ทีมการเงินของเนเธอร์แลนด์ที่ตั้งค่าบัตรเครดิตองค์กรจำเป็นต้องเข้าใจว่าโปรแกรมบัตรองค์กรมีโครงสร้างอย่างไร มีการควบคุมใดบ้าง และบัตรมีผลต่อความเสี่ยงด้านการบริหารจัดการและทางกฎหมายอย่างไร บัตรองค์กรนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่มีกฎเฉพาะที่จะมีผลเมื่อใช้บัตรกับบริษัทในประเทศเนเธอร์แลนด์

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำงานของบัตรเครดิตองค์กรสำหรับบริษัทในประเทศเนเธอร์แลนด์ ความแตกต่างจากบัตรเดบิตธุรกิจและการคืนเงินส่วนบุคคล รวมถึงวิธีการประเมินว่าโปรแกรมบัตรองค์กรเหมาะสมกับขนาดและรูปแบบการใช้จ่ายของบริษัทคุณหรือไม่

เนื้อหาหลักในบทความ

• บัตรเครดิตองค์กรสำหรับบริษัทในเนเธอร์แลนด์คืออะไร
  
• บัตรเครดิตองค์กรสำหรับบริษัทในเนเธอร์แลนด์ทำงานอย่างไร
  
• อะไรทำให้บัตรเครดิตองค์กรแตกต่างจากบัตรเดบิตส่วนบุคคลหรือบัตรเดบิตธุรกิจสำหรับบริษัทในเนเธอร์แลนด์
  
• บริษัทในเนเธอร์แลนด์จัดการความรับผิด การควบคุม และวงเงินใช้จ่ายของบัตรเครดิตองค์กรอย่างไร
  
• บัตรเครดิตองค์กรเหมาะสมกับบริษัทของคุณในเนเธอร์แลนด์หรือไม่
  
• Stripe Issuing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

บัตรเครดิตองค์กรสำหรับบริษัทในเนเธอร์แลนด์คืออะไร

บัตรเครดิตองค์กรคือบัตรชำระเงินที่ออกในชื่อของบริษัทและพนักงานใช้เพื่อชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ การชำระเงินด้วยบัตรในประเทศเนเธอร์แลนด์พุ่งสูงถึง 6.7 พันล้านรายการธุรกรรม ในปี 2024 ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องไปสู่วิธีการชำระเงินดิจิทัลสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจ บริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบหลักต่อหนี้สิน ไม่ใช่พนักงาน

บัตรเครดิตองค์กรสำหรับบริษัทในเนเธอร์แลนด์ทำงานอย่างไร

เริ่มแรก บริษัทในเนเธอร์แลนด์จะสมัครกับธนาคารหรือสถาบันผู้ออกบัตรเพื่อขอเข้าร่วมโปรแกรมบัตรองค์กร สถาบันผู้ออกบัตรจะประเมินความน่าเชื่อถือทางเครดิตก่อนที่จะอนุมัติวงเงินสินเชื่อเครดิตพร้อมวงเงินรวมของแผน จากนั้นบัตรจะถูกออกให้กับพนักงานแต่ละคนในรูปแบบบัญชีย่อยภายใต้วงเงินดังกล่าว โดยแต่ละบัญชีจะมีเพดานการใช้จ่ายเฉพาะในระดับบัตรของตัวเอง

ขั้นตอนดังกล่าวจะมีลักษณะดังนี้

• สถาบันผู้ออกบัตรจะตรวจสอบการจดทะเบียน KVK ของธุรกิจ: ก่อนอื่น สถาบันผู้ออกบัตรจะตรวจสอบการมีอยู่ของบริษัทในทะเบียนธุรกิจของเนเธอร์แลนด์ผ่านทางหอการค้าเนเธอร์แลนด์ (KVK) สาขาของบริษัทต่างประเทศที่ดำเนินงานในเนเธอร์แลนด์สามารถยื่นขอได้ แต่สถาบันผู้ออกบัตรบางรายต้องการนิติบุคคลของเนเธอร์แลนด์แทนที่จะเป็นสำนักงานสาขา

• ความน่าเชื่อถือทางเครดิตเป็นตัวกำหนดวงเงินสินเชื่อ: สถาบันผู้ออกบัตรจะตรวจสอบงบการเงิน และบางครั้งอาจต้องการการค้ำประกันส่วนบุคคลจากกรรมการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดเล็กหรือนิติบุคคลใหม่ที่ไม่มีประวัติเครดิตในเนเธอร์แลนด์ วงเงินรวมของแผนจะกำหนดเพดานสูงสุด ส่วนวงเงินของบัตรแต่ละใบจะกำหนดไว้ต่ำกว่าตัวเลขนั้น

• ธุรกรรมจะชำระเงินเป็นรายเดือนไปยังบัญชีของบริษัท: บริษัทจะชำระยอดคงเหลือเต็มจำนวนหรือเลื่อนยอดไปยังรอบถัดไป ขึ้นอยู่กับข้อกำหนด พนักงานจะไม่ต้องรับผิดชอบยอดคงเหลือด้วยตนเอง

• การขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องการมากกว่าแค่ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต: บริษัทในเนเธอร์แลนด์ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งเรียกว่า “BTW” ในภาษาดัตช์ สามารถขอคืนภาษีซื้อจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่จ่ายด้วยบัตรได้ แต่หน่วยงานสรรพากรเนเธอร์แลนด์ (Belastingdienst) กำหนดให้ต้องมีใบเสร็จแยกรายการ

• การทำธุรกรรมข้ามพรมแดนมีค่าใช้จ่ายด้านอัตราแลกเปลี่ยน (FX): การทำธุรกรรมเงินยูโรภายในประเทศชำระเงินได้อย่างง่ายดาย ส่วนการซื้อข้ามพรมแดนในสกุลเงินอื่นๆ จะมีการเพิ่มราคาของอัตราแลกเปลี่ยน (FX) ซึ่งแตกต่างกันไปตามสถาบันผู้ออกบัตรและประเภทของธุรกรรม

อะไรทำให้บัตรเครดิตองค์กรแตกต่างจากบัตรเดบิตส่วนบุคคลหรือบัตรเดบิตธุรกิจสำหรับบริษัทในเนเธอร์แลนด์

บริษัทในเนเธอร์แลนด์มีตัวเลือกหลักสามแบบสำหรับการใช้จ่ายของพนักงาน ได้แก่ บัตรส่วนบุคคลพร้อมการคืนเงิน บัตรเดบิตธุรกิจ หรือบัตรเครดิตองค์กร โปรแกรมบัตรองค์กรช่วยให้ทีมการเงินกำหนดข้อจำกัดตามรหัสประเภทผู้ค้า (MCC) เช่น การบล็อกเว็บไซต์การพนัน หรือการกำหนดเพดานการใช้จ่ายในร้านอาหาร ความแตกต่างเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อคุณมีพนักงานจำนวนมากขึ้นที่ซื้อสินค้าในนามของบริษัท

• บัตรส่วนบุคคลพร้อมการคืนเงิน: บริษัทต้องรอรายงานค่าใช้จ่าย ติดตามใบเสร็จ และไว้วางใจให้พนักงานชำระยอดคงค้างของตนตรงเวลา ภาระงานเพิ่มขึ้นอย่างมาก สิ่งที่จัดการได้ง่ายเมื่อมีพนักงาน 5 คน กลับกลายเป็นยุ่งยากเมื่อมีพนักงาน 25 คน\

• บัตรเดบิตธุรกิจ: ทุกรายการธุรกรรมจะถูกหักออกจากยอดเงินในบัญชีของคุณทันที ซึ่งเหมาะสำหรับการซื้อที่มีมูลค่าต่ำและคาดการณ์ได้ แต่จะสร้างแรงกดดันต่อกระแสเงินสดเมื่อคุณต้องจ่ายใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์จำนวนมาก จองการเดินทางล่วงหน้า หรือใช้จ่ายโฆษณาที่ลูกค้าจะถูกเรียกเก็บเงินอีก 60 วันต่อมา

• บัตรเครดิตองค์กร: คุณอาจมีเวลา 30 ถึง 50 วันระหว่างการซื้อและวันที่ครบกำหนดการชำระเงินขึ้นอยู่กับรอบการเรียกเก็บเงิน บริษัทในเนเธอร์แลนด์ที่มีเงินทุนหมุนเวียนจำกัดหรือรูปแบบรายรับตามฤดูกาลอาจต้องการเวลาเพิ่มเติมดังกล่าว

บริษัทในเนเธอร์แลนด์จัดการความรับผิด การควบคุม และวงเงินใช้จ่ายของบัตรเครดิตองค์กรอย่างไร

วิธีที่คุณตั้งค่าโปรแกรมจะกำหนดว่าคุณสามารถมองเห็นการใช้จ่ายได้มากน้อยเพียงใด และจะสามารถดำเนินการได้รวดเร็วเพียงใดเมื่อเกิดปัญหาขึ้น วิธีการทำงานของชั้นการควบคุมหลักๆ มีดังต่อไปนี้

• โครงสร้างความรับผิดกำหนดความเสี่ยงทางกฎหมาย: หลายบริษัทในเนเธอร์แลนด์เลือกใช้ความรับผิดแบบรวมศูนย์ ซึ่งบริษัทจะรับผิดชอบการเรียกเก็บเงินทั้งหมดทั้งหมดไม่ว่าพนักงานจะส่งรายงานค่าใช้จ่ายหรือไม่ก็ตาม ภายใต้กฎหมายของเนเธอร์แลนด์ การหักค่าใช้จ่ายบัตรที่ไม่ได้รับอนุญาตจากเงินเดือนพนักงานโดยไม่มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจนนั้นทำได้ยาก ดังนั้น นโยบายเกี่ยวกับบัตรที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งพนักงานลงนามก่อนออกบัตรจึงเป็นมาตรการป้องกันที่ใช้ได้จริง

• วงเงินต่อธุรกรรมและวงเงินรายเดือนน้อยกว่าเพดานสูงสุดของโปรแกรม: วงเงินสินเชื่อเครดิตโดยรวมจะกำหนดวงเงินสูงสุด แต่คุณสามารถกำหนดวงเงินต่อบัตรแต่ละใบให้ต่ำกว่านั้นได้ การกำหนดเพดานต่อธุรกรรมหมายความว่าการซื้อครั้งเดียวที่เกินเกณฑ์ที่กำหนดจะถูกปฏิเสธหรือจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติก่อน ซึ่งมีประโยชน์สำหรับหมวดหมู่การเดินทางหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่การใช้จ่ายอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและไม่คาดคิด

• ข้อจำกัดของ MCC ช่วยให้คุณสามารถบล็อกหมวดหมู่การใช้จ่ายทั้งหมดได้: ทีมการเงินสามารถป้องกันการใช้บัตรในธุรกิจบางประเภทได้โดยไม่ต้องสัมผัสบัตรจริง ข้อจำกัดเหล่านี้จะมีผลแบบเรียลไทม์ ณ จุดที่ทำการอนุมัติ

• การกระทบยอดคืองานบริหารจัดการหลัก: โปรแกรมบัตรองค์กรที่ดีกว่า จะมีการฟีดข้อมูลตรงไปยังระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือการผสานการทำงานอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) กับระบบอย่าง SAP, Microsoft Dynamics และ AFAS ส่วนโปรแกรมที่มีความสามารถน้อยกว่าจะส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV ซึ่งต้องทำการแมปข้อมูลด้วยตนเอง

บัตรเครดิตองค์กรเหมาะสมกับบริษัทของคุณในเนเธอร์แลนด์หรือไม่

บริษัทในเนเธอร์แลนด์ที่มีพนักงานน้อยกว่า 15 คน สามารถได้รับประโยชน์จากการใช้บัตรเดบิตธุรกิจและขั้นตอนการคืนเงินที่ไม่ยุ่งยาก ซึ่งมักจะมีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการน้อยกว่าการใช้โปรแกรมบัตรองค์กรเต็มรูปแบบ

เมื่อคุณเกินเกณฑ์นั้น (โดยเฉพาะหากคุณมีพนักงานที่เดินทางระหว่างประเทศ มีค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์เป็นประจำ หรือมีซัพพลายเออร์ที่ต้องการชำระเงินด้วยบัตรเครดิต) บัตรองค์กรจะเริ่มมีความคุ้มค่าผ่านการลดรอบการคืนเงินและการมองเห็นการใช้จ่ายที่ดีขึ้น

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนที่คุณจะสมัครมีดังนี้

• ตัดสินใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารจัดการบัตรภายในองค์กร: โปรแกรมบัตรองค์กรจำเป็นต้องมีผู้จัดการวงเงิน ตรวจสอบข้อยกเว้น และจัดการข้อโต้แย้ง หากไม่มีบุคคลดังกล่าว โปรแกรมอาจทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเลือกสถาบันผู้ออกบัตรรายใดก็ตาม

• ยืนยันว่าข้อมูลธุรกรรมไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณอย่างไร: ตรวจสอบว่าสถาบันออกบัตรมีฟีดข้อมูลตรงไปยังระบบของคุณหรือไม่ ก่อนที่จะตัดสินใจใช้บริการ หากระบบ ERP หรือเครื่องมือบัญชีของคุณไม่มีการผสานการทำงานที่ราบรื่นกับสถาบันผู้ออกบัตร คุณกำลังเพิ่มงานด้วยตนเองแทนที่จะลดงานลง

• พัฒนาขั้นตอนการขอคืน BTW ของคุณก่อนที่จะเลือกสถาบันผู้ออกบัตร: หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและใช้จ่ายเงินจำนวนมากผ่านบัตร คุณภาพข้อมูลของการทำธุรกรรมผ่านบัตรของคุณจะส่งผลโดยตรงต่อจำนวนภาษีที่คุณสามารถขอคืนได้ ที่ปรึกษาด้านภาษีของคุณควรมีส่วนร่วมในการพูดคุยเรื่องนี้ แทนที่จะมาคิดทีหลัง

Stripe Issuing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Issuing ให้คุณสร้าง แจกจ่าย และจัดการบัตรที่กำหนดเองได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะสร้างช่องทางรายรับใหม่ๆ และยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

Issuing ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เปิดตัวผลิตภัณฑ์บัตรใหม่ๆ: สร้างบัตรจริง บัตรเสมือน หรือบัตรที่แปลงเป็นโทเค็นที่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นบัตรชำระค่าใช้จ่าย รางวัล หรืออื่นๆ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน: ออกบัตรและจัดการบัตรด้วยระบบอัตโนมัติผ่าน API ของ Stripe ที่จะช่วยลดความซับซ้อนในการทำงานร่วมกับบริษัทผู้ออกบัตรหลายราย

• ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า: ให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ใช้งานบัตรจากแบรนด์ต่างๆ ที่ผสานการทำงานกับผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณมีอยู่ได้อย่างราบรื่น

• เพิ่มการมองเห็นข้อมูลและการควบคุม: เข้าถึงรายละเอียดข้อมูลธุรกรรมและมาตรการควบคุมเพื่อติดตามการใช้บัตร กำหนดวงเงินใช้จ่าย และระงับบัตรเมื่อจำเป็น

• เพิ่มโอกาสสร้างรายรับ: สร้างรายได้จากโปรแกรมบัตรโดยการเรียกเก็บค่าธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารหรือโดยการเสนอบริการเสริม

• เข้าถึงความเชี่ยวชาญของ Stripe: รับประโยชน์จากโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งและการสนับสนุนด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งเป็นผลมาจากประสบการณ์ของ Stripe ในการขับเคลื่อนโปรแกรมบัตรสำหรับบริษัทชั้นนำมากมาย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Issuing สามารถช่วยกระตุ้นการเติบโตของคุณด้วยโปรแกรมบัตรที่กำหนดเอง หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้