Se sua empresa envia mercadorias internacionalmente ou cobra imposto sobre valor agregado (IVA) no Reino Unido, a diferença entre fatura comercial e fatura fiscal é importante. Errar nesse ponto pode atrasar remessas, gerar erros contábeis ou chamar a atenção da His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). É fundamental entender quando usar cada tipo de fatura e como gerenciá-las para que sua empresa se mantenha em conformidade e cresça com facilidade.

A seguir, vamos detalhar quando e por que você precisa de cada tipo de fatura, o que elas devem conter e como manter seu faturamento organizado e em conformidade com diferentes países e sistemas fiscais.

O que vamos abordar neste artigo?

• Qual é a diferença entre uma fatura comercial e uma fatura fiscal?
  
• Quando é necessária uma fatura comercial?
  
• Quem precisa de uma fatura fiscal?
  
• Como as empresas podem gerenciar com sucesso o faturamento internacional e a conformidade fiscal?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Qual é a diferença entre uma fatura comercial e uma fatura fiscal?

Uma fatura comercial (por exemplo, fatura de exportação) mantém as remessas internacionais em movimento. Sendo um requisito legal para exportação e importação de mercadorias, ela é usada pelas autoridades alfandegárias para controlar o que está sendo enviado, para quem, qual o valor e de onde veio. Funciona como um documento de suporte para a declaração aduaneira e deve incluir os dados de contato do comprador e do vendedor, descrição das mercadorias, quantidade e preços unitários, valor total da venda, país de origem, códigos do Sistema Harmonizado (HS), moeda utilizada e quaisquer termos de entrega (por exemplo, Incoterms).

A fatura comercial informa à alfândega quais impostos ou taxas (se houver) devem ser aplicados e ajuda a garantir que a remessa não seja atrasada por falta de informações. Ela serve como comprovação de que as mercadorias foram exportadas, o que é importante caso a venda seja zerada para fins de IVA. Mesmo amostras, produtos de reposição ou itens de baixo valor exigem uma fatura comercial.

Uma fatura fiscal (também chamada de fatura de IVA no Reino Unido) diz respeito apenas à conformidade com o IVA. As faturas fiscais são emitidas para vendas dentro do Reino Unido quando o IVA é cobrado. Elas incluem detalhes fiscais, como seu número de IVA, valor do IVA cobrado e a alíquota aplicada. As faturas fiscais são destinadas ao seu cliente e à HMRC, enquanto as faturas comerciais são destinadas à alfândega.

Quando é necessária uma fatura comercial?

Sempre que você enviar mercadorias com valor comercial para outros países, será necessária uma fatura comercial. Isso inclui vender e enviar produtos internacionalmente, qualquer remessa B2B envolvendo bens físicos ou o envio de amostras, produtos de reposição ou itens de garantia para o exterior.

Por exemplo, se você estiver baseado no Reino Unido e enviando para a União Europeia, agora é necessário uma fatura comercial para toda remessa de saída. Isso representa uma mudança em relação aos fluxos comerciais anteriores ao Brexit. Documentos de envio ou itens pessoais sem valor comercial não exigem fatura comercial.

Quem precisa de uma fatura fiscal?

Uma fatura fiscal (fatura de IVA) é emitida por empresas registradas para IVA quando vendem bens ou serviços tributáveis. É assim que a HMRC sabe qual imposto foi cobrado e quanto o cliente pode recuperar.

Uma empresa no Reino Unido deve se registrar para o IVA quando seu faturamento tributável ultrapassar £ 90.000 por ano. A partir desse ponto, as empresas são obrigadas a emitir uma fatura de IVA para qualquer venda a outra empresa registrada para IVA. Essa fatura deve incluir o número de registro de IVA, a data de fornecimento (se for diferente da data da fatura), uma descrição clara do que foi vendido, o preço sem IVA, a alíquota de IVA aplicada, o valor do IVA adicionado e o valor total devido. Clientes B2B precisam dessa fatura para recuperar o IVA como imposto dedutível. Sem ela, os clientes não podem recuperar o que pagaram, e a empresa não estará em conformidade com as regras da HMRC.

Empresas que não estão registradas para o IVA não devem emitir faturas fiscais. Como não estão cobrando IVA, não há imposto a declarar ou recuperar. Embora ainda precisem emitir faturas, elas não conterão as informações fiscais legais exigidas pela HMRC para empresas registradas para IVA.

Os dois tipos de faturas podem ser exigidos?

Em alguns casos excepcionais, como em uma situação de exportação indireta, uma empresa pode emitir uma fatura fiscal junto com a fatura comercial. Porém, bens exportados do Reino Unido geralmente têm alíquota zero de IVA, e essa isenção será registrada na fatura comercial emitida para a exportação, de modo que a empresa não precisará emitir uma fatura fiscal separada.

Como as empresas podem gerenciar com sucesso o faturamento internacional e a conformidade fiscal?

Com regras e exigências diferentes espalhadas por vários países, qualquer empresa com atividade internacional deve tornar a gestão de conformidade uma prioridade máxima.

Aqui estão algumas práticas recomendadas e ferramentas para minimizar seus custos operacionais:

Use um software de faturamento que compreenda impostos e localização geográfica

Criar faturas manualmente é lento, sujeito a erros e não escalável. Ferramentas como o Stripe Invoicing permitem gerar faturas em conformidade que se adaptam à localização, ao tipo de produto e às regras fiscais. Em conjunto com o Stripe Tax, você pode calcular automaticamente o IVA, o imposto sobre bens e serviços (GST) ou o imposto sobre vendas, com base na localização do cliente e no que está sendo vendido.

Gere faturas comerciais diretamente a partir da sua plataforma de envio.

Muitas plataformas de envio agora permitem preencher automaticamente a documentação alfandegária com informações como descrições dos itens, códigos HS, valor declarado e origem. Sua fatura é então anexada eletronicamente, o que acelera o processamento alfandegário, reduz erros de manipulação manual e diminui as chances de sua remessa ser sinalizada ou atrasada.

Conecte seus sistemas de faturamento e contabilidade

A conformidade com o IVA exige que você informe o que cobrou e recupere o que pagou. Conectar seu software de faturamento ao de contabilidade mantém tudo em um único fluxo de trabalho, evitando a necessidade de digitar os dados novamente ou se preocupar com registros ausentes durante auditorias.

Fique atento ao aumento das obrigações.

Suas obrigações fiscais aumentam à medida que suas vendas internacionais crescem. Plataformas fiscais automatizadas podem monitorar quando você está se aproximando dos limites de registro em outros países e até ajudar com declarações em algumas jurisdições. Assim, você sempre saberá quando estará prestes a dever impostos em um novo local.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatize as contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle de fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal de autoatendimento do cliente.

• Reduza o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se conecta a softwares populares de contabilidade e ERP, ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a inserção manual de dados.

Saiba mais como a Stripe pode tornar o processo de contas a receber mais ágil e organizado, ou comece já.