หากธุรกิจของคุณจัดส่งสินค้าไปยังต่างประเทศหรือเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในสหราชอาณาจักร ความแตกต่างระหว่างใบกำกับสินค้ากับใบกำกับภาษีเป็นเรื่องสำคัญ การใช้เอกสารผิดประเภทอาจทำให้การจัดส่งล่าช้า เกิดข้อผิดพลาดทางบัญชี หรือถูกตรวจสอบโดย His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) ดังนั้นจึงต้องเข้าใจว่าเมื่อใดควรใช้ใบกำกับประเภทใดและต้องมีวิธีจัดการอย่างไร เพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดและเติบโตได้ง่าย

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าทำไมถึงต้องใช้ใบกำกับแต่ละประเภทและต้องใช้เมื่อใด ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง และต้องทำอย่างไรใบกำกับของคุณจึงจะถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนดของแต่ละพรมแดนและระบบภาษี

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบกำกับสินค้ากับใบกำกับภาษีคืออะไร
  
• เมื่อใดที่ต้องมีใบกำกับสินค้า
  
• ใครบ้างที่ต้องใช้ใบกำกับภาษี
  
• ธุรกิจจะจัดการการออกใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดนและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีให้สำเร็จได้อย่างไร
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบกำกับสินค้ากับใบกำกับภาษีคืออะไร

ใบกำกับสินค้า (เช่น ใบกำกับสินค้าส่งออก) ช่วยให้การจัดส่งสินค้าระหว่างประเทศดำเนินไปได้อย่างราบรื่น โดยเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับการส่งออกและนำเข้าสินค้า หน่วยงานศุลกากรใช้เอกสารเหล่านี้ในการติดตามสินค้าที่จัดส่ง ผู้รับ มูลค่า และแหล่งที่มาของสินค้า อีกทั้งทำหน้าที่เป็นเอกสารประกอบการยื่นสำแดงสินค้าต่อศุลกากร และต้องมีรายละเอียดการติดต่อของผู้ซื้อและผู้ขาย, รายละเอียดสินค้า, จำนวนและราคาต่อหน่วย, มูลค่ารวมของการขาย, ประเทศต้นทาง, Harmonized System (HS) Code (พิกัดศุลกากรระบบฮาร์โมไนซ์), สกุลเงินที่ใช้ และเงื่อนไขการส่งมอบใดๆ (เช่น ข้อตกลงการส่งมอบสินค้าระหว่างประเทศ)

ใบกำกับสินค้าจะแจ้งให้ศุลกากรทราบว่าควรเสียภาษีหรืออากรใดบ้าง (ถ้ามี) และช่วยให้มั่นใจได้ว่าการจัดส่งจะไม่ล่าช้าเนื่องจากข้อมูลไม่ครบถ้วน ใบกำกับสินค้าเป็นหลักฐานว่าได้ส่งออกสินค้าแล้ว ซึ่งมีความสำคัญหากคุณต้องการได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม แม้แต่สินค้าตัวอย่าง สินค้าทดแทน หรือสินค้ามูลค่าต่ำก็ต้องมีใบกำกับสินค้า

ใบกำกับภาษี (หรือที่ในสหราชอาณาจักรเรียกว่าใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม) มีไว้สำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ใบกำกับภาษีจะออกให้สำหรับการขายภายในสหราชอาณาจักรเมื่อคุณเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยจะระบุรายละเอียดด้านภาษี เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ และอัตราภาษีที่ใช้ ใบกำกับภาษีมีไว้สำหรับลูกค้าของคุณและ HMRC ส่วนใบกำกับสินค้ามีไว้สำหรับศุลกากร

เมื่อใดที่ต้องมีใบกำกับสินค้า

ทุกครั้งที่คุณขนส่งสินค้าที่มีมูลค่าทางการค้าข้ามพรมแดน คุณจำเป็นต้องมีใบกำกับสินค้า ซึ่งได้แก่การขายและจัดส่งสินค้าระหว่างประเทศ การจัดส่งสินค้าแบบ B2B หรือการส่งตัวอย่างสินค้า สินค้าทดแทน หรือสินค้ารับประกันไปต่างประเทศ

ตัวอย่างเช่น หากคุณอยู่ในสหราชอาณาจักรและส่งสินค้าไปยังสหภาพยุโรป คุณจะต้องมีใบกำกับสินค้าสำหรับทุกการจัดส่งสินค้าขาออก ข้อกำหนดนี้เป็นการเปลี่ยนแปลงจากกระบวนการค้าก่อน Brexit ส่วนการจัดส่งเอกสารหรือสิ่งของส่วนตัวที่ไม่มีมูลค่าทางการค้าไม่จำเป็นต้องมีใบกำกับสินค้า

ใครบ้างที่ต้องใช้ใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษี (ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม) คือเอกสารที่ธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกให้เมื่อขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษี ซึ่ง HMRC จะใช้ใบกำกับภาษีนี้เพื่อตรวจสอบว่ามีการเรียกเก็บภาษีเท่าใด และลูกค้าสามารถขอคืนภาษีได้เท่าใด

ธุรกิจในสหราชอาณาจักรต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อมีรายได้ถึงเกณฑ์ต้องเสียภาษีเกิน 90,000 ปอนด์ต่อปี เมื่อถึงจุดนั้น ธุรกิจจะต้องออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับการขายใดๆ ให้กับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ใบกำกับภาษีนั้นต้องมีหมายเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม, วันที่ส่งมอบสินค้า (หากเป็นคนละวันกับวันที่ในใบกำกับภาษี), รายละเอียดสินค้าที่ขายอย่างชัดเจน, ราคาที่ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม, อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ, จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เพิ่มเข้ามา และยอดรวมที่ต้องชำระ ลูกค้า B2B จำเป็นต้องใช้ใบกำกับภาษีนี้เพื่อขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นภาษีซื้อ หากไม่มีใบกำกับภาษี ลูกค้าจะไม่สามารถขอคืนภาษีที่จ่ายไปได้ และถือว่าธุรกิจไม่ได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HMRC

ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ควรออกใบกำกับภาษี เนื่องจากไม่ได้เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงไม่มีภาษีที่ต้องรายงานหรือขอคืน แม้ว่าจะต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวจะไม่มีข้อมูลภาษีตามกฎหมายที่ HMRC ต้องการจากธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

จำเป็นต้องใช้ทั้งใบกำกับสินค้าและใบกำกับภาษีหรือไม่

ในบางกรณีพิเศษ เช่น สถานการณ์ที่ส่งออกทางอ้อม ธุรกิจอาจออกใบกำกับภาษีควบคู่ไปกับใบกำกับสินค้า แต่โดยทั่วไปแล้วสินค้าที่ส่งออกจากสหราชอาณาจักรจะได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม และการยกเว้นภาษีนี้จะถูกรวมอยู่ในใบกำกับสินค้าที่ออกให้สำหรับการส่งออก ดังนั้นธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีแยกต่างหาก

ธุรกิจจะจัดการการออกใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดนและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีให้สำเร็จได้อย่างไร

เนื่องจากกฎและข้อกำหนดที่แตกต่างกันในหลายประเทศ ธุรกิจใดๆ ที่ดำเนินกิจกรรมข้ามพรมแดนควรให้ความสำคัญกับการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นอันดับแรกๆ

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเครื่องมือที่จะช่วยลดภาระให้คุณ

ใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ที่เข้าใจเรื่องภาษีและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์

การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทำได้ช้า เกิดข้อผิดพลาดง่าย และไม่สามารถปรับขนาดได้ เครื่องมืออย่าง Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งปรับให้เข้ากับสถานที่ตั้ง ประเภทสินค้า และกฎทางภาษีได้ เมื่อใช้ร่วมกับ Stripe Tax คุณสามารถคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีสินค้าและบริการ (GST) หรือภาษีการขายโดยอัตโนมัติตามสถานที่ตั้งของลูกค้าและสินค้าที่คุณขายได้

สร้างใบกำกับสินค้าโดยตรงจากแพลตฟอร์มการจัดส่งของคุณ

ขณะนี้แพลตฟอร์มการจัดส่งจำนวนมากให้คุณกรอกข้อมูลในเอกสารศุลกากรโดยอัตโนมัติ เช่น รายละเอียดสินค้า, รหัส HS, มูลค่าที่สำแดง และแหล่งที่มา จากนั้นจึงแนบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาให้คุณ ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการศุลกากร ลดข้อผิดพลาดจากการจัดการด้วยตนเอง และลดโอกาสที่สินค้าของคุณจะถูกแจ้งสถานะหรือล่าช้า

เชื่อมต่อระบบการออกใบแจ้งหนี้กับระบบบัญชี

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีมูลค่าเพิ่มกำหนดให้คุณต้องรายงานจำนวนเงินที่คุณเรียกเก็บและขอคืนภาษีที่คุณจ่ายไป การเชื่อมต่อซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เข้ากับซอฟต์แวร์การบัญชีจะช่วยให้ทุกอย่างอยู่ในขั้นตอนการทำงานเดียวกัน คุณจึงไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำหรือกังวลว่าเอกสารจะไม่ครบระหว่างเข้ารับการตรวจสอบ

เฝ้าระวังภาระผูกพันที่เพิ่มขึ้น

ภาระผูกพันทางภาษีของคุณเพิ่มขึ้นตามยอดขายข้ามพรมแดน แพลตฟอร์มภาษีอัตโนมัติสามารถคอยตรวจสอบเมื่อใกล้ถึงเกณฑ์การจดทะเบียนในประเทศอื่น และยังช่วยเรื่องการยื่นภาษีในบางเขตอำนาจศาลได้อีกด้วย คุณจะรู้เสมอว่าเมื่อใดที่คุณจะต้องเสียภาษีในสถานที่ใหม่

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้ขั้นตอนบัญชีลูกหนี้การค้า (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ

• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่มีการผสานการทำงาน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายรับได้มากขึ้น

• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป

• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติและหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบที่จัดการอัตโนมัติโดย Stripe

• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการลูกหนี้การค้าของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้