El régimen de márgenes de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC) para el impuesto al valor agregado (IVA) permite a las empresas registradas a efectos del IVA que venden bienes de segunda mano, antigüedades y obras de arte calcular el IVA sobre su margen de beneficio, en lugar de sobre el precio de venta total. Esta distinción es importante porque, por lo general, los bienes ya han pagado el IVA una vez. Un nuevo gravamen sobre el precio de reventa total implicaría aplicar un impuesto al mismo valor dos veces. En 2024, el mercado de coleccionables del Reino Unido fue valuado en 23,600 millones de dólares, lo que supone una cantidad considerable de impuestos potenciales que se debe tener en cuenta.

A continuación, analizaremos quiénes pueden usar el régimen de márgenes de la HMRC para el IVA, qué registros espera la HMRC que mantengas y los errores que pueden causarles problemas a las empresas.

Aspectos destacados

• En el régimen de márgenes, no se cobra el IVA sobre el precio de venta total. El impuesto se calcula solo sobre la diferencia entre lo que pagaste por una partida y el monto en que la vendiste.

• Las facturas del régimen de márgenes no pueden mostrar una cifra de IVA por separado y deben incluir una declaración específica requerida por la HMRC.

• La HMRC espera un libro de existencias que vincule cada compra que cumple con los requisitos con su venta correspondiente, además de la documentación de compra que demuestre que cada artículo se adquirió sin IVA.

¿Qué es el régimen de márgenes del IVA?

Según las reglas estándar del IVA, una empresa registrada a efectos del IVA cobra el impuesto sobre el precio total de venta de los bienes. El régimen de márgenes introduce cobros del IVA basados en los márgenes de ganancia.

Existen estas tres variantes según las reglas de la HMRC:

• Régimen de márgenes estándar: requiere un seguimiento del margen por artículo y se utiliza ampliamente. Cada compra y venta que cumple con los requisitos se registra de forma individual, y el IVA se calcula por artículo.

• Régimen de contabilidad global: está diseñado para comerciantes de alto volumen y bajo precio que no pueden hacer un seguimiento práctico de los márgenes individuales. Calculas un único margen en todo el inventario que cumple con los requisitos, que se compra y vende en un período contable. Esto es útil para las empresas que mueven grandes cantidades de bienes de bajo valor, como libros o ropa de segunda mano.

• Régimen de subastadores: se aplica a las casas de subastas que venden bienes de segunda mano que cumplen con los requisitos en nombre de vendedores privados.

¿Quién puede utilizar el régimen de márgenes del IVA?

Los usuarios comunes del régimen de márgenes del IVA incluyen concesionarios de automóviles usados, comerciantes de muebles antiguos o de época, galerías de arte que venden en nombre de coleccionistas privados, comerciantes minoristas de productos electrónicos de segunda mano y tiendas de libros o discos.

Si un proveedor te cobró el IVA y te entregó una factura con IVA, ese artículo no cumple con los requisitos para el régimen de márgenes. En su lugar, reclamarías el IVA soportado a través de la contabilidad de IVA normal. El criterio definitorio del régimen de márgenes del IVA es que compraste el artículo sin una factura con IVA. Por este motivo, los bienes nuevos no entran en el régimen, ni tampoco las propiedades, los instrumentos financieros o los metales preciosos. Las joyas de segunda mano que contienen metales preciosos pueden cumplir con los requisitos en condiciones específicas.

Puedes optar por el régimen de márgenes si aplicas las reglas del régimen a las transacciones que cumplen con los requisitos y mantienes los registros requeridos; en muchos casos, no se necesita un proceso de solicitud ni la aprobación de la HMRC.

¿Cómo afecta el régimen de márgenes del IVA a la facturación?

La facturación es donde el régimen diverge más marcadamente de la práctica de IVA estándar y donde los errores son comunes. Cuando vendes bienes según el régimen de márgenes, no puedes emitir una factura con IVA estándar. Cada factura de régimen de márgenes debe incluir una declaración prescrita por HMRC con la identificación de la categoría de los bienes (por ejemplo, «régimen de márgenes: bienes de segunda mano», o bien el equivalente para obras de arte o antigüedades). Sin esto, la factura no cumple con los requisitos de HMRC.

Incluye siempre el nombre, la dirección y el número de registro del IVA de la empresa; la fecha de la factura; un número de factura único; una descripción y la cantidad de bienes; el precio de venta total; y el nombre y la dirección del cliente.

Una factura de régimen de márgenes nunca debe incluir una cifra de IVA por separado, una línea de importe de IVA ni nada que implique que el cliente puede reclamar el IVA de la transacción.

¿Cómo se calcula el IVA según el régimen de márgenes?

Las empresas pagan el IVA al 16.67 % (un sexto) según el régimen de márgenes. El cálculo es sencillo, pero el método difiere de acuerdo con la variante del régimen que estés utilizando.

Así es cómo se calcula cada régimen:

Régimen de márgenes del IVA estándar

1. Calcula el margen bruto por artículo: precio de venta menos precio de compra. Si el resultado es negativo, no se debe IVA por ese artículo.

2. Calcula el IVA adeudado dividiendo el margen bruto por 6. Por ejemplo, un margen de 120 GBP genera 20 GBP de IVA adeudado.

3. Informa esta cifra a la HMRC.

El IVA adeudado se calcula de la misma manera según el régimen de subastadores. Una pérdida en un artículo no puede compensar el IVA adeudado en otro, y una venta con pérdidas aún requiere una entrada completa en el libro de existencias (informar cero IVA). El registro de la transacción (y los motivos por los que no se adeudaba IVA) es importante para demostrar el cumplimiento de la normativa si la HMRC inspecciona tus registros.

Régimen de contabilidad global

1. Resta el precio de compra total de todos los bienes que cumplen con los requisitos comprados en un período del precio de venta total de todos los bienes que cumplen con los requisitos vendidos en el mismo período.

2. Calcula el IVA sobre esa cifra al 16.67 %.

Según el régimen de contabilidad global, las pérdidas en artículos individuales se absorben en el margen global. Una mala venta puede reducir tu obligación de IVA general de una manera que no es posible con la contabilidad por artículo.

Si el total de compras excede el total de ventas en un período, el margen negativo resultante se traslada y se compensa con el margen del período siguiente, lo que reduce el IVA adeudado en ese período. Ten en cuenta que este traslado solo se puede compensar con el siguiente margen de contabilidad global; no se puede aplicar a ninguna otra cifra o registro de IVA. Si el margen del período general es positivo, cualquier exceso de compras sobre ventas dentro de esa cifra se traslada de manera similar al período siguiente como un costo de compra reducido.

¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento de registros para las transacciones del régimen de márgenes?

Los requisitos de la HMRC con respecto al régimen de márgenes son más detallados que los del IVA estándar y varían según el tipo de bienes involucrados. Cada artículo que cumple con los requisitos necesita una factura de compra o un registro en donde se muestre la descripción del artículo, el precio de compra, la fecha, y el nombre y la dirección del vendedor. Si no puedes demostrar que el artículo se adquirió sin IVA, la HMRC puede exigirte que rindas cuentas del IVA sobre el precio de venta total, en lugar de solo el margen.

Cada venta necesita una factura que cumpla con los requisitos cubiertos en la sección de facturación anterior, incluidas la declaración del régimen de márgenes y la ausencia de una cifra de IVA por separado. El libro de existencias vincula cada registro de compra con su registro de venta correspondiente. Ese libro de existencias debe estar completo y debe ser preciso y auditable. La HMRC puede solicitarlo durante una inspección y debe conciliarse con tus facturas.

También debes conservar el documento de compra original (p. ej., detalles del libro de registro V5C, factura de compra o formulario de compra de subasta), y las entradas de tu libro de existencias deben demostrar claramente que no se cobró el IVA en la compra original. Además, debes conservar cualquier documentación durante seis años, de acuerdo con las reglas estándar de mantenimiento de registros del IVA. Los registros digitales son aceptables y cada vez más comunes. Ya sean en papel o digitales, los registros deben ser completos y rastreables.

¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar cuando se utiliza el régimen de márgenes del IVA?

Muchos errores con el régimen de márgenes se reducen a dos cosas: la malinterpretación de qué transacciones cumplen con los requisitos y el descuido del mantenimiento de registros. A continuación, se incluyen algunos errores comunes:

Emisión de facturas con IVA estándar para ventas del régimen de márgenes

Si muestras el IVA por separado en una factura de régimen de márgenes, es posible que tu cliente intente reclamarlo y la HMRC cuestionará a ambas partes. Tendrás dificultades para defender el cálculo del IVA de tu régimen de márgenes si tus facturas implican que cobraste el IVA a la tasa estándar.

Aplicación del régimen de márgenes a compras que no cumplen con los requisitos

Si compraste el artículo con una factura con IVA y reclamaste el IVA soportado, no puede pasar por el régimen de márgenes. El uso del régimen en esa situación significa el pago del IVA a una tasa efectiva reducida, lo que la HMRC trata como un error en el mejor de los casos y como un posible fraude en el peor.

Compensación de pérdidas con ganancias según el régimen estándar

No puedes usar la pérdida en un artículo para reducir tu factura con IVA en otro. Las empresas que compensan pérdidas entre artículos según la contabilidad por artículo están calculando mal su obligación de IVA.

Documentación incompleta de la compra

Si en tus registros de compras no se muestra claramente que el artículo se adquirió sin IVA, la HMRC puede rechazar el tratamiento del régimen de márgenes y evaluar el IVA sobre el precio de venta completo. La obtención de la documentación correcta en el momento de la compra te protege de pagar innecesariamente más adelante.

Separación inadecuada del inventario con IVA estándar y el del régimen de márgenes

Muchas empresas compran parte del inventario a vendedores privados y otra parte a proveedores comerciales. La HMRC requiere que el inventario que cumple con los requisitos y el que no se puedan distinguir claramente en tus registros. Los registros mixtos o ambiguos crean exposición en ambos métodos contables.

Tratamiento incorrecto de la declaración del IVA

La información del IVA para el régimen de márgenes se incluye en las casillas 1, 6 y 7 de tu declaración del IVA, pero se calcula de manera diferente al IVA estándar. No todos los softwares de contabilidad manejan esto correctamente, así que verifica antes de presentar tu primera declaración con el régimen.

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