Als je bedrijf goederen internationaal verzendt of belasting over de toegevoegde waarde (btw) in het Verenigd Koninkrijk in rekening brengt, is het verschil tussen een handelsfactuur en een belastingfactuur van belang. Als je dit verkeerd doet, kan dit leiden tot vertragingen bij verzendingen, boekhoudkundige fouten of aandacht van His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). Het is belangrijk om te begrijpen wanneer je welke factuur moet gebruiken en hoe je deze moet beheren, zodat je bedrijf aan de regels voldoet en soepel kan groeien.

Hieronder leggen we uit wanneer en waarom je elk type factuur nodig hebt, wat erin moet staan en hoe je je facturering overzichtelijk en conform houdt, ongeacht de landsgrenzen en belastingstelsels.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een belastingfactuur?
  
• Wanneer is een handelsfactuur vereist?
  
• Wie heeft een belastingfactuur nodig?
  
• Hoe kunnen bedrijven grensoverschrijdende facturering en belastingscompliance succesvol beheren?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een belastingfactuur?

Een handelsfactuur (bijv. exportfactuur) zorgt ervoor dat internationale zendingen blijven stromen. Het is een wettelijke vereiste voor het exporteren en importeren van goederen en wordt door de douane gebruikt om bij te houden wat er wordt verzonden, naar wie het gaat, hoeveel het waard is en waar het vandaan komt. Het fungeert als ondersteunend document voor een douaneaangifte en moet de contactgegevens van de koper en verkoper bevatten, een beschrijving van de goederen, de hoeveelheid en de eenheidsprijzen, de totale waarde van de verkoop, het land van herkomst, HS-codes (Harmonised System), de gebruikte valuta en eventuele leveringsvoorwaarden (bijv. Incoterms).

Een handelsfactuur vertelt de douane welke invoerrechten of belastingen (indien van toepassing) moeten worden geheven en helpt ervoor te zorgen dat de zending niet wordt vertraagd door ontbrekende informatie. Het is het bewijs dat de goederen zijn geëxporteerd, wat belangrijk is als je de verkoop vrijstelt van btw. Zelfs monsters, vervangende artikelen of artikelen met een lage waarde vereisen een handelsfactuur.

Een belastingfactuur (in het VK ook wel btw-factuur genoemd) heeft alleen betrekking op de compliance van de btw-regels. Belastingfacturen worden uitgegeven voor verkopen binnen het VK wanneer je btw in rekening brengt. Ze bevatten belastinggegevens zoals je btw-nummer, het bedrag aan btw dat in rekening is gebracht en het toegepaste tarief. Belastingfacturen zijn bedoeld voor je klant en HMRC, terwijl handelsfacturen voor de douane zijn.

Wanneer is een handelsfactuur vereist?

Telkens wanneer je goederen met commerciële waarde over de grens verzendt, heb je een handelsfactuur nodig. Dat geldt voor de internationale verkoop en verzending van producten, elke business-to-business (B2B)-verzending met fysieke goederen, of het versturen van monsters, vervangende artikelen of garantieartikelen naar het buitenland.

Als je bijvoorbeeld in het VK gevestigd bent en naar de EU verzendt, heb je nu een handelsfactuur nodig voor elke uitgaande zending. Dat is een verandering ten opzichte van de handelsstromen van vóór de Brexit. Voor verzenddocumenten of persoonlijke spullen zonder commerciële waarde is geen handelsfactuur nodig.

Wie heeft een belastingfactuur nodig?

Een belastingfactuur (btw-factuur) is wat btw-geregistreerde bedrijven uitgeven wanneer ze belastbare goederen of diensten verkopen. Zo weet HMRC welke belasting is berekend en hoeveel de klant kan terugvorderen.

Een Brits bedrijf moet zich voor de btw registreren wanneer de belastbare omzet hoger is dan £ 90.000 per jaar. Vanaf dat moment zijn bedrijven verplicht een btw-factuur uit te geven voor elke verkoop aan een ander btw-geregistreerd bedrijf. Op die factuur moeten het btw-nummer, de leveringsdatum (als die afwijkt van de factuurdatum), een duidelijke omschrijving van wat er is verkocht, de prijs exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totale verschuldigde bedrag staan. B2B-klanten hebben deze factuur nodig om de btw als voorbelasting terug te vorderen. Zonder deze factuur kunnen de klanten niet terugkrijgen wat ze hebben betaald en voldoet het bedrijf niet aan de regels van HMRC.

Bedrijven die niet btw-geregistreerd zijn, mogen geen belastingfacturen versturen. Omdat ze geen btw in rekening brengen, is er geen belasting om aan te geven of terug te vorderen. Hoewel ze wel een factuur moeten sturen, bevat deze niet de wettelijke belastinggegevens die HMRC vereist van btw-geregistreerde bedrijven.

Kunnen beide soorten facturen nodig zijn?

In sommige uitzonderlijke gevallen, zoals bij indirecte export, kan een bedrijf naast een handelsfactuur ook een belastingfactuur uitgeven. Maar exportgoederen uit het VK zijn over het algemeen vrijgesteld van btw. Die vrijstelling wordt verwerkt op de handelsfactuur die voor export wordt uitgegeven, waardoor het bedrijf geen aparte belastingfactuur hoeft uit te geven.

Hoe kunnen bedrijven grensoverschrijdende facturering en belastingscompliance succesvol beheren?

Met verschillende regels en vereisten verspreid over vele landen, moet elk bedrijf met grensoverschrijdende activiteiten compliancebeheer hoog op de agenda zetten.

Hier zijn enkele best practices en tools om je overheadkosten te minimaliseren:

Gebruik facturatiesoftware die belastingen en geografie begrijpt

Handmatig facturen aanmaken is traag, foutgevoelig en niet schaalbaar. Met tools zoals Stripe Invoicing kun je facturen maken die voldoen aan de regels en zich aanpassen aan de locatie, het producttype en de belastingregels. In combinatie met Stripe Tax kun je automatisch btw, goederen- en dienstenbelasting (GST) of omzetbelasting berekenen op basis van waar je klant zich bevindt en wat je verkoopt.

Genereer handelsfacturen rechtstreeks vanuit je verzendplatform

Veel verzendplatforms laten je nu toe om douanedocumenten automatisch in te vullen met informatie zoals artikelbeschrijvingen, HS-codes, aangegeven waarde en herkomst. Je factuur wordt dan elektronisch bijgevoegd, wat de douaneafhandeling versnelt, fouten door handmatige verwerking vermindert en de kans verkleint dat je zending wordt gesignaleerd of vertraagd.

Koppel je facturatie- en boekhoudsystemen

Om aan de btw-regels te voldoen, moet je aangeven wat je in rekening hebt gebracht en terugvragen wat je hebt betaald. Door je facturatie- en boekhoudsoftware te koppelen, blijft alles in één workflow, zodat je geen gegevens opnieuw hoeft in te voeren of je zorgen hoeft te maken over ontbrekende gegevens tijdens controles.

Let op toenemende verplichtingen

Je belastingverplichtingen nemen toe naarmate je grensoverschrijdende verkopen stijgen. Geautomatiseerde belastingplatforms kunnen in de gaten houden wanneer je de registratiedrempels in andere landen nadert en kunnen in sommige rechtsgebieden zelfs helpen bij het indienen van aangiften. Je weet altijd wanneer je op een nieuwe plek belasting verschuldigd bent.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.