Si votre entreprise expédie des marchandises à l’international ou facture une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans le Royaume-Uni, la différence entre une facture commerciale et une facture fiscale est importante. Se tromper peut retarder les expéditions, introduire des erreurs comptables ou attirer l’attention du Revenu et des Douanes de Sa Majesté (HMRC). Il est important de comprendre quand utiliser chaque facture et comment les gérer afin que votre entreprise reste en conformité et se développe en toute simplicité.

Vous trouverez ci-dessous quand et pourquoi vous avez besoin de chaque type de facture, ce qu’ils doivent inclure et comment maintenir votre Invoicing propre et conforme au-delà des frontières et des systèmes taxer.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une facture commerciale vs. facture fiscale ?
  
• Quand une facture commerciale est-elle requise?
  
• Qui a besoin d’une facture fiscale ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles gérer avec succès Invoicing transfrontière et conformité fiscale ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture commerciale vs. facture fiscale ?

Une facture commerciale (p. ex. facture export) assure la circulation des envois internationaux. Exigence juridique pour exporter et importer des marchandises, elle est utilisée par les autorités douanières pour catégorie ce qui est expédié, à qui elle est destinée, combien elle vaut et d'où elle provient. Elle sert de pièce justificative à une déclaration douanière et doit inclure les coordonnées du client et du marchand, la description des marchandises, la quantité et les prix unitaires, la valeur totale de la vente, le pays d'origine, les codes du Système harmonisé (SH), devises utilisées et les conditions de livraison (p. ex. incoterms).

Une facture commerciale indique aux douanes quels droits ou taxes (le cas échéant) doivent s’appliquer et permet de s’assurer que l’expédition n’est pas retardée pour des informations manquantes. C’est la preuve que les marchandises ont été exportées, ce qui est important si vous détaxez la vente de TVA. Même les échantillons, les produits de remplacement ou les articles de faible valeur nécessitent une facture commerciale.

Une facture fiscale (également appelée facture TVA dans le Royaume-Uni) concerne uniquement la conformité TVA. Les factures taxées sont émises pour les ventes intra-le Royaume-Uni lorsque vous facturez la TVA. Elles comprennent des détails taxés tels que votre numéro de TVA, le montant de TVA facturé et le taux appliqué. Les factures taxées sont pour votre client et le HMRC, tandis que les factures commerciales sont pour les douanes.

Quand une facture commerciale est-elle requise?

Chaque fois que vous expédiez des marchandises ayant une valeur commerciale au-delà des frontières, vous avez besoin d’une facture commerciale. Cela inclut la vente et l’expédition de produits à l’international, tout envoi interentreprises (B2B) impliquant des marchandises physiques, ou l’envoi d’échantillons, de produits de remplacement ou d’articles sous garantie à l’étranger.

Par exemple, si vous êtes établi dans le Royaume-Uni et que vous expédiez vers l’UE, vous avez désormais besoin d’une facture commerciale pour chaque envoi sortant. C’est un changement par rapport aux flux commerciaux antérieurs au Brexit. Les documents d’expédition ou les objets personnels n’ayant aucune valeur commerciale ne nécessitent pas de facture commerciale.

Qui a besoin d’une facture fiscale ?

Une facture fiscale (facture TVA) est ce qu’émettent les entreprises inscrites à la TVA lorsqu’elles vendent des biens ou des services taxables. C’est ainsi que le HMRC sait ce qui taxait et combien le client peut récupérer.

Une entreprise le Royaume-Uni doit s’inscrire à la TVA lorsque son chiffre d’affaires taxable dépasse 90 000 £ par an. À ce moment-là, les entreprises sont tenues d’émettre une facture TVA pour toute vente à une autre entreprise inscrite à la TVA. Cette facture doit inclure un numéro d’inscription TVA, la date de livraison (s’il est différent de la date de la facture), une description claire de ce qui a été vendu, le prix hors TVA, le taux de TVA facturé, le montant de TVA ajoutée et le montant total dû. Les clients interentreprises ont besoin de cette facture pour récupérer la TVA en tant que taxe en amont. Sans elle, les clients ne peuvent pas récupérer ce qu’ils ont payé, et l’entreprise ne respecte pas les règles du HMRC.

Les entreprises qui ne sont pas inscrites à la TVA ne doivent pas émettre de factures taxées. Puisqu’elles ne facturent pas de TVA, elles ne sont pas taxées à déclarer ou à récupérer. Bien qu’elles doivent toujours facturer, elle remporté(e) ne portera pas les informations taxées juridiques exigées par le HMRC aux entreprises inscrites à la TVA.

Peut-on exiger les deux types de factures?

Dans certains cas marginaux, tels qu’une situation d’export indirect, une entreprise peut également émettre une facture fiscale en même temps qu’une facture commerciale. Mais les biens export depuis le Royaume-Uni sont généralement détaxés pour la TVA, et le taux de détaxation sera comptabilisé sur la facture commerciale émise pour export, de sorte que l’entreprise remporté(e) n’aura pas besoin d’émettre une facture fiscale distincte.

Comment les entreprises peuvent-elles gérer avec succès Invoicing transfrontière et conformité fiscale ?

Avec des règles et des exigences différentes réparties dans de nombreux pays, toute entreprise exerçant une activité transfrontalière doit faire de la gestion de la conformité une priorité élevée.

Voici quelques bonnes pratiques et outils pour minimiser vos frais généraux :

Utiliser un logiciel Invoicing qui comprend taxer et géographiquement

La création manuelle de factures est lente, sujette aux erreurs et peu évolutive. Des outils tels que Stripe Invoicing vous permettent de créer des factures conformes qui s’adaptent à l’emplacement, au type de produit et aux règles taxées. Associé à Stripe Tax, vous pouvez calculer automatiquement TVA, taxe sur les produits et services (TPS) ou taxe de vente établie selon l’endroit où se trouve votre client et ce que vous vendez.

Générez des factures commerciales directement à partir de votre plateforme de livraison

De nombreuses plateformes d'expédition vous permettent désormais de remplir automatiquement les documents douaniers avec des informations telles que la description des postes (de facture), les codes SH, la valeur déclarée et l'origine. Votre facture est ensuite jointe électroniquement, ce qui accélère le traitement douanier, réduit les erreurs de manipulation manuelle et réduit les risques que votre envoi soit signalé ou retardé.

Associer vos systèmes Invoicing et comptables

La conformité TVA vous oblige à déclarer ce que vous avez facturé et à récupérer ce que vous avez payé. La connexion de votre logiciel Invoicing et comptable permet de tout conserver dans un seul flux de travail. Vous n’avez donc pas à saisir à nouveau les données ni à vous soucier des enregistrements manquants lors des audits.

Attention à l’élargissement des obligations

Vos obligations taxées augmentent au fur et à mesure que vos ventes transfrontalières augmentent. Les plateformes taxées automatisées peuvent surveiller lorsque vous approchez des seuils d’inscription dans d’autres pays et même vous aider dans les déclarations dans certaines juridictions. Vous saurez toujours quand vous êtes sur le point de devoir taxer dans un nouveau lieu.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérer le flux d’argent comptant : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• *Réduisez la charge de travail du back-office : * générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

Découvrez comment Stripe peut simplifier votre processus de gestion des comptes clients, ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.