Les équipes financières néerlandaises qui adoptent des cartes de crédit d’entreprise doivent comprendre comment les programmes de cartes d’entreprise sont structurés, quels mécanismes de contrôle sont disponibles et comment les cartes façonnent l’exposition administrative et juridique. Les cartes d’entreprise sont relativement simples en soi, mais des règles spécifiques s’appliquent lorsqu’elles sont utilisées par une entreprise néerlandaise.

Dans cet article, nous aborderons le mode de fonctionnement des cartes de crédit d’entreprise aux Pays-Bas, en quoi diffèrent-elles des cartes de débit professionnelles et des accords de remboursement personnels, et comment évaluer l’adéquation d’un programme de cartes d’entreprise par rapport à la taille et aux habitudes de dépenses de votre entreprise.

Contenu de cet article

• Qu’entend-on par carte de crédit d’entreprise aux Pays-Bas ?
  
• Comment faire pour utiliser les cartes de crédit d’entreprise aux Pays-Bas ?
  
• En quoi les cartes de crédit d’entreprise se distinguent-elles des cartes bancaires personnelles ou professionnelles pour les entreprises néerlandaises ?
  
• Comment les entreprises néerlandaises gèrent-elles les cartes de crédit d’entreprise en ce qui est des responsabilités, des mécanismes de contrôle et des plafonds de dépenses ?
  
• Comment confirmer l’adéquation des cartes de crédit d’entreprise pour votre entreprise néerlandaise ?
  
• Comment Stripe Issuing peut vous aider
  

Qu’entend-on par carte de crédit d’entreprise aux Pays-Bas ?

Une carte de crédit d’entreprise est une carte de paiement émise au nom d’une entreprise et utilisée par les employés pour régler leurs dépenses professionnelles. Aux Pays-Bas, les paiements par carte ont atteint un nouveau record de 6,7 milliards de transactions en 2024, ce qui reflète la transition continue vers le numérique en termes de moyens de paiement pour les transactions commerciales. Aussi, c’est l’entreprise, et non l’employé, qui est essentiellement responsable de la dette.

Comment faire pour utiliser les cartes de crédit d’entreprise aux Pays-Bas ?

En première étape, une entreprise néerlandaise dépose une demande auprès d’une banque ou d’un émetteur de cartes bancaires pour participer à un programme de cartes d’entreprise. La banque ou l’émetteur évalue la solvabilité de l’entreprise avant d’approuver une ligne de crédit assortie d’un plafond global. Des cartes sont ensuite émises aux employés, chacune constituant un sous-compte soumis à ce plafond et disposant de son propre plafond de dépenses.

Voici comment se déroule ce processus.

• L’émetteur vérifie l’immatriculation KVK de l’entreprise : l’émetteur vérifie d’abord l’existence de l’entreprise au Registre néerlandais des entreprises auprès de la Chambre de commerce des Pays-Bas (KVK). Bien que les agences d’entreprises étrangères exerçant leurs activités aux Pays-Bas peuvent déposer une demande, certains émetteurs exigent cependant l’existence d’une entité juridique néerlandaise plutôt qu’une agence.

• La solvabilité détermine le plafond de la ligne de crédit : l’émetteur vérifie les états financiers et exigent parfois des garanties personnelles de la part des dirigeants, notamment dans le cas des petites entreprises ou des nouvelles entités qui ne disposent pas d’antécédents de crédit aux Pays-Bas. Aussi, le plafond global du programme fixe la limite maximale. Quant aux plafonds individuels de ces cartes, ils sont définis en deçà de ce montant.

• Les transactions sont réglées mensuellement sur le compte de l’entreprise : l’entreprise règle le solde en totalité ou le reporte, et ce, selon les conditions approuvées. Quant aux salariés, ils ne sont pas personnellement redevables du solde.

• La récupération de la TVA nécessite plus qu’un simple relevé bancaire : les entreprises néerlandaises immatriculées à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), appelée « BTW » en néerlandais, peuvent récupérer la taxe versée sur les dépenses professionnelles réglées par carte, bien que l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) exige des reçus détaillés pour approuver cette démarche.

• Les transactions transfrontalières entraînent des frais de change : les transactions nationales en euros sont réglées rapidement. Cependant, les achats transfrontaliers effectués dans d’autres devises entraînent des majorations de change (FX) qui varient selon l’émetteur et le type de transaction.

En quoi les cartes de crédit d’entreprise se distinguent-elles des cartes bancaires personnelles ou professionnelles pour les entreprises néerlandaises ?

Les entreprises néerlandaises disposent de trois principales options pour les dépenses de leurs employés : les cartes personnelles avec remboursement, les cartes de débit professionnelles et les cartes de crédit d’entreprise. Les programmes de cartes d’entreprise permettent aux équipes financières de définir des restrictions liées au code de catégorie de commerçant (MCC), comme le blocage des sites de jeux d’argent ou le plafonnement des dépenses dans les restaurants. Ces différences s’accentuent rapidement dès lors que plusieurs personnes effectuent des achats pour le compte de l’entreprise.

• Cartes personnelles avec remboursement : l’entreprise s’attend à recevoir les notes de frais des employés, les relance pour les justificatifs et leur fait confiance pour qu’ils remboursent leurs soldes à temps. C’est ainsi que la charge administrative augmente considérablement. En effet, ce qui est gérable avec cinq salariés devient difficile à gérer avec 25.

• Cartes bancaires professionnelles : chaque transaction est immédiatement débitée du solde de votre compte. Bien que ce processus soit acceptable pour des achats prévisibles et de faible valeur, il crée des tensions sur le flux de trésorerie lorsqu’il s’agit de payer des factures importantes de fournisseurs, de réserver des voyages à l’avance ou d’engager des dépenses publicitaires qui ne seront facturées au client que dans 60 jours.

• Cartes de crédit d’entreprise : selon votre cycle de facturation, vous pouvez disposer de 30 à 50 jours entre un achat et la date d’échéance du paiement. Les entreprises néerlandaises ayant un fonds de roulement limité ou dont les revenus sont saisonniers pourraient avoir besoin de cette flexibilité.

Comment les entreprises néerlandaises gèrent-elles les cartes de crédit d’entreprise en ce qui est des responsabilités, des mécanismes de contrôle et des plafonds de dépenses ?

La façon dont vous configurez le programme détermine le niveau de visibilité sur les dépenses et votre rapidité à réagir en cas de problème. Voici donc le mode de fonctionnement des principaux niveaux de contrôle :

• La structure de responsabilité définit le niveau d’exposition juridique : de nombreuses entreprises néerlandaises optent pour la responsabilité centralisée, où l’entreprise est responsable de toutes les dépenses, que l’employé ait ou non soumis une note de frais. En vertu du droit néerlandais, il est difficile de déduire des salaires des employés les dépenses non autorisées par carte de crédit sans accord écrit explicite. Par conséquent, une politique d’utilisation des cartes écrite et signée par l’employé avant l’émission de la carte constitue une protection pratique.

• Les plafonds par transaction et mensuels sont inférieurs au plafond du programme : bien que la ligne de crédit globale fixe le montant maximal autorisé, vous pouvez toujours définir des limites de carte individuelles bien inférieures à ce montant. Un plafond par transaction signifie qu’un achat unique dépassant un certain seuil entraîne un refus de paiement ou nécessite une préapprobation. Ceci est utile pour les catégories de dépenses liées aux voyages ou à l’équipement, où les dépenses peuvent augmenter fortement et de manière inattendue.

• Les restrictions MCC vous permettent de bloquer des catégories de dépenses entières : les équipes financières peuvent empêcher l’utilisation des cartes de crédit dans certains types d’entreprises sans avoir à manipuler la carte physique. Ces restrictions s’appliquent en temps réel au moment de l’autorisation.

• Le rapprochement des comptes est la principale tâche administrative : les meilleurs programmes de cartes d’entreprise proposent des flux de données directs vers les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou des intégrations via une interface de programmation d’application (API) avec des systèmes tels que SAP, Microsoft Dynamics et AFAS. Quant aux programmes moins performants, ils permettent l’exportation de fichiers CSV, ce qui nécessite un mappage manuel.

Comment confirmer l’adéquation des cartes de crédit d’entreprise pour votre entreprise néerlandaise ?

Les entreprises néerlandaises de moins de 15 employés peuvent bénéficier de l’utilisation d’une carte bancaire professionnelle et d’un simple processus de remboursement des frais. Son administration est souvent moins coûteuse qu’un programme de cartes d’entreprise complet.

Une fois ce seuil franchi (notamment si vous avez des employés qui voyagent à l’étranger, des dépenses logicielles récurrentes ou des fournisseurs qui exigent un paiement par carte de crédit), les cartes d’entreprise commencent à s’autofinancer grâce à des cycles de remboursement plus courts et une meilleure visibilité des dépenses.

Voici les points à prendre en compte avant de déposer une demande :

• Déterminer qui est responsable de la gestion des cartes en interne : les programmes de cartes d’entreprise nécessitent une personne chargée de gérer les limites, de vérifier les exceptions et de traiter les litiges. En l’absence d’une telle personne, le programme pourrait être moins performant quel que soit l’émetteur choisi.

• Vérifier la façon de transmission des données de transaction à votre logiciel comptable : avant de vous engager avec un émetteur, assurez-vous qu’il propose une transmission directe vers votre système. Si votre système ERP ou votre outil comptable n’est pas correctement intégré à l’émetteur de la carte, vous ajouterez du travail manuel au lieu d’en simplifier la tâche.

• Définir votre processus de récupération de TVA (BTW) avant de choisir un émetteur : si vous êtes assujetti à la TVA et que vous dépensez des sommes importantes par carte, la qualité des données de vos transactions par carte affecte directement le montant de la taxe que vous pouvez récupérer. Votre conseiller fiscal devrait faire partie intégrante de cette conversation et non être une simple réflexion après coup.

Comment Stripe Issuing peut vous aider

Stripe Issuing facilite la création, la distribution et la gestion de cartes de crédit personnalisées, ce qui vous permet de générer de nouvelles sources de revenus et d’améliorer l’expérience client.

Issuing peut vous aider comme suit :

• Lancer de nouveaux produits de cartes : créez rapidement des cartes physiques, virtuelles ou tokenisées, personnalisées en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse des cartes d’entreprise, de récompenses ou d’autres produits.

• Renforcer votre efficacité opérationnelle : automatisez l’émission et la gestion des cartes grâce aux API de Stripe, ce qui réduit la complexité liée à la collaboration avec plusieurs émetteurs de cartes.

• Améliorer l’expérience client : offrez à vos clients une expérience de carte bancaire avec le logo de votre marque qui s’intègre parfaitement à vos produits et services existants.

• Gagner en visibilité et en contrôle : accédez à des données transactionnelles détaillées et à des contrôles pour surveiller l’utilisation des cartes, définir des limites de dépenses et suspendre les cartes le cas échéant.

• Développer vos opportunités de revenus : monétisez vos programmes de cartes en percevant des revenus d’interchange partagés ou en proposant des services à valeur ajoutée.

• Accéder à l’expertise de Stripe : bénéficiez d’une infrastructure solide et d’une assistance en matière de conformité, grâce à l’expérience de Stripe dans la gestion de programmes de cartes pour des entreprises de premier plan.

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