La facturación es una actividad fundamental para toda empresa. Además de garantizar que las empresas reciban su dinero, las facturas también realizan la función de registrar de forma oficial una transacción y, a menudo, sirven como referencia a la hora de presentar declaraciones de impuestos o elaborar informes financieros.
Aun así, muchísimas empresas siguen usando procesos de facturación que ya han quedado obsoletos: sistemas manuales que acaban ralentizando los pagos y, en ocasiones, causando la pérdida de ingresos. Hay gran cantidad de empresas que pierde incontables horas persiguiendo a sus clientes para que les faciliten sus datos de facturación y la mayoría de ellas no tiene un flujo de trabajo centralizado que les permita comprobar qué facturas ya se han pagado y cuáles todavía están pendientes. Además, hasta el 40 % de las empresas sigue enviando cheques por correo postal, lo que hace que la carga de trabajo manual sea aún mayor y, de nuevo, ralentiza tremendamente los pagos.
Disponer de un sistema de facturación optimizado es fundamental para el crecimiento del negocio, permite gestionar los flujos de caja de forma mucho más efectiva y crear una mejor experiencia de usuario. Los mejores sistemas de facturación son totalmente digitales: con ellos, toda la información importante queda guardada en un solo lugar y permite automatizar los procesos repetitivos y recuperar más ingresos.
En esta guía descubrirás cómo recibir los pagos con más rapidez y, a la vez, ahorrar tiempo y recursos gracias a la facturación online. Hablaremos sobre cómo funciona la facturación, cómo encontrar la solución de facturación en línea que mejor se adapte a tu empresa y cómo Stripe puede ayudarte.
¿Qué es una factura y cómo funciona la facturación?
Una factura es un documento en el que se detalla y registra una transacción hecha entre una empresa y un cliente. Además, sirve como una solicitud de pago, porque detalla cuánto debe el cliente y cuáles son las condiciones del pago. Asimismo, una factura también tiene su función en el ámbito fiscal: las empresas están obligadas a guardar una copia de todas las facturas para demostrar cuántos ingresos han obtenido y cuántos impuestos han cobrado.
Las empresas de servicios profesionales y las empresas de SaaS B2B con un importe medio elevado o que usan contratos personalizados con sus clientes suelen emitir facturas para casi todas sus transacciones. De hecho, según un informe hecho por la empresa de investigación MoffettNathanson, el 85 % de las transacciones B2B requiere algún tipo de trabajo de facturación. Aunque esto no solo es importante para estos negocios: cualquier empresa puede utilizar facturas profesionales para solicitar pagos a sus clientes.
¿Qué información debe aparecer en una factura?
En la mayoría de los países es obligatorio incluir determinada información al enviar una factura, como el número de factura, un desglose de los artículos vendidos y sus precios, las condiciones de pago, los datos fiscales y la información de contacto.
Dependiendo de los países en los que operes, podrías tener que cumplir con múltiples requisitos de facturación. Por ejemplo, es posible que tengas que emitir facturas con una numeración correlativa o que debas añadir prefijos a esa numeración en función de cada cliente. Consúltalo con un profesional para que te asesore sobre tu caso específico.
Una vez creada la factura, esta va pasando por diferentes estados: desde «pendiente» (cuando estás esperando el pago) hasta «pagada» (cuando recibes el pago). Asimismo, una factura puede ser «incobrable» si es realmente improbable que se abone, o «anulada» si decides cancelar la transacción.
Flujo de trabajo de facturación
¿Qué ventajas aporta la facturación en línea?
Ofrecer una experiencia de pago sin complicaciones es importante para cualquier empresa, pero resulta crucial cuando se trata de transacciones de alto importe. El cliente espera que el proceso de pago resulte cómodo y rápido: querrá poder revisar todos los detalles de la factura y elegir cómo y cuándo realizar el pago. Pero la facturación no solo proporciona flexibilidad a tus clientes, sino que también te ayuda a simplificar las operaciones y reducir los costes.
Una mejor experiencia del cliente: las facturas tradicionales son documentos simples que no ofrecen a los clientes ninguna forma de pagar el importe pendiente. Las facturas en línea se integran con sistemas de pagos por Internet, lo que permite que los clientes puedan pagar fácilmente, tanto si quieren hacerlo en ese momento como si prefieren programar el pago para una fecha posterior. Las empresas pueden elegir las condiciones (por ejemplo, pedir que el pago se haga al momento o fijar un plazo de 7 o 30 días) y los métodos de pago (como tarjeta de crédito o transferencia bancaria, entre otros) para ofrecerles una mayor flexibilidad a sus clientes.
Capacidad de gestionar transacciones complejas o de importe elevado: si ofreces servicios profesionales o te dedicas a la venta mayorista, un único fallo en los pagos podría suponer una pérdida de ingresos importante. Poder aceptar pagos de importes elevados de una forma satisfactoria y segura o gestionar facturas que incluyan varios conceptos, protege a tu negocio. En parte, esto puede solucionarse proporcionándoles a tus clientes una mayor flexibilidad (por ejemplo, si fijas un plazo de 30 días para hacer el pago, es más probable que tu cliente tenga fondos disponibles).
Aprobaciones y procesos internos simplificados: muchos departamentos legales y financieros necesitan aprobar los gastos antes de pagarlos. Las facturas sirven como un rastro documental a lo largo de todo este proceso y crean un registro oficial de cada compra que puede ser consultado desde varios departamentos. Las facturas también ayudan a tu equipo de contabilidad a llevar un seguimiento de cuánto está ganando y gastando tu empresa, y a identificar y gestionar los pagos pendientes con facilidad.
Menos costes por transacciones: aunque las tarjetas de crédito suelen ser el método de pago más común en transacciones inmediatas y de bajo importe, las facturas se suelen pagar por transferencia bancaria u otros métodos de adeudo con menores gastos asociados.
Qué debes tener en cuenta al elegir un sistema de facturación en línea
Las empresas subestiman, de forma sorprendentemente frecuente, la complejidad asociada a las tareas de facturación. Por ejemplo, podrías decidir que quieres aceptar varios métodos de pago, como las transferencias bancarias, para reducir los costes asociados al cobro de facturas de importes elevados. Pero recibir este tipo de pagos sin la ayuda de las herramientas adecuadas puede ser una tarea tediosa que tiende a generar errores. Si empiezas a enviar facturas a nivel internacional, tendrás que cumplir con diferentes normativas que regulan la facturación en cada uno de los lugares en los que se encuentren tus clientes.
Encontrar el sistema o software de facturación en línea adecuado puede liberarte de estas tareas manuales tan repetitivas y simplificar tus operaciones, lo que te ahorrará tiempo y recursos. Todas tus facturas y pagos pueden almacenarse de forma digital en un solo lugar. De esta forma, tendrás una única fuente de información para tus equipos de contabilidad, finanzas y asuntos legales. Los beneficios asociados a todas estas ventajas se vuelven mucho más relevantes a medida que tu negocio crece y llega a nuevos clientes.
Aunque la mayoría de las soluciones de facturación en línea te permiten personalizar las facturas, aceptar pagos con tarjeta de crédito y obtener informes básicos, las mejores opciones ofrecen también otras funciones avanzadas que te ayudan a recibir antes los pagos, crear una mejor experiencia de pago para tus clientes e integrar todo su sistema en tu flujo de trabajo actual.
Estas son cuatro características imprescindibles para todo buen sistema de facturación en línea:
1. Facilidad de uso
Busca una solución que te permita crear fácilmente nuevas facturas y editar tus facturas existentes. También debe permitirte personalizar el aspecto de tu factura, con tu logotipo y los colores de tu marca. Debes poder actualizar el número de la factura, la información de los productos, las condiciones de pago, los datos del cliente y los tipos impositivos, y ofrecerte la posibilidad de añadir descuentos, vales, un aviso legal a pie de página y otras anotaciones. Además, debería permitirte guardar toda esta información para que no tengas que empezar desde cero con cada factura.
Es muy cómodo disponer de varias formas de compartir facturas con el logotipo de tu marca con tus clientes en función de sus preferencias personales y de sus procesos internos. Por ejemplo, es posible que quieras enviar a algunos clientes un mensaje de texto con un enlace a la factura y, a otros, una versión en PDF por correo electrónico. Los mejores sistemas de facturación en línea te permiten automatizar este proceso al enviar, de forma inmediata, un correo electrónico a tus clientes cuando su factura está lista y una serie de recordatorios a medida que se acerque la fecha de vencimiento.
2. Compatible con varios métodos de pago y herramientas de conciliación
Los clientes quieren que la experiencia de pago sea intuitiva y les resulte familiar: cuanto más sencillo sea todo tu proceso de facturación, antes recibirás los pagos. Recibe antes los pagos al usar un sistema de facturación en línea que admita distintos métodos de pago, como tarjetas de débito y crédito, cheques, monederos digitales y transferencias bancarias. Por ejemplo, los usuarios completan los pagos tres veces más rápido cuando utilizan monederos digitales, como Apple Pay o Google Pay, que cuando introducen manualmente los datos de la tarjeta de crédito.
No obstante, algunos métodos de pago, como las transferencias bancarias, pueden hacer que relacionar los pagos con las facturas (a lo que solemos llamar «conciliación») resulte un tanto más difícil. Por ejemplo, los pagos de facturas mensuales a menudo acaban convirtiéndose en una línea más en el extracto de tu cuenta y te tomaría cierto tiempo encontrar a qué factura corresponde cada pago. El mejor sistema de facturación en línea relacionará automáticamente cada factura saliente con el pago entrante correspondiente para que tus equipos de contabilidad y finanzas no tengan que hacerlo manualmente una por una.
3. Cobros optimizados
La salud financiera de tu empresa y tu flujo de caja pueden verse afectados si no gestionas de forma adecuada las facturas pendientes. En lugar de hacer un seguimiento manual para ver qué clientes han pagado sus facturas y enviarles recordatorios puntuales por correo electrónico a quienes no las hayan abonado, busca un sistema de facturación en línea que envíe esos recordatorios de forma automática cuando las facturas estén a punto de vencer o ya estén vencidas. También querrás poder generar informes detallados e informes de vencimiento de cuentas por cobrar para poder supervisar las facturas pendientes y priorizar las medidas que tomas para cobrarlas.
Además de gestionar estas facturas vencidas, también es importante que tu sistema pueda ayudarte con los pagos que hayan sufrido algún error. Por ejemplo, tu cliente podría haber intentado pagar una factura y haber visto que el pago se ha rechazado: quizá la tarjeta estaba caducada, algunos datos no estaban actualizados o, en ese momento, no disponía de fondos suficientes. Los sistemas de facturación en línea pueden actualizar tarjetas caducadas y reintentar de forma automática estos intentos fallidos con una periodicidad ajustable (por ejemplo, cada siete días) para aumentar las posibilidades de que el pago se realice correctamente.
4. Informes y conciliación
Las mejores soluciones de facturación en línea generan automáticamente informes detallados y resúmenes de tus movimientos que te ayudan a simplificar tu trabajo de facturación. Es muy útil poder ver el estado de todas tus facturas enviadas de un solo vistazo y poder filtrarlas en función de si ya están pagadas, siguen pendientes de pago o han superado la fecha de vencimiento. Tu solución de facturación debería marcar las facturas pagadas de forma automática y permitirte anular, duplicar y reembolsar facturas o cambiar su estado de forma manual. Por ejemplo, debería poder marcar una factura como pagada si la transacción ha tenido lugar fuera de tu sistema de facturación: con un pago en efectivo o un cheque enviado por correo postal.
Además, necesitas que tu solución de facturación se integre con tus flujos de trabajo actuales, tus sistemas ERP o tu software de contabilidad (como Xero, QuickBooks y muchos más). O, aún mejor, busca una solución que te permita importar directamente todos los datos de facturación en tus propios sistemas.
Cómo puede ayudarte Stripe a gestionar las facturas
Stripe Invoicing es una plataforma de facturación a nivel internacional pensada para que ahorres tiempo y recibas antes los pagos. Desde el Dashboard, puedes crear y enviar una factura alojada en Stripe en cuestión de minutos o usar la API de Invoicing y sus funciones avanzadas para automatizar los cobros y la conciliación.
La plataforma de Invoicing está integrada en la pila de pagos de Stripe, lo que permite que los usuarios puedan cobrar automáticamente las facturas con Smart Retries, recordatorios automáticos por correo electrónico, actualizaciones automáticas de tarjetas, conciliación de transferencias y enviar facturas a clientes de todo el mundo desde el primer día.
Empezar es fácil: Crea, personaliza y envía facturas alojadas en Stripe en cuestión de minutos directamente desde el Dashboard, sin necesidad de programación. Si escribes «invoice.new» en la barra del navegador, accederás directamente al editor de facturas.
Recibe antes los pagos: Las facturas en línea de Stripe proporcionan una experiencia optimizada, ya sea desde el ordenador, la tableta o el móvil, se adaptan a más de 25 idiomas y aceptan más de 135 divisas. En la página de facturas alojadas se mostrarán de forma dinámica los métodos de pago pertinentes en función de la ubicación del cliente, lo que te ayudará a recibir antes los pagos. De hecho, la mayoría de las facturas de Stripe se paga en un plazo de tres días.
Se adapta a cualquier caso de uso: Cobra los pagos únicos o recurrentes mediante tarjeta, transferencia u otros métodos de pago. Añade partidas individuales, descuentos y tipos impositivos directamente a tus facturas.
Crece contigo: Las API de Stripe pueden ayudarte a automatizar tus flujos de trabajo de facturación. Usa los recordatorios automáticos por correo electrónico y los informes para cobrar facturas pendientes, y aprovecha Smart Retries para recuperar pagos fallidos en el momento adecuado.
Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, lee nuestra documentación. Si ya estás a punto para empezar a enviar facturas y a aceptar pagos, crea una cuenta.
También puedes consultar nuestras otras guías si quieres aprender más sobre los pagos por Internet: