His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) marginalsystem för mervärdesskatt (moms) låter momsregistrerade företag som säljer begagnade varor, antikviteter och konstverk beräkna moms på sin vinstmarginal istället för på hela försäljningspriset. Den skillnaden är viktig eftersom varorna vanligtvis redan har haft moms på sig en gång; att debitera den igen på hela återförsäljningspriset skulle beskatta samma värde två gånger. År 2024 värderades Storbritanniens samlarmarknad till 23,6 miljarder USD, vilket är mycket potentiell skatt att ta hänsyn till.

Nedan diskuterar vi vilka som kan använda HMRC:s marginalsystem för moms, vilka register HMRC förväntar sig att du för, och de misstag som kan ställa till det för företag.

Viktiga punkter

• Under marginalsystemet debiteras inte moms på hela försäljningspriset. Skatten beräknas endast på skillnaden mellan vad du betalade för ett föremål och vad du sålde det för.

• Fakturor enligt marginalsystemet kan inte visa en separat momssiffra och måste inkludera ett specifikt uttalande som krävs av HMRC.

• HMRC förväntar sig en lagerbok som kopplar varje berättigat köp till dess motsvarande försäljning, plus inköpsdokumentation som bevisar att varje föremål förvärvades utan moms.

Vad är marginalsystemet för moms?

Under standardregler för moms debiterar ett momsregistrerat företag skatten på varornas hela försäljningspris. Marginalsystemet introducerar momsavgifter baserade på vinstmarginaler.

Dessa tre varianter finns enligt HMRC-reglerna:

• Standardmarginalsystemet: Detta kräver marginalspårning per radpost och används ofta. Varje kvalificerat köp och försäljning registreras individuellt, och moms beräknas per radpost.

• Det globala redovisningssystemet: Detta är byggt för handlare med stora volymer och låga priser som inte rimligen kan spåra individuella marginaler. Du beräknar en enda marginal över hela det kvalificerade lagret som köps och säljs under en redovisningsperiod, vilket är användbart för företag som flyttar stora mängder varor av lågt värde, såsom begagnade kläder eller böcker.

• Auktionsförrättarsystemet: Detta gäller för auktionshus som säljer kvalificerade begagnade varor på uppdrag av privata säljare.

Vem kan använda marginalsystemet för moms?

Vanliga användare av marginalsystemet för moms är bilhandlare som säljer begagnade bilar, handlare av antika möbler och vintagemöbler, konstgallerier som säljer på uppdrag av privata samlare, återförsäljare av begagnad elektronik samt bok- eller skivbutiker.

Om en leverantör debiterade dig moms och gav dig en momsfaktura är den radposten inte kvalificerad för marginalsystemet. Istället skulle du begära tillbaka ingående moms genom normal momsredovisning. Det avgörande kriteriet för marginalsystemet för moms är att du köpte radposten utan en momsfaktura. Därför omfattas inte nya varor av systemet, och inte heller fastigheter, finansiella instrument eller ädelmetaller. Begagnade smycken som innehåller ädelmetaller kan kvalificera sig under specifika förutsättningar.

Du väljer att delta i marginalsystemet genom att tillämpa systemets regler på kvalificerade transaktioner och föra de nödvändiga registren. I många fall krävs ingen ansökan eller något godkännande från HMRC.

Hur påverkas fakturering av marginalsystemet för moms?

Fakturering är det område där systemet skiljer sig mest från standardpraxis för moms och där misstag är vanliga. När du säljer varor under marginalsystemet kan du inte utfärda en standardmomsfaktura. Varje faktura enligt marginalsystemet måste innehålla en av HMRC föreskriven förklaring som identifierar varukategorin (till exempel ”marginalsystemet – begagnade varor” eller motsvarande för konstverk eller antikviteter). Utan detta uppfyller inte fakturan HMRC:s krav.

Inkludera alltid ditt företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer, fakturadatumet, ett unikt fakturanummer, en beskrivning och kvantitet av varorna, det totala försäljningspriset samt kundens namn och adress.

En faktura enligt marginalsystemet bör aldrig innehålla en separat momssiffra, en rad för momsbelopp eller något som antyder att kunden kan begära tillbaka moms på transaktionen.

Hur beräknar man moms under marginalsystemet?

Företag betalar moms med 16,67 % (en sjättedel) under marginalsystemet. Beräkningen är okomplicerad, men metoden skiljer sig åt beroende på vilken variant av systemet du använder.

Så här beräknas varje system:

Standardmarginalsystemet för moms

1. Beräkna bruttomarginalen per radpost: försäljningspris minus inköpspris. Om resultatet är negativt ska ingen moms betalas för den radposten.

2. Beräkna den moms som ska betalas genom att dela bruttomarginalen med 6. Till exempel genererar en marginal på 120 GBP en moms på 20 GBP.

3. Rapportera denna siffra till HMRC.

Utestående moms beräknas på samma sätt i auktionsförrättarsystemet. En förlust på en radpost kan inte kvitta moms som man är skyldig på en annan, och en försäljning med förlust kräver fortfarande en fullständig post i lagerboken (rapportera noll i moms). Det är viktigt att registrera transaktionen – och anledningarna till varför ingen moms skulle betalas – för att kunna visa på efterlevnad om HMRC inspekterar dina register.

Det globala redovisningssystemet

1. Subtrahera det totala inköpspriset för alla kvalificerade varor som köpts under en period från det totala försäljningspriset för alla kvalificerade varor som sålts under samma period.

2. Beräkna moms på den siffran med 16,67 %.

Under det globala redovisningssystemet absorberas förluster på enskilda radposter in i den globala marginalen. En dålig försäljning kan minska din totala momsskyldighet på ett sätt som inte är möjligt med redovisning per radpost.

Om totala inköp överstiger total försäljning under en period förs den resulterande negativa marginalen framåt och kvittas mot marginalen för den påföljande perioden, vilket minskar den moms som ska betalas i den perioden. Observera att denna överföring endast kan kvittas mot nästa globala redovisningsmarginal. Den kan inte tillämpas på någon annan momssiffra eller register. Om den övergripande periodmarginalen är positiv överförs på motsvarande sätt eventuella överskjutande inköp i förhållande till försäljningar inom den siffran till nästa period som en reducerad inköpskostnad.

Vilka är kraven på registerföring för transaktioner under marginalsystemet?

HMRC:s krav för marginalsystemet är mer detaljerade än för standardmoms, och de varierar beroende på vilken typ av varor det gäller. Varje kvalificerad radpost kräver en inköpsfaktura eller ett register som visar varans beskrivning, inköpspris, datum och säljarens namn samt adress. Om du inte kan visa att radposten förvärvades utan moms kan HMRC kräva att du redovisar moms på hela försäljningspriset istället för bara marginalen.

Varje försäljning behöver en faktura som uppfyller de krav som beskrivs i avsnittet om fakturering ovan, inklusive förklaringen om marginalsystemet och avsaknaden av en separat momssiffra. Lagerboken kopplar varje inköpspost till motsvarande försäljningspost. Lagerboken måste vara fullständig, korrekt och granskningsbar. HMRC kan begära ut den under en inspektion, och den måste stämma överens med dina fakturor.

Du måste också behålla originaldokumentet från köpet (t.ex. information från V5C-registreringsbevis, inköpsfaktura, auktionsköpeformulär), och posterna i din lagerbok måste tydligt visa att ingen moms debiterades vid det ursprungliga köpet. Du måste spara all dokumentation i sex år, i enlighet med standardregler för momsregisterföring. Digitala register är godtagbara och utgör i allt högre grad normen. Oavsett om de är i pappersform eller digitala måste registren vara fullständiga och spårbara.

Vilka är vanliga misstag att undvika när man använder marginalsystemet för moms?

Många fel i samband med marginalsystemet beror på två saker: missförstånd gällande vilka transaktioner som är kvalificerade och bristfällig registerföring. Här är några vanliga fel:

Att utfärda standardmomsfakturor för försäljningar enligt marginalsystemet

Om du visar moms separat på en marginalsystemfaktura kan din kund försöka begära tillbaka den, och HMRC kommer att ifrågasätta båda parter. Du kommer att få svårt att försvara din momsberäkning enligt marginalsystemet om dina fakturor antyder att du debiterade moms till standardsats.

Att tillämpa systemet på okvalificerade köp

Om du köpte radposten med en momsfaktura och begärde tillbaka ingående moms kan den inte gå via marginalsystemet. Att använda systemet i den situationen innebär att man betalar moms till en reducerad effektiv sats, vilket HMRC som minst betraktar som ett fel och i värsta fall som potentiellt bedrägeri.

Att kvitta förluster mot vinster under standardsystemet

Du kan inte använda en förlust på en radpost för att minska din momsräkning på en annan. Företag som kvittar förluster över radposter i redovisning per radpost felberäknar sin momsskyldighet.

Ofullständig köpdokumentation

Om dina inköpsregister inte tydligt visar att radposten förvärvades utan moms kan HMRC avvisa behandling enligt marginalsystemet och istället bedöma moms på hela försäljningspriset. Att få rätt på dokumentationen vid inköpstillfället skyddar dig från att betala i onödan längre fram.

Otillräcklig åtskillnad mellan lager för marginalsystemet och standardmoms

Många företag köper vissa lagervaror från privata säljare och vissa från företagsleverantörer. HMRC kräver att kvalificerat och okvalificerat lager tydligt kan särskiljas i dina register. Blandade eller tvetydiga register skapar exponering över båda redovisningsmetoderna.

Felaktig behandling av momsdeklaration

Momsinformation för marginalsystemet placeras i fält 1, 6 och 7 i din momsdeklaration, men beräknas annorlunda än standardmoms. Inte all bokföringsprogramvara hanterar detta korrekt, så dubbelkolla innan du skickar in din första deklaration där systemet används.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.