Fakturering är en viktig verksamhet för många företag. En faktura säkerställer inte bara att företag får betalt, den fungerar också som ett officiellt register över en transaktion och måste i vissa fall refereras senare för rapporterings- eller skatteändamål.
Många företag använder dock fortfarande manuella, föråldrade faktureringsprocesser som saktar ner betalningar och kan leda till förlorade intäkter. Många företag slösar timmar på att jaga användarnas faktureringsuppgifter, och de flesta har inget centraliserat arbetsflöde för att se vilka fakturor som betalas och vilka som är utestående. Dessutom skickar upp till 40 % av företagen fortfarande checkar per post, vilket skapar mer manuellt arbete och långsammare betalningar för företag som skickar ut fakturor.
Ett optimerat faktureringsupplägg är nyckeln till att få ditt företag att växa, hantera kassaflödet och skapa positiva kundupplevelser. De bästa faktureringssystemen är 100 % digitala, vilket gör att du kan lagra alla relevanta uppgifter på ett ställe, automatisera repetitiva processer och återvinna mer intäkter.
I den här guiden får du lära dig hur onlinefakturering kan spara tid och resurser och hjälpa dig att få betalt snabbare. Vi tar upp hur fakturering fungerar, hur du hittar en onlinefaktureringslösning för ditt företag och hur Stripe kan hjälpa dig.
Vad är en faktura och hur fungerar fakturering?
En faktura är ett dokument som specificerar och registrerar en transaktion mellan ett företag och en kund. Det fungerar som en begäran om betalning, med uppgifter om hur mycket kunden är skyldig och villkoren för betalningen. En faktura fungerar också som ett skattedokument – företag är skyldiga att spara kopior av varje faktura för att bevisa hur mycket intäkter de tjänar och eventuella skatter de tar ut.
Enligt en rapport från analysföretaget MoffettNathanson involverar 85 % av B2B-transaktionerna fakturering – fakturor används ofta av B2B SaaS-företag och professionella tjänster som har höga genomsnittliga ordervärden eller kräver anpassade avtal med kunder. Professionella fakturor kan dock användas av alla typer av företag för att begära betalning från kunder.
Vilka uppgifter behöver finnas på en faktura?
I de flesta länder måste du inkludera vissa uppgifter när du skickar en faktura, till exempel fakturanummer, sålda varor och kostnader, villkor för betalning, skatteuppgifter och kontaktinformation.
Beroende på vilka länder du är verksam i kan du behöva följa olika fakturakrav. Du kan till exempel behöva följa sekventiell fakturanumrering eller ställa in fakturaprefix på antingen kund- eller kontonivå. Rådgör med en expert för vägledning om ditt specifika användningsfall.
När fakturan har skapats rör den sig genom ett antal olika tillstånd, från ”öppen” (när du väntar på betalning) till betald (när du tar emot betalning). En faktura kan också vara ”ej indrivningsbar” om det är osannolikt att den kommer att betalas och ”ogiltigförklarad” om du bestämmer dig för att avbryta transaktionen.
Arbetsflöde för fakturering
Vilka är fördelarna med onlinefakturering?
Friktionsfria betalningsupplevelser är viktiga för alla företag, särskilt om du tar emot stora transaktioner. Kunderna förväntar sig att betalningen behandlas snabbt och smidigt, så att de kan granska alla uppgifter på fakturan och välja hur och när de ska göra betalningen. Fakturering ger inte bara dina kunder denna flexibilitet, utan hjälper dig också att förenkla verksamheten och minska kostnaderna.
En bättre kundupplevelse: Traditionella pappersfakturor är enkla dokument som inte erbjuder kunderna ett sätt att betala sitt utestående saldo. Onlinefakturor integreras med onlinebetalningar, så att kunderna enkelt kan betala dig direkt eller vid ett senare datum. Företag kan välja betalningsvillkor (t.ex. omedelbart, inom sju dagar eller inom 30 dagar) och betalningsmetoder (t.ex. kreditkort eller banköverföring) för att erbjuda flexibilitet och hjälpa kunderna att bättre hantera sitt kassaflöde.
Möjligheten att hantera stora eller komplexa transaktioner: Om du erbjuder professionella tjänster eller grossistprodukter kan även en misslyckad betalning leda till betydande intäktsbortfall. Möjligheten att på ett säkert och framgångsrikt sätt ta emot stora betalningar – eller hantera en faktura med flera radposter – kan skydda ditt företag. Detta kan delvis lösas genom att ge dina kunder mer flexibilitet att initiera betalningen, till exempel genom att erbjuda ett 30-dagars betalningsfönster när det är mer sannolikt att medlen finns tillgängliga.
Rationaliserade godkännanden och interna processer: Många ekonomi- och juridiska avdelningar måste godkänna utgifter innan de betalas ut. Fakturor fungerar som ett pappersspår i den processen och skapar ett officiellt register över ett köp som olika avdelningar kan referera till. Fakturor hjälper också ditt redovisningsteam att hålla koll på hur mycket ditt företag tjänar och spenderar, samt att enkelt identifiera och hantera utestående betalningar.
Lägre transaktionskostnader: Även om kreditkort i allmänhet är den mest populära betalningsmetoden för mindre, omedelbara transaktioner, kan fakturor ofta betalas med banköverföringar eller andra debetbetalningsmetoder som medför lägre kostnader.
Vad du ska leta efter i ett onlinefaktureringssystem
Företag underskattar ofta hur komplex fakturering kan vara. Du kan till exempel välja att ta emot olika betalningsmetoder, till exempel banköverföringar, för att sänka dina kostnader för stora fakturor. Att ta emot dessa bankbetalningar kan vara tråkigt och leda till fel utan rätt verktyg. Om du börjar skicka fakturor globalt måste du hantera olika regler för fakturering i varje region där dina kunder befinner sig.
Genom att hitta rätt onlinefaktureringssystem eller -programvara kan du avlasta dessa manuella, repetitiva uppgifter och förenkla din verksamhet, vilket sparar tid och resurser. Alla dina fakturor och betalningar kan lagras digitalt på ett ställe, vilket skapar en enda sanningskälla för dina redovisnings-, ekonomi- och juridiska team. Dessa fördelar växer över tid när ditt företag expanderar och du hanterar en större kundbas.
Medan de flesta onlinefaktureringslösningar låter dig anpassa fakturor, ta emot kreditkortsbetalningar och visa grundläggande rapporter, erbjuder de bästa alternativen avancerade funktioner som hjälper dig att få betalt snabbare, skapa en bättre betalningsupplevelse för dina kunder och integrera till dina befintliga arbetsflöden.
Här är fyra saker du bör leta efter i ett onlinefaktureringssystem:
1. Användarvänlighet
Hitta en lösning som gör att du enkelt kan skapa nya fakturor och redigera befintliga. Du bör kunna anpassa fakturans utseende så att den matchar din profilering och lägga till din logotyp och företagets färger. Du bör också kunna uppdatera fakturanummer, produktinformation, betalningsvillkor, kunduppgifter och skattesatser samt radposter och ha möjlighet att lägga till rabatter, kuponger, juridiska sidfötter och anteckningar. Helst kan du spara alla dessa uppgifter så att du inte börjar om från början med varje faktura.
Det finns många olika sätt att dela varumärkta fakturor med kunder baserade på deras personliga preferenser och interna processer. Du kan till exempel skicka en fakturalänk till vissa kunder via SMS och en PDF-version via e-post. Med de bästa onlinefaktureringssystemen kan du automatisera processen, utlösa e-postmeddelanden till kunder när en faktura är klar och skicka påminnelser via e-post baserade på förfallodatum för betalningen.
2. Stöd för en mängd olika betalningsmetoder och avstämningsverktyg
Kunderna förväntar sig en relevant och välbekant betalningsupplevelse, och ju enklare du gör faktureringsprocessen, desto snabbare får du betalt. Få betalt snabbare genom att använda ett onlinefaktureringssystem som stöder en mängd olika betalningsmetoder, såsom kort, ACH credit, ACH debit, checkar och banköverföringar. Till exempel slutför kunderna betalningen tre gånger snabbare när de använder digitala plånböcker som Apple Pay eller Google Pay än när de manuellt måste ange kreditkortsuppgifter.
Vissa betalningsmetoder, som banköverföringar eller ACH, kan dock göra det svårare att matcha betalningar med fakturor (kallas även avstämning). När fakturor blir betalda varje månad kan det till exempel hända att du bara ser ett belopp i dollar på ditt bankkonto utan att veta vilken inkommande betalning som är kopplad till vilken faktura. Det bästa onlinefaktureringssystemet matchar automatiskt utgående fakturor med inkommande betalningar så att dina redovisnings- och ekonomiteam inte behöver matcha var och en manuellt.
3. Effektiviserade debiteringar
Ditt kassaflöde och företagets övergripande hälsa kan bli lidande om du inte hanterar utestående fakturor på rätt sätt. Istället för att manuellt spåra vilka kunder som har betalat sina fakturor eller inte och skicka engångspåminnelser via e-post, leta efter ett onlinefaktureringssystem som automatiskt skickar betalningspåminnelser när fakturor ska betalas eller har förfallit. Du vill också ha möjlighet att generera detaljerade rapporter och åldersanalyser av kundfordringar så att du kan övervaka utestående fakturor och prioritera dina indrivningsinsatser.
Förutom att hantera förfallna fakturor bör du även leta efter en lösning som hjälper dig att hantera misslyckade betalningar. Kunder kan till exempel ha för avsikt att betala en faktura, men deras betalningsförsök misslyckas på grund av utgångna kort, otillräckliga medel eller föråldrad kortinformation. Onlinefaktureringssystem kan uppdatera utgångna kort och automatiskt försöka genomföra misslyckade transaktioner på nytt enligt ett anpassat schema, till exempel var sjunde dag, för att öka chanserna för en genomförd betalning.
4. Rapporter och avstämning
De bästa onlinefaktureringslösningarna genererar automatiskt djupgående rapporter och dashboards som förenklar din faktureringsverksamhet. Du vill ha en snabb överblick över alla skickade fakturor och deras status, samt möjlighet att filtrera efter utestående, förfallna och betalda fakturor. Din faktureringslösning ska automatiskt kunna annullera, duplicera, återbetala eller markera fakturor som betalda, och ge dig möjlighet att manuellt ändra varje status om du vill. Det ska också låta dig markera fakturor som betalda om transaktion sker utanför ditt faktureringssystem, till exempel om din kund vill skicka en check via post eller betala med kontanter.
Dessutom behöver din faktureringslösning integrera med dina befintliga arbetsflöden, som andra bokföringssystem och ERP-lösningar som Xero, QuickBooks och mer. Du bör också leta efter en lösning som gör att du kan importera faktureringsdata direkt till dina egna system.
Hur Stripe kan hjälpa till med fakturahantering
Stripe Invoicing är en global faktureringsplattform som konstruerats för att spara dig tid och se till att du får betalt snabbare. Skapa och skicka värdbaserade Stripe-fakturor på några minuter från Dashboard. Du kan även använda vår Invoicing API och avancerade funktioner för att automatisera debitering och avstämning.
Fakturering är integrerat i Stripes betalningsstack så att kunderna automatiskt kan samla in fakturabetalningar med smarta återförsök, e-postpåminnelser och automatiska kortuppdaterare, avstämma ACH eller banköverföringar och fakturera globalt från dag ett.
Enkelt att komma igång: Skapa, anpassa och skicka en Stripe-faktura på några minuter från Dashboard utan att ange någon kod. Du kan också skriva ”invoice.new” i webbläsarens URL-fält och hoppa direkt till fakturaredigeraren.
Får betalt snabbare: Stripes onlinefakturor ger en optimerad upplevelse på mobiler, surfplattor och datorer, och de stöder mer än 25 språk och 135 valutor. Den värdbaserade fakturasidan visar dynamiskt betalningsmetoder baserat på kundens plats, vilket hjälper dig att få betalt snabbare. Faktum är att de flesta Stripe-fakturor betalas inom tre dagar.
Kan ställas in för alla användningsfall: Ta ut engångsbetalningar eller återkommande betalningar via kort, ACH och andra populära betalningsmetoder. Lägg till radposter, rabatter och skattesatser direkt i dina fakturor.
Skalar upp med dig: Stripes API:er kan hjälpa till att automatisera dina faktureringsarbetsflöden. Använd automatiska e-postpåminnelser och åldersanalysrapporter för att få in obetalda fakturor, och utnyttja Smart Retries för att försöka genomföra misslyckade betalningar på nytt vid optimerade tidpunkter.
Mer information om Stripe Invoicing finns i vår dokumentation. Om du vill börja skicka fakturor och ta emot betalningar direkt kan du registrera ett konto.
Du kan också utforska våra andra guider för att lära dig mer om att ta emot onlinebetalningar: