single Euro Payments Area (gemeenschappelijke eurobetalingsruimte) en past sinds 2014 gestandaardiseerde procedures toe voor elektronische overschrijvingen en automatische incasso's.

De verschillende nationale betalingssystemen, zoals het elektronische automatische incassosysteem in Duitsland, zijn vervangen door SEPA. Het doel was om uniforme normen en processen te creëren om grensoverschrijdende transacties net zo eenvoudig en goedkoop te maken als binnenlandse betalingen.

Hoe werkt een SEPA B2B-incasso?

Voor een SEPA B2B-incasso heb je een geldige machtiging nodig: zakelijke klanten die een betaling doen, moeten het bedrijf toestemming geven om geld van hun bankrekening af te schrijven. De SEPA-incassomachtiging bevat de naam en het adres van de klant, het internationale bankrekeningnummer (IBAN) en de bankidentificatiecode (BIC), en het bedrag en de datum van de afschrijving. Dit mandaat kan worden gebruikt voor eenmalige of terugkerende betalingen en moet worden opgesteld in de moedertaal van de betaler. Het mag echter ook in het Engels worden opgesteld. Aangezien het een juridisch bindend document is, moet het mandaat fysiek of digitaal door de betaler worden ondertekend.

Je kunt de machtiging op elk moment intrekken. Het verschuldigde bedrag kan ook op elk moment worden gewijzigd. Hiervoor hoeft alleen het huidige mandaat te worden aangepast; er hoeft geen nieuw mandaat te worden opgesteld. Eenmaal afgegeven, is het mandaat over het algemeen onbeperkt geldig. Het vervalt echter als het 36 maanden niet wordt gebruikt. In dat geval moet het mandaat schriftelijk worden verlengd of vernieuwd.

Voordat de eerste automatische incasso gebeurt, moeten bedrijven hun klanten laten weten dat er geld wordt afgeschreven. Dit moet minstens twee weken van tevoren en uiterlijk een dag ervoor gebeuren. Deze melding kan via de post, e-mail, sms of telefoon. Het moet het exacte bedrag, de datum van afschrijving, het referentienummer van de machtiging en het crediteur-ID bevatten. Het crediteur-ID is een uniek identificatienummer dat wordt toegekend aan elk bedrijf dat geld int via automatische incasso. Het crediteur-ID geeft de betaler of de bank van de betaler de mogelijkheid om te controleren of de automatische incasso's correct zijn en, indien nodig, een klacht in te dienen of een terugbetaling aan te vragen. Voor terugkerende automatische incasso's die altijd voor hetzelfde bedrag zijn, volstaat het om een eenmalige voorafgaande kennisgeving te sturen, maar daarin moeten de toekomstige vervaldata worden vermeld.

Zodra de machtiging is verleend en de voorafgaande kennisgeving is verzonden, kan het bedrijf de B2B-incasso regelen. De bijbehorende opdracht hiervoor wordt aan de bank van het bedrijf verstrekt. De bank van de andere partij controleert en verwerkt de transactie en voert uiteindelijk de betaling uit. Het te betalen bedrag wordt afgeschreven van de rekening van de klant en bijgeschreven op de rekening van het bedrijf. De laatste stap is dat het bedrijf de klant laat weten dat de automatische incasso is verwerkt en een factuur of bevestiging per e-mail stuurt.

Hoe verschilt een SEPA B2B-incasso van een SEPA Core-incasso?

SEPA B2B-incasso's en SEPA Core-incasso's zijn anders omdat de eerste bedoeld zijn voor B2B-transacties en de tweede voor B2C-transacties. Een ander belangrijk verschil is hoe de machtiging wordt gecontroleerd. Bij SEPA Core-incasso's kijkt de bank van het bedrijf alleen of er een incassomachtiging is, maar bij een B2B-incasso wordt ook gekeken of de machtiging klopt. Hiervoor wordt een kopie van de machtiging naar de bank gestuurd.

Deze meer gedetailleerde controle van de machtiging leidt tot nog een ander verschil. Aangezien de bank of de betalingsproviders van het betalende bedrijf de details van de machtiging moeten controleren, is er geen mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een B2B-incasso. Als het geld eenmaal is geïnd, is het weg. Dit is anders bij Core-incasso's, die binnen acht weken na de incasso kunnen worden betwist. Dit betekent dat als er ten onrechte geld is afgeschreven, dit weer kan worden bijgeschreven. Als een automatische incasso wordt uitgevoerd zonder een geldig SEPA-mandaat, kan de betaler nog steeds 13 maanden na de incasso om terugbetaling vragen. Lees meer over de verschillende deadlines voor B2B- en Core-incasso's.

Stripe Payments helpt je om wereldwijde betalingen te accepteren om je omzet te verhogen. Payments biedt meer dan 100 verschillende wereldwijde betaalmethoden, waaronder de hier beschreven bankincasso, waarmee je transactiekosten kunt verlagen.

Wat zijn de voordelen van een SEPA B2B-incasso?

SEPA B2B-incasso's zijn een handige en goedkope manier om regelmatig geld van klanten te krijgen, en ze bieden bedrijven de volgende voordelen:

• Veiligheid: Omdat klanten akkoord moeten gaan met de automatische incasso en hun banken de details van de machtiging controleren, is het proces superveilig. In theorie is het heel onwaarschijnlijk dat er foute transacties plaatsvinden.
  
• Efficiëntie: Bedrijven kunnen SEPA B2B-incasso's gebruiken om delen van hun betalingsproces te automatiseren. Klanten die betalingen doen, hoeven ook niet langer handmatig overschrijvingen te doen. Dit bespaart beide partijen tijd en middelen.
  
• Lagere kosten: Na de eerste installatie is er bijna geen administratief werk meer nodig voor B2B-incasso's. Dit maakt ze erg betaalbaar.
  
• Minder fouten: Omdat er voor automatische incasso's minder handmatig werk nodig is dan voor individuele overschrijvingen, is de kans op fouten veel kleiner. Dit bespaart ook middelen die anders voor correcties zouden moeten worden gebruikt.
  
• Laag risico op wanbetaling: Omdat het geld voor terugkerende betalingen automatisch van de rekening van de klant wordt afgeschreven, is het risico op wanbetaling veel kleiner, vooral vergeleken met andere betaalmethoden zoals bankoverschrijvingen. Bovendien kunnen automatische incasso's die zijn uitgevoerd niet worden terugbetaald. Dit is een voordeel voor de begunstigde.
  
• Betere planning van de cashflow: B2B-automatische incasso's geven bedrijven een beter overzicht van hun inkomende betalingen. Door de regelmatige inkomsten kunnen bedrijven ook beter plannen maken met betrekking tot de cashflow.
  
• Klanttevredenheid: B2B-incasso's zijn ook een handige betaalmethode voor bedrijven die betalingen doen. De betaling wordt automatisch verwerkt en het geld hoeft niet handmatig te worden overgemaakt. Een soepel proces kan de klanttevredenheid verhogen.
  

Wat zijn de nadelen van een SEPA B2B-incasso?

Naast de vele voordelen worden in het volgende gedeelte enkele mogelijke nadelen van SEPA B2B-incasso's uitgelegd:

• Beschikbaarheid: Niet alle banken bieden deze dienst aan of er kunnen specifieke vereisten, procedures of kosten aan verbonden zijn. Het bedrijf dat de betaling doet, moet daarom nagaan of SEPA B2B-incasso's mogelijk zijn bij zijn bank en, zo ja, hoe deze kunnen worden uitgevoerd.
  
• Geen annuleringsmogelijkheid: Het is niet mogelijk om SEPA B2B-incasso's te annuleren, tenzij de betaling niet is geautoriseerd. Als gevolg hiervan hebben bedrijven die geld van hun rekening hebben laten afschrijven omdat ze ten onrechte een machtiging hebben afgegeven, geen rechtsmiddel. Het geld hoeft niet te worden terugbetaald.
  
• Mogelijke weigering van betalingen: Als de bedrijven die betalingen doen niet genoeg geld op hun rekening hebben, kan een B2B-incasso door de bank worden geweigerd of geblokkeerd. Dit kan de betalingsstroom onderbreken en extra kosten met zich meebrengen voor de betrokken bedrijven.
  

Hieronder vind je een overzicht van de bovenstaande voor- en nadelen van SEPA B2B-incasso's.