Si tu empresa envía bienes a otros países o cobra el impuesto al valor agregado (IVA) en el Reino Unido, la diferencia entre factura comercial y factura de impuestos es importante. Hacerlo mal puede demorar los envíos, introducir errores contables o llamar la atención del Departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC). Es importante entender cuándo usar cada factura y cómo gestionarlas para que tu empresa cumpla con la normativa y crezca con facilidad.

A continuación, describiremos cuándo y por qué necesitas cada tipo de factura, qué deben incluir y cómo mantener tu facturación limpia y conforme a los sistemas fiscales y transfronterizos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura comercial versus una factura de impuestos?
  
• ¿Cuándo se requiere una factura comercial?
  
• ¿Quién necesita una factura de impuestos?
  
• ¿Cómo pueden las empresas gestionar con éxito la facturación transfronteriza y el cumplimiento de la normativa fiscal?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es una factura comercial versus una factura de impuestos?

Las autoridades aduaneras utilizan una factura comercial (por ejemplo, factura de datos exportados) para mantener en movimiento los envíos internacionales. Es un requisito legal para exportar e importar mercancías y sirve para llevar un registro de lo que se envía, a quién se dirige, cuánto vale y de dónde procede. Funciona como documento de respaldo para una declaración en aduana y debe incluir los datos de contacto del comprador y vendedor, la descripción de las mercancías, la cantidad y los precios unitarios, el valor total de la venta, el país de origen, los códigos del Sistema Armonizado (HS), las monedas utilizadas y las condiciones de entrega (por ejemplo, Incoterms).

Una factura comercial le indica a la aduana qué derechos o impuestos (si los hay) deben aplicarse y garantiza que el envío no se demore por falta de información. Es una prueba de que los bienes se exportaron, lo que es importante si aplicas una tasa cero del IVA en la venta. Incluso las muestras, los reemplazos o los artículos de bajo valor requieren una factura comercial.

Una factura de impuestos (también llamada factura de IVA en el Reino Unido) solo se refiere al cumplimiento de la normativa del IVA. Las facturas de impuestos se emiten para las ventas dentro del Reino Unido cuando cobras IVA. Incluyen datos fiscales, como tu número de IVA, el importe del IVA cobrado y la tasa aplicada. Las facturas de impuestos son para tu cliente y el HMRC, mientras que las facturas comerciales son para la aduana.

¿Cuándo se requiere una factura comercial?

Cada vez que envíes bienes con valor comercial a través de las fronteras, necesitarás una factura comercial. Esto incluye la venta y el envío de productos a nivel internacional, cualquier envío Business to Business (B2B) que involucre bienes físicos o el envío de muestras, reemplazos o artículos de garantía al extranjero.

Por ejemplo, si estás en el Reino Unido y realizas envíos a la UE, ahora necesitas una factura comercial por cada envío saliente. Esto supone un cambio con respecto a los flujos comerciales anteriores al Brexit. Los documentos de envío o los artículos personales sin valor comercial no requieren una factura comercial.

¿Quién necesita una factura de impuestos?

Una factura de impuestos (factura de IVA) es lo que emiten las empresas registradas en el IVA cuando venden bienes o servicios sujetos a impuestos. Es la forma en que el HMRC sabe qué impuesto se cobró y cuánto puede reclamar el cliente.

Una empresa basada en el Reino Unido debe registrarse a efectos del IVA cuando su facturación sujeta a impuestos supera las 90 000 libras esterlinas al año. En ese momento, las empresas deben emitir una factura del IVA por cualquier venta a otra empresa registrada a efectos del IVA. Esa factura debe incluir el número de registro del IVA, la fecha de entrega (si es diferente de la fecha de la factura), una descripción clara de lo que se vendió, el precio sin IVA, el tipo de IVA cobrado, el importe del IVA añadido y el importe total adeudado. Los clientes B2B necesitan esta factura para reclamar el IVA como impuesto soportado. Sin ella, los clientes no pueden recuperar lo que pagaron y la empresa no cumple con las normas del HMRC.

Las empresas que no están registradas a efectos del IVA no deben emitir facturas de impuestos. Como no están cobrando IVA, no hay impuestos que informar ni reclamar. Si bien deben seguir facturando, no conllevará la información fiscal legal que HMRC exige a las empresas registradas en el IVA.

¿Se pueden exigir ambos tipos de facturas?

En algunos casos extremos, como una situación de exportación indirecta, una empresa también puede emitir una factura de impuestos junto con una factura comercial, pero los bienes exportados desde el Reino Unido suelen tener una tasa cero para el IVA, en tanto que la tasa cero se contabilizará en la factura comercial emitida para exportación, por lo que la empresa no tendrá que emitir una factura de impuestos separada.

¿Cómo pueden las empresas gestionar con éxito la facturación transfronteriza y el cumplimiento de la normativa fiscal?

Dado que las normas y los requisitos son diferentes en muchos países, cualquier empresa con actividad transfronteriza debe dar alta prioridad a la gestión del cumplimiento de la normativa.

Estas son algunas prácticas recomendadas y herramientas para minimizar tus gastos generales:

Usa un software de facturación que comprenda los impuestos y la geografía

La creación manual de facturas es lenta, propensa a errores y no escalable. Herramientas como Stripe Invoicing te permiten crear facturas conformes que se adaptan a ubicación, tipo de producto y normativa fiscal. Junto con Stripe Tax, puedes calcular automáticamente el IVA, los bienes y servicios (GST) o el impuesto sobre las ventas según dónde está tu cliente y qué vendes.

Genera facturas comerciales directamente desde tu plataforma de envíos

Muchas plataformas de envíos ahora te permiten completar automáticamente la documentación aduanera con información como descripciones de partidas, códigos de HS, el valor declarado y el origen. Luego, tu factura se adjunta en formato electrónico, lo que acelera el procesamiento aduanero, reduce los errores de manipulación manual y disminuye las posibilidades de que tu envío se marque o retrase.

Conecta tus sistemas de facturación y contabilidad

El cumplimiento de la normativa del IVA requiere que informes lo que cobraste y reclames lo que pagaste. Conectar tu software de facturación y contabilidad mantiene todo en un solo flujo de trabajo, para que no tengas que volver a ingresar datos ni preocuparte por la falta de registros durante las auditorías.

Presta atención a la expansión de las obligaciones

Tus obligaciones fiscales crecen a medida que aumentan tus ventas transfronterizas. Las plataformas fiscales automatizadas pueden monitorear cuándo estás cerca de los umbrales de registro en otros países e incluso ayudarte con las presentaciones en algunas jurisdicciones. Siempre sabrás cuándo estás a punto de adeudar impuestos en un nuevo lugar.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros gracias a recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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