Les équipes financières néerlandaises qui mettent en place des cartes de crédit d’entreprise doivent comprendre la structure des programmes de cartes d’entreprise, les contrôles disponibles et la façon dont les cartes influent sur l’exposition administrative et juridique. Les cartes d’entreprise sont relativement simples, mais des règles particulières s’appliquent lorsqu’elles sont utilisées pour une entreprise néerlandaise.

Dans cet article, nous expliquerons le fonctionnement des cartes de crédit d’entreprise pour les entreprises néerlandaises, en quoi elles diffèrent des cartes de débit professionnelles et des modalités de remboursement personnel, et comment évaluer si un programme de cartes d’entreprise est adapté à la taille et aux habitudes de dépenses de votre entreprise.

Contenu de l’article

• Que sont les cartes de crédit d’entreprise pour les entreprises néerlandaises?
  
• Comment fonctionnent les cartes de crédit d’entreprise pour les entreprises néerlandaises?
  
• En quoi les cartes de crédit d’entreprise diffèrent-elles des cartes de débit personnelles ou professionnelles pour les entreprises néerlandaises?
  
• Comment les entreprises néerlandaises gèrent-elles la responsabilité, les contrôles et les limites de dépenses sur les cartes de crédit d’entreprise?
  
• Les cartes de crédit d’entreprise sont-elles adaptées à votre entreprise néerlandaise?
  
• Comment Stripe Issuing peut vous aider
  

Que sont les cartes de crédit d’entreprise pour les entreprises néerlandaises?

Une carte de crédit d’entreprise est une carte de paiement émise au nom d’une entreprise et utilisée par les employés pour régler des dépenses professionnelles. Les paiements par carte aux Pays-Bas ont atteint un nouveau record de 6,7 milliards de transactions en 2024, ce qui reflète la transition continue vers les modes de paiement numériques pour les transactions commerciales. C’est l’entreprise, et non l’employé, qui est principalement responsable de la dette.

Comment fonctionnent les cartes de crédit d’entreprise pour les entreprises néerlandaises?

Pour commencer, une entreprise néerlandaise fait une demande auprès d’une banque ou d’un émetteur de carte pour un programme de cartes d’entreprise. L’émetteur évalue la solvabilité avant d’approuver une facilité de crédit assortie d’une limite globale. Des cartes sont ensuite émises aux employés à titre individuel en tant que sous-comptes dans le cadre de cette limite, chacun ayant son propre plafond de dépenses.

Voici à quoi cela ressemble :

• L’émetteur vérifie l’inscription KVK de l’entreprise : les émetteurs vérifient d’abord l’existence de l’entreprise dans le Registre du commerce néerlandais auprès de la Chambre de commerce des Pays-Bas (KVK). Les succursales d’entreprises étrangères opérant aux Pays-Bas peuvent faire une demande, mais certains émetteurs exigent une entité juridique néerlandaise plutôt qu’une succursale.

• La solvabilité détermine la limite de la facilité : les émetteurs examinent les états financiers et exigent parfois des garanties personnelles des dirigeants, en particulier pour les entreprises de plus petite taille ou les nouvelles entités sans antécédents de crédit néerlandais. La limite globale du programme fixe le plafond; les limites de cartes individuelles sont établies en dessous de ce montant.

• Les transactions sont réglées mensuellement sur le compte de l’entreprise : l’entreprise règle le solde en totalité ou le reporte, selon les conditions. Les employés ne portent pas personnellement le solde.

• Le remboursement de la TVA nécessite plus qu’un relevé de compte : les entreprises néerlandaises inscrites à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), appelée « BTW » en néerlandais, peuvent récupérer la taxe en amont sur les dépenses professionnelles payées par carte, mais l’administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst) exige des reçus détaillés.

• Les transactions internationales entraînent des coûts de change : les transactions domestiques en euros sont traitées facilement. Les achats internationaux dans d’autres devises donnent lieu à des majorations de change qui varient selon l’émetteur et le type de transaction.

En quoi les cartes de crédit d’entreprise diffèrent-elles des cartes de débit personnelles ou professionnelles pour les entreprises néerlandaises?

Les entreprises néerlandaises disposent de trois principales options pour les dépenses de leur personnel : les cartes personnelles avec remboursement, les cartes de débit professionnelles ou les cartes de crédit d’entreprise. Les programmes de cartes d’entreprise permettent aux équipes financières de définir des restrictions de code de catégorie de marchand (CCM), comme des blocages sur les sites de jeux d’argent et des plafonds sur les dépenses en restauration. Les différences s’accumulent rapidement dès que plusieurs personnes effectuent des achats au nom de l’entreprise.

• Cartes personnelles avec remboursement : l’entreprise attend les notes de frais, relance pour obtenir les reçus et fait confiance aux employés pour régler leurs soldes à temps. La charge administrative augmente considérablement. Ce qui est gérable avec cinq employés devient ingérable avec 25.

• Cartes de débit professionnelles : chaque transaction est immédiatement débitée de votre solde. C’est acceptable pour les achats prévisibles de faible valeur, mais cela crée une pression sur la trésorerie lorsque vous payez de grandes factures fournisseurs, réservez des voyages ou gérez des dépenses publicitaires qui ne seront pas facturées à un client avant 60 jours.

• Cartes de crédit d’entreprise : selon votre cycle de facturation, il peut s’écouler 30 à 50 jours entre un achat et la date d’échéance du paiement. Les entreprises néerlandaises disposant d’un fonds de roulement serré ou présentant des tendances de revenus saisonnières pourraient avoir besoin de cette marge de manœuvre.

Comment les entreprises néerlandaises gèrent-elles la responsabilité, les contrôles et les limites de dépenses sur les cartes de crédit d’entreprise?

La façon dont vous configurez le programme détermine le niveau de visibilité que vous avez sur les dépenses et la rapidité avec laquelle vous pouvez agir en cas de problème. Voici comment fonctionnent les principales couches de contrôle :

• La structure de responsabilité détermine l’exposition juridique : de nombreuses entreprises néerlandaises optent pour une responsabilité centralisée, où l’entreprise est responsable de tous les frais, qu’un employé ait ou non envoyé une note de frais. En vertu du droit néerlandais, il est difficile de déduire des dépenses par carte non autorisées du salaire d’un employé sans accord écrit explicite. Une politique de carte rédigée par écrit et signée par l’employé avant l’émission de la carte constitue donc la garantie pratique.

• Les limites par transaction et mensuelles sont inférieures au plafond du programme : la facilité de crédit globale fixe le maximum, mais vous pouvez configurer des limites de cartes individuelles bien en dessous de ce seuil. Un plafond par transaction signifie qu’un achat unique dépassant un certain montant entraîne un refus de paiement ou nécessite une approbation préalable. Cela est utile pour les catégories de voyages ou d’équipements, où les dépenses peuvent augmenter rapidement et de façon imprévue.

• Les restrictions CCM vous permettent de bloquer des catégories de dépenses entières : les équipes financières peuvent empêcher l’utilisation des cartes dans certains types d’établissements sans toucher à la carte physique. Ces restrictions s’appliquent en temps réel au moment de l’autorisation.

• Le rapprochement constitue le principal travail administratif : les meilleurs programmes de cartes d’entreprise offrent des flux directs vers un système de planification des ressources d’entreprise (PRE) ou des intégrations d’interface de programmation d’application (API) avec des systèmes comme SAP, Microsoft Dynamics et AFAS. Les moins performants fournissent des exportations CSV nécessitant un mappage manuel.

Les cartes de crédit d’entreprise sont-elles adaptées à votre entreprise néerlandaise?

Les entreprises néerlandaises de moins de 15 employés peuvent tirer profit d’une carte de débit professionnelle et d’une procédure de remboursement des frais simple. Son administration coûte souvent moins cher qu’un programme complet de cartes d’entreprise.

Une fois ce seuil dépassé (en particulier si vous avez des employés qui voyagent à l’international, des dépenses logicielles récurrentes ou des fournisseurs qui exigent un paiement par carte de crédit), les cartes d’entreprise commencent à se rentabiliser grâce à la réduction des cycles de remboursement et à une meilleure visibilité des dépenses.

Voici ce qu’il convient d’examiner avant de faire une demande :

• Déterminer qui gère l’administration des cartes en interne : les programmes de cartes d’entreprise nécessitent qu’une personne gère les limites, vérifie les exceptions et traite les contestations. Si cette personne n’est pas en place, le programme pourrait ne pas atteindre ses objectifs, quel que soit l’émetteur choisi.

• Vérifier comment les données de transaction parviennent à votre logiciel de comptabilité : vérifiez si l’émetteur propose un flux direct vers votre système avant de vous engager. Si votre système PRE ou votre outil de comptabilité ne dispose pas d’une intégration fluide avec l’émetteur de carte, vous ajoutez du travail manuel au lieu d’en supprimer.

• Établir votre procédure de récupération de la BTW avant de choisir un émetteur : si vous êtes inscrit à la TVA et que vous effectuez des dépenses importantes par carte, la qualité des données de vos transactions par carte influe directement sur le montant de taxe que vous pouvez récupérer. Votre conseiller fiscal devrait participer à cette réflexion dès le départ, et non en dernier recours.

Comment Stripe Issuing peut vous aider

Stripe Issuing vous permet de créer, distribuer et gérer facilement des cartes personnalisées, générant ainsi de nouvelles sources de revenus et améliorant l’expérience client.

Issuing peut vous aider à :

• Lancer de nouveaux produits de cartes : créez rapidement des cartes physiques, virtuelles ou jetonisées adaptées aux besoins particuliers de votre entreprise, qu’il s’agisse de cartes de dépenses, de cartes commerciales ou d’autres types de cartes.

• Améliorer l’efficacité opérationnelle : automatisez l’émission et la gestion des cartes grâce aux API de Stripe, ce qui réduit la complexité liée à la gestion de plusieurs émetteurs de cartes.

• Améliorer l’expérience client : offrez à vos clients une carte à l’image de votre marque qui s’intègre parfaitement à vos produits et services existants.

• Gagner en visibilité et en contrôle : accédez à des données détaillées sur les transactions et à des outils de contrôle pour surveiller l’utilisation des cartes, fixer des limites de dépenses et suspendre les cartes si nécessaire.

• Développer vos sources de revenus : monétisez vos programmes de cartes en percevant des revenus d’interchange partagés ou en proposant des services à valeur ajoutée.

• Accéder à l’expertise de Stripe : bénéficiez d’une infrastructure robuste et d’une assistance en matière de conformité, grâce à l’expérience de Stripe dans la gestion des programmes de cartes pour les grandes entreprises.

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