Si tu empresa envía bienes a nivel internacional o cobra el impuesto sobre el valor añadido (IVA) en el Reino Unido, la diferencia entre factura comercial y factura de impuestos es importante. Hacerlo mal puede retrasar los envíos, provocar errores contables o llamar la atención de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC). Es importante saber cuándo usar cada factura y cómo gestionarlas para que tu empresa siga cumpliendo con la normativa y crezca con facilidad.

A continuación, describiremos cuándo y por qué necesitas cada tipo de factura, qué deben incluir y cómo conseguir que tu facturación sea correcta y cumpla la normativa transfronteriza y fiscal.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿En qué se diferencian una factura comercial y una factura de impuestos?
  
• ¿Cuándo es necesaria una factura comercial?
  
• ¿Quién necesita una factura de impuestos?
  
• ¿Cómo pueden gestionar las empresas con éxito la facturación transfronteriza y el cumplimiento de la normativa fiscal?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿En qué se diferencian una factura comercial y una factura de impuestos?

Una factura comercial (por ejemplo, factura de exportación) mantiene en movimiento los envíos internacionales. Las autoridades aduaneras, como requisito legal para exportar e importar mercancías, la utilizan para dar seguimiento a lo que se envía, a quién va, cuánto vale y de dónde procede. Funciona como documento justificativo de una declaración en aduana y debe incluir los datos de contacto del comprador y vendedor, la descripción de las mercancías, la cantidad y los precios unitarios, el valor total de la venta, el país de origen, los códigos del Sistema Armonizado, divisas utilizadas y las condiciones de entrega (por ejemplo, Incoterms).

Una factura comercial indica a las aduanas qué derechos o impuestos (si los hubiera) deben aplicarse y ayuda a garantizar que el envío no se retrase por falta de información. Es una prueba de que los bienes se exportaron, algo relevante si estás aplicando el tipo cero de IVA a la venta. Incluso las muestras, los reemplazos o los artículos de bajo valor requieren una factura comercial.

Una factura de impuestos (también llamada factura de IVA en el Reino Unido) solo tiene que ver con el cumplimiento de la normativa del IVA. Las facturas de impuestos se emiten para las ventas dentro del Reino Unido cuando cobras el IVA. Incluyen datos fiscales como tu número de IVA, el importe del IVA cobrado y el tipo aplicado. Las facturas aplican los impuestos para tu cliente y la HMRC, mientras que las facturas comerciales son para las aduanas.

¿Cuándo es necesaria una factura comercial?

Siempre que envíes bienes con valor comercial a través de las fronteras, necesitas una factura comercial. Esto incluye la venta y el envío de productos a nivel internacional, cualquier envío B2B que involucre bienes físicos o el envío de muestras, reemplazos o artículos en garantía al extranjero.

Por ejemplo, si estás establecido en el Reino Unido y realizas envíos a la UE, en la actualidad necesitas una factura comercial por cada envío saliente. Esto supone un cambio con respecto a los flujos comerciales anteriores al Brexit. Los documentos de envío o los objetos personales sin valor comercial no requieren una factura comercial.

¿Quién necesita una factura de impuestos?

Una factura de impuestos (factura de IVA) es lo que emiten las empresas registradas a efectos de IVA cuando venden bienes o servicios gravables. Es la forma en que la HMRC sabe qué impuesto se cobró y cuánto puede reclamar el cliente.

Una empresa en el Reino Unido debe registrarse a efectos del IVA cuando su facturación sujeta a impuestos supera las 90.000 libras al año. En ese momento, las empresas deben emitir una factura a efectos del IVA por cualquier venta a otra empresa también registrada a efectos del IVA. Esa factura debe incluir un número de registro del IVA, una fecha de entrega (si es diferente de la fecha de la factura), una descripción clara de lo que se vendió, el precio sin IVA, el tipo de IVA cobrado, el importe del IVA añadido y el importe total adeudado. Los clientes B2B necesitan esta factura para reclamar el IVA como impuesto soportado. Sin ella, los clientes no pueden recuperar lo que pagaron y la empresa no cumple con las normas de la HMRC.

Las empresas que no están registradas a efectos del IVA no deben emitir facturas de impuestos. Dado que no están cobrando el IVA, no se puede aplicar, ni declarar, ni reclamar este impuesto. Si bien siguen teniendo que facturar, no necesitarán incluir la información fiscal legal que la HMRC exige a las empresas registradas a efectos del IVA.

¿Se pueden exigir ambos tipos de facturas?

En algunos casos particulares, como en las exportaciones indirectas, una empresa también puede emitir una factura de impuestos junto con una factura comercial, pero los bienes exportados desde el Reino Unido suelen tener un tipo cero de IVA y el tipo cero se contabilizará en la factura comercial emitida para la exportación, por lo que la empresa no tendrá que emitir una factura de impuestos por separado.

¿Cómo pueden gestionar las empresas con éxito la facturación transfronteriza y el cumplimiento de la normativa fiscal?

Con diferentes reglas y requisitos repartidos por muchos países, cualquier empresa con actividad transfronteriza debe prioridad en gran medida la gestión del cumplimiento de la normativa.

Estas son algunas prácticas recomendadas y herramientas para minimizar tus gastos generales:

Utiliza un software de facturación capaz de gestionar los impuestos y conozca las variaciones geográficas

La creación manual de facturas es lenta, propensa a errores y no escalable. Herramientas como Stripe Invoicing te permiten crear facturas que cumplen con la normativa adaptándose a la ubicación, tipo de producto e impuesto aplicable. En combinación con Stripe Tax, puedes calcular automáticamente el IVA, impuesto sobre bienes y servicios (GST) o impuesto sobre las ventas en función de la ubicación de tu cliente y lo que vendes.

Genera facturas comerciales directamente desde tu plataforma de envío

Muchas plataformas de envíos ya te permiten autocompletar la documentación aduanera con información como las descripciones de partidas, los códigos del Sistema Armonizado, el valor declarado y el origen. Después, tu factura se adjunta de forma electrónica, lo que agiliza el proceso aduanero, reduce los errores de manipulación manual y disminuye las posibilidades de que tu envío sea marcado para una revisión o se retrase.

Conecta tus sistemas de facturación y contabilidad

El cumplimiento de la normativa relativa al IVA requiere que declares lo que has cobrado y reclames lo que has pagado. Conectar tu software de facturación y contabilidad mantiene todo en un mismo flujo de trabajo, por lo que no tienes que volver a introducir datos ni preocuparte por la falta de registros durante las auditorías.

Debes estar pendiente de la ampliación de las obligaciones

Tus obligaciones fiscales crecen a medida que aumentan tus ventas transfronterizas. Las plataformas fiscales automatizadas pueden monitorizar cuándo te estás acercando a los umbrales de registro en otros países e incluso ayudarte con los trámites en algunas jurisdicciones. Con ellas, siempre sabrás cuándo vas a deber impuestos en un nuevo mercado.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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