Si votre entreprise expédie des marchandises à l’international ou facture la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au Royaume-Uni, il est important de connaître la différence entre une facture commerciale et une facture fiscale. Une erreur peut retarder les expéditions, provoquer des erreurs comptables ou attirer l’attention de l’administration fiscale britannique (His Majesty’s Revenue and Customs, ou HMRC). Il est essentiel de savoir quand utiliser chaque type de facture et comment les gérer pour rester conforme tout en facilitant la croissance de votre entreprise.

Ci-dessous, nous expliquons quand et pourquoi chaque type de facture est nécessaire, ce qu’elles doivent contenir, et comment maintenir une facturation claire et conforme à travers les frontières et les systèmes fiscaux.

Contenu de cet article

• Quelle est la différence entre une facture commerciale et une facture fiscale ?
  
• Quand une facture commerciale est-elle requise ?
  
• Qui a besoin d’une facture fiscale ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles gérer efficacement la facturation transfrontalière et la conformité fiscale ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Quelle est la différence entre une facture commerciale et une facture fiscale ?

Une facture commerciale (par exemple, une facture d’exportation) permet de faire circuler les envois internationaux. Obligatoire pour l’exportation et l’importation de marchandises, elle est utilisée par les autorités douanières pour suivre ce qui est expédié, à qui, sa valeur et son origine. Elle sert de document justificatif pour une déclaration en douane et doit inclure : les coordonnées du client et du commerçant, la description des marchandises, les quantités et prix unitaires, la valeur totale de la vente, le pays d’origine, les codes du Système harmonisé (SH), la devise utilisée et les conditions de livraison éventuelles (par exemple, les Incoterms).

Une facture commerciale indique aux douanes quels droits ou taxes (le cas échéant) doivent s’appliquer et aide à éviter que l’envoi ne soit retardé pour absence d’informations. Elle constitue une preuve que les marchandises ont été exportées, ce qui est important si vous appliquez un taux zéro pour la TVA. Même les échantillons, remplacements ou articles de faible valeur nécessitent une facture commerciale.

Une facture fiscale (également appelée facture TVA au Royaume-Uni) concerne uniquement la conformité à la TVA. Les factures fiscales sont émises pour les ventes au sein du Royaume-Uni lorsque vous facturez la TVA. Elles incluent des informations fiscales telles que votre numéro de TVA, le montant de TVA facturé et le taux appliqué. Les factures fiscales sont destinées à votre client et à HMRC, tandis que les factures commerciales sont destinées aux douanes.

Quand une facture commerciale est-elle requise ?

Chaque fois que vous expédiez des marchandises ayant une valeur commerciale à l’international, une facture commerciale est nécessaire. Cela inclut la vente et l’expédition de produits à l’étranger, tout envoi interentreprises (B2B) de biens physiques, ainsi que l’envoi d’échantillons, de remplacements ou d’articles sous garantie à l’étranger.

Par exemple, si vous êtes basé au Royaume-Uni et que vous expédiez vers l’UE, vous devez désormais fournir une facture commerciale pour chaque envoi sortant. Cela représente un changement par rapport aux flux commerciaux avant le Brexit. Les documents d’expédition ou les objets personnels sans valeur commerciale ne nécessitent pas de facture commerciale.

Qui a besoin d’une facture fiscale ?

Une facture fiscale (facture TVA) est émise par les entreprises enregistrées à la TVA lorsqu’elles vendent des biens ou services taxables. C’est ainsi que HMRC sait quelle taxe a été facturée et combien le client peut récupérer.

Une entreprise britannique doit s’immatriculer à la TVA lorsque son chiffre d’affaires taxable dépasse 90 000 £ par an. À partir de ce seuil, elle est tenue d’émettre une facture TVA pour toute vente à une autre entreprise immatriculée à la TVA. Cette facture doit inclure : le numéro d’immatriculation à la TVA, la date de fourniture (si elle diffère de la date de la facture), une description claire des biens ou services vendus, le prix hors TVA, le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA ajouté et le montant total dû. Les clients B2B ont besoin de cette facture pour récupérer la TVA en tant que taxe déductible. Sans elle, ils ne peuvent pas récupérer la TVA payée et l’entreprise n’est pas en conformité avec les règles de HMRC.

Les entreprises qui ne sont pas immatriculées à la TVA ne doivent pas émettre de factures fiscales. Comme elles ne facturent pas de TVA, il n’y a pas de taxe à déclarer ni à récupérer. Elles doivent néanmoins établir des factures, mais celles-ci ne contiendront pas les informations fiscales légales exigées par HMRC pour les entreprises immatriculées à la TVA.

Peut-on exiger les deux types de factures ?

Dans certains cas particuliers, comme une situation d’exportation indirecte, une entreprise peut également émettre une facture fiscale en plus de la facture commerciale. Cependant, les biens exportés depuis le Royaume-Uni sont généralement exonérés de TVA (taux zéro), et cette exonération est prise en compte sur la facture commerciale émise pour l’exportation. L’entreprise n’a donc pas besoin d’émettre une facture fiscale séparée.

Comment les entreprises peuvent-elles gérer efficacement la facturation transfrontalière et la conformité fiscale ?

Avec des règles et exigences variées dans de nombreux pays, toute entreprise ayant une activité transfrontalière devrait accorder une grande priorité à la gestion de la conformité.

Voici quelques bonnes pratiques et outils pour réduire vos charges administratives :

Utiliser un logiciel de facturation qui prend en compte la fiscalité et la localisation

La création manuelle de factures est lente, sujette aux erreurs et peu évolutive. Des outils comme Stripe Invoicing permettent de générer des factures conformes qui s’adaptent à l’emplacement, au type de produit et aux règles fiscales. Associé à Stripe Tax, vous pouvez calculer automatiquement la TVA, la taxe sur les produits et services (TPS) ou la taxe sur les ventes en fonction de la localisation de votre client et des produits vendus.

Générer des factures commerciales directement depuis votre plateforme d’expédition

De nombreuses plateformes d’expédition permettent désormais de remplir automatiquement la documentation douanière avec des informations telles que la description des articles, les codes SH, la valeur déclarée et l’origine. Votre facture est ensuite jointe électroniquement, ce qui accélère le traitement par les douanes, réduit les erreurs manuelles et diminue les risques que votre envoi soit signalé ou retardé.

Connecter vos systèmes de facturation et de comptabilité

La conformité à la TVA exige de déclarer ce que vous avez facturé et de récupérer ce que vous avez payé. Connecter vos logiciels de facturation et de comptabilité centralise toutes les informations dans un seul flux de travail, évitant ainsi la ressaisie de données et les risques de dossiers manquants lors des audits.

Surveiller l’évolution des obligations

Vos obligations fiscales augmentent à mesure que vos ventes transfrontalières se développent. Les plateformes fiscales automatisées peuvent surveiller lorsque vous approchez des seuils d’immatriculation dans d’autres pays et même aider à effectuer les déclarations dans certaines juridictions. Vous saurez toujours quand vous êtes sur le point de devoir payer des taxes dans un nouveau pays.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

En savoir plus sur la façon dont Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou démarrez dès aujourd’hui.