Los equipos de finanzas holandeses que configuran tarjetas de crédito corporativas deben comprender cómo se estructuran los programas de tarjetas corporativas, qué controles están disponibles y cómo las tarjetas condicionan la exposición administrativa y jurídica. Las tarjetas corporativas son bastante sencillas, pero existen reglas específicas que se aplican cuando se utilizan en una empresa holandesa.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las tarjetas de crédito corporativas para las empresas holandesas, en qué se diferencian de las tarjetas de débito empresariales y de los acuerdos de reembolso personal, cómo evaluar si un programa de tarjetas corporativas tiene sentido para el tamaño y los patrones de gasto de tu empresa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué son las tarjetas de crédito corporativas para las empresas holandesas?
  
• ¿Cómo funcionan las tarjetas de crédito corporativas para empresas holandesas?
  
• ¿En qué se diferencian las tarjetas de crédito corporativas de las tarjetas de débito personales o empresariales para las empresas holandesas?
  
• ¿Cómo gestionan las empresas holandesas la responsabilidad, los controles y los límites de gasto en las tarjetas de crédito corporativas?
  
• ¿Son las tarjetas de crédito corporativas la opción adecuada para tu empresa holandesa?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Issuing
  

¿Qué son las tarjetas de crédito corporativas para las empresas holandesas?

Una tarjeta de crédito corporativa es una tarjeta de pago emitida a nombre de una empresa y utilizada por sus empleados para pagar los gastos empresariales. Los pagos con tarjeta en los Países Bajos alcanzaron un nuevo máximo de 6.700 millones de transacciones en 2024, lo que refleja el cambio continuo hacia métodos de pago digitales para las transacciones empresariales. La empresa, y no el empleado, es la principal responsable de la deuda.

¿Cómo funcionan las tarjetas de crédito corporativas para las empresas holandesas?

En primer lugar, una empresa holandesa solicita a un banco o emisor de tarjetas un programa de tarjetas corporativas. El emisor evalúa la solvencia antes de aprobar una línea de crédito con un límite global del plan. A continuación, se emiten tarjetas a los empleados individuales como subcuentas bajo ese límite, cada una con su propio techo de gasto a nivel de tarjeta.

El proceso es el siguiente:

• El emisor verifica el registro de la empresa en la Cámara de Comercio de los Países Bajos: en primer lugar, los emisores comprueban la existencia de la empresa en el Registro Mercantil holandés a través de la Cámara de Comercio de los Países Bajos (KVK, por sus siglas en neerlandés). Las sucursales de empresas extranjeras que operan en los Países Bajos pueden solicitarlo, pero algunos emisores exigen una entidad jurídica holandesa en lugar de una sucursal.

• La solvencia determina el límite de la línea: los emisores revisan los estados financieros y, en ocasiones, exigen garantías personales de los directores, especialmente en el caso de empresas más pequeñas o entidades más recientes sin historial crediticio en los Países Bajos. El límite global del plan establece el techo; los límites individuales de las tarjetas se fijan por debajo de esa cifra.

• Las transacciones se cobran mensualmente en la cuenta de la empresa: la empresa paga el saldo completo o lo aplaza, según las condiciones. Los empleados no asumen el saldo de forma personal.

• La recuperación del IVA requiere más que un extracto de tarjeta: las empresas holandesas registradas a efectos de impuesto sobre el valor añadido (IVA), denominado «BTW» en neerlandés, pueden recuperar el impuesto soportado sobre los gastos empresariales pagados con tarjeta, pero la Administración Tributaria de los Países Bajos (Belastingdienst) exige recibos detallados.

• Las transacciones transfronterizas conllevan costes de cambio de divisas: Llas transacciones domésticas en euros se cobran sin problemas. Las compras transfronterizas en otras divisas generan márgenes de cambio de divisas (FX) que varían según el emisor y el tipo de transacción.

¿En qué se diferencian las tarjetas de crédito corporativas de las tarjetas de débito personales o empresariales para las empresas holandesas?

Las empresas holandesas tienen tres opciones principales para los gastos de sus empleados: tarjetas personales con reembolso, tarjetas de débito empresariales o tarjetas de crédito corporativas. Los programas de tarjetas corporativas permiten a los equipos de finanzas establecer restricciones de los códigos de categoría de comerciante (MCC, por sus siglas en inglés), como bloqueos en sitios de juego y límites en el gasto en restaurantes. Las diferencias se multiplican rápidamente en cuanto hay más de unas pocas personas que realizan compras en nombre de la empresa.

• Tarjetas personales con reembolso: la empresa espera los informes de gastos, supervisa los recibos y confía en que los empleados paguen sus propios saldos a tiempo. La carga administrativa escala de forma significativa. Lo que es manejable con cinco empleados resulta inviable con 25.

• Tarjetas de débito empresariales: cada transacción se carga de inmediato al saldo de tu cuenta. Eso está bien para compras predecibles de bajo valor, pero genera presión sobre el flujo de caja cuando se pagan facturas grandes a proveedores, se reservan viajes con antelación o se gestiona el gasto en publicidad que no se facturará a un cliente hasta dentro de 60 días.

• Tarjetas de crédito corporativas: según el ciclo de facturación, puede haber entre 30 y 50 días entre una compra y la fecha en que vence el pago. Las empresas holandesas con capital de trabajo ajustado o patrones de ingresos estacionales pueden necesitar ese margen de maniobra.

¿Cómo gestionan las empresas holandesas la responsabilidad, los controles y los límites de gasto en las tarjetas de crédito corporativas?

La forma en que configures el programa determina la visibilidad que tienes sobre el gasto y la rapidez con la que puedes actuar cuando algo sale mal. Así es como funcionan los principales niveles de control:

• La estructura de responsabilidad define la exposición jurídica: muchas empresas holandesas optan por la responsabilidad centralizada, en la que la empresa es responsable de todos los cargos independientemente de si el empleado presentó un informe de gastos. Según la legislación holandesa, deducir del salario de un empleado los gastos no autorizados realizados con la tarjeta sin un acuerdo escrito explícito es complicado. Por ello, una política de tarjetas por escrito, firmada por el empleado antes de que se emita la tarjeta, es en una medida de seguridad práctica.

• Los límites por transacción y mensuales son inferiores al techo del programa: la línea de crédito global establece el máximo, pero puedes configurar los límites individuales de las tarjetas muy por debajo de ese nivel. Un límite por transacción significa que una única compra que supere un umbral determinado genera un pago rechazado o requiere aprobación previa. Esto resulta útil para las categorías de viajes o equipamiento, en las que el gasto puede aumentar de forma brusca e inesperada.

• Las restricciones por MCC permiten bloquear categorías de gasto enteras: los equipos de finanzas pueden impedir que las tarjetas se usen en tipos específicos de empresas sin tocar la tarjeta física. Estas restricciones se aplican en tiempo real en el momento de la autorización.

• La conciliación es la principal tarea administrativa: los mejores programas de tarjetas corporativas ofrecen feeds directos de planificación de recursos empresariales (ERP) o integraciones de interfaz de programación de aplicaciones (API) con sistemas como SAP, Microsoft Dynamics y AFAS. Los menos avanzados proporcionan exportaciones en CSV que requieren mapeo manual.

¿Son las tarjetas de crédito corporativas la opción adecuada para tu empresa holandesa?

Las empresas holandesas con menos de 15 empleados pueden beneficiarse del uso de una tarjeta de débito empresarial y de un proceso de reembolso de gastos sencillo. A menudo, resulta menos costoso de administrar que un programa completo de tarjetas corporativas.

Una vez que superas ese umbral (especialmente si tienes empleados que viajan internacionalmente, gastos recurrentes en software o proveedores que exigen pago con tarjeta de crédito), las tarjetas corporativas empiezan a ser rentables gracias a la reducción de los ciclos de reembolso y a una mayor visibilidad del gasto.

Ten en cuenta lo siguiente antes de solicitarlas:

• Decide quién gestiona la administración de las tarjetas internamente: los programas de tarjetas corporativas requieren que alguien se encargue de gestionar los límites, revisar las excepciones y gestionar las reclamaciones. Si esa persona no está designada, el programa podría rendir por debajo de lo esperado independientemente del emisor que elijas.

• Confirma cómo llegan los datos de las transacciones a tu software de contabilidad: comprueba si el emisor ofrece un feed directo a tu sistema antes de comprometerte. Si tu sistema ERP o tu herramienta de contabilidad no cuenta con una integración limpia con el emisor de la tarjeta, estarás añadiendo trabajo manual en lugar de eliminarlo.

• Desarrolla tu proceso de recuperación del BTW antes de elegir un emisor: si estás registrado a efectos del IVA y gastas cantidades significativas con tarjetas, la calidad de los datos de tus transacciones con tarjeta afecta directamente a cuánto importe del impuesto puedes recuperar. Tu asesor fiscal debe formar parte de esta conversación desde el principio, no como una reflexión posterior.

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Esto es lo que puedes conseguir con Stripe Issuing:

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