Die Differenzbesteuerung (Margin Scheme) der britischen Steuerbehörde His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) für die Umsatzsteuer (USt.) ermöglicht es umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die Gebrauchtwaren, Antiquitäten und Kunstwerke verkaufen, die Umsatzsteuer auf ihre Gewinnmarge und nicht auf den vollen Verkaufspreis zu berechnen. Diese Unterscheidung ist wichtig, da für die Waren in der Regel bereits einmal Umsatzsteuer gezahlt wurde. Eine erneute Erhebung auf den vollen Wiederverkaufspreis würde denselben Wert doppelt besteuern. Im Jahr 2024 wurde der Sammlermarkt im Vereinigten Königreich auf 23,6 Mrd. $ geschätzt, was einen bedeutenden potenziellen Steuerbetrag bedeutet.

Im Folgenden erörtern wir, wer die HMRC-Differenzbesteuerung für die Umsatzsteuer nutzen kann, welche Aufzeichnungen die HMRC von Ihnen erwartet und welche Fehler Unternehmen unterlaufen können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer nicht auf den vollen Verkaufspreis erhoben. Die Steuer wird nur auf die Differenz zwischen dem berechnet, was Sie für einen Artikel bezahlt haben, und dem, wofür Sie ihn verkauft haben.

• Rechnungen, für die die Differenzbesteuerung gilt, dürfen keinen separaten Umsatzsteuerbetrag ausweisen und müssen eine spezifische, von der HMRC geforderte Erklärung enthalten.

• Die HMRC schreibt ein Inventarbuch vor, das jeden zulässigen Kauf mit dem entsprechenden Verkauf verknüpft, sowie Unterlagen, die nachweisen, dass jeder Artikel ohne Umsatzsteuer erworben wurde.

Was ist die Differenzbesteuerung?

Nach den standardmäßigen Umsatzsteuervorschriften berechnet ein für die Umsatzsteuer registriertes Unternehmen die Steuer auf den vollen Verkaufspreis von Waren. Bei der Differenzbesteuerung basiert der Umsatzsteuerbetrag auf den Gewinnmargen.

Diese drei Varianten existieren gemäß den Bestimmungen der HMRC:

• Die standardmäßige Differenzbesteuerung: Diese erfordert die Verfolgung der Marge pro Posten und wird häufig genutzt. Jeder dafür zulässige Kauf und Verkauf wird einzeln erfasst und die Umsatzsteuer wird pro Posten berechnet.

• Global Accounting Scheme (globale Abrechnungsregelung): Diese Regelung ist für Händler/innen mit hohem Volumen und niedrigen Preisen konzipiert, die einzelne Margen in der Praxis nicht verfolgen können. Sie berechnen eine einzige Marge für den gesamten zulässigen Bestand, der in einem Abrechnungszeitraum gekauft und verkauft wurde, was für Unternehmen nützlich ist, die große Mengen an Waren mit geringem Wert wie gebrauchte Kleidung oder Bücher umschlagen.

• Auctioneers' Scheme (Auktionshausregelung): Diese Regelung gilt für Auktionshäuser, die zulässige Gebrauchtwaren im Auftrag von privaten Verkäuferinnen und Verkäufern veräußern.

Wer kann die Differenzbesteuerung nutzen?

Zu den häufigsten Nutzerinnen und Nutzern der Differenzbesteuerung gehören Gebrauchtwagenhändler/innen, Händler/innen antiker und Vintage-Möbel, Kunstgalerien, die im Auftrag privater Sammler/innen verkaufen, Einzelhändler/innen gebrauchter Elektronikartikel sowie Buch- oder Plattenläden.

Wenn ein Anbieter Ihnen Umsatzsteuer berechnet und Ihnen eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausgestellt hat, kommt dieser Posten nicht für die Differenzbesteuerung infrage. Stattdessen fordern Sie in diesem Fall die Vorsteuer über die normale Umsatzsteuerabrechnung zurück. Das entscheidende Kriterium für die Differenzbesteuerung ist, dass Sie den Posten ohne eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer gekauft haben. Aus diesem Grund fallen neue Waren nicht unter die Regelung, ebenso wenig wie Immobilien, Finanzinstrumente oder Edelmetalle. Gebrauchter Schmuck, der Edelmetalle enthält, kann unter bestimmten Bedingungen dafür infrage kommen.

Sie entscheiden sich für die Differenzbesteuerung, indem Sie die entsprechenden Regeln auf zulässige Transaktionen anwenden und die erforderlichen Unterlagen führen. In vielen Fällen ist kein Antragsverfahren und keine Genehmigung der HMRC erforderlich.

Wie wirkt sich die Differenzbesteuerung auf die Rechnungsstellung aus?

Bei der Rechnungsstellung weicht die Regelung stärker von der regulären umsatzsteuerlichen Behandlung ab und hier ergeben sich häufig Fehler. Wenn Sie Waren verkaufen, die der Differenzbesteuerung unterliegen, dürfen Sie keine normale Umsatzsteuerrechnung ausstellen. Jede Rechnung, für die die Differenzbesteuerung gilt, muss eine von der britischen Steuerbehörde HMRC vorgeschriebene Erklärung enthalten, in der die Warenkategorie angegeben ist (z. B. „Differenzbesteuerung – Gebrauchtwaren“ oder Ähnliches für Kunstwerke oder Antiquitäten). Ohne diesen Hinweis entspricht die Rechnung nicht den Anforderungen der HMRC.

Geben Sie immer den Namen, die Adresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens, das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, eine Beschreibung und die Menge der Waren, den Gesamtverkaufspreis sowie den Namen und die Adresse des Kunden/der Kundin an.

Eine Rechnung, für die die Differenzbesteuerung gilt, darf niemals einen separaten Umsatzsteuerbetrag, eine Zeile mit dem Umsatzsteuerbetrag oder irgendetwas enthalten, das impliziert, dass der Kunde/die Kundin die Umsatzsteuer auf die Transaktion zurückfordern kann.

Wie wird die Umsatzsteuer bei der Differenzbesteuerung berechnet?

Unternehmen zahlen im Rahmen der Differenzbesteuerung Umsatzsteuer in Höhe von 16,67 % (ein Sechstel). Die Berechnung ist unkompliziert, die Methode weicht jedoch je nach der Variante dieser Regelung ab, die Sie nutzen.

So erfolgt die Berechnung bei den einzelnen Varianten:

Standardmäßige Differenzbesteuerung

1. Berechnen Sie die Bruttomarge pro Posten: Verkaufspreis minus Kaufpreis. Wenn das Ergebnis negativ ist, wird für diesen Posten keine Umsatzsteuer fällig.

2. Berechnen Sie die fällige Umsatzsteuer, indem Sie die Bruttomarge durch 6 teilen. Eine Marge von 120 £ ergibt beispielsweise eine fällige Umsatzsteuer in Höhe von 20 £.

3. Melden Sie diesen Betrag der HMRC.

Die fällige Umsatzsteuer gemäß der Auktionshausregelung wird auf die gleiche Weise berechnet. Ein Verlust bei einem Posten kann nicht mit der für einen anderen Posten geschuldeten Umsatzsteuer verrechnet werden und ein Verlustverkauf erfordert dennoch einen vollständigen Eintrag im Inventarbuch (geben Sie eine Umsatzsteuer von Null an). Die Aufzeichnung der Transaktion – und der Gründe, warum keine Umsatzsteuer fällig war – ist wichtig, um die Compliance nachzuweisen, falls die HMRC Ihre Unterlagen prüft.

Global Accounting Scheme (globale Abrechnungsregelung)

1. Subtrahieren Sie den Gesamtkaufpreis aller zulässigen Waren, die in einem bestimmten Zeitraum gekauft wurden, vom Gesamtverkaufspreis aller zulässigen Waren, die in dem gleichen Zeitraum verkauft wurden.

2. Berechnen Sie die Umsatzsteuer auf diesen Betrag mit einem Satz von 16,67 %.

Nach dem Global Accounting Scheme fließen Verluste bei einzelnen Posten in die globale Marge ein. Ein schlechter Verkauf kann Ihre gesamte Umsatzsteuerschuld auf eine Weise verringern, die bei einer Abrechnung pro Posten nicht möglich ist.

Wenn der Gesamtbetrag der Käufe den Gesamtbetrag der Verkäufe in einem Abrechnungszeitraum übersteigt, wird die daraus resultierende negative Marge übertragen und mit der Marge des Folgezeitraums verrechnet, wodurch die in diesem Zeitraum fällige Umsatzsteuer sinkt. Beachten Sie, dass dieser Übertrag nur mit der nächsten globalen Abrechnungsmarge (Global Accounting) verrechnet werden kann. Er kann auf keinen anderen Umsatzsteuerbetrag oder -beleg angewendet werden. Wenn die Gesamtmarge des Zeitraums positiv ist, wird ein etwaiger Überschuss der Käufe über die Verkäufe innerhalb dieses Betrags auf ähnliche Weise als reduzierte Anschaffungskosten in den nächsten Zeitraum übertragen.

Welche Anforderungen gelten für die Buchführung bei Transaktionen mit der Differenzbesteuerung?

Die Anforderungen der HMRC bei der Differenzbesteuerung sind detaillierter als bei der Standardumsatzsteuer und variieren je nach Art der betreffenden Waren. Für jeden zulässigen Posten ist eine Rechnung oder ein Beleg über den Kauf erforderlich, aus dem die Artikelbeschreibung, der Kaufpreis, das Datum sowie Name und Adresse des Verkäufers/der Verkäuferin hervorgehen. Wenn Sie nicht nachweisen können, dass der Artikel ohne Umsatzsteuer erworben wurde, kann die HMRC verlangen, dass Sie die Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis anstatt nur auf die Marge entrichten.

Für jeden Verkauf ist eine Rechnung erforderlich, die den im obigen Abschnitt zur Rechnungsstellung genannten Anforderungen entspricht, einschließlich des Hinweises auf die Differenzbesteuerung und des Verzichts auf einen separaten Umsatzsteuerbetrag. Das Inventarbuch verknüpft jeden Kaufbeleg mit dem entsprechenden Verkaufsbeleg. Dieses Inventarbuch muss vollständig, präzise und überprüfbar sein. Die HMRC kann es im Rahmen einer Prüfung anfordern und es muss mit Ihren Rechnungen übereinstimmen.

Sie müssen zudem das Originalkaufdokument (z. B. V5C-Fahrtenbuchdetails, Kaufrechnung, Auktionskaufformular) aufbewahren und aus den Einträgen in Ihrem Inventarbuch muss eindeutig hervorgehen, dass beim ursprünglichen Kauf keine Umsatzsteuer berechnet wurde. Sie sind verpflichtet, alle Unterlagen gemäß den Standardregeln für die Aufbewahrung von Umsatzsteuerunterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren. Digitale Aufzeichnungen sind zulässig und zunehmend die Norm. Unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen, müssen die Aufzeichnungen vollständig und nachvollziehbar sein.

Welche häufigen Fehler gilt es, bei der Nutzung der Differenzbesteuerung zu vermeiden?

Viele Fehler im Zusammenhang mit der Differenzbesteuerung lassen sich auf zwei Dinge zurückführen: Missverständnisse darüber, welche Transaktionen zulässig sind, und Nachlässigkeiten bei der Buchführung. Dies sind einige häufige Fehler:

Ausstellung von normalen Umsatzsteuerrechnungen für Verkäufe, für die die Differenzbesteuerung gilt

Wenn Sie auf einer Rechnung, für die die Differenzbesteuerung gilt, die Umsatzsteuer separat ausweisen, kann Ihr/e Kunde/Kundin versuchen, diese zurückzufordern, und die HMRC wird beide Parteien beanstanden. Sie werden Schwierigkeiten haben, Ihre Umsatzsteuerberechnung gemäß der Differenzbesteuerung zu rechtfertigen, wenn Ihre Rechnungen implizieren, dass Sie den standardmäßigen Umsatzsteuersatz berechnet haben.

Anwendung der Regelung auf nicht zulässige Käufe

Wenn Sie einen Posten mit einer Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer gekauft und Vorsteuer zurückgefordert haben, kann dieser nicht mit der Differenzbesteuerung verkauft werden. Die Nutzung der Regelung in dieser Situation bedeutet, dass Umsatzsteuer zu einem reduzierten effektiven Steuersatz gezahlt wird, was von der HMRC mindestens als Fehler und schlimmstenfalls als Betrugsversuch angesehen wird.

Verrechnung von Verlusten mit Gewinnen im Rahmen der Standardregelung

Sie können einen Verlust bei einem Posten nicht nutzen, um Ihre Umsatzsteuerschuld bei einem anderen Posten zu verringern. Unternehmen, die im Rahmen der Abrechnung pro Posten Verluste über verschiedene Posten hinweg saldieren, berechnen ihre Umsatzsteuerschuld falsch.

Unvollständige Kaufdokumentation

Wenn aus Ihren Kaufunterlagen nicht klar hervorgeht, dass der Posten ohne Umsatzsteuer erworben wurde, kann die HMRC die Behandlung gemäß der Differenzbesteuerung ablehnen und die Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis anstatt nur auf die Marge berechnen. Wenn Sie beim Kauf auf korrekte Unterlagen achten, schützen Sie sich davor, später unnötig Steuern zahlen zu müssen.

Unzureichende Trennung von Beständen, für die die Differenzbesteuerung gilt, und solchen mit Standardumsatzsteuer

Viele Unternehmen erwerben einen Teil ihrer Bestände von privaten Verkäuferinnen und Verkäufern und einen Teil von gewerblichen Anbieterinnen und Anbietern. Die HMRC schreibt vor, dass zulässige und nicht zulässige Bestände in Ihren Unterlagen klar voneinander zu unterscheiden sind. Gemischte oder mehrdeutige Aufzeichnungen bergen Risiken in Bezug auf beide Abrechnungsmethoden.

Falsche Behandlung in der Umsatzsteuererklärung

Informationen zur Umsatzsteuer im Rahmen der Differenzbesteuerung gehören in die Felder 1, 6 und 7 Ihrer Umsatzsteuererklärung, werden jedoch anders berechnet als die Standardumsatzsteuer. Nicht jede Buchhaltungssoftware geht korrekt damit um. Überprüfen Sie dies daher, bevor Sie Ihre erste Erklärung im Rahmen der Regelung einreichen.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

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