La facturation est une activité essentielle pour de nombreuses entreprises. Non seulement une facture garantit que les entreprises encaissent leurs paiements, mais elle constitue également comme un document officiel prouvant qu’une transaction a été effectuée et, dans certains cas, doit être consultée ultérieurement à des fins comptables ou fiscales.
Cependant, de nombreuses entreprises continuent d’avoir recours à des processus de facturation manuels obsolètes qui ralentissent les paiements et peuvent entraîner des pertes de revenus. Bon nombre d’entreprises perdent des heures à relancer leurs clients pour obtenir des informations de facturation, et la plupart ne disposent pas d’un processus centralisé permettant de savoir quelles factures sont payées et lesquelles sont encore en attente de paiement. De plus, jusqu’à 40 % des entreprises envoient encore des chèques papier par la poste, ce qui crée plus de travail manuel et ralentit les paiements pour les propriétaires d’entreprises qui émettent des factures.
Une configuration optimisée de la facturation est essentielle pour développer votre entreprise, gérer les flux de trésorerie et offrir une expérience client positive. Les meilleurs systèmes de facturation sont 100 % numériques : ils vous permettent de stocker toutes les informations pertinentes en un seul endroit, d’automatiser les processus répétitifs et d’encaisser davantage de revenus.
Dans ce guide, vous découvrirez comment la facturation en ligne peut vous faire économiser du temps et des ressources et vous aider à encaisser vos paiements plus rapidement. Nous aborderons le fonctionnement de la facturation, comment trouver une solution de facturation en ligne pour votre entreprise et comment Stripe peut vous aider.
Qu’est-ce qu’une facture et comment fonctionne la facturation?
Une facture est un document qui détaille et consigne une transaction entre une entreprise et un client. Elle constitue une demande de paiement et précise le montant dû par le client ainsi que les conditions de paiement. Une facture fait également office de document fiscal : les entreprises sont tenues de conserver des copies de chaque facture pour justifier leurs revenus et les taxes qu’elles collectent.
Selon un rapport du cabinet d’études MoffettNathanson, 85 % des transactions interentreprises impliquent des flux de travail de facturation. Les factures sont fréquemment utilisées par les entreprises proposant des logiciels-services interentreprises et les entreprises de services aux entreprises qui traitent des commandes d’une valeur moyenne élevée ou qui doivent conclure des contrats personnalisés avec leurs clients. Cependant, les factures professionnelles peuvent être utilisées par tout type d’entreprise pour demander le paiement à ses clients.
Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une facture?
Dans la plupart des pays, vous devez inclure certaines informations lors de l’envoi d’une facture, comme le numéro de la facture, les articles vendus et les coûts, les conditions de paiement, les informations fiscales et vos coordonnées.
Ces obligations peuvent varier en fonction du pays où vous exercez vos activités. Par exemple, il vous faudra peut-être suivre une numérotation séquentielle, ou ajouter un préfixe à vos factures pour chaque client ou compte. Consultez un expert pour en savoir plus sur le cas d'usage qui vous concerne.
Une fois la facture créée, elle passe par plusieurs états, allant de « ouverte » (lorsque le paiement est en attente) à « payée » (une fois le paiement reçu). Une facture peut également être « non recouvrable » lorsque son paiement est improbable, et « annulée » si vous décidez d’annuler la transaction.
Flux de facturation
Quels sont les avantages de la facturation en ligne?
Les expériences de paiement fluides sont importantes pour toute entreprise, en particulier pour celles qui acceptent des transactions d’un montant élevé. Les clients s’attendent à un processus de paiement rapide et pratique, qui leur permet de vérifier tous les détails de leur facture et de choisir comment et quand effectuer leur paiement. Non seulement la facturation offre cette flexibilité à vos clients, mais il vous aide également à simplifier vos opérations et à réduire les coûts.
Une meilleure expérience client : les factures papier traditionnelles sont des documents simples qui n’offrent pas aux clients un moyen de payer leur solde impayé. Les factures en ligne s’intègrent aux paiements en ligne, ce qui permet aux clients de vous payer facilement tout de suite ou à une date ultérieure. Les entreprises peuvent choisir les conditions de paiement (par exemple, immédiatement, dans un délai de sept jours ou dans les 30 jours) et les modes de paiement (par exemple, carte de crédit ou virement bancaire) afin d’offrir de la flexibilité et aider les clients à mieux gérer leur argent comptant.
La capacité à gérer des transactions importantes ou complexes : si vous proposez des services aux entreprises ou des produits en gros, un seul échec de paiement peut entraîner d’importantes pertes de revenus. La capacité à accepter des paiements importants en toute sécurité et sans difficulté, ou à traiter une facture comportant plusieurs postes de facture, peut protéger votre entreprise. Ce problème peut être résolu, en partie, en offrant à vos clients plus de flexibilité pour effectuer le paiement, comme leur accorder un délai de paiement de 30 jours, période durant laquelle ils sont plus susceptibles de disposer des fonds requis.
Procédures d’approbation et processus internes simplifiés : de nombreux services financiers et juridiques doivent approuver les dépenses avant qu’elles ne soient payées. Les factures constituent une trace écrite tout au long de ce processus, fournissant ainsi un document officiel attestant d’un achat que les différents services peuvent consulter. Les factures aident également votre équipe comptable à suivre les revenus et les dépenses de votre entreprise et à identifier et à gérer facilement les paiements en souffrance.
Coûts de transaction réduits : Bien que les cartes de crédit soient généralement le mode de paiement le plus courant pour les transactions petites et immédiates, les factures peuvent souvent être réglées par virement bancaire ou par d’autres modes de paiement par prélèvement, qui entraînent des frais moins élevés.
Ce qu’il faut rechercher dans un système de facturation en ligne
Les entreprises sous-estiment souvent la complexité de la facturation. Par exemple, vous pouvez décider d’accepter différents modes de paiement, comme les virements bancaires, afin de réduire vos coûts sur les factures importantes. Si vous ne disposez pas des outils adéquats, l’encaissement de ces paiements bancaires peut s’avérer fastidieux sujet aux erreurs. Si vous commencez à envoyer des factures à l’international, vous devrez vous conformer aux différentes réglementations qui régissent la facturation dans chaque région où se trouvent vos clients.
Trouver le logiciel ou le système de facturation en ligne adéquat peut vous décharger de ces tâches manuelles et répétitives et simplifier vos opérations, ce qui vous permettra d’économiser du temps et des ressources. Toutes vos factures et tous vos paiements peuvent être sauvegardés de façon numérique en un seul endroit, créant ainsi une source unique de données fiables pour vos équipes comptables, financières et juridiques. Ces avantages augmentent au fil du temps, à mesure que votre entreprise se développe et que vous gérez une clientèle plus large.
Alors que la plupart des solutions de facturation en ligne vous permettent de personnaliser vos factures, d’accepter les paiements par carte crédit et de générer des rapports de base, les meilleures options offrent des fonctionnalités avancées qui vous aident à recevoir vos paiements plus rapidement, à offrir une meilleure expérience de paiement à vos clients et à intégrer la facturation à vos flux de travail existants.
Voici quatre critères que vous devriez rechercher dans un système de facturation en ligne :
1. Facilité d’utilisation
Trouvez une solution qui vous permet de créer facilement de nouvelles factures et de modifier les factures existantes. Vous devez être en mesure de personnaliser l’apparence de votre facture pour qu’elle corresponde à votre identité de marque, en ajoutant votre logo et les couleurs de votre entreprise. Vous devez également être en mesure de mettre à jour le numéro de facture, les détails du produit, les conditions de paiement, les renseignements du client, les taux d’imposition et les postes de facture, et avoir la possibilité d’ajouter des remises, des bons de réduction, des mentions légales et des remarques. Idéalement, vous pouvez enregistrer toutes ces informations pour ne pas partir de zéro pour chaque facture.
Vous souhaitez disposer de plusieurs moyens de partager avec vos clients des factures portant le logo de votre marque, sur la base de leurs préférences personnelles et de vos processus internes. Par exemple, vous pouvez envoyer un lien vers la facture à certains clients et à d’autres, une version PDF par courriel. Les meilleurs systèmes de facturation en ligne vous permettent d’automatiser ce processus, en envoyant des courriels aux clients lorsqu’une facture est prête et en envoyant des courriels de rappel en fonction des dates d’échéance du paiement.
2. Prise en charge de divers modes de paiement et outils de rapprochement
Les clients s’attendent à une expérience de paiement pertinente et familière, et plus vous simplifiez le processus de facturation, plus vite vous serez payé. Faites-vous payer plus rapidement en utilisant un système de facturation en ligne prenant en charge divers modes de paiement, comme les cartes bancaires, les virements CCA, les prélèvements CCA, les chèques et les virements bancaires. Par exemple, les clients effectuent leur paiement trois fois plus rapidement lorsqu’ils utilisent des portefeuilles numériques comme Apple Pay ou Google Pay que lorsqu’ils doivent saisir manuellement les informations de leur carte de crédit.
Cependant, certains modes de paiement, notamment les virements bancaires ou les paiements CCA, peuvent compliquer la comparaison des paiements avec les factures (également appelée rapprochement). Par exemple, lorsque les factures sont réglées chaque mois, vous pouvez voir apparaître sur votre compte bancaire uniquement un montant en euros, sans savoir quel paiement entrant correspond à quelle facture. Le meilleur système de facturation en ligne associe automatiquement les factures émises aux paiements reçus, ce qui évite à vos équipes comptables et financières d’avoir à les faire correspondre manuellement une par une.
3. Encaissements simplifiés
Votre flux de trésorerie et la santé globale de votre entreprise peuvent en pâtir si vous ne gérez pas correctement les factures impayées. Plutôt que d’effectuer un suivi manuel pour savoir quels clients ont payé leurs factures et quels clients sont débiteurs et d’envoyer des courriels de rappel ponctuels, recherchez un système de facturation en ligne qui envoie automatiquement des rappels de paiement lorsque les factures sont dues ou en retard. Vous souhaitez également pouvoir générer des rapports détaillés et des rapports sur l’ancienneté des comptes débiteurs afin de pouvoir surveiller les factures impayées et de hiérarchiser vos efforts en matière d’encaissement.
Recherchez une solution qui, en plus d’assurer la gestion des factures en retard, vous aide à gérer les échecs de paiement. Par exemple, les clients peuvent avoir l’intention de payer une facture, mais leur tentative de paiement échoue en raison de cartes expirées, de fonds insuffisants ou d’informations de carte obsolètes. Les systèmes de facturation en ligne peuvent mettre à jour les cartes expirées et relancer automatiquement les transactions échouées selon un calendrier personnalisé, par exemple tous les sept jours, afin d’augmenter les chances de réussite du paiement.
4. Rapports et rapprochement
Les meilleures solutions de facturation en ligne génèrent automatiquement des rapports détaillés et des tableaux de bord pour vous aider à simplifier vos opérations de facturation. Vous voulez avoir la possibilité de consulter d’un seul coup d’œil toutes les factures envoyées et leur état, ainsi que la capacité de filtrer les factures par factures impayées, factures en retard et factures payées. Votre solution de facturation doit permettre d’annuler, de dupliquer, de rembourser ou de marquer automatiquement les factures comme payées, et vous donner la possibilité de modifier manuellement chaque état si vous le souhaitez. Elle doit également vous permettre de marquer les factures comme payées lorsque la transaction s’effectue en dehors de votre système de facturation, par exemple si votre client souhaite envoyer un chèque par la poste ou payer en argent comptant.
De plus, votre solution de facturation doit s’intégrer à vos processus existants, notamment à d’autres systèmes comptables et solutions de progiciels de gestion intégrée comme Xero, QuickBooks, etc. Mieux encore, optez pour une solution qui vous permet d’importer les données de facturation directement dans vos propres systèmes.
Comment Stripe peut vous aider dans la gestion des factures
Stripe Invoicing est une plateforme internationale de facturation conçue pour vous permettre de gagner du temps et d’encaisser vos paiements plus rapidement. Créez et envoyez par courriel une facture hébergée par Stripe en quelques minutes depuis votre Dashboard. Vous pouvez également utiliser l’API Invoicing et les fonctionnalités avancées pour automatiser l’encaissement et le rapprochement des paiements.
La facturation est intégrée à la suite d’outils de paiement de Stripe, ce qui permet aux clients de percevoir automatiquement les paiements des factures grâce aux relances intelligentes, aux rappels par courriel et aux mises à jour automatiques des cartes. Cette intégration permet également derapprocher les paiements CCA et les paiements effectués par virement et facturer des biens et des services à l’échelle mondiale dès le premier jour.
Démarrage facile : créez, personnalisez et envoyez une facture hébergée par Stripe en quelques minutes, le tout depuis le Dashboard, sans avoir besoin de codage. Vous pouvez également saisir « invoice.new » dans la barre d’adresse de n’importe quel navigateur pour accéder directement à l’éditeur de factures.
Assurer un encaissement des paiements plus rapide : les factures en ligne de Stripe offrent une expérience optimisée sur appareils mobiles, sur tablettes et sur ordinateurs de bureau, et prennent en charge plus de 25 langues et 135 devises. La page de facture hébergée affiche de manière dynamique les modes de paiement en fonction de la localisation de votre client, ce qui vous permet d’être payé plus rapidement. En fait, la plupart des factures Stripe sont réglées dans un délai de trois jours.
Configurable pour tout cas d’usage : acceptez des paiements ponctuels ou récurrents par carte, par prélèvements CCA et autres modes de paiement. Ajoutez des postes de facture, des réductions et des taux d’imposition directement à vos factures.
S’adapter à votre développement : les API Stripe peuvent vous aider à automatiser vos processus de facturation. Utilisez les rappels automatiques par courriel et les rapports d’ancienneté pour recouvrer les factures impayées, et tirez parti de la fonctionnalité Smart Retries pour relancer les paiements ayant échoués à des moments optimisés.
Pour plus d’informations sur Stripe Invoicing, consultez notre documentation. Pour commencer à envoyer des factures et à accepter des paiements immédiatement,créer un compte.
Vous pouvez également parcourir nos autres guides pour en savoir plus sur la collecte des paiements en ligne :