La facturation est une activité essentielle pour de nombreuses entreprises. Les factures leur permettent non seulement d’être payées, mais aussi de conserver une trace officielle de chaque transaction. Dans certains cas, les factures sont aussi utilisées ultérieurement à des fins comptables et fiscales.
Cependant, de nombreuses entreprises misent encore sur des processus de facturation manuels et obsolètes qui ralentissent les paiements et peuvent causer des pertes de revenus. Beaucoup perdent ainsi du temps à récupérer les informations de facturation auprès de leurs clients, et la plupart ne disposent pas d’un processus centralisé leur permettant de faire facilement le tri entre factures payées et impayées. Par ailleurs, jusqu'à 40 % des entreprises continuent d’envoyer des chèques en papier, ce qui accroît les opérations manuelles et ralentit les paiements pour les émetteurs des factures.
Ainsi, la mise en place d’un système de facturation adapté est indispensable à la croissance de votre entreprise, à la gestion de vos flux de trésorerie et à la création d’une expérience client positive. Les meilleurs systèmes de facturation, 100 % numériques, vous permettent de sauvegarder l’ensemble des informations nécessaires au même endroit, d’automatiser les processus redondants et d’augmenter vos revenus.
Dans ce guide, vous découvrirez comment gagner du temps, économiser des ressources et accélérer vos paiements grâce à la facturation en ligne. Vous y trouverez un aperçu du processus de facturation, des conseils sur la sélection d'une solution en ligne adaptée aux besoins de votre entreprise et des informations sur la manière dont Stripe peut vous aider.
Fonctionnement de la facturation
Une facture est un document qui détaille et enregistre une transaction entre une entreprise et son client. Elle constitue une demande de paiement indiquant la somme due par le client et les modalités de son règlement. La facture fait également office de document fiscal. Les entreprises sont tenues de conserver des copies de chaque facture pour justifier les revenus qu’elles perçoivent et les taxes qu’elles collectent.
Les factures sont souvent utilisées par les entreprises SaaS B2B et les prestataires de services professionnels dont le montant moyen par commande est élevé ou qui requièrent des contrats personnalisés avec leur clientèle. En effet, selon un rapport publié par le cabinet d’étude MoffettNathanson, 85 % des transactions B2B incluent des flux de facturation. Cependant, des entreprises de toutes sortes peuvent utiliser des factures pour se faire payer.
Généralement, les factures comportent un certain nombre d’éléments obligatoires, comme le numéro de facture, les articles vendus et leurs coûts, les modalités de paiement, les informations fiscales et les coordonnées.
Ces obligations peuvent varier en fonction du pays où vous exercez vos activités. Par exemple, il vous faudra peut-être suivre une numérotation séquentielle, ou ajouter un préfixe à vos factures pour chaque client ou compte. Consultez un expert pour en savoir plus sur le cas d'usage qui vous concerne.
Une fois la facture créée, elle passe par plusieurs états, allant de « ouverte » (lorsque le paiement est en attente) à « payée » (une fois le paiement reçu). Une facture peut également être « non recouvrable » lorsque son paiement est improbable, et « annulée » si vous décidez d’annuler la transaction.
Flux de facturation
Les avantages de la facturation en ligne
La fluidité des expériences de paiement est importante pour toute entreprise, en particulier si le montant des transactions est élevé. Les clients s'attendent à un processus de paiement rapide et pratique, qui leur donne accès à tous les détails de leur facture et leur permet de choisir le moyen et la date du paiement. Outre la flexibilité qu’elle offre à votre clientèle, la facturation en ligne vous aide aussi à simplifier vos opérations et à faire des économies.
Une meilleure expérience client : Les factures classiques sont de simples documents qui ne permettent pas aux clients de régler le montant dû. Les factures en ligne, en revanche, offrent la possibilité de procéder au paiement immédiatement ou à une date ultérieure, et ce en toute simplicité. Elles permettent aux entreprises de sélectionner le délai (immédiatement, sous 7 jours ou sous 30 jours) et le moyen de paiement (carte bancaire ou virement) dans le but d’offrir de la flexibilité aux clients et de les aider à mieux gérer leurs flux de trésorerie.
La gestion de transactions importantes ou complexes : Si votre entreprise propose des services professionnels ou des produits en gros, un simple échec de paiement peut engendrer de lourdes pertes de revenus. Vous pourriez mieux protéger votre entreprise en acceptant des paiements importants de manière sécurisée ou en traitant des factures à plusieurs postes. Vous pouvez (en partie) résoudre ce problème en offrant une plus grande souplesse à vos clients, comme par le biais d’un délai de paiement de 30 jours, qui leur laisse le temps d’obtenir les fonds nécessaires.
Une simplification des approbations et des processus internes : Les dépenses doivent être soumises à l’approbation de nombreux services financiers et juridiques avant d’être engagées. Les factures offrent une piste d’audit physique tout au long de ce processus, et servent de documents officiels d’achat auxquels différents services peuvent se référer. Par ailleurs, elles aident votre équipe comptable à garder une trace des revenus et des dépenses de l’entreprise, et à repérer et gérer les impayés en toute facilité.
Une réduction des frais de transaction : Si les cartes bancaires sont généralement le moyen de paiement le plus répandu pour les transactions immédiates à faible montant, il est souvent possible de régler une facture à l’aide d’autres moyens de paiement qui engendrent moins de frais, comme les virements bancaires.
Comment choisir son système de facturation en ligne
Les entreprises sous-estiment souvent la complexité de la facturation. Il se peut que vous décidiez d’accepter différents moyens de paiement, comme des virements bancaires, pour réduire vos coûts sur les factures importantes. Faute d’outils adaptés, l’encaissement de ces paiements bancaires peut pourtant s’avérer fastidieux et risqué. Pour envoyer des factures à l’international, vous devrez vous adapter aux réglementations applicables dans chacune des régions où vos clients sont établis.
Le bon système de facturation en ligne peut vous épargner ces tâches manuelles et répétitives, simplifier vos opérations et vous faire gagner du temps. Il permet de centraliser les factures et les paiements en ligne et de créer ainsi une seule source de référence pour vos équipes comptables, financières et juridiques. Ces avantages gagnent en importance à mesure que votre entreprise se développe et que votre clientèle s’élargit.
Même si la plupart des solutions de facturation en ligne permettent de personnaliser les factures, d’accepter des paiements par carte bancaire et de produire des rapports standards, les meilleures d’entre elles sont dotées de fonctionnalités avancées qui vous aideront à accélérer les paiements et à améliorer les expériences de paiement de vos clients, tout en s’intégrant à vos flux actuels.
Voici quatre critères à prendre en compte au moment de faire votre choix :
1. Simplicité d’utilisation
Trouvez une solution qui facilite la création et la modification des factures. Elle doit vous permettre de personnaliser vos factures aux couleurs de votre entreprise pour mieux les intégrer à votre charte graphique. Parmi les autres fonctions à ne pas négliger, notons la modification du numéro de facture, des informations sur les produits, des modalités de paiement, des informations sur le client, des taux de taxe et des postes, mais aussi l’ajout de remises, de bons de réduction, de mentions légales et de notes. Dans l’idéal, le système doit vous permettre d’enregistrer toutes ces informations pour accélérer le processus sur le long terme.
Il est utile de pouvoir transmettre les factures de plusieurs manières à vos clients, selon leurs préférences et leurs processus internes. Vous pouvez, par exemple, envoyer un SMS contenant un lien vers la facture à certains clients, et un e-mail contenant la facture au format PDF à d’autres. Les meilleurs systèmes de facturation en ligne vous permettent d’automatiser ce processus, en envoyant instantanément des e-mails aux clients dès qu’une facture est prête et en programmant des e-mails de rappel en fonction des échéances.
2. Prise en charge de divers moyens de paiement et outils de rapprochement
Les clients s’attendent à une expérience de paiement efficace et familière. Des processus de facturation simples se traduisent généralement par des paiements plus rapides. Pour accélérer vos paiements, optez pour un système de facturation en ligne qui prend en charge plusieurs moyens de paiement, dont les cartes bancaires, les virements bancaires ACH, les prélèvements ACH, les chèques et les virements bancaires. Notez que les clients règlent leurs factures trois fois plus vite avec les portefeuilles électroniques comme Apple Pay ou Google Pay car ces derniers nécessitent moins d’effort que les paiements par carte bancaire (avec saisie manuelle des informations).
D’autre part, certains moyens de paiement, comme les virements bancaires ou ACH, ont tendance à compliquer les rapprochements. Ainsi, si vos factures sont payées mensuellement, il se peut que votre relevé de compte bancaire ne mentionne qu’un montant en euros, sans aucune référence à la facture correspondante. Un système de facturation en ligne optimisé procédera automatiquement au rapprochement entre les factures impayées et les paiements entrants, ce qui évitera à vos équipes comptables et financières des opérations manuelles fastidieuses.
3. Rationalisation des encaissements
Si vos factures impayées sont mal gérées, votre flux de trésorerie et la santé globale de votre entreprise risquent d’en pâtir. Au lieu de faire manuellement le tri entre les clients qui ont réglé leurs factures et les retardataires, et d’envoyer des rappels ponctuels, optez pour un système de facturation en ligne qui envoie des rappels automatiques dès qu’une facture est échue ou en retard. Autre fonctionnalité intéressante, la génération de rapports détaillés (y compris sur l’ancienneté des créances) qui permettent de garder un œil sur vos factures impayées et de fixer des priorités en matière de recouvrement.
Outre la gestion des paiements en retard, recherchez une solution qui vous aidera à gérer les échecs de paiement. Parfois, il arrive que des clients souhaitent régler une facture mais que leur paiement échoue à cause d’une carte bancaire expirée, de fonds insuffisants ou d’informations de carte bancaire obsolètes. Les systèmes de facturation en ligne peuvent mettre à jour les cartes expirées et retenter automatiquement des transactions ayant échoué à une fréquence personnalisée (tous les sept jours, par exemple) pour augmenter les chances de réussite.
4. Rapports et rapprochement
Les meilleures solutions de facturation en ligne génèrent automatiquement des rapports et des tableaux de bord détaillés qui vous aident à simplifier vos opérations de facturation. Il est important de pouvoir consulter en un coup d'œil toutes les factures envoyées et leur statut, mais aussi de pouvoir faire le tri entre les factures impayées, payées et en retard. Une solution de facturation efficace est capable d’annuler, de dupliquer, de rembourser et de marquer des factures comme « payées » automatiquement, et vous permet de modifier manuellement l’état de chaque facture, si nécessaire. Elle doit également vous permettre de marquer des factures comme « payées » si la transaction est exécutée en dehors de votre système de facturation (par exemple si votre client souhaite régler par chèque ou en espèces).
Par ailleurs, il est nécessaire que votre solution de facturation puisse s’intégrer à vos flux actuels, par exemple à d’autres systèmes comptables et à des solutions ERP comme Xero, QuickBooks, etc. La solution optimale vous permettra même d’importer des données de facturation directement dans vos propres systèmes.
Comment Stripe peut vous aider
Stripe Invoicing est une plateforme de facturation internationale conçue pour accélérer vos paiements et vous faire gagner du temps. Créez et envoyez une facture hébergée par Stripe en quelques minutes depuis votre Dashboard, ou utilisez l'API Invoicing et des fonctionnalités avancées pour automatiser l’encaissement et le rapprochement des paiements.
Invoicing étant intégrée à la suite d’outils de paiement Stripe, ses utilisateurs peuvent automatiquement percevoir les paiements de factures à l’aide de la fonction de relance intelligente Smart Retries, d’e-mails de rappel et de mises à jour automatiques de cartes bancaires, mais aussi procéder au rapprochement avec les virements bancaires ou ACH et émettre des factures dans le monde entier, sans délai.
Prise en main facile : créez, personnalisez et envoyez une facture hébergée par Stripe en quelques minutes, le tout depuis votre Dashboard et sans code. Vous pouvez également saisir « invoice.new » dans la barre d’adresse du navigateur de votre choix pour accéder directement à l’éditeur de facture.
Accélère vos paiements : les factures en ligne de Stripe offrent une expérience optimisée sur mobile, tablette et ordinateur de bureau, et prennent en charge plus de 25 langues et 135 devises. La page de facturation hébergée affiche de manière dynamique les moyens de paiement disponibles en fonction de la localisation de votre client, pour un paiement plus rapide. En effet, la plupart des factures Stripe sont payées sous trois jours.
Configurable pour tout cas d’usage : encaissez des paiements ponctuels ou récurrents effectués par carte bancaire, par virement ACH et par d’autres moyens de paiement. Ajoutez directement des postes, des remises et des taux de taxe à vos factures.
Accompagne votre développement : les API de Stripe peuvent vous aider à automatiser vos flux de facturation. Utilisez les e-mails de rappel automatiques et les rapports d’ancienneté pour encaisser des factures impayées, et tirez parti de la fonction de relance intelligente Smart Retries pour retenter aux moments opportuns les paiements qui ont échoué.
Pour en savoir plus sur Stripe Invoicing, consultez notre documentation. Si vous souhaitez commencer à envoyer des factures et accepter des paiements sans tarder, inscrivez-vous pour créer un compte.
Vous pouvez également consulter nos autres guides pour en savoir plus sur l’encaissement des paiements en ligne :