Met de margeregeling van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) voor de belasting toegevoegde waarde (btw) kunnen btw-geregistreerde ondernemingen die tweedehands goederen, antiek en kunst verkopen de btw over hun winstmarge berekenen in plaats van over de volledige verkoopprijs. Dit onderscheid is belangrijk, omdat er over deze goederen meestal al eens btw is betaald. Door dit over de volledige doorverkoopprijs opnieuw in rekening te brengen, zou hetzelfde bedrag dubbel worden belast. In 2024 werd de markt voor verzamelobjecten in het Verenigd Koninkrijk gewaardeerd op $ 23,6 miljard. Dat is een aanzienlijke hoeveelheid potentiële belasting waarmee rekening gehouden moet worden.

Hieronder bespreken we wie de btw-margeregeling van HMRC kan gebruiken, welke administratie je voor de HMRC moet bijhouden en de fouten waarmee ondernemingen de mist in kunnen gaan.

Hoogtepunten

• Binnen de margeregeling wordt geen btw in rekening gebracht over de volledige verkoopprijs. De belasting wordt alleen berekend over het verschil tussen wat je voor een item hebt betaald en waarvoor je het hebt verkocht.

• Er mag geen apart btw-bedrag op facturen voor de margeregeling staan. Bovendien moeten deze facturen een specifieke door HMRC vereiste verklaring bevatten.

• HMRC verwacht een voorraadboek dat elke in aanmerking komende aankoop aan de bijbehorende verkoop koppelt, plus aankoopdocumentatie die bewijst dat elk item zonder btw is aangeschaft.

Wat is de btw-margeregeling precies?

Onder standaard btw-regels brengt een voor btw geregistreerde onderneming de belasting in rekening over de volledige verkoopprijs van goederen. De margeregeling introduceert btw-heffingen op basis van winstmarges.

Er zijn drie varianten onder de HMRC-regels:

• De standaard margeregeling: daarvoor moet de marge van elk item worden bijgehouden. Dit wordt veel gebruikt. Elke in aanmerking komende aankoop en verkoop wordt afzonderlijk geregistreerd en de btw wordt per item berekend.

• De globale boekhoudregeling: deze regeling is bedoeld voor handelaren met grote volumes en lage prijzen die in de praktijk geen individuele marges kunnen bijhouden. Je berekent één marge over alle in aanmerking komende voorraad die gedurende een boekhoudperiode is gekocht en verkocht. Dit is handig voor ondernemingen die grote hoeveelheden goederen met een lage waarde verhandelen, zoals tweedehands kleding of boeken.

• De veilinghoudersregeling: deze regeling is van toepassing op veilinghuizen die in aanmerking komende tweedehands goederen verkopen namens particuliere verkopers.

Wie mag de btw-margeregeling gebruiken?

Veelvoorkomende gebruikers van de btw-margeregeling zijn autodealers, handelaren in antieke en vintage meubels, kunstgalerieën die verkopen namens particuliere verzamelaars, verkopers van tweedehands elektronica en boeken- of platenzaken.

Als een leverancier jou btw in rekening heeft gebracht en jou een btw-factuur heeft gegeven, komt dat item niet in aanmerking voor de margeregeling. In plaats daarvan moet je voorbelasting terugvragen via de normale btw-boekhouding. Bepalend voor de btw-margeregeling is dat je het item zonder btw-factuur hebt gekocht. Hierdoor vallen nieuwe goederen niet onder de regeling, en vastgoed, financiële instrumenten of edelmetalen evenmin. Tweedehands sieraden die edelmetalen bevatten, kunnen onder specifieke voorwaarden wel in aanmerking komen.

Je meldt je aan voor de margeregeling door de regels van de margeregeling toe te passen op in aanmerking komende transacties en door de vereiste administratie bij te houden. In veel gevallen is er geen aanmeldprocedure of goedkeuring van de HMRC nodig.

Hoe is de btw-margeregeling van invloed op de facturatie?

Bij facturatie wijkt de regeling sterker af van de standaard btw-praktijk en komen fouten vaak voor. Als je goederen onder de margeregeling verkoopt, kun je geen standaard btw-factuur uitschrijven. Elke factuur die onderworpen is aan de margeregeling, moet een door de HMRC voorgeschreven verklaring bevatten met vermelding van de categorie van de goederen (bijvoorbeeld 'margeregeling – tweedehands goederen' of het equivalent voor kunst of antiek). Zonder deze verklaring voldoet de factuur niet aan de vereisten van de HMRC.

Vermeld altijd je bedrijfsnaam, adres en btw-registratienummer, de factuurdatum, een uniek factuurnummer, een beschrijving van de goederen, de hoeveelheid goederen, de totale verkoopprijs en de naam en het adres van de klant.

Een factuur die onder de margeregeling valt, mag nooit een apart btw-bedrag, een btw-regel of iets anders bevatten dat suggereert dat de klant de btw over de transactie kan terugvragen.

Hoe bereken je btw onder de margeregeling?

Ondernemingen betalen btw tegen 16,67% (een zesde) onder de margeregeling. De berekening is eenvoudig, maar de methode verschilt afhankelijk van de door jou gebruikte margeregeling.

Zo wordt elke regeling berekend:

Standaard btw-margeregeling

1. Bereken de brutomarge per item: verkoopprijs minus aankoopprijs. Als het resultaat negatief is, is er geen btw verschuldigd over dat item.

2. Bereken de verschuldigde btw door de brutomarge te delen door 6. Een marge van £ 120 levert bijvoorbeeld £ 20 aan verschuldigde btw op.

3. Rapporteer dit bedrag aan de HMRC.

Verschuldigde btw wordt op dezelfde manier berekend onder de veilinghoudersregeling. Een verlies op het ene item kan niet verrekend worden met de verschuldigde btw op een ander item. Ook een verliesgevende verkoop moet volledig vermeld worden in het voorraadboek (rapporteer nul btw). Het is belangrijk dat je de transactie (en de redenen waarom er geen btw verschuldigd was) vastlegt om aan te tonen dat je aan de regelgeving voldaan hebt als de HMRC jouw administratie inspecteert.

Globale boekhoudregeling

1. Trek de totale aankoopprijs van alle in aanmerking komende goederen die in een periode zijn gekocht af van de totale verkoopprijs van alle in aanmerking komende goederen die in dezelfde periode zijn verkocht.

2. Bereken de btw over dat bedrag tegen 16,67%.

Onder de globale boekhoudregeling worden verliezen op individuele items opgenomen in de globale marge. Een slechte verkoop kan jouw totale verschuldigde btw-bedrag verlagen op een manier die niet mogelijk is bij de boekhouding per item.

Als de totale aankopen de totale verkopen in een periode overtreffen, wordt de resulterende negatieve marge overgedragen en verrekend met de marge van de volgende periode, wat de verschuldigde btw in die periode verlaagt. Houd er rekening mee dat deze overdracht alleen kan worden verrekend met de volgende globale boekhoudmarge; deze kan niet worden toegepast op een ander btw-bedrag of een andere btw-registratie. Als de totale marge over deze periode positief is, wordt elk overschot van aankopen ten opzichte van verkopen binnen dat cijfer op vergelijkbare wijze meegenomen naar de volgende periode als verlaagde aankoopkosten.

Aan welke administratieve vereisten moeten transacties onder de margeregeling voldoen?

De vereisten van de HMRC inzake de margeregeling zijn specifieker dan die voor de standaard btw en variëren per soort goederen. Voor elk in aanmerking komend item is een aankoopfactuur of registratie nodig met daarop de beschrijving van het item, de aankoopprijs, de datum en de naam en het adres van de verkoper. Als je niet kunt aantonen dat het item zonder btw is verkregen, kan de HMRC eisen dat je btw over de volledige verkoopprijs betaalt in plaats van alleen over de marge.

Voor elke verkoop is een factuur nodig die voldoet aan de vereisten in de sectie over facturatie hierboven, inclusief de verklaring die nodig is voor de margeregeling en de afwezigheid van een apart btw-bedrag. Het voorraadboek koppelt elke aankoopregistratie aan zijn bijbehorende verkoopregistratie. Dat voorraadboek moet compleet, nauwkeurig en controleerbaar zijn; de HMRC kan dit tijdens een inspectie opvragen en alles moet overeenkomen met de facturen die je hebt.

Je moet ook het originele aankoopdocument (bijv. V5C-logboekgegevens, aankoopfactuur, aankoopformulier van de veiling) bewaren. Bovendien moet uit de invoer in het voorraadboek duidelijk blijken dat er geen btw in rekening is gebracht bij de oorspronkelijke aankoop. Je bent verplicht om de documentatie zes jaar te bewaren, in overeenstemming met de standaardregels voor btw-administratie. Digitale registraties zijn acceptabel en zijn steeds vaker de norm. Zowel op papier als digitaal moet de administratie compleet en traceerbaar zijn.

Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het gebruik van de btw-margeregeling?

Veelgemaakte fouten met de margeregeling komen neer op twee dingen: verkeerd begrijpen welke transacties in aanmerking komen en de administratie laten versloffen. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten:

Standaard btw-facturen uitschrijven voor verkopen onder de margeregeling

Als je btw apart vermeldt op een factuur voor de margeregeling, kan de klant proberen deze terug te vragen en zal de HMRC beide partijen ter verantwoording roepen. Je zult moeite hebben om de btw-berekening voor de margeregeling te verdedigen als de facturen erop wijzen dat je het standaard btw-tarief in rekening hebt gebracht.

De regeling toepassen op niet in aanmerking komende aankopen

Als je het item met een btw-factuur hebt gekocht en voorbelasting hebt teruggevraagd, kan deze factuur niet via de margeregeling lopen. Als je de regeling in die situatie gebruikt, betaal je btw tegen een verlaagd effectief tarief. Dit beschouwt de HMRC op zijn minst als een fout en in het ergste geval als mogelijke fraude.

Verliezen verrekenen met winsten onder de standaardregeling

Je kunt een verlies op één item niet gebruiken om de btw te verrekenen met een ander item. Ondernemingen die verliezen verrekenen over items onder boekhouding per item, berekenen hun btw-plicht verkeerd.

Onvolledige aankoopdocumentatie

Als uit jouw aankoopadministratie niet duidelijk blijkt dat het item zonder btw is verkregen, kan de HMRC beslissen om de margeregeling niet toe te passen en btw te heffen over de volledige verkoopprijs. Door je documentatie direct bij aankoop op orde hebben, voorkom je onnodig betalen achteraf.

Onvoldoende scheiding van voorraad voor de margeregeling en voorraad voor standaard btw

Veel ondernemingen kopen een deel van de voorraad van particuliere verkopers en een deel van zakelijke leveranciers. De HMRC vereist dat voorraad die wel en niet in aanmerking komt in de administratie duidelijk van elkaar te onderscheiden valt; gemengde of dubbelzinnige boekhoudkundige registraties creëren risico's voor beide boekhoudmethoden.

Onjuiste behandeling van de btw-aangifte

Btw-gegevens die onder de margeregeling vallen, moeten in vak 1, 6 en 7 van je btw-aangifte komen te staan, maar worden anders berekend dan de standaard btw. Niet alle boekhoudsoftware verwerkt dit correct. Daarom moet je je aangifte controleren, voordat je die voor het eerst via de margeregeling indient.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatussen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle houdt.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.